Приложение. Положение об управлении делами администрации г. Воронежа

Положение
об управлении делами администрации г. Воронежа
(утв. распоряжением Администрации города Воронежа
от 15 июля 1999 г. N 764-р)

1. Общее положение

1.1. Управление делами администрации г. Воронежа (далее именуется - управление) является самостоятельным подразделением аппарата администрации города.

1.2. Управление не имеет права юридического лица.

1.3. Управление подчиняется руководителю аппарата администрации города.

1.4. Структурными подразделениями управления являются:

- административно-хозяйственный отдел;

- межведомственный архив;

- отдел по обеспечению работы муниципального Совета;

- сектор информации и телекоммуникаций;

- сектор по работе с распорядительными документами;

- канцелярия;

- сектор по работе с обращениями граждан;

- машинописное бюро;

- группа дежурных;

- копировально-множительное бюро;

В структуре управления могут создаваться сектора и группы по функциональным направлениям деятельности.

1.5. Структура, численность и месячный фонд заработной платы управления утверждается распоряжением главы города.

1.6. Возглавляет управление начальник управления - заместитель руководителя аппарата администрации города, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы администрации города.

1.7. Муниципальные служащие управления принимаются на должности и увольняются с муниципальных должностей муниципальной службы города категории В распоряжением главы администрации города и приказом руководителя аппарата в соответствии с федеральным и областным законодательством.

1.8. В своей деятельности управление руководствуется Конституцией, Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, Законами Воронежской области, постановлениями областной Думы, администрации области, муниципального Совета и администрации города, настоящим положением и другими нормативными актами.

1.9. Положение об управлении утверждается, изменяется и дополняется распоряжениями главы администрации города.

2. Основные задачи управления

Деятельность управления осуществляется с целью развития системы городского местного самоуправления, повышения эффективности работы городского муниципального Совета, всех структур администрации города. Основными задачами управления являются:

- обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений в которых расположены подразделения администрации города, а также контроль за состоянием систем освещения и отопления;

- осуществление организационно-технической подготовки деятельности городского муниципального Совета, сессионной деятельности, заседаний Совета;

- обеспечение сохранности и использование документов: по личному составу, в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан, долговременного и временного сроков хранения заинтересованными организациями в справочных целях. Участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использование их в социально-правовых интересах граждан;

- осуществляет информационную поддержку аппарата муниципального Совета и администрации города, ведет банки данных распорядительных документов областных и городских представительных и исполнительных органов власти, осуществляет общение средствами ИНТЕРНЕТ с федеральными, региональными и муниципальными органами власти Российской Федерации, оказывает методическую помощь сотрудникам аппарата по вопросам использования вычислительной техники;

- оформляет, учитывает и хранит в течении установленного срока протоколы заседаний исполкома, постановления и распоряжения администрации, другую документацию, подготавливает и сдает в архив в соответствии с существующими правилами, обеспечивает грамотное и качественное исполнение распорядительных документов;

- организует делопроизводство администрации города в соответствии с инструкцией;

- ведет учет поступивших в администрацию предложений, заявлений и жалоб граждан;

- организует делопроизводство в администрации города.

3. Функции управления

3.1. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов, составлением смет хозяйственных расходов.

3.2. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

3.3. Обеспечивает подразделения администрации мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

3.4. Организует оформление необходимых материалов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими подразделения, а также ведет учет их расходования и составления установленной отчетности.

3.5. Ведет руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасада здания; хозяйственному обслуживанию совещаний, заседаний и других мероприятий.

3.6. Обеспечивает рациональную организацию питания сотрудников аппарата администрации во время обеденных перерывов.

3.7. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание противопожарного инвентаря в исправном состоянии.

3.8. Обеспечивает сохранность материальных ценностей.

3.9. Организует прием, размещение и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебную командировку.

По обеспечению работы муниципального Совета

3.10. Организует делопроизводство муниципального Совета, его аппарата в соответствии с ГОСТами ГСДОУ и инструкцией по делопроизводству;

3.11. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства и научной организации управленческого труда;

3.12. Контролирует ведение делопроизводства и хранение документов в соответствии с инструкцией;

3.13. Организует в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству входящей корреспонденции, а также внутренних документов муниципального Совета, доставку исходящей корреспонденции;

3.14. Осуществляет информационно-техническую подготовку сессий муниципального Совета, заседаний малого Совета (размножение, рассылку документации, стенографирование, звукозапись и т.д.);

3.15. Обеспечивает грамотное и качественное выполнение машинописных и множительных работ;

3.16. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в муниципальный Совет служебных документов;

3.17. Устанавливает необходимое программное обеспечение персональных компьютеров, находящихся в пользовании депутатов и работников аппарата;

3.18. Обеспечивает обновление компьютерных программ, их унификацию;

3.19. Организует ремонт и техническое обслуживание, своевременное обеспечение расходными материалами копировально-множительной и компьютерной техники;

3.20. Осуществляет оформление служебных удостоверений для работников муниципального Совета и разовых пропусков.

По межведомственному архиву администрации

3.21. Принимает от упраздненных учреждений, организаций, ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций, на хранение документы по личному составу, долговременного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения.

3.22. Обеспечивает сохранность документов архива по установленным правилам.

3.23. Создает и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

3.24. Осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан.

3.25. Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов.

3.26. Оказывает помощь и дает консультации работникам ликвидированных организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в проведении экспертизы ценности документов, их подготовке к передаче на хранение в городской архив.

3.27. В необходимых случаях проводит научно-техническую обработку документов по договорам с учреждениями.

3.28. Участвует в проведении общественных смотров и отраслевых проверках состояния и хранения документов в учреждениях.

3.29. Принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использования их в социально-правовых интересах граждан.

По общим вопросам администрации

3.30. Организует делопроизводство администрации города в соответствии с инструкцией;

- разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства и научной организации управленческого труда;

- осуществляет делопроизводство и хранение документов в соответствии с инструкцией;

- осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в подразделениях администрации города, районов и оказывает им помощь в этой работе.

3.31. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации города, отправляет исходящую корреспонденцию.

3.32. Составляет проект номенклатуры дел администрации города и представляет его на утверждение в установленном порядке; формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.33. Осуществляет организационно-техническую подготовку заседаний исполкома администрации города и проводимых совещаний и семинаров (размножение и рассылку документации и повесток дня, извещения, стенографирование и составление протоколов, оформление материалов, регистрацию участников мероприятий, обеспечение руководства письменными принадлежностями и т.д.).

3.34. Рассылает в комитеты, управления, администрации районов, а также заинтересованным предприятиям, учреждениям и организациям, должностным лицам принятые постановления и распоряжения;

- в соответствии с существующими правилами высылает в вышестоящие органы постановления и распоряжения администрации.

3.35. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока протоколы заседаний исполкома, постановления и распоряжения администрации, другую документацию, подготавливает и сдает в архив в соответствии с существующими правилами.

3.36. Обеспечивает грамотное и качественное исполнение документов, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию актов вышестоящих органов, решений и распоряжений администрации города, а также других служебных документов.

Ежеквартально представляет руководству администрации города сведения о соблюдении сроков исполнения и неисполненных документов.

3.32. Принимает и реагирует поступившие в администрацию предложения, заявления и жалобы граждан, ведет учет и передает их на рассмотрение главе администрации и его заместителям, организует прием граждан по личным вопросам; осуществляет контроль за постановкой этой работы в отделах, комитетах и управлениях, администрациях районов, вносит предложения по ее улучшению; оказывает методическую помощь в этом деле депутатам; организует дежурство в администрации города.

3.33. Формирует совместно с комитетами, управлениями, департаментами и другими структурными подразделениями администрации предложения по приоритетным направлениям, подлежащим включению в общую информационную сеть;

3.34. Производит совместно с разработчиком предпроектные исследования по конкретному комплексу задач, составляет и согласует техническое задание;

3.35. Разрабатывает программное обеспечение или выступает по согласованию с пользователем в роли заказчика при заключении договоров со сторонними организациями;

3.36. организует и координирует работы по созданию и эксплуатации информационно-вычислительной сети в аппарате администрации и Совете с целью обмена, хранения, переработки и перемещения информации по запросам абонентов;

3.37. Приобретает вычислительную технику и средства связи в рамках единой информационной системы, организует ее эффективное использование, техническое обслуживание и материально-техническое обеспечение;

3.38. Организует обучение и инструктаж по вопросам использования техники и программных средств;

3.39. Изучает, обобщает и организует внедрение передового опыта информатизации, новых инструментальных средств и информационных технологий.

4. Права

Управлению предоставляется право:

4.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать от структурных подразделений администрации города, общественных организаций, учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности, расположенных на территории города, информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих функций.

4.2. Готовить проекты постановлений и распоряжений администрации города и вносить предложения по функциональным вопросам.

4.3. Привлекать к подготовке вопросов, вносимых на рассмотрение исполкома, к проверке писем, жалоб и заявлений граждан работников структурных подразделений администрации города, специалистов других учреждений и организаций.

4.4. Участвовать в работе сессий муниципального Совета, исполкома, совещаний, семинаров, конференций и т.п., проводимых руководителями администрации города.

4.5. Определять и вносить на рассмотрение и утверждение руководителю аппарата администрации города положения об отделах управления, должностные инструкции.

4.6. Вносить предложения руководству администрации города по поощрению работников управления, наложению на них дисциплинарных взысканий, перемещению по должностям или освобождению их от занимаемых должностей.

4.7. Пользоваться банками данных, имеющимися в администрации города.

4.8. Направлять в органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия города независимо от их форм собственности запросы по заявлениям граждан для рассмотрения в соответствии с их компетенцией.

4.9. Проводить проверки по состоянию делопроизводства в подразделениях администрации, предприятиях, организациях, учреждениях в пределах своей компетенции.

4.10. Осуществлять иные полномочия по поручению главы администрации, руководителя аппарата.

5. Ответственность

Управление несет ответственность:

5.1. Несоблюдение Конституции РФ, федеральных и областных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, администрации области и города, нормативных правовых актов областной Думы и муниципального Совета по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.2. Несвоевременное и некачественное выполнение функций и неиспользование прав, предусмотренных настоящим положением.

Степень ответственности сотрудников управления устанавливается должностными инструкциями.

6. Права и обязанности начальника управления

Начальник управления:

- представляет руководителю аппарата, главе администрации города на утверждение положение об управлении, структуру управления и его штатную численность;

- руководит всей деятельностью управления, несет ответственность за результаты этой деятельности, состояние дисциплины в управлении;

- определяет задачи и распределяет обязанности работников управления, утверждает их должностные инструкции;

- имеет право подписывать служебную документацию в пределах компетенции управления;

- делает представление на установление, изменение, отмену надбавок к должностным окладам работников управления, вносит предложения об их премировании, применении к ним дисциплинарного воздействия.

Руководитель аппарата администрации

Е.И. Жуков