Приложение. Регламент работы администрации города Воронежа

Приложение

к постановлению

Исполкома Администрации города Воронежа

от 30 сентября 1997 г. N 403

Регламент
работы администрации города Воронежа

I. Общие положения

1.1. Администрация г. Воронежа является исполнительным органом местного самоуправления.

1.2. Администрация города осуществляет исполнительно-распорядительные функции в соответствии с действующим законодательством и Уставом города Воронежа.

1.3. В составе администрации образуется исполнительный комитет, который руководит деятельностью городской администрации. Свои полномочия исполком осуществляет исключительно в коллегиальном порядке. Председателем исполкома является глава городской администрации.

1.4. Глава городской администрации осуществляет общее руководство деятельностью администрации, ее структурных подразделений по решению вопросов, отнесенных к компетенции городской администрации.

Органы и структурные подразделения городской администрации по всем вопросам своей деятельности подчиняются главе администрации.

1.5. В структуру городской администрации входят департаменты, комитета, управления, отделы, комиссии и иные структурные подразделения.

Структурные подразделения администрации действуют на основании положений о них.

1.6. Постановления городской администрации принимаются исключительно исполкомом и подписываются главой администрации. Глава администрации по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения.

Постановления издаются по вопросам нормативного характера, затрагивающим права и обязанности граждан, а также связанным с решением вопросов экономического и социального развития города, отношениями собственности, использованием финансовых ресурсов, охраной общественного порядка.

Распоряжения главы администрации издаются по вопросам правоприменения и организации деятельности городской администрации.

1.7. Правовые акты городской администрации, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми должностными лицами, предприятиями, учреждениями и организациями (расположенными на территории города), иными органами местного самоуправления, независимо от подчиненности и форм собственности, и гражданами.

1.8. Глава городской администрации имеет право отменять приказы руководителей органов и структурных подразделений городской администрации, правовые акты администраций районов города Воронежа, если они противоречат действующему законодательству, а также актам городской администрации, принятым в пределах ее компетенции.

1.9. Первые заместители и заместители главы администрации города назначаются главой администрации по согласованию с муниципальным Советом и осуществляют функции управления по направлениям их деятельности и другие полномочия, делегированные им главой администрации.

1.10. Руководитель аппарата администрации города назначается на должность главой администрации, является организаторов деятельности аппарата и контролирует соблюдение единой системы делопроизводства, технического и хозяйственного обеспечения его деятельности.

1.11. В период временного отсутствия главы администрации или невозможности выполнения им своих обязанностей, его обязанности исполняет один из первых заместителей главы городской администрации на основании письменного распоряжения.

II. Планирование и организационная деятельность

2.1. Планирование.

2.1.1. Организационная деятельность администрации города планируется на каждый квартал.

Организационно-контрольный отдел готовит по предложениям структурных подразделений городской администрации проект плана работы администрации города на квартал, в котором отражаются вопросы, требующие подготовки проектов постановлений исполнительного комитета администрации, распоряжений главы администрации, рассмотрения на совещаниях, семинарах, а также общегородские мероприятия с указанием сроков и ответственных за их подготовку.

2.1.2. Руководители структурных подразделений администрации города за 5 дней до окончания квартала направляют в организационно-контрольный отдел предложения о внесении в план работы администрации вопросов, требующих рассмотрения на исполкоме (постановления), у главы администрации (распоряжения), общегородских мероприятий.

2.1.3. План работы администрации на квартал утверждается постановлением исполнительного комитета администрации города, а его выполнение контролируется в установленном порядке организационно-контрольным отделом.

По согласованию с главой, его заместителями, руководителем аппарата администрации в план работы в ходе его выполнения могут вноситься коррективы: изменение повестки дня, сроков рассмотрения вопросов и другие.

2.1.4. На основе данного плана и с учетом предложений главы администрации города, его заместителей, руководителей структурных подразделений по возникающим неотложным вопросам, организационно-контрольный отдел готовит график мероприятий администрации города на предстоящую неделю.

Заявки на помещения, в которых будут проводиться на предстоящей неделе мероприятия, предоставляются руководителями структурных подразделений администрации города в общий отдел администрации города до 14 часов в пятницу текущей недели.

2.1.5. График мероприятий предоставляется каждую пятницу до 14 часов в организационно-контрольный отдел, а затем на подпись руководителю аппарата администрации, а в период его отсутствия график подписывает начальник организационно-контрольного отдела.

2.1.6. Организационно-контрольный отдел каждый понедельник до 10 часов направляет экземпляры графика мероприятий на предстоящую неделю главе администрации, его заместителям, руководителям соответствующих структурных подразделений, главам администраций районов, ответственных за подготовку и проведение мероприятий, а также в общий отдел, который обеспечивает готовность помещений для проведения мероприятий.

2.1.7. Проведение незапланированных мероприятий (не включенных в график) на текущей неделе осуществляется по письменной заявке руководителей подразделений с разрешения руководителя аппарата администрации. Данная заявка направляется на согласование руководителю аппарата через организационно-контрольный отдел.

2.1.8. Должностные лица, не обеспечивающие в установленный регламентом срок выполнение включенных в график мероприятий, представляют письменные объяснения руководителю аппарата администрации.

2.2. Организационные мероприятия.

Администрация города проводит заседания исполнительного комитета, рабочие совещания, семинары-совещания, другие мероприятия.

Исполнительный комитет

2.2.1. Деятельность исполкома администрации осуществляется в соответствии с Уставом города Воронежа и регламентом работы исполнительного комитета.

Совещания

2.2.2. В администрации города проводятся три вида совещаний: открытого типа, с привлечением ограниченного количества участников и закрытого типа.

Глава администрации, его заместители, руководители структурных подразделений администрации города определяют тип намеченного к проведению ими совещания.

2.2.3. Глава администрации (в его отсутствие - один из первых заместителей главы) каждый понедельник проводит оперативное рабочее совещание с руководителями структурных подразделений администрации, городских учреждений и организаций, муниципальных предприятий.

Состав участников этого совещания определяет глава администрации города.

2.2.4. Глава администрации, или первый заместитель главы по его поручению или согласованию с ним, назначает и проводит совещания с главами районных и поселковых администраций, руководителями структурных подразделений администрации, руководителями предприятий, учреждений и организаций города.

2.2.5. Совещания с другими ответственными работниками проводят первые заместители, заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, руководители структурных подразделений городской администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

На эти совещания могут приглашаться:

- главы районных администраций - с разрешения главы администрации города (в его отсутствие - с разрешения одного из первых заместителей главы);

- главы поселковых администраций - по предварительному согласованию с главами районных администраций;

- руководители департаментов, комитетов, управлений и отделов городской администрации - по предварительному согласованию с заместителями главы администрации, курирующими соответствующие структурные подразделения;

- ответственные работники районных администраций, районных комитетов, управлений и отделов - по предварительному согласованию с их руководителями;

- работники организаций, не подконтрольных конкретному заместителю, с разрешения главы администрации города или по обоюдной договоренности между заместителями.

2.2.6. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими департаментами, комитетами, управлениями, отделами.

2.2.7. Участники совещаний заранее извещаются о вопросах повестки дня, дате, времени и месте их проведения. Приглашение на совещание его участников осуществляется по телефонограмме и письмам, подписанным главой администрации, его первыми заместителями, заместителями главы администрации, руководителями подразделений.

2.2.8. Приглашение, подготовку списков участников, регистрацию, решение других вопросов организационного обеспечения, проводимых главой администрации (в его отсутствие - одним из первых заместителей главы) еженедельных совещаний и совещаний с главами районных и поселковых администраций города, руководителями структурных подразделений городской администрации, руководителями предприятий, учреждений и организаций города осуществляет организационно-контрольный отдел.

Аналогичную работу проводят департаменты, комитета, управления и отделы администрации города, ответственные за подготовку совещаний, проводимых ими.

Подготовку помещений, обеспечение телефонной и микрофонной связи, размещение в гостиницах и решение других вопросов хозяйственно-технического обслуживания участников всех видов совещаний осуществляет общий отдел.

2.2.9. Ведение протоколов еженедельных совещаний, проводимых главой администрации (в его отсутствие - первым заместителем) осуществляет организационно-контрольный отдел.

Протоколы совещаний, проводимых заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений, ведут должностные лица соответствующих подразделений.

2.2.10. Контроль за выполнением протоколов, решений и других документов, принятых на совещаниях, осуществляют ответственные за их подготовку и проведение департаменты, комитеты, управления, отделы, организационно-контрольный отдел администрации города.

2.2.11. Вопросы организационно-технического обеспечения подготовки и проведения пресс-конференций, встреч "за круглым столом" и т.п. осуществляет пресс-служба, должностные лица и специалисты в соответствии со своей компетенцией.

Семинары-совещания, другие мероприятия коллективной формы обсуждения вопросов

2.2.12. Назначение, подготовка и проведение семинаров-совещаний, других мероприятий коллективной формы обсуждения вопросов в администрации города осуществляется в аналогичном порядке, установленном настоящим регламентов для совещаний.

III. Порядок работы с распорядительными документами
администрации города

3.1. Проекты постановлений исполкома администрации и распоряжений главы администрации города готовятся департаментами, отделами, управлениями, комитетами по поручению главы администрации и исходя из планов работы и графиков мероприятий городской администрации.

3.2. К подготовке постановлений исполкома и распоряжений главы администрации города могут привлекаться работники предприятий, организаций, учреждений, общественных формирований. Если проект документа готовят несколько структурных подразделений городской администрации, то ответственность за подготовку возлагается на руководителя подразделения, указанного в списке (поручения, плана работы) первым.

3.3. Проекты постановлений исполкома и распоряжений главы администрации должны отвечать следующим требованиям:

3.3.1. Соответствовать нормам действующего законодательства, отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию. Проект не должен превышать 2-3 страниц, а по крупным вопросам - 4-4, 5 страниц через полтора интервала, справка к нему - не более 3 страниц машинописного текста.

Учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для выполнения поставленных проблем и задач.

3.3.2. Проект должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части кратко излагается содержание вопроса.

В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

В проекте и справках должны употребляться полные наименования предприятий, организаций. Если в начале даны их полные наименования, то в последующем могут употребляться сокращения.

3.3.3. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме " (Обязать", "Поручить" и т.д.).

3.3.4. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не подчиненная администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

3.3.5. В качестве исполнителей в проектах документов указываются подчиненные органы управления или организации без указания фамилий руководителей. Должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично.

3.3.6. Срок исполнения указывается конкретной датой.

3.3.7. При ссылке в проектах документов на правовые акты указываются дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.

3.3.8. В случае необходимости отмены ранее принятых документов указывается дата, номер и наименование или отдельный пункт, подлежащий отмене.

3.3.9. Последний пункт проекта документа устанавливает должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа и конкретный срок контроля.

3.4. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений исполкома и распоряжений главы администрации, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений администрации города, вносящих проект.

3.5. Проекты постановлений исполкома, распоряжений главы администрации представляются исполнителем при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение проекта и обоснование необходимости его принятия, вместе со справочными и аналитическими материалами, списком рассылки документы.

3.6. В каждом контролируемом документе указывать: работника, осуществляющего контроль за исполнением; контрольный срок выполнения документа, а при необходимости - срок промежуточного контроля.

3.7. Проекты постановлений и распоряжений, являющиеся контрольными, визируются в организационно-контрольном отделе перед согласованием в юридическом управлении.

3.8. После согласования проектов в юридическом управлении исполнитель документа представляет в ИВЦ общего отдела вместе со всеми материалами электронные копии текстов проектов постановлений и распоряжений на магнитных носителях (дискетах).

Общий отдел администрации производит распечатку документов на номерном бланке, соблюдая строгую регистрацию и ответность, и представляет проекты документов руководителю аппарата.

3.9. Срок согласования проектор распорядительных документов в каждом подразделении администрации не более 2 дней.

3.10. Проекты распорядительных документов визируются:

- обратной стороне текста проекта исполнителем (с указанием ф.и.о., номера телефона, даты визирования), первым заместителем, заместителем главы администрации, курирующим данное направление работы, начальником юридического управления, руководителем аппарата администрации, начальником ИВЦ общего отдела (на номерном бланке);

- на листке визирования: руководителями заинтересованных подразделений, служб, ведомств, организаций, предприятий (с указанием ф.и.о., даты, печатью);

- визирующий рядом с росписью ставит дату рассмотрения документа.

3.11. Проекты документов со всеми необходимыми материалами сдаются не позднее пяти дней до заседания исполкома в общий отдел администрации.

Повестка дня очередного заседания исполкома составляется общим отделом на основе плана работы исполкома, внесенных дополнительно вопросов и подготовленных проектов постановлений, и подписывается руководителем аппарата администрации города.

В повестке дня указывается наименование вопросов, время их обсуждения, фамилии и должности докладчиков, содокладчиков, приглашенных.

3.12. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, и об этом делается запись на обратной стороне листа или листе визирования.

Если в процессе первоначального визирования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке с учетом этих изменений и повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

3.13. Документы, не соответствующие требованиям действующего законодательства, подготовленные с нарушением установленного порядка или не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены на доработку их исполнителю начальником общего отдела.

3.14. Если в проекте постановления предусмотрено обращение в правительство РФ, федеральные министерства и ведомства, то к нему прилагается проект письма с визами исполнителя и руководителя подразделения.

3.15. Постановления исполкома, распоряжения главы администрации могут иметь приложения, на которых проставляется гриф: "Утвержден постановлением исполкома или распоряжением главы администрации города от ____________N________". Приложения подписываются руководителем подразделения, вносящего данный вопрос.

3.16. Постановления исполкома и распоряжения главы администрации города вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим документом.

3.17. Проекты документов, возвращенных на доработку, окончательно редактируются исполнителями в течение двух дней, кроме тех из них, по которым установлен иной срок.

3.18. Подписанные главой администрации (в его отсутствие - первым заместителем) постановления, распоряжения передаются в общий отдел для их регистрации и рассылки.

3.19. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений исполкома и распоряжений главы администрации города.

3.20. Подписанные постановления и распоряжения в 3-дневный срок направляются общим отделом адресатам, согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа. Контрольные документы в обязательном порядке направляются в организационно-контрольный отдел.

3.21. Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались документы.

3.22. Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию главы администрации общим отделом.

3.23. Постановления с грифом "СС", "С", "ДСП" оформляются помощником главы администрации по защите государственной тайны и информации.

Порядок работы с распорядительными документами администрации города, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией 0126 по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

3.24. Заседания исполкома оформляются протоколом, который ведется общим отделом администрации города.

Протокол подписывается председательствующим на заседании исполкома и направляется в администрацию области, муниципальный Совет, прокуратуру области.

IV. Порядок работы с обращениями граждан

4.1. Письменные обращения

4.1.1. Поступившие в администрацию города письма и заявления граждан регистрируются в общем отделе и в тот же день направляются, с учетом их содержания, главе администрации, его заместителем, руководителям структурных подразделений для рассмотрения в сроки, установленные действующим законодательством. Контроль за сроками рассмотрения писем граждан осуществляется общим отделом.

4.1.2. Повторные письма, а также письма граждан, поступившие в администрацию через вышестоящие государственные органы и взятые ими на контроль, проверяются соответствующими подразделениями администрации совместно с работниками общего отдела.

4.1.3. Письма граждан рассматриваются, как правило, в срок до 15 дней, но не свыше одного месяца. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, срок может быть продлен главой администрации.

4.1.4. Если в письме ставится несколько вопросов, ответственным считается первый исполнитель по основному вопросу, изложенному в письме.

4.1.5. Ответственность за своевременную и качественную организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на общий отдел.

4.1.6. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации города, администраций районов, которые готовят информацию о результатах проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в письме.

4.1.7. Если в информации указывается, что вопрос, поднятый в письме, будет решен в более поздние сроки, письмо остается на контроле в общем отделе.

4.1.8. Если в справке нет ответов на все вопросы, поставленные в письме, или автору не даны разъяснения, то материал по рассмотрению письма возвращается исполнителю.

4.1.9. Рассмотрение писем, поступивших из вышестоящих органов, и подготовку ответов на них осуществляет общий отдел, департаменты, управления, комитеты, отделы. Ответы на письма граждан направляются в вышестоящие органы за подписью главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата, а по их поручению - за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения.

4.1.10. Общий отдел ежемесячно анализирует состояние работы с письменными обращениями граждан, определяет эффективность их рассмотрения. Аналитические материалы, предложения по совершенствованию работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан направляются главе администрации, его заместителям, руководителю аппарата администрации.

4.2. Организация личного приема граждан.

4.2.1. Прием граждан проводится главой администрации города, его заместителями, директорами департаментов, председателями комитетов, начальниками управлений, отделов и организуется общим отделом согласно графику, утвержденному главой администрации города.

4.2.2. Подготовка к приему граждан, предварительные беседы и запись на прием производятся специалистами общего отдела, консультантами главы администрации, помощниками заместителей главы администрации.

4.2.3. Контроль за сроками исполнения поручений, даваемых на приеме главой администрации, осуществляется общим отделом. Работники, выполняющие поручения, сообщают гражданам о принятых мерах.

4.2.4. Специалисты общего отдела ежеквартально осуществляют проверку работы с письмами и обращениями граждан в департаментах, управлениях, комитетах, отделах, районных и поселковых администрациях, муниципальных предприятиях.

Каждое полугодие общий отдел информирует население через средства массовой информации о работе с обращениями граждан.

4.2.5. По итогам года до 15 января следующего за отчетным, департаменты, комитета, управления, отделы направляют в общий отдел отчеты о состоянии работы с обращениями граждан.

V. О работе с кадрами администрации города

5.1. На руководителя аппарата, отделы: по работе с кадрами, организационно-контрольный, юридическое управление, занимающиеся кадровыми вопросами, возлагаются следующие задачи в соответствии с Законом "О муниципальной службе в Воронежской области":

- обеспечение проведения конкурсов за замещение вакантных должностей, аттестаций, прохождения испытательного срока;

- оформление решений муниципальных органов по вопросам муниципальной службы, ведения личных дел, внесения необходимых записей в трудовые книжки;

- ведение реестра муниципальных служащих;

- консультирование муниципальных служащих по трудовым и правовым вопросам;

- организация переподготовки (переквалификации) и повышения квалификации.

5.2. Прием на работу (назначение на должность), перевод, увольнение (освобождение от должности) первых заместителей, заместителей главы администрации, глав администраций районов, поселков, директоров департаментов, председателей комитетов, начальников управлений, самостоятельных отделов, других категорий работников администрации города в соответствии с утвержденным перечнем назначаемых должностей.

5.3. Прием на работу, перевод, увольнение других категорий работников аппарата городской администрации, начиная с ведущих специалистов и ниже, оформляются приказами руководителя аппарата администрации города.

5.4. Назначение, перевод, освобождение от должности работников департаментов, управлений, комитетов, отделов, имеющих право юридического лица - их руководители.

5.5. Предоставление отпусков работникам городской администрации, главам районных администраций оформляется в соответствии с пунктами 5.2. - 5.4. настоящего регламента.

5.6. Право подписи трудовых книжек, копий личных документов, справок о стаже работы и др. имеет начальник отдела кадров, руководители структурных подразделений, имеющих права юридического лица.

5.7. При приеме на работу предоставляются следующие документы:

- документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка;

- документ (ы) об образовании (копии);

- заявление, анкета, автобиография;

- две фотокарточки 4х6, две фотокарточки 3х4;

- справку из органов налоговой службы об имущественном положении.

5.9. Заявления о приеме на работу рассматриваются и визируются заместителями главы администрации, руководителем аппарата, директорами департаментов, руководителями комитетов, управлений, отделов в соответствии с их компетенцией.

5.10. Отдел кадров:

- готовит предложения о системе работы с кадрами в администрациях города и районов, их органах и подразделениях, условиях приема на работу, системе поощрения, формах контроля профессионализма и компетенции муниципальных служащих;

- проводит анализ кадрового обеспечения органов города;

- по согласованию с заместителями главы администрации, руководителями аппарата, структурных подразделений администрации готовит предложения по подбору, расстановке, повышению квалификации кадров;

- ведет работу по формированию резерва кадров, оказывает методическую помощь по этим вопросам районным администрациям;

- организует, готовит методические материалы по аттестации работников администрации города и районов, их структурных подразделений и служб;

- проводит тестирование, анкетирование кандидатов на должность, организует проведение конкурсов на замещение вакантных должностей;

- готовит проекты приказов по подразделениям администрации, не имеющих кадровых службы;

- проверяет правильность оформления документов, визирует проекты постановлений исполкома и распоряжений главы администрации по кадровым вопросам;

- ведет учет больничных листов в аппарате администрации и подразделениях, не имеющих кадровых служб;

- ведет делопроизводство по кадрам в подразделениях, не имеющих кадровых служб.

5.11. Отдел кадров совместно с организационно-контрольным отделом готовит проекты распоряжений главы администрации:

- по приему, перемещению, увольнению кадров, предоставлению отпусков;

- по изменению структуры управления, штатного расписания;

- по организации учебы, переподготовке и повышению квалификации кадров.

5.12. Проекты постановлений исполкома и распоряжений главы администрации по вопросам организации муниципальной службы, изменению схемы управления и структуры муниципальных органов, кадровым назначениям, приему, увольнению, предоставлению отпусков, представляет на подпись главе администрации руководитель аппарата администрации.

5.13. Департаменты, комитеты, управления, отделы администрации города, администрации районов представляют в отдел кадров администрации города до 20 числа следующего за кварталом месяца сведения:

- об изменениях в учетных данных руководителей структурных подразделений администрации города, администраций районов согласно перечню должностей, назначение на которые осуществляет глава администрации города;

- о наличии вакантных должностей ответственных работников;

- один раз в год до 15 января представляют список резерва кадров.

5.14. Вопросами организации учебы кадров ведает отдел кадров совместно с организационно-контрольным отделом.

Департаменты, комитеты, управления, отделы администрации города, администрации районов, представляют в отдел кадров предложения по кандидатурам на учебу:

- в Российскую академию управления, Академию народного хозяйства при правительстве РФ, Северо-Кавказский кадровый центр;

- на курсы, институты и центры повышения квалификации кадров.

VI. Организация контроля и проверки исполнения
распорядительных документов

6.1. Задачи контроля исполнения распорядительных документов:

6.1.1. Обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию главы администрации на обязательный контроль может быть поставлен любой документ.

6.1.3. Контроль за исполнением распорядительных документов включает:

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

- контроль за сроками исполнения документов;

- периодический анализ результатов исполнения документов в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению документов.

6.1.4. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют руководители администрации города, на которых возложен контроль в самом документе и осуществляется с момента постановки документов на контроль.

6.1.5. Структурные подразделения администрации, которым поручено исполнение тех или иных поручений, разрабатывают мероприятия по организационно-техническому обеспечению исполнения постановлений, распоряжений.

6.1.6. Организационно-контрольный отдел администрации г. Воронежа осуществляет координацию и оперативную работу по контролю за исполнением документов, анализирует и обобщает данные о ходе и сроках выполнения документов.

6.2. Сроки исполнения документов:

6.2.1. Сроки исполнения распорядительных документов указываются в тексте документа. В случае, если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок, со дня принятия.

6.2.2. Изменение (приостановление, продление) срока исполнения распорядительного документа производится должностным лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в банк регистрационных данных организационно-контрольного отдела.

6.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, письменного сообщения результатов в организационно-контрольный отдел или другого документированного подтверждения исполнения с визой руководителя, осуществляющего контроль данного документа.

6.2.4. Решение о снятии с контроля документов принимается письменной резолюцией главой администрации города, его заместителями, руководителем аппарата администрации города.

6.2.5. В распорядительный документ и в банк данных организационно-контрольным отделом вводится отметка об исполнении и о снятии с контроля.

6.3. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, кураторам и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и организационно-контрольного отдела о состоянии распорядительных документов, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

6.4. Ведение контроля за исполнением документов:

6.4.1. На документах, поставленных на контроль в общем отделе, в организационно-контрольном отделе, проставляется знак контроля (штамп) "Контроль". Для отметки о контроле ГОСТ 6.39-72 отведено определенное место на левом поле бланка документа на уровне реквизита "заголовок к тексту". На левом поле для подшивки оставляется место. Распорядительные документы, направленные исполнителем, должны иметь штамп "Контроль", проставленный в общем отделе.

6.4.2. Данные распорядительного документа (вид документа, регистрационный номер, дата, заголовок документа, N пункта, N приложения, заголовок, задания, срок исполнения, реквизиты исполнителя, фамилия ответственного исполнителя) вводятся в компьютер.

6.4.3. Должностные лица администрации, осуществляющие контроль документов, организационно-контрольный отдел ведут "папки контроля", в которых концентрируются материалы, связанные с подготовкой вопроса и выполнением распорядительных документов (план подготовки вопроса, докладные записки, мероприятия по организации выполнения документа, информация с мест, справки о результатах проверок, статистические данные, справочные материалы об исполнении документов, выписки из решения о снятии с контроля и др.).

6.4.4. Банк регистрационных данных ежедневно просматривает работник организационно-контрольного отдела и за 5 дней напоминает исполнителям о приближении срока исполнения, направляя им письменные уведомления.

6.4.5. По первому требованию организационно-контрольного отдела руководители, осуществляющие контроль (указанные в документе), обязаны давать исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле документов, в том числе администрации области.

6.4.6. Руководителю, осуществляющему контроль за всем документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют анализ информации и необходимые материалы (справки, сведения и т.п.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность предоставленной информации.

6.4.7. Продление срока исполнения документа должно быть оформлено своевременно, но не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения первоначально установленного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

6.4.8. После завершения исполнения и занесения всех необходимых данных в банк регистрационных данных на документах проставляется штамп "Снято с контроля", сообщается в общий отдел администрации города для отметки о выполнении в журнале регистрации распорядительных документов. Передача на хранение в архив контрольных документов производится в январе каждого года.

6.4.9. Организационно-контрольный отдел ежемесячно направляет руководителям, осуществляющим контроль документов, в структурные подразделения - исполнители, перечни неисполненных в срок документов. Исполнители обязаны в течение 3 дней письменно сообщить в организационно-контрольный отдел о принятых мерах по исполнению документов.

6.4.10. Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются организационно-контрольным отделом по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются главе администрации города, руководителю аппарата администрации, на совещаниях в администрации города.

6.4.11. Данные о результатах контроля за исполнением документов ежемесячно анализируются организационно-контрольным отделом. На основе анализа разрабатываются предложения по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля, которые предоставляются главе администрации города, руководителю аппарата администрации.

6.4.12. Руководители структурных подразделений администрации города, главы районных администраций несут дисциплинарную ответственность за качественное исполнение распорядительных документов, несоблюдение сроков, указанных в них, несвоевременное информирование организационно-контрольного отдела.

6.4.13. Организационно-контрольный отдел имеет право вносить руководству города предложения о дисциплинарной и административной ответственности должностных лиц за невыполнение распорядительных документов.

6.4.14. Вся письменная информация о ходе исполнения контрольных документов направляется в организационно-контрольный отдел через канцелярия общего отдела администрации города.

VII. Организация делопроизводства

7.1

7.1.1. Регистрацию законов Российской Федерации, нормативных актов президента, Федерального Собрания и правительства России, поступивших в администрацию, осуществляет общий отдел и направляет в юридическое управление. Регистрацию служебных писем и другой корреспонденции ведет общий отдел, специальной почты - помощник главы администрации по защите государственной тайны и информации.

В соответствии с поручением главы администрации и в установленные им сроки по этим документам заместители главы администрации, руководители соответствующих комитетов, управлений, отделов готовят проекты постановлений, распоряжений, организационно-технические мероприятия и другие предложения по их выполнению. Если конкретные сроки исполнения не указаны, то исполняться эти документы должны в срок до 30 дней.

7.1.2. По нормативным актам президента, Федерального Собрания и правительства России, в которых определены сроки представления информации, соответствующие подразделения готовят информацию в их адрес и, не позднее чем за 5 дней до установленного срока, передают их главе администрации, или в период его отсутствия - первому заместителю, через руководителя аппарата администрации.

7.1.3. Прием, регистрация, отправка всей корреспонденции осуществляется только канцелярией общего отдела в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

7.1.4. Общий отдел контролирует выполнение требований инструкции по делопроизводству и регламента работы администрации города.

7.1.5. После регистрации документов канцелярия общего отдела, помощники, секретари главы, заместителей главы, руководителя аппарата администрации города готовят их к докладу руководителям администрации. При необходимости подбирают имеющуюся переписку по соответствующему вопросу. Рассмотрение руководством администрации поступающих документов осуществляется, как правило, в день поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

7.1.6. После рассмотрения документов главой, заместителями главы, руководителем аппарата работники их приемных через канцелярию общего отдела направляют служебные документы соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа.

7.1.7. Поступающие документы исполняются должностными лицами, как правило, в 10-дневный срок, но не более одного месяца со дня поступления.

7.1.8. Служебные документы, по которым требуется решение или ответ, документы с поручением главы администрации, его заместителей, берутся под контроль и на них ставится штамп "Контроль". Контроль за исполнением письменных и устных поручений осуществляют консультанты главы администрации, специалисты подразделений администрации, а по срокам - общий отдел.

7.1.9. Департаменты, комитеты, управления, отделы, организации и учреждения, которым направлен документ, исполняют его в срок, установленный руководством администрации. Если срок не установлен, исполнение документа не должно превышать 30 дней.

Справка об исполнении служебных документов адресуется администрации города и передается в канцелярию общего отдела. Документы с поручениями заместителей главы администрации, руководителя аппарата снимаются с контроля ими же лично. Записка об исполнении документа с поручением главы администрации визируется руководителем департамента комитета, управления, отдела, организации, учреждения, а также заместителем главы администрации, курирующим данный участок работы.

Документы, направленные непосредственно департаментам, комитетам, управлениям, отделам на их окончательное рассмотрение, снимаются с контроля их руководителями на основании справки или информации исполнителя.

7.1.10. Ответы на документы вышестоящих органов подписывает только глава администрации или его первые заместители. Ответы на другие служебные письма подписывают заместители главы администрации, руководитель аппарата.

7.1.11. Если документ адресован главой администрации нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ, либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

7.1.12. Служебные документы считаются исполненными и подшиваются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в общий отдел.

7.1.13. Работники приемных главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата, подразделения администрации получают и отправляют корреспонденцию только через канцелярию общего отдела. Если работником (в т.ч. руководителями администрации) получен документ лично от руководителя предприятия, организации, учреждения, то он должен быть передан в канцелярию для регистрации.

7.1.14. Постановления, распоряжения главы администрации, прочие документы передаются канцелярией общего отдела главе администрации, его заместителям, руководителю аппарата, комитетам, управлениям, отделам.

7.1.15. Передача корреспонденции из одной приемной в другую производится через канцелярию общего отдела.

Исполненные документы со штампом "Контроль" и "Подлежит возврату" вместе со справками о результатах рассмотрения возвращаются в канцелярию общего отдела.

Документы, не подлежащие возврату, после исполнения и списания их в дело раскладываются в приемных главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата, подразделениях по папкам в соответствии с номенклатурой дел.

7.1.16. Размножение документов производится в течение трех дней множительным бюро по разрешению начальника общего отдела.

7.2. Правила работы архива.

7.2.1. Архив администрации города (сектор организационно-контрольного отдела) принимает на хранение документы отделов в соответствии с номенклатурой дел (по личному составу и постоянного хранения).

Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения.

7.2.2. Совместно с экспертной комиссией архив ежегодно организует и проводит экспертизу ценности распорядительных документов.

7.2.3. Архив принимает на хранение правильно оформленные документы в установленные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.

7.2.4. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование департаментам, комитетам, управлениям, отделам с разрешения заместителя руководителя аппарата - начальника организационно-контрольного отдела.

7.2.5. Порядок учета, хранения и движения документов, принятых архивом, обеспечивается в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов".

VIII. Гласность в работе администрации города

8.1. Глава администрации, первые заместители, заместители главы администрации, руководитель аппарата, директора департаментов, председатели комитетов, начальники управлений, отделов информируют население города о работе администрации путем регулярных выступлений в средствах массовой информации.

8.2. Ответственность за подготовку и публикацию распорядительных документов и информаций о деятельности городской администрации возлагается на пресс-службе администрации города.

IX. Регламент рабочих дней недели

9.1. Регламент рабочих дней устанавливается нормативным актом администрации города, в котором определено проведение:

- заседаний исполнительного комитета администрации;

- еженедельных рабочих совещаний, проводимых главой администрации с руководителями структурных подразделений администрации города, городских учреждений и организаций;

- прием граждан по личным вопросам руководителями администрации города и ее структурных подразделений;

- других мероприятий администрации города.

Х. Порядок пропуска в здание администрации города

10.1. Работники администрации города, ее структурных подразделений, администраций районов г. Воронежа пропускаются в административное здание по предъявлении удостоверения личности.

Работники сторонних организаций, посетители пропускаются по предъявлении временного пропуска.

10.2. Удостоверения личности (служебные удостоверения) подписывают:

глава администрации - заместителям главы администрации города, главам администраций районов города Воронежа, руководителю аппарата, руководитель аппарата администрации - работникам аппарата администрации, работникам самостоятельных подразделений администрации (по письменному представлению руководителя подразделения), руководителям муниципальных предприятий.

Изготовление служебного удостоверения производится по письменному разрешению руководителя аппарата администрации.

10.3. Разрешение на выдачу временного пропуска и право его подписи предоставлено начальнику общего отдела. Временный пропуск выдается работникам сторонних организаций для временного посещения структурных подразделений, размещенных в здании администрации города.

10.4. Разовый пропуск дает право однократного прохода в здание администрации в рабочие дни и в рабочее время. Для выдачи разового пропуска посетителю руководитель принимающего подразделения или его заместитель обязан позвонить в бюро пропусков и заказать пропуск. Разрешение на выдачу разового пропуска дает командир отделения милиции по охране администрации города. Сотрудник, принимавший посетителя, обязан сделать отметку о времени ухода посетителя.

10.5. При предъявлении удостоверений личности пропускаются в здание:

- работники администраций города, районов, поселков;

- руководители предприятий;

- работники правоохранительных органов, судов;

- депутаты представительных органов власти;

- аккредитованные корреспонденты средств массовой информации по согласованию с пресс-службой администрации.

10.6. Приглашенные в администрацию города на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным руководителям, заместителем руководителя структурного подразделения городской администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации города эти списки должны заблаговременно передаваться командиру отдельного взвода милиции по охране административных органов и государственных объектов г. Воронежа.

10.7. Другие вопросы, связанные с пропуском в здание, регламентируются "Правилами пропускного и внутриобъектного режима", утвержденными главой администрации.

XI. Дежурство в администрации

В приемной главы администрации дежурство ведется круглосуточно: в рабочие дни с 9.00 до 18.00 часов секретарем-референтом приемной, помощниками, консультантами главы администрации, в другое время суток - дежурными специалистами общего отдела. На праздничные и выходные дни составляется отдельный график дежурства, утвержденный главой администрации.

Руководитель аппарата

администрации города Воронежа

И.Д. Образцов