Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации г. Воронежа

Приложение

к постановлению

Исполкома Администрации города Воронежа

от 21 января 1999 г. N 21

Инструкция
по делопроизводству в администрации г. Воронежа

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями физических и юридических лиц в отделах, управлениях и других структурных подразделениях администрации города.

Положения настоящей инструкции распространяются как на общее делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи машинных носителей информации.

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами и обращениями физических и юридических лиц в аппарате администрации города в целом возлагается на начальника общего отдела, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Делопроизводство в подразделениях администрации осуществляется канцелярией либо иным должностным лицом, определяемым руководителем подразделения.

Обязанности и права такого работника определяются должностными инструкциями.

1.4. Вновь принятых работников руководитель подразделения знакомит с настоящей инструкцией и регламентом работы администрации города под роспись.

2. Документация администрации города

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города (приложение 1).

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрация города издает нормативные правовые акты: постановления, распоряжения.

Постановления издаются исполнительным комитетом, распоряжения - главой администрации города (в его отсутствие - первым заместителем).

3. Общие правила подготовки и оформления документов

3.1. Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

3.2. Бланки документов:

Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ.

Устанавливаются следующие виды бланков: бланки распорядительных документов, писем, приказов. Все бланки номерные, регистрируются в соответствующих журналах : распорядительных документов - в общем отделе администрации, остальные - в приемных руководителей администрации, ее структурных подразделений.

Испорченные и списанные бланки распорядительных документов уничтожаются согласно актам, утверждаемым начальником общего отдела. Аналогичная работа проводится в приемных руководителей администрации, ее структурных подразделений в отношении бланков писем и приказов.

3.3. Оформление реквизитов документов:

3.3.1. Изображение герба

Изображение герба помещается на верхнем поле нормативных правовых актов (постановления, распоряжения) и письма.

3.3.2. Наименование организации.

3.3.3. Наименование структурного подразделения.

3.3.4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер факса, номер телефона.

3.3.5. Название вида документа.

3.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения.

На документе указывается дата его подписания, проставляемая тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 13.03.97).

3.3.7. Индекс

Отправляемому из подразделения администрации документу в канцелярии присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера (например, 02-164) и даты.

3.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

3.3.9. Адресат

При адресовании документа наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

     Например:                                      Министерство культуры

                                                    Российской  Федерации

                                                       Отдел библиотек

                                                          Начальнику

                                                          Петрову А.И.

В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата, если они известны. На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан , а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки.

3.3.10. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.

     Например:                                           УТВЕРЖДАЮ

                                          Заместитель главы администрации

                                                          города Воронежа

                                        личная подпись, инициалы, фамилия

                                                         12.05.97 г.

При утверждении документа приказом или постановлением гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                        Распоряжение  главы администрации

                                     города Воронежа от 20.06.97 г. N 870

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение 2).

3.3.11. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

3.3.12. Заголовок к тексту.

Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем". "Об изменении...", "О выделении..."

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

3.3.13. Отметка о наличии приложения.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на .....л. (листах), в ...экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого.

Приложения:

1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.3.14. Подпись.

Служебные документы подписываются руководителями администрации города или структурных подразделений. Подписывается, как правило, только первый экземпляр, с которого могут быть сняты копии.

При подписании документов указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "ЗА" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается.

3.3.15. Виза согласования.

(гриф)

Согласование документа осуществляется, как правило, двумя способами - визированием или проставлением грифа согласования. Внутреннее согласование проекта документа можно оформить визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования, при необходимости может быть указана должность визирующего, например,

     Начальник юридического отдела

     Личная подпись А.Г.Павлов

     04.07.98 г.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Личная подпись В.С.Петров

     20.02.98 г.

Визы проставляются на первом листе подлинника (распорядительный документ), на копии отправляемого документа (письмо).

Согласование, особенно внешнее, может оформляться грифом согласования (листом согласования, справкой о согласовании).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименования организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель главы администрации

     Личная подпись С.А.Иванов

     30.05.98 г.

3.3.16. Печать.

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

Печати делятся на гербовые и простые (канцелярия, общий отдел и т.п.).

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 3.

3.3.17. Фамилия исполнителя, номер его телефона.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.3.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка "В дело" должна быть подписана и датирована руководителем администрации, контролирующим данный вопрос.

3.3.19. Отметка о поступлении.

Отметка располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование организации-получателя документа, дату поступления и его индекс.

В процессе подготовки и составления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

3.3.20. Заверение и выдача копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" предоставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего подпись, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

     Подпись

     Верно

     Начальник отдела

     Личная подпись Н.И. Алексеев

     05.12.98 г.

Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Передача копий документов представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой администрации.

4. Подготовка и оформление нормативных правовых актов

4.1. Нормативными правовыми актами администрации города являются постановления исполкома администрации и распоряжения главы администрации города.

4.2. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей главы и первых руководителей структурных подразделений.

4.3. Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.

4.4. Проекты нормативных правовых актов печатаются исполнителями на простом листе с пометкой в правом верхнем углу: "Проект" в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов:

4.4.1. К документам составляется заголовок, который должен быть максимально кратким и точным (как правило не более 5-ти строк). Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

4.4.2. Наименования учреждений и организаций в тексте печатаются полностью, в случае неоднократного их повторения после первого печатания полностью допускаются сокращения, например: общество с ограниченной ответственностью (ООО).

4.4.3. Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

4.4.4. Постановления должны обязательно содержать пункт о возложении контроля, сроках исполнения.

4.4.5. Приложения к проекту документа печатаются на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

                                                               Приложение

                                                           к распоряжению

                                           главы администрации г.Воронежа

                                                   от ________ N ________

4.5. Проекты нормативных правовых актов визируются ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, и согласовываются с должностными лицами, имеющими отношение к данному вопросу, первыми заместителями главы администрации в пределах своей компетенции, организационно-контрольным отделом, юридическим управлением и заместителем председателя муниципального Совета города.

Срок согласования не должен превышать 3-х дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем и подписывается руководителем подразделения администрации города Воронежа, вносящего проект.

4.6. Проекты распорядительных документов передаются ответственным исполнителем на ВЦ общего отдела (постановления исполнительного комитета администрации и контрольные распоряжения главы администрации города) и в машинописное бюро (остальные документы) для распечатывания на номерном бланке. Документы, передаваемые на ВЦ (приложения к документу - в обязательном порядке), должны сопровождаться электронной копией на магнитном носителе в формате IBM PC.

Тексты документов и приложений к ним должны быть подготовлены исключительно в формате MS DOS. Использование формата Windows не допускается. Ширина текстовой строки электронной копии документа должна равняться 68 символам, ширина таблиц в приложениях - не более 110 символов.

Бланки постановлений и распоряжений изготавливаются с цветным (черно-белым) изображением в типографии, нумеруются на оборотной стороне листа в верхней его части. Бланки распоряжений хранятся и выдаются под роспись в общем отделе. Учет, выдача и списание бланков ведется в специальном журнале. Списанные бланки уничтожаются согласно акту, утвержденному начальником общего отдела.

4.7. Отпечатанные на бланках проекты постановлений и распоряжений вновь визируются в юридическом управлении, а затем в обязательном порядке - руководителем аппарата. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа в нижней его части.

На всех листах документа (кроме первого) дополнительно указывается номер бланка распорядительного документа.

Полностью подготовленные документы передаются протокольным сектором через руководителя аппарата на подпись главе администрации города (или первому заместителю в отсутствии главы).

Подписанные документы возвращаются для их оформления и выпуска в протокольный сектор.

4.8. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в журналах с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р". Регистрация распорядительных документов, ведение кодификатора и выдача сводок о выпущенных за период времени документах производится с помощью компьютера. Копии постановлений исполкома и распоряжений главы администрации города заверяются печатью протокольного сектора.

Рассылаемые документы направляются адресатам канцелярией общего отдела согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

4.9. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Замена разосланных документов проводится по указанию руководителя аппарата администрации г.Воронежа.

4.10. Подлинники постановлений и распоряжений хранятся вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты и указателями рассылок в течение календарного года в протокольном секторе, а затем сдаются в ведомственный архив.

5. Подготовка и оформление других видов документов

5.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения администрации на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач.

Приказ состоит из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части излагаются причины издания приказа. В распорядительной - мероприятия, исполнители и срок их выполнения.

Распорядительная часть приказа начинается словом "Приказываю". Если распорядительная часть приказа не требует пояснения, приказ может издаваться без вводной части (приказы по личному составу).

5.2. Письмо - документ, содержащий сообщение служебного характера, направляемый администрацией, отделом, управлением, комитетом, департаментом по различным вопросам их деятельности.

Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

По функциональному признаку письма подразделяются на письма инициативные и письма-ответы.

На письмах-ответах указывается индекс и дата того письма (документа), которое требовало ответ.

Письма, отсылаемые по инициативе отдела, управления, комитета, департамента за подписью главы администрации, должны быть завизированы руководителем соответствующего отдела, управления, комитета, департамента.

Письма, отсылаемые администрацией, визируются исполнителями. Визы ставятся на втором экземпляре (копии). В случае необходимости письма согласовываются со всеми заинтересованными по содержанию должностными лицами. В соответствии с утвержденным распределением обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата по рассмотрению вопросов и контролю за деятельностью отделов, управлений, комитетов, департаментов администрации, письмо подписывает тот из указанных руководителей, который курирует вопросы, затронутые в письме. При этом письма в Правительство Российской Федерации, администрацию области подписывает только глава администрации или, в отсутствие - первый заместитель.

Руководители структурных подразделений администрации подписывают:

- письма-информации;

- отдельные письма - запросы в пределах своей компетенции;

- письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.

Датой письма является дата его подписания.

5.3. Телеграммы подразделяются на следующие категории:

- правительственные - срочные - обыкновенные Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без перенос слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно:

"точка" или тчк", "запятая" или "зпт", "скобка" или "скб", "кавычки" или "квч".

В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам, их наименования указываются перед текстом.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ.

Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с требованиями учреждений связи.

Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле.

Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее адресату.

5.4. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируются и оформляются телефонограммы в соответствующих журналах.

6. Организация контроля и проверки исполнения
распорядительных документов и поручений главы
администрации города, оформленных протокольно

6.1. Задачи контроля:

6.1.1. Обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители, а также поручения главы, зафиксированные протокольно. По указанию главы администрации на обязательный контроль может быть поставлен любой документ или отдельные его пункты (поручения).

6.1.3. Контроль за исполнением распорядительных документов и поручений главы администрации включает:

- постановку документов на контроль;

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

- контроль за сроками исполнения документов;

- периодический анализ результатов исполнения документов в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению документов;

- снятие документов с контроля.

6.2. Организация контроля распорядительных документов;

6.2.1. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют руководители администрации города, на которых возложен контроль в самом документе. Контроль ведется с момента выпуска распорядительного документа.

Если текст документа не содержит фамилии ответственного лица, контролирующего исполнение, контроль возлагается на руководителя администрации, курирующего деятельность подразделения, готовившего данный документ.

6.2.2. Оперативная работа по контролю исполнения документов осуществляется помощниками (консультантами) руководителей администрации, на которых возложен контроль в документах, или работниками, исполняющими эти обязанности.

На помощника (консультанта) руководителя администрации при работе с нормативными правовыми актами возлагаются следующие обязанности:

- получить от руководителя документ с его визой и в тот же день передать его через канцелярию исполнителю, обозначенному в визе руководителя;

- завести папку "контроля" для хранения копии распорядительного документа, материалов, характеризующих ход его выполнения;

- информировать руководителя о ходе и результатах выполнения документов ежемесячно, а по оперативным вопросам - по мере необходимости;

- подготовить руководителю по истечении сроков исполнения документов справку с предложениями о снятии с контроля или продлении сроков исполнения;

- передать справку с резолюцией руководителя о снятии документа с контроля или продлении его выполнения в организационно-контрольный отдел.

6.2.3. Организационно-контрольный отдел администрации осуществляет координацию работы по контролю за исполнением документов, анализирует и обобщает данные о ходе и сроках выполнения документов.

6.2.4. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, кураторам и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, кураторов и организационно-контрольного отдела о состоянии распорядительных документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

6.3. Ведение контроля:

6.3.1. На документах, поставленных на контроль, в общем отделе проставляется знак контроля (штамп) "Контроль". Для отметки о контроле ГОСТ 6.38-90 отведено определенное место на левом поле бланка документа на уровне реквизита "заголовок к тексту". На левом поле для подшивки оставляется место. Распорядительные документы, направленные исполнителям, должны иметь штамп "Контроль", проставленный в общем отделе.

6.3.2. Данные распорядительного документа (вид документа, регистрационный номер, дата, заголовок документа, N пункта, N приложения, заголовок, задания, срок исполнения, реквизиты исполнителя, фамилии исполнителя, ответственного за контроль) вводятся организационно-контрольным отделом в компьютер.

6.3.3. Должностные лица администрации, осуществляющие контроль исполнения документов, организационно-контрольный отдел, ведут "папки контроля", в которых концентрируются материалы, связанные с подготовкой вопроса и выполнением распорядительных документов (план подготовки вопроса, докладные записки, мероприятия по организации выполнения документа, информация с мест, справки о результатах проверок, статистические данные, справочные материалы об исполнении документов, выписки из решения о снятии с контроля и др.).

6.3.4. Банк регистрационных данных еженедельно просматривает работник организационно-контрольного отдела и за 10 дней до срока исполнения напоминает исполнителям о приближении срока исполнения, направляя им письменные уведомления.

6.3.5. По первому требованию организационно-контрольного отдела руководители, осуществляющие контроль (указанные в документе), обязаны давать исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле документов, в том числе администрации области.

6.3.6. Руководителю, осуществляющему контроль за всем документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют информации и необходимые материалы (справки, сведения и т.п.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.

6.4. Сроки исполнения документов:

6.4.1. Сроки исполнения распорядительных документов указываются в тексте документа. В случае, если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок со дня принятия.

6.4.2. Изменение (продление, приостановление) срока исполнения распорядительного документа производится следующим образом. Ответственный исполнитель данного документа должен, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, справку с просьбой о продлении срока с указанием объективных причин. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, подписавший документ.

Решение о продлении срока исполнения документа или отдельных его пунктов направляется помощником (консультантом) руководителя администрации или работником, исполняющим эти обязанности, в организационно-контрольный отдел.

6.5. Снятие документов с контроля:

6.5.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, письменного сообщения результатов в организационно-контрольный отдел или другого документированного подтверждения исполнения с визой руководителя, осуществляющего контроль данного документа.

6.5.2. Решение о снятии с контроля документов принимается (письменной резолюцией) главой администрации города, его первыми заместителями, руководителем аппарата администрации города.

6.5.3. В распорядительный документ и в банк данных организационно-контрольным отделом вводится отметка об исполнении и о снятии с контроля. На документах проставляется штамп "Снято с контроля", сообщается в общий отдел администрации города для отметки о выполнении в журнале регистрации распорядительных документов.

6.6. Работа по контролю исполнения поручений, данных на совещании у главы администрации города:

6.6.1. Протоколы совещаний у главы администрации города ведет и оформляет организационно-контрольный отдел. Он же направляет протоколы, утвержденные главой администрации, ответственным исполнителям через канцелярию общего отдела администрации.

6.6.2. Поручения главы администрации, зафиксированные в протоколах совещаний, вносятся организационно-контрольным отделом в компьютерную базу данных.

6.6.3. Банк регистрационных данных еженедельно, в пятницу, в первой половине дня, просматривается работниками организационно-контрольного отдела, ответственным исполнителям направляется устное напоминание о предстоящем истечении сроков исполнения поручений.

6.6.4. Письменная информация о ходе исполнения поручений, данных главой администрации, представляется исполнителями своевременно, в сроки, указанные в протоколе, непосредственно в организационно-контрольный отдел администрации города. Работником отдела на момент получения информации делается отметка о дате ее получения в контрольном экземпляре протокола.

6.6.5. Работники организационно-контрольного отдела формируют папку для главы администрации города к предстоящему совещанию и передают ее в приемную главы администрации еженедельно, в пятницу, не позднее 17 часов. В папку помещаются справки ответственных исполнителей поручений, распечатка просроченных поручений по протоколам предыдущих периодов, предложения в повестку дня предстоящего оперативного совещания.

6.6.6. Снятие с контроля поручений, зафиксированных в протоколах оперативных совещаний, происходит после соответствующего письменного (резолюция на справке) или устного указания главы администрации. Работники приемной главы администрации города сообщают о принятом им решении о снятии поручений с контроля в организационно-контрольный отдел администрации в понедельник. Организационно-контрольный отдел вносит в банк данных отметку о снятии поручения с контроля.

6.6.7. Решение о продлении срока исполнения поручения принимает глава администрации. Для этого ответственный исполнитель должен письменно обратиться к главе администрации с обоснованием просьбы о переносе срока исполнения поручения, информировать о принятом главой администрации решении организационно-контрольный отдел.

6.7. Организационно-контрольный отдел ежемесячно направляет руководителям, осуществляющим контроль документов, в структурные подразделения - исполнители, перечни неисполненных в срок документов и поручений. Исполнители обязаны в течение 3-х дней письменно сообщить в организационно-контрольный отдел о принятых мерах по их исполнению.

6.8. Данные о результатах исполнения контролируемых документов и поручений обобщаются организационно-контрольным отделом ежеквартально и докладываются главе администрации города, руководителю аппарата администрации, на совещаниях в администрации города.

На основе проведенного анализа разрабатываются предложения по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля, которые представляются главе администрации города, руководителю аппарата администрации.

6.9. Руководители структурных подразделений администрации города, главы районных администраций несут дисциплинарную ответственность за неисполнение распорядительных документов и поручений главы, несоблюдение сроков, указанных в них, несвоевременное информирование организационно-контрольного отдела.

6.10. Организационно-контрольный отдел имеет право вносить руководству города предложения о дисциплинарной и административной ответственности должностных лиц за невыполнение или некачественное исполнение распорядительных документов и поручений главы администрации.

7. Организация документооборота

7.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

7.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается и регистрируется в канцелярии общего отдела. Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Корреспонденция по вопросам приема, населения, работы с письмами и обращениями граждан, письма граждан, регистрируются непосредственно в секторах общего отдела. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, выдача справок и сводных отчетов производится с помощью карточек учета. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 4.

7.1.2. В канцелярии документ регистрируется в карточке или в журнале в день поступления (приложения 5, 6). Регистрационный штамп установленного образца ставится в нижней правой части входящего документа.

Ведется отдельная регистрация поступивших законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений правительства РФ, постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений администрации области. Учет указанных документов осуществляется в журнале.

7.1.3. Документы доставляются по назначению в день их регистрации. Корреспонденция, направляемая в подразделения администрации города, выдается под роспись ответственному за делопроизводство работнику данного подразделения с отметкой в журнале выдачи (карточке).

7.1.4. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения в день их поступления и согласно резолюциям (поручениям) направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в карточку или журнал регистрации в канцелярии администрации города (приложения 5, 6).

7.1.5. Входящая служебная информация, получаемая информационно-вычислительным центром по электронной почте и факсимильной связи, поступает в печатном виде в канцелярию, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается адресату в день поступления.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

дату приема;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего.

7.1.7. В случае большого объема информации (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) можно представлять эту информацию адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и информационно-вычислительным центром.

7.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.

7.2.1. Телеграммы за подписью главы администрации города или его заместителей печатаются на бланках установленной формы.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

7.2.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

В нижнем левом углу печатного текста телеграммы или письма указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

Исходящие письма готовятся в 2-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату; второй экземпляр - возвращается исполнителю.

Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации (приложение 7) и рассылки в канцелярию администрации города, где им присваивается исходящий номер согласно номенклатуре.

7.2.3. Законвертованная в канцелярии администрации города исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от значимости документа, определяемой заведующим канцелярией или руководителем структурного подразделения администрации, отправляется простой или заказной почтой.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

7.2.4. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т.п. В рабочие дни телефонограммы принимаются секретарями руководителей.

Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номер его телефона, времени приема текста, должности и фамилии принявшего.

Текст, передаваемый телефонограммой, должен быть лаконичным, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, вопросы, подлежащие обсуждению.

Телефонограмма подписывается руководителем подразделения администрации города.

7.2.5. Исходящие факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

7.2.6. Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ, подписывается руководителем администрации города.

Подлежащий передаче материал регистрируется в ИВЦ в журнале исходящей корреспонденции. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда,кому).

7.2.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в подразделение с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу.

7.2.8. Исходящая служебная информация, отправляемая по электронной почте, в общем случае готовится на компьютере, оформляется как обычный служебный документ, подписывается руководителем подразделения администрации города и передается в ИВЦ вместе с электронной копией на дискете для отправки.

Документ, отправляемый по электронной почте, объемом менее 0,5 страницы формата А4, может быть оформлен исполнителем в печатном виде как исходящий документ, зарегистрирован в канцелярии общего отдела администрации и затем передан в информационно-вычислительный центр для отправки.

В документе обязательно должен быть указан электронный адрес получателя.

В случае большего объема, документ передается в ИВЦ на магнитном носителе в электронном виде вместе с сопроводительным письмом, зарегистрированным в канцелярии администрации. Сопроводительное письмо обычного - содержания (куда, кому, кто отправляет, электронный адрес получателя, наименование передаваемого файла и краткую аннотацию к его содержанию).

Отправка почты производится ИВЦ в день получения информации.

7.2.9. Отправленный документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции в информационно-вычислительном центре. Подлинники документов или сопроводительные письма после передачи по электронной почте регистрируются и хранятся в ИВЦ общего отдела в течение года.

7.3. Контроль исполнения служебных документов

7.3.1. Ответственными за своевременное и качественное исполнение служебных документов и поручений по ним являются заместители главы администрации города и руководители подразделений администрации города.

7.3.2. Контроль за исполнением служебных документов и поручений по ним осуществляет помощник (консультант) заместителя главы администрации города или руководитель соответствующего подразделения.

7.3.3. Подлинники поручений главы администрации города и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то вначале документ отправляется для ознакомления должностному лицу, указанному в поручении первым. Помощник должностного лица ставит отметку "Контроль" и через канцелярию отправляет следующему должностному лицу, и т.д. Исполнитель готовит ответ на поставленный вопрос и передает для обобщения первому должностному лицу.

7.3.4. Ответственным за исполнение служебного документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей.

Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в канцелярию администрации. Заявителю в соответствии с резолюцией обязательно дается ответ.

7.3.5. Направление исполнителям служебных документов осуществляет канцелярия общего отдела администрации города или подразделения в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания.

Срок исполнения поручения, если он не определен письменно, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех рабочих дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.

7.3.6. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Промежуточный ответ передается в канцелярию администрации города или подразделения для отметки в компьютере или соответствующем журнале и дальнейшей передачи автору резолюции.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 2-3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, давшем поручение. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в регистрационно-контрольную карточку.

7.3.7. Ответы на поручения руководителей администрации города и подразделений в установленном порядке регистрируются в канцелярии администрации города или подразделения и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю.

Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через канцелярию администрации города или подразделения ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

7.3.8. Служебные документы и поручения по ним считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в них вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение. В канцелярию передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для переотметки и приобщении "в дело".

7.3.9. Данные о ходе и результатах исполнения документов еженедельно обобщаются канцелярией и направляются руководителям администрации и ответственным исполнителям.

7.3.10. Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении администрации не реже 1 раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении работников, с данными, занесенными в компьютер или записями в журнале, составляет и докладывает руководителю подразделения сводку прохождения и исполнения документов.

7.3.11. Канцелярия администрации города ежемесячно обеспечивает учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины, использованию действующих нормативных актов по подготовке, оформлению и срокам исполнения документов, снятию их с контроля.

8. Порядок оформления документов с помощью
печатных устройств

8.1. Общие положения

Данный раздел устанавливает порядок работы машинописного бюро общего отдела администрации города, требования, предъявляемые к черновым документам исполнителей, принимаемым для печатания, и к машинописным документам.

Работники машинописного бюро несут ответственность за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

В работе могут быть использованы не противоречащие Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении.

8.2. Порядок работы машинописного бюро

Прием документов от исполнителей в машинописное бюро осуществляется при наличии визы начальника общего отдела.

8.3. Требования к черновым документам

Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатания не принимаются.

Сокращения слов применяются только общепринятые (ГОСТ 7.12-77).

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с фамилией исполнителя, номером его служебного телефона, сдается в машинописное бюро. Сданные материалы учитываются в отчете о машинописных работах, в котором отмечаются фамилия исполнителя, принесшего документ, объем отпечатанного материала, количество затраченной бумаги, кто печатал.

Данные отчеты составляются машинописным бюро и не реже, чем раз в месяц, представляются начальнику общего отдела.

8.4. Требования к машинописным документам

Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил печатания.

Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником общего отдела администрации города по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартного формата (ГОСТ 9327-60) на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. Бланки служебных, распорядительных документов исполнители получают в канцелярии или протокольном секторе. Вместе с черновиками документов бланки сдаются в машинописное бюро.

Тексты документов печатаются в полном соответствии с оригиналом черновика. Претензии к отпечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатался данный документ. При отсутствии оригинала претензии не принимаются.

При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Каждая законченная мысль выделяется в отдельный абзац. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Красная строка начинается с шестого символа.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок строчными буквами. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами.

Расстояние от верхнего поля листа до заголовка четыре с половиной интервала (20 мм). Расстояние от заголовка (подзаголовка) до текста не менее трех интервалов (если текст печатается через полтора интервала) или четырех интервалов (если текст печатается через два интервала). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала и не более 4-х экземпляров.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов:

центрованным (посередине текста);

флаговым (от левого поля).

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

При компьютерной печати все требования к отпечатанному документу сохраняются. Заголовок документа, должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, выделяются жирным шрифтом. При компьютерной печати в качестве черновика оригинала желательно использование дискеты с указанием имени файла документа.

На лицевой стороне последнего листа документа, внизу слева, проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (для писем), инициалы имени и фамилии лица, отпечатавшего данный документ, при компьютерной печати - имя файла документа.

Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза руководителя (начальника общего отдела).

Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед протокольным сектором и канцелярией.

8.5. Копировально-множительные работы производятся по заказу, подписанному руководителем аппарата, его заместителем, начальником общего отдела администрации города.

8.6. На размножение сдаются только служебные документы и материалы.

8.7. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

8.8. Срочность выполнения заказа определяется начальником общего отдела администрации города.

8.9. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

8.10. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на заведующего копировально-множительным сектором, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

8.11. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации, определяется руководителем аппарата, начальником общего отдела администрации города.

8.12. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в неброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

8.13. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником.

8.14. Размножение бланков не разрешается.

8.15. Распечатанные тексты передаются организаторам мероприятий.

9. Порядок составления и утверждения номенклатурных дел

9.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в производстве.

Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел со сроками хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

9.2. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

9.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которым присваиваются номера в соответствии со схемой построения номенклатурных дел.

Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из номера подразделения администрации и цифрового обозначения вопроса.

9.4. Номенклатура дел (приложение 9) подразделения администрации разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, подписывается руководителем и сдается в ведомственный архив до 01 февраля текущего года.

9.5. Сводная номенклатура дел администрации города составляется общим отделом направляется на согласование в архивный отдел администрации Воронежской области и утверждается руководителем аппарата администрации города.

9.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

9.7. В течение года по согласованию с архивом в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел пересогласовывается с архивным управлением не реже, чем один раз в 5 лет.

При изменении структуры администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

10. Формирование дел, передача в архив, использование
архивных документов

10.1. Формирование дел в подразделениях

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

10.1.2. Дела формируются в подразделениях ответственными за ведение производства в течение года.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости государственным архивом Воронежской области.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

10.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года;

дело должно содержать не более 250 листов.

10.1.4. Внутри дела документы расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

10.1.5. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

10.1.6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Все ходатайства по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в разное время года, подшиваются вместе, в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

10.2. Передача дел в ведомственный архив

10.2.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Оформление дел производится работниками службы делопроизводства структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

10.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

пересистематизацию документов;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дело допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2.4. При подготовке дела к сдаче в архив документы постоянного срока хранения формируются по хронологии.

10.2.5. При подготовке дел к переплету металлические скрепления удаляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюции на них.

10.2.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке, зачеркивая одной наклонной чертой собственную нумерацию.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела, чистый бланк которой подшит в конце каждого дела (приложение 10).

10.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом (приложение 11).

На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

крайние даты заведения и окончания дела;

количество листов в деле (из заверительной надписи);

срок хранения дела (из номенклатуры).

10.2.8. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

10.2.9. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях администрации города. Затем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу сдаются в ведомственный архив. Их передача производится по описям в январе следующего года. По результатам экспертизы ценности составляются опись дел постоянного хранения, описи дел по личному составу отдельно на дела отдела кадров и бухгалтерии, а также акты о выделении к уничтожению.

10.2.10. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив не подлежит, а по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке по акту (приложение 12), который согласуется с экспертно-проверочной комиссией и утверждается ее председателем.

10.2.11. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив, заведующим архивом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации.

10.2.12. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется акт (приложение 13).

10.2.13. Дела, увязанные в связки, доставляются сотрудникам структурных подразделений в ведомственный архив.

10.2.14. В ведомственном архиве на основе описей дел структурных подразделений составляются и оформляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу.

10.3. Использование архивных документов

10.3.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, представляются сотрудникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

10.3.2. Работники администрации города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник администрации города обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

11. Организация приема, регистрации писем и обращений граждан

11.1. Рассмотрение писем граждан в администрации города ведется в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Воронежской Думы "Об обращениях граждан", Положением об отделе по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан администрации города.

11.2. Поступившие письма граждан регистрируются в группе по работе с обращениями граждан общего отдела администрации города.

Письма граждан, имеющие сопроводительные письма из областной Думы, муниципального Совета города, общественных организаций и движений, средств массовой информации, других организаций, предприятий, а также из органов государственной власти, регистрируются в канцелярии общего отдела администрации.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов. На письме в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца. В нем ставится порядковый номер и дата поступления.

Конверты от поступивших документов уничтожаются.

11.3. Зарегистрированные письма в зависимости от содержания направляются специалистами отдела главе администрации города или его заместителям для рассмотрения или подготовки поручений исполнителям. Поручения, их копии вместе с письмами граждан помощники (консультанты) руководителей администрации передают в группу по работе с обращениями граждан. Жалобы на заместителей главы администрации города направляются главе администрации города.

Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

11.4. Не разрешается передавать письма исполнителям, минуя группу по работе с обращениями граждан.

11.5. Письма граждан, где поставлены вопросы, разрешение которых не входит в компетенцию городской администрации, группой по работе с обращениями граждан переадресовываются в соответствующие органы для их разрешения. В обязательном порядке требуется возврат подлинников вместе с ответом о результатах рассмотрения. Сопроводительные письма подписываются главой администрации города, заместителями или с их разрешения консультантом (помощником) руководителя.

Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

11.6. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их первичной регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается автору. Обращения граждан направляются на исполнение с контролем.

Закрывает их "в дело" руководитель администрации, контролирующий данный вопрос. Дело хранится в архиве группы по работе с обращениями граждан общего отдела.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимы меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

11.7. Запись граждан на прием по личным вопросам к главе администрации города, его заместителям осуществляется работниками группы по работе с обращениями граждан ежедневно в рабочие дни и часы.

Прием граждан по личным вопросам руководителями администрации ведется ежедневно, кроме выходных, по утвержденному главой администрации города графику.

Учет посетителей и высказанных ими предложений на личном приеме ведется на карточках установленной формы. Карточки заполняются работниками приемной граждан во время записи на прием с последующей подготовкой дополнительного материала и передачей для ознакомления руководителями, ведущим прием.

Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном законодательством порядке.

11.8. Общий отдел администрации ведет анализ поступающих обращений граждан и ежемесячно представляет обобщенные данные о поступивших письменных и устных обращениях граждан руководителю аппарата администрации.

12. Организация работы с кадровой документацией

12.1. Структура администрации г.Воронежа утверждается постановлением муниципального Совета г.Воронежа.

12.2. Штатное расписание администрации г. Воронежа утверждается распоряжением главы администрации г. Воронежа.

12.3. Самостоятельные структурные подразделения администрации города (аппарат управления, департаменты, администрации районов города, юридическое управление, отдел международных связей) имеют положения о подразделении, штатное расписание, должностные инструкции на каждую муниципальную должность, включая вакантные.

12.4. Назначения, увольнения, перемещения, предоставления отпусков и оказания материальной помощи производятся в соответствии с распоряжением главы администрации N 591-р от 10.07.98 с изменениями и дополнениями N 734-р от 19.08.98 и постановлением исполнительного комитета администрации г. Воронежа N 464 от 16.07.98 с изменениями и дополнениями N 577 от 8.09.98.

12.5. Назначение на должность и освобождение от нее руководителей муниципальных предприятий, учреждений, организаций производится в соответствии с постановлением муниципального Совета г. Воронежа N 30 от 16.01.97.

12.6. Личное дело муниципального служащего оформляется и ведется кадровой службой или специально назначенным работником самостоятельного структурного подразделения в соответствии с положением о порядке ведения личных дел муниципальных служащих г. Воронежа. (Постановление муниципального Совета и администрации г. Воронежа N 236 от 21.11.96 и N 784 от 25.11.96.)

12.7. Ведение трудовых книжек муниципальных служащих осуществляется кадровой службой или специально назначенным сотрудником самостоятельных структурных подразделений администрации города в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

12.8. Отпуска муниципальным служащим предоставляются в соответствии с положением о порядке предоставления отпусков муниципальным служащим г.Воронежа, утвержденного постановлением муниципального Совета N 215 от 24.10.96.

12.9. Трудовые книжки работников регистрируются в журнале, хранятся в отдельном сейфе, при увольнении выдаются работникам под роспись.

12.10. Приказы по личному составу сдаются в ведомственный архив по истечении календарного года, личные дела и карточки (формы Т-2) через год после увольнения работника.

Руководитель аппарата администрации

И.Д. Образцов