Приложение. Регламент работы администрации города Воронежа

Приложение

к постановлению

Администрации города Воронежа

от 11 февраля 2002 г. N 220

Регламент
работы администрации города Воронежа

С изменениями и дополнениями от:

21 мая, 25 октября 2002 г., 8, 16 сентября, 4 декабря 2003 г., 11 мая, 25 августа 2005 г.

1. Общие положения

1.1. Администрация города Воронежа является постоянно действующим исполнительным органом местного самоуправления в городе.

1.2. Администрация города Воронежа является юридическим лицом.

1.3. Администрация города осуществляет исполнительно - распорядительные функции на основе действующего законодательства и Устава города Воронежа.

1.4. Администрация самостоятельно решает вопросы, отнесенные действующим законодательством Российской Федерации к ее компетенции.

1.5. Глава города осуществляет в пределах своей компетенции общее руководство деятельностью администрации, ее структурных подразделений. Структурные подразделения администрации города по всем вопросам своей деятельности подчиняются главе администрации.

1.6. В структуру городской администрации входят департаменты, комитеты, управления, отделы, инспекции, комиссии и иные структурные подразделения. Структурные подразделения администрации действуют на основании положений о них.

1.7. Правовыми актами городской администрации являются постановления и распоряжения.

Постановления городской администрации издаются по вопросам нормативного характера, затрагивающим права и обязанности граждан, а также связанные с решением крупных вопросов экономического и социального развития города, отношениями собственности, охраны общественного порядка, использованием финансовых ресурсов.

Распоряжения главы города издаются по вопросам правоприменения и организации деятельности городской администрации.

1.8. Правовые акты администрации города, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми должностными лицами и предприятиями, учреждениями и организациями (расположенными на территории города), независимо от подчиненности и форм собственности, органами местного самоуправления и гражданами.

1.9. Глава города имеет право отменять приказы руководителей органов и структурных подразделений городской администрации, правовые акты администрации районов города Воронежа, если они противоречат действующему законодательству, а также актам городской администрации, принятым в пределах ее компетенции.

1.10. Заместители главы города назначаются им по согласованию с Воронежской городской Думой и осуществляют функции управления по направлениям их деятельности и другие полномочия, делегированные им главой города.

1.11. Руководитель аппарата администрации города назначается на должность главой города, является организатором деятельности аппарата и контролирует соблюдение единой системы делопроизводства и материально - технического обеспечения его деятельности.

1.12. В период временного отсутствия главы города или невозможности выполнения им своих обязанностей его обязанности исполняет один из заместителей главы города на основании письменного распоряжения.

2. Планирование и организационная деятельность администрации

2.1. Координацию деятельности администрации города осуществляет аппарат администрации.

2.2. Координацию деятельности по:

- взаимодействию с органами государственной власти и местного самоуправления, кадровым вопросам, организационному и профессиональному развитию осуществляет управление организационно - кадровой работы;

- организации делопроизводства, по вопросам хозяйственного обеспечения аппарата администрации, его структурных подразделений, исполнения смет в пределах утвержденных ассигнований, осуществление хозяйственно - технических мероприятий, связанных с проведением администрацией заседаний коллегии, экспертного совета, совещаний, семинаров и т.п. - управление делами.

2.3. Планирование.

2.3.1. Деятельность администрации планируется на каждый квартал.

Управление организационно - кадровой работы, по предложениям структурных подразделений администрации города, готовит проект плана работы администрации на квартал, где на каждый месяц отражаются вопросы, требующие подготовки постановлений администрации, распоряжений главы города, вопросы, выносимые на коллегию при главе города, контроля за ходом исполнения распорядительных документов (администрации города и области), совещания, семинары, а также общегородские мероприятия с указанием сроков и ответственных за подготовку.

2.3.2. Руководители структурных подразделений администрации, по согласованию с заместителем главы города путем визирования, направляют в управление организационно - кадровой работы предложения в проект плана работы администрации, повестки дня коллегии при главе города, по проведению организационных мероприятий. Предложения в план работы следующего квартала направляются не позднее, чем за 15 дней до окончания предыдущего квартала.

2.3.3. План работы администрации на квартал утверждается распоряжением главы города, а его выполнение контролируется в установленном порядке начальником управления организационно - кадровой работы.

По согласованию с главой города, его заместителями, руководителем аппарата администрации в план работы в ходе его выполнения могут вноситься изменения и дополнения, о чем управление организационно - кадровой работы информируется не позднее, чем за две недели до проведения запланированного мероприятия в порядке, предусмотренном п. 2.3.2 настоящего регламента.

2.3.4 На основе данного плана и с учетом предложений главы города (протоколы еженедельных совещаний), письменные предложения его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации, по возникающим неотложным вопросам направляются в управление организационно - кадровой работы для подготовки плана мероприятий администрации на предстоящую неделю с отметкой "СМИ" тех мероприятий, которые целесообразно освятить в средствах массовой информации.

В письмах необходимо указывать тематику мероприятия (полностью), время, место и дату проведения, ответственного за проведение (руководителя), предполагаемое количество участников (иногородних - с указанием ФИО, должности, страны и города прибытия).

2.3.5 План мероприятий на предстоящую неделю и заявки на помещения, в которых будут проводиться мероприятия, предоставляются руководителями структурных подразделений администрации не позднее 17 часов в четверг на текущей неделе в управление организационно - кадровой работы, которое готовит сводный план мероприятий на предстоящую неделю. Подготовленный план мероприятий предоставляется каждую пятницу до 13 часов на подпись руководителю аппарата администрации. В период его отсутствия план подписывает начальник управления организационно - кадровой работы.

2.3.6. Руководитель аппарата администрации в установленном порядке каждую пятницу до 16 часов направляет экземпляры плана мероприятий на предстоящую неделю главе города, его заместителям, главам администраций районов, руководителям департаментов, управлений, комитетов, отделов, ответственным за подготовку и проведение мероприятий.

2.3.7. Проведение незапланированных мероприятий (не включенных в план) на текущей неделе осуществляется по письменной заявке руководителей подразделений с разрешения руководителя аппарата администрации. Данная заявка направляется руководителю аппарата через управление организационно - кадровой работы.

2.3.8. Руководители структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за своевременное и качественное информирование управления организационно - кадровой работы о мероприятиях, проводимых на предстоящей неделе.

2.3.9. Должностные лица, не обеспечившие в установленный регламентом срок выполнение включенных в план мероприятий, предоставляют объяснительные записки руководителю аппарата администрации.

2.4. Администрация проводит заседания коллегии, экспертного совета, совещания, семинары - совещания, беседы "За круглым столом", заседания комиссий при администрации, другие мероприятия.

2.5. Порядок проведения заседаний коллегии при главе города

2.5.1. Коллегия при главе города, согласно Положению о ней, действует в качестве совещательного органа для всесторонней и глубокой проработки наиболее важных вопросов социально - экономического развития г. Воронежа, совершенствования схемы управления городом и структуры администрации города. Ее решения имеют рекомендательный характер и являются одним из этапов подготовки проектов постановлений администрации и распоряжений главы города. Председателем коллегии по должности является глава города.

2.6. Совещания

2.6.1. Администрация проводит три вида совещаний: открытого, с привлечением ограниченного количества участников и закрытого типа. Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях или, при наличии специального приглашения, на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава города, его заместители, руководители структурных подразделений администрации определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав участников.

2.6.2. Глава города (в его отсутствие по поручению главы - один из заместителей) каждый понедельник проводит оперативное рабочее совещание с заместителями главы города, руководителями структурных подразделений, городских учреждений и организаций, муниципальных предприятий.

Вопросы обеспечения еженедельных совещаний и контроль исполнения принятых решений осуществляет секретарит главы города.

2.6.3. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется структурными подразделениями администрации города. Выносимые на обсуждение вопросы в виде тезисов в объеме до одной страницы машинописного текста заместителями главы и руководителем аппарата администрации представляются в секретариат главы города до 10 часов в пятницу. Доклад заместителя главы города на еженедельном совещании у главы города должен содержать краткий анализ положения дел по курируемому направлению, конкретные предложения по разрешению возникших проблем и продолжаться не более 10 минут. Об исполнении поручений главы города, данных на оперативных совещаниях, исполнители сообщают руководителю секретариата в письменном виде за подписью лица, которому было дано поручение.

2.6.4. Глава города, его заместители, руководитель аппарата администрации, директора департаментов по поручению главы города или согласованию с ним, назначает и проводит совещания с главами районных и поселковых администраций, руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций города.

2.6.5. Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава города, его заместители, руководитель аппарата администрации, директора департаментов, управлений, других самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

На эти совещания могут приглашаться:

- главы районных администраций - с разрешения главы города, а в его отсутствие - с разрешения и.о. главы города или руководителя аппарата администрации города;

- руководители департаментов, комитетов и отделов администрации - по предварительному согласованию с заместителями главы города, курирующими соответствующие структурные подразделения;

- должностные лица районных, поселковых и сельских администраций - по предварительному согласованию с главами районов города;

- работники самостоятельных подразделений, не подконтрольных конкретному заместителю главы - по взаимной договоренности между руководителями.

2.6.6. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации города.

2.6.7. Участники совещаний извещаются о вопросах повестки дня, дате, времени и месте проведения совещания не менее чем за 3 дня. Приглашение на совещание его участников осуществляется телефонограммами и письмами, подписанными должностными лицами, проводящими совещание.

2.6.8. Приглашение (вызов), подготовку списков для прохода в здание администрации, регистрацию, решение других вопросов организационного обеспечения совещаний, проводимых главой города и совещаний с главами районов, поселков и сел осуществляет секретариат главы города, управление организационно - кадровой работы. Аналогичную работу проводят структурные подразделения администрации - ответственные за подготовку данного совещания. Подготовку помещений, размещение участников совещания, в случае необходимости, в гостиницах и решение других вопросов хозяйственно - технического обслуживания участников всех видов совещаний осуществляет управление делами.

2.6.9. Контроль исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы города осуществляет секретариат главы города. Контроль исполнения протокольных поручений и решений, принятых на других совещаниях, осуществляют ответственные за их подготовку и проведение департаменты, управления, комитеты, отделы.

2.6.10. Вопросы организационно - технического обеспечения, подготовки и проведения пресс - конференций, встреч "За круглым столом" главы города, осуществляет секретарит главы, информационно - аналитический отдел, должностные лица и специалисты управления делами в соответствии со своей компетенцией.

Аналогичные мероприятия, проводимые заместителями главы, другими должностными лицами администрации, обеспечиваются информационно - аналитическим отделом и соответствующими подразделениями управления делами.

Предварительная информация для СМИ предоставляется в информационно - аналитический отдел не позднее, чем за 2 дня до планируемого мероприятия.

2.7. Совещания - семинары, другие мероприятия коллективной формы обсуждения вопросов

2.7.1. Назначение, подготовка и проведение семинаров - совещаний, других мероприятий коллективной формы обсуждения вопросов в администрации осуществляются в аналогичном порядке, установленном настоящим регламентом для совещаний.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы городского округа город Воронеж от 25 августа 2005 г. N 1544 в раздел 3 настоящего Регламента внесены изменения

Cм. текст раздела в предыдущей редакции

3. Порядок работы с распорядительными документами администрации
города

3.1. Проекты постановлений администрации и распоряжений главы города готовятся департаментами, отделами, управлениями, комитетами по поручению главы и исходя из планов работы и графиков мероприятий городской администрации.

3.2. К подготовке постановлений администрации и распоряжений главы города могут привлекаться работники предприятий, организаций, учреждений, общественных формирований. Если проект документа готовят несколько структурных подразделений городской администрации, то ответственность за подготовку возлагается на руководителя подразделения, указанного в списке (поручения, плана работы) первым.

3.3. Проекты постановлений администрации и распоряжений главы города должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормам действующего законодательства, отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию. Проект не должен превышать 2-3 страниц, а по крупным вопросам - 4 - 4,5 страниц через полтора интервала, справка к нему - не более 3 страниц машинописного текста. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 (для оформления текстовых материалов);

- учитывать реальные финансовые и материально - технические возможности для выполнения поставленных проблем и задач.

3.3.2. Проект должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части кратко излагается содержание вопроса.

В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

В проекте и справках должны употребляться полные наименования предприятий, организаций. Если в начале даны их полные наименования, то в последующем могут употребляться сокращения.

3.3.3. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

3.3.4. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не подчиненная администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

3.3.5. В качестве исполнителей в проектах документов указываются подчиненные органы управления или организации без указания фамилий руководителей. Должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично.

3.3.6. Срок исполнения указывается конкретной датой.

3.3.7. При ссылке в проектах документов на правовые акты указываются дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.

3.3.8. В случае необходимости отмены ранее принятых документов указывается дата, номер и наименование или отдельный пункт, подлежащий отмене.

3.3.9. Последний пункт проекта документа устанавливает должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа и конкретный срок контроля.

3.4. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений администрации и распоряжений главы города, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений администрации города, вносящих проект.

3.5. Проекты постановлений администрации, распоряжений главы города представляются исполнителем при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение проекта и обоснование необходимости его принятия, вместе со справочными и аналитическими материалами, списком рассылки документа.

3.6. В каждом контролируемом документе указывать: работника, осуществляющего контроль за исполнением; контрольный срок исполнения документа, а при необходимости - срок промежуточного контроля.

3.7. Проекты постановлений и распоряжений, являющиеся контрольными, визируются в контрольном управлении перед согласованием в управлении разработки нормативной базы местного самоуправления.

3.8. После согласования проектов в управлении разработки нормативной базы местного самоуправления исполнитель документа представляет в информационный сектор общего отдела вместе со всеми материалами электронные копии текстов проектов всех постановлений и всех распоряжений литеры "Р" на магнитных носителях (дисках).

3.9. Срок согласования проектов распорядительных документов в каждом подразделении администрации не более 2 дней.

3.10. Визирование распорядительных документов.

3.10.1. Визирование распорядительных документов.

- на листе визирования: руководителями заинтересованных подразделений, служб, ведомств, организаций, предприятий (с указанием Ф.И.О., даты и заверенных печатью);

- на оборотной стороне проекта: исполнителем (с указанием Ф.И.О., должности, номером телефона, даты визирования), заместителем главы администрации городского округа, курирующим данное направление работы, директором соответствующего департамента, начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления;

- на номерном бланке: руководителем аппарата администрации городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа, курирующим подразделение разработчика документа, начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления;

- визирующий в обязательном порядке рядом с росписью ставит дату рассмотрения документа.

3.10.1.1. Особенности визирования проектов распорядительных документов по кадровым вопросам.

Проекты распорядительных документов о назначении на муниципальную должность муниципальной службы письменно визируются на обратной стороне проекта руководителем структурного подразделения, начальником управления организационно-кадровой работы, начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления, руководителем аппарата администрации города.

3.10.1.2. Особенности визирования проектов распорядительных документов, связанных с отношениями собственности (владения, пользование и распоряжение муниципальной собственностью ( в том числе земельными участками и природными объектами, находящимися в муниципальной собственности).

Проекты распорядительных документов, связанные с отношениями собственности визируются исполнителем (с указанием Ф.И.О., должности, номера телефона, даты визирования), начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления, директором департамента (управления, комитета), главой администрации соответствующего района (на листке визирования).

3.10.1.3. Особенности визирования проектов распорядительных документов по экономическим и финансовым вопросам.

Обязательному согласованию с директором департамента экономики и финансов подлежат проекты распорядительных документов администрации по следующим направлениям:

а) использование финансовых и материальных ресурсов города Воронежа:

- поступление и использование средств бюджета, внебюджетного и валютного фондов;

- предоставление физическим и юридическим лицам финансовых и налоговых льгот за счет средств бюджета города.

б) инвестиционная деятельность:

- создание предприятий, учреждений и организаций для осуществления хозяйственной деятельности, их реорганизация и ликвидация;

- создание муниципальных внешнеэкономических организаций, оказание предприятиям помощи в развитии экспортных возможностей;

- предоставление бюджетных гарантий при осуществлении инвестиционной деятельности;

- создание залоговых фондов за счет муниципального имущества для обеспечения гарантий инвестиций.

в) штатное расписание структурных подразделений администрации города, районов города и вносимых в них изменений;

г) оплата труда муниципальных служащих и работников муниципальных предприятий, учреждений, находящихся на полном или частичном бюджетном финансировании;

д) оплата труда, устанавливаемая в контрактах с руководителями муниципальных предприятий и учреждений;

е) индексация размеров месячных тарифных ставок, установленных территориальными тарифными соглашениями;

ж) согласование цен и тарифов на услуги и товары, оказываемые и производимые муниципальными предприятиями для предприятий, организаций бюджетной сферы и населения;

з) расходование средств внебюджетного фонда;

и) другие экономические и финансовые вопросы.

3.10.2. визирование распорядительных документов на номерном бланке.

Распорядительные документы визируются руководителем аппарата администрации города, заместителем главы города, курирующим подразделение разработчика документа, и начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления управления, за исключением:

- распорядительные документы, связанные с земельными отношениями (за исключением земельных участком, право аренды, которых продано через торги), визируются директором департамента градостроительства и архитектуры, заместителем главы, курирующим данное направление деятельности, и начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления.

- распорядительные документы, связанные с отношениями муниципальной собственности (в том числе документы по земельным участкам, право аренды которых продано через торги), визируются начальником управления муниципальной собственности, заместителем главы, курирующим данное направление деятельности, и начальником управления разработки нормативной базы местного самоуправления.

3.11. Проекты документов со всеми необходимыми материалами сдаются в общий отдел администрации.

3.12. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, и об этом делается запись на оборотной стороне проекта или листе визирования.

Если в процессе первоначального визирования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке с учетом этих изменений и повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

3.13. Документы, не соответствующие требованиям действующего законодательства, подготовленные с нарушением установленного порядка или не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены на их доработку исполнителю начальником общего отдела.

3.14. Если в проекте постановления предусмотрено обращение в Правительство РФ, федеральные министерства и ведомства, то к нему прилагается проект письма с визами исполнителя и руководителя подразделения.

3.15. Постановления администрации, распоряжения главы города могут иметь приложения, на которых проставляется гриф: "Приложение к постановлению администрации или распоряжению главы города от ____________N________". Приложения подписываются руководителем подразделения, вносящего данный вопрос на рассмотрение.

3.16. Постановления администрации и распоряжения главы города вступают в силу с момента их подписания и регистрации в общем отделе, если иное не определено самим документом.

3.17. Проекты документов, возвращенных на доработку, окончательно редактируются исполнителями в течение двух дней, кроме тех из них, по которым установлен иной срок.

3.18. Подписанные главой города (в его отсутствие - заместителем) постановления, распоряжения передаются в общий отдел для их регистрации и рассылки.

3.19. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений администрации и распоряжений главы города.

3.20. Подписанные постановления и распоряжения в 3-дневный срок направляются общим отделом адресатам, согласно расчету рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа. Контрольные документы в обязательном порядке направляются в контрольное управление.

3.21. Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались документы.

3.22. Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию главы города или руководителя аппарата администрации города общим отделом.

3.23. Постановления с грифом "СС", "С", "ДСП" оформляются специалистом по защите государственной тайны и информации. Порядок работы с распорядительными документами администрации города, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

4. Порядок работы с обращениями граждан

4.1. Письменные обращения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Воронежа от 25 октября 2002 г. N 1968 в пункт 4.1.1. настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1.1. Поступившие в администрацию города письма и заявления граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан. По желанию заявителя, при наличии второго экземпляра ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста. В тот же день зарегистрированные письма и заявления направляются, с учетом их содержания, главе города его заместителям, директорам департаментов, для рассмотрения в сроки, установленные действующим законодательством. Контроль за сроками рассмотрения писем граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

4.1.2. Письменные обращения граждан после рассмотрения, с резолюцией соответствующего руководителя администрации города, не позднее двух суток со дня получения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления указанным в резолюции исполнителям.

4.1.3. Повторные письма, а также письма граждан, поступившие в администрацию через вышестоящие государственные органы и взятые ими на контроль, проверяются соответствующими подразделениями администрации совместно с работниками отдела по работе с обращениями граждан.

4.1.4. Письма граждан рассматриваются, как правило, в срок до 15 дней, но не свыше одного месяца. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, срок может быть продлен на срок до одного месяца. В этом случае заявителю направляется промежуточный ответ.

4.1.5. Если в письме ставится несколько вопросов, ответственным считается первый исполнитель по основному вопросу, изложенному в письме.

4.1.6. Ответственность за своевременную и качественную организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на отдел по работе с обращениями граждан.

4.1.7. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации города, администраций районов, которые готовят информацию по результатам проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в обращении.

4.1.8. Если в ответе не отражены все вопросы, поставленные в обращении, то материал по его рассмотрению возвращается исполнителю.

4.1.9. Рассмотрение обращений, поступивших из вышестоящих органов, и подготовку ответов на них осуществляют департаменты, управления, комитеты, отделы. Ответы на обращения граждан направляются в вышестоящие органы за подписью главы города, его заместителей, руководителя аппарата, а по их поручению - за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения.

4.1.10. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально анализирует состояние работы с обращениями граждан, определяет эффективность их рассмотрения. Аналитические материалы, предложения по совершенствованию работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан направляются главе города, его заместителям, руководителю аппарата администрации.

4.2. Организация личного приема граждан

4.2.1. Прием граждан проводится главой города, его заместителями, директорами департаментов, председателями комитетов, начальниками управлений, отделов и организуется отделом по работе с обращениями граждан согласно графику, утвержденному главой города.

4.2.2. Подготовка к приему граждан, предварительные беседы и запись на прием производятся специалистами отдела по работе с обращениями граждан, консультантами главы города и заместителей главы города.

4.2.3. Контроль за сроками исполнения поручений, даваемых на приеме главой города, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Работники, выполняющие поручения, сообщают гражданам о принятых мерах в срок до одного месяца.

4.2.4. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан осуществляют проверку работы с письмами и обращениями граждан в департаментах, управлениях, комитетах, отделах, районных и поселковых администрациях, на муниципальных предприятиях, согласно отдельного плана.

Каждое полугодие общий отдел информирует население через средства массовой информации о работе с обращениями граждан.

4.2.5. По итогам года до 5 января следующего за отчетным, департаменты, комитеты, управления, отделы направляют в отдел по работе с обращениями граждан отчеты о состоянии работы с обращениями граждан.

5. О работе с кадрами администрации города

5.1. На руководителя администрации города, управления: организационно - кадровой работы, административно - правовое, занимающиеся кадровыми вопросами, возлагаются следующие задачи в соответствии с Законом "О муниципальной службе в Воронежской области":

- обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, прохождение испытательного срока;

- оформление решения муниципальных органов по вопросам муниципальной службы, ведение личных дел, внесение необходимых записей в трудовые книжки;

- ведение реестра муниципальных служащих;

- организация переподготовки (переквалификации) и повышения квалификации;

- консультирование муниципальных служащих по трудовым и правовым вопросам.

5.2. Прием на работу (назначение на должность), перевод, увольнение (освобождение от должности) заместителей главы города, руководителя аппарата администрации города и его заместителя, глав администраций районов города, директоров департаментов и их заместителей, председателей комитетов и их заместителей, начальников управлений и их заместителей, консультантов и помощников главы города, других категорий работников администрации города в соответствии с утвержденным перечнем назначаемых должностей, руководителей муниципальных предприятий, учреждений, организаций, осуществляет глава города.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Воронежа от 21 мая 2002 г. N 830 в пункт 5.3 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Прием на работу, перевод, увольнение других категорий работников администрации города, начиная с начальника отдела и ниже, оформляется приказами руководителя аппарата администрации города.

5.4. Предоставление отпусков работникам городской администрации, главам районных администраций, руководителям муниципальных предприятий, учреждений, организаций оформляется в соответствии с п.п. 5.2 - 5.4 настоящего регламента.

5.5. Право подписи трудовых книжек, копий личных документов, справок о стаже работы и другие имеет руководитель аппарата администрации города и руководитель кадровой службы администрации города.

5.6. При приеме на работу предоставляются следующие документы:

- личное заявление, анкета, автобиография;

- документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка;

- страховое свидетельство государственного пенсионного образования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ, подтверждающий необходимое образование (копия);

- две фотокарточки 4 х 6;

- справка из органов налоговой службы об имущественном положении.

5.7. Заявления о приеме на работу рассматриваются и визируются заместителями главы города, руководителем аппарата администрации и его заместителем, директорами департаментов, руководителями комитетов и управлений в соответствии с их компетенцией.

5.8. Кадровая служба администрации города:

- готовит предложения о системе работы с кадрами в администрациях города и районов, их органах и подразделениях, условиях приема на работу, системе поощрения, формах контроля профессионализма и компетенции муниципальных служащих;

- проводит анализ кадрового обеспечения структурных подразделений города;

- готовит проекты распоряжений главы города по приему, перемещению, увольнению кадров, предоставлению отпусков;

- готовит проекты приказов по структурным подразделениям администрации города;

- организует, готовит методические материалы по аттестации работников администрации города и районов, их структурных подразделений и служб;

- проводит анкетирование кандидатов на службу, организует проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, квалификационных экзаменов для присвоения квалификационных разрядов;

- ведет личные дела муниципальных служащих, вносит необходимые записи в трудовые книжки;

- ведет учет больничных листов в аппарате администрации и структурных подразделениях;

- ведет реестр муниципальных служащих администрации города;

- проверяет правильность оформления документов, визирует проекты постановлений администрации и распоряжений главы города по кадровым вопросам и муниципальной службе;

- консультирование по кадровым вопросам и вопросам прохождения муниципальной службы.

5.9. Проекты постановлений администрации и распоряжений главы города по вопросам организации муниципальной службы, изменению схемы управления и структуры муниципальных органов, кадровым назначениям, приему, увольнению, предоставлению отпусков, представляет на подпись главе администрации города руководитель аппарата администрации.

5.10. Департаменты, комитеты, управления, отделы администрации города, администрации районов, представляют в управление организационно - кадровой работы администрации города до 20 числа следующего за кварталом месяца сведения:

- об изменении в учетных данных руководителей структурных подразделений администрации города, администраций районов согласно перечню должностей, назначение на которые осуществляет глава города;

- о наличии вакантных должностей ответственных работников;

- один раз в год до 15 января представляют список резерва кадров.

5.11. Вопросами организации учебы кадров ведает управление организационно - кадровой работы.

Структурные подразделения администрации города, администрации районов представляют в отдел кадровой работы предложения по кандидатурам на учебу:

- в Воронежский филиал Российской Академии государственной службы при Президенте РФ, Воронежский институт экономики и социального управления;

- на курсы, в институты и центры повышения квалификации кадров.

6. Организация контроля и проверки исполнения распорядительных
документов

6.1. Задачи контроля исполнения распорядительных документов.

6.1.1. Обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Определение мер по устранению имеющихся недостатков, изыскание резервов во всех структурах городского хозяйства, повышение эффективности работы по обеспечению жизнедеятельности города.

6.2. Общие правила контроля исполнения документов.

6.2.1. Контролю подлежат вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию главы администрации на обязательный контроль может быть поставлен любой документ.

6.2.2. Контроль за исполнением распорядительных документов включает:

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

- контроль за сроками исполнения документов;

- периодический анализ результатов исполнения документов в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению документов.

6.2.3. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, кураторам и обеспечивает предварительный контроль сроков исполнения документов, оперативное информирование главы города, исполнителей и кураторов о состоянии исполнения распорядительных документов и исполнительской дисциплине.

6.2.4. Координацию и работу по осуществлению оперативного контроля за исполнением документов, анализ и обобщение данных о ходе и сроках их выполнения осуществляет контрольное управление администрации г. Воронежа.

6.3. Сроки исполнения документов:

6.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документов.

6.3.2. Сроки исполнения распорядительных документов указываются в тексте документа. В случае, если срок не указан, документы исполняются, как правило, в месячный срок, со дня принятия.

6.3.3. Изменение (приостановление, продление) срока исполнения распорядительных документов производится должностным лицом, установившим этот срок. Информации об изменении срока исполнения документов направляются в контрольное управление для внесения соответствующих изменений в банк регистрационных данных.

6.4. Организация контроля исполнения документов.

6.4.1. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют руководители администрации города, на которых он возложен в самом документе, с момента постановки документов на контроль.

6.4.2. Структурные подразделения администрации, которым поручено исполнение тех или иных поручений, разрабатывают мероприятия по организационному и практическому обеспечению исполнения постановлений, распоряжений.

6.4.3. Руководителю, осуществляющему общий контроль за документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют информации и необходимые материалы (справки, сведения и т.п.). Адресование информации об исполнении документа в контрольное управление производится ответственным исполнителем после проверки достоверности и полноты его выполнения. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность предоставленной информации.

6.5. Ведение контроля за исполнением документов:

6.5.1. На документах, поставленных на контроль, в общем отделе управления делами администрации города и в контрольном управлении, проставляется знак контроля (штамп) "Контроль". Для отметки о контроле ГОСТ отведено определенное место на левом поле бланка документа на уровне реквизита "заголовок к тексту". На левом поле для подшивки оставляется место.

6.5.2. Данные распорядительного документа (вид документа, регистрационный номер, дата, заголовок документа, N пункта, N приложения, заголовок, задания, срок исполнения, реквизиты исполнителя, фамилия ответственного исполнителя) вводятся в компьютер контрольным управлением администрации города.

6.5.3. Должностные лица администрации, осуществляющие контроль документов, контрольное управление ведут "папки контроля", в которых концентрируются материалы, связанные с подготовкой вопроса и выполнением распорядительных документов (план подготовки вопроса, докладные записки, мероприятия по организации выполнения документа, информация с мест, справки о результатах проверок, статистические данные, справочные материалы об исполнении документов, выписки из решения о снятии с контроля и др.).

6.5.4. По требованию контрольного управления ответственные исполнители, руководители, осуществляющие контроль, обязаны предоставить исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле документов, в том числе администрации области.

6.5.5. Продление срока исполнения документа должно быть оформлено своевременно, но не позднее чем за 3 дня до истечения срока его исполнения, в порядке, предусмотренном п. 6.3.3. настоящего регламента, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения первоначально установленного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

6.5.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, проведения проверок и письменного сообщения результатов в контрольное управление или другого документированного подтверждения исполнения с визой руководителя, осуществляющего контроль данного документа.

6.5.7. Решение о снятии с контроля документов принимается на основании письменной резолюции главы администрации города или лица, исполняющего его обязанности.

6.5.8. После исполнения документа и занесения всех необходимых данных в банк регистрационных данных на нем проставляется штамп "Снято с контроля". Передача на хранение в архив контрольных документов производится в январе каждого года.

6.5.9. Контрольное управление администрации города ежеквартально направляет руководителям, осуществляющим контроль документов, в структурные подразделения - исполнители перечни не исполненных в срок документов. Исполнители обязаны в течение 3 дней письменно сообщить в контрольное управление о принятых мерах по исполнению этих документов.

6.5.10. Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются контрольным управлением по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются главе администрации города.

6.5.11. Обобщенные результаты контроля за исполнением документов ежемесячно анализируются контрольным управлением. На основе анализа разрабатываются предложения по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля, которые предоставляются главе администрации города.

6.6. Руководители структурных подразделений администрации города, главы районных администраций несут дисциплинарную ответственность за качественное исполнение распорядительных документов, соблюдение сроков, указанных в них, своевременное информирование контрольного управления.

6.7. Контрольное управление администрации города имеет право вносить руководству города предложения о дисциплинарной и административной ответственности должностных лиц за невыполнение, несвоевременное или некачественное выполнение распорядительных документов.

6.8. Вся письменная информация о ходе исполнения контрольных документов направляется в контрольное управление через канцелярию общего отдела Управления делами администрации города.

7. Организация делопроизводства

7.1. Порядок работы с документами.

7.1.1. Регистрацию законов Российской Федерации, нормативных актов президента, Государственной Думы и правительства России, поступивших в администрацию, осуществляет общий отдел и направляет в административно - правовое управление. Регистрацию служебных писем и другой корреспонденции ведет общий отдел, специальной почты - специалист по защите государственной тайны и информации.

В соответствии с поручением главы города и в установленные им сроки по этим документам заместители главы города, руководители соответствующих комитетов, управлений, отделов готовят проекты постановлений, распоряжений, организационно - технические мероприятия и другие предложения по их выполнению. Если конкретные сроки исполнения не указаны, то исполняться эти документы должны в срок до 30 дней.

7.1.2. По нормативным актам президента, Государственной Думы и правительства России, в которых определены сроки представления информации, соответствующие подразделения готовят информацию в их адрес и, не позднее чем за 5 дней до установленного срока, передают их главе города, или в период его отсутствия - заместителю, через руководителя аппарата администрации.

7.1.3. Прием, регистрация, отправка всей корреспонденции осуществляется только канцелярией общего отдела в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

7.1.4. Общий отдел контролирует выполнение требований инструкции по делопроизводству и регламента работы администрации города.

7.1.5. После регистрации документов канцелярия общего отдела, помощники, секретари главы, заместителей главы, руководителя аппарата администрации города и директоров департаментов готовят их к докладу руководителям администрации. При необходимости подбирают имеющуюся переписку по соответствующему вопросу. Рассмотрение руководством администрации поступающих документов осуществляется, как правило, в день поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

7.1.6. После рассмотрения документов главой города, заместителями главы, руководителем аппарата работники их приемных через канцелярию общего отдела направляют служебные документы соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа.

7.1.7. Поступающие документы исполняются должностными лицами, как правило, в 10-дневный срок, но не более одного месяца со дня поступления.

7.1.8. Служебные документы, по которым требуется решение или ответ, документы с поручением главы города, его заместителей, берутся под контроль и на них ставится штамп "Контроль". Контроль за исполнением письменных и устных поручений осуществляют консультанты главы города, специалисты подразделений администрации, а по срокам - общий отдел.

7.1.9. Департаменты, комитеты, управления, отделы, организации и учреждения, которым направлен документ, исполняют его в срок, установленный руководством администрации. Если срок не установлен, исполнение документа не должно превышать 30 дней. Справка об исполнении служебных документов адресуется администрации города и передается в канцелярию общего отдела. Документы с поручениями заместителей главы города, руководителя аппарата и директоров департаментов снимаются с контроля ими же лично. Записка об исполнении документа с поручением главы города визируется руководителем департамента, комитета, управления, отдела, организации, учреждения, а также заместителем главы города, курирующим данный участок работы. Документы, направленные непосредственно комитетам, управлениям, отделам на их окончательное рассмотрение, снимаются с контроля их руководителями на основании справки или информации исполнителя.

7.1.10. Ответы на документы вышестоящих органов подписывает только глава города, его заместители. Ответы на другие служебные письма подписывают заместители главы города, руководитель аппарата, директора департаментов.

7.1.11. Если документ адресован главой города нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ, либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

7.1.12. Служебные документы считаются исполненными и подшиваются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в общий отдел.

7.1.13. Работники приемных главы города, его заместителей, руководителя аппарата, подразделения администрации получают и отправляют корреспонденцию только через канцелярию общего отдела. Если работником (в т.ч. руководителями администрации) получен документ лично от руководителя предприятия, организации, учреждения, то он должен быть передан в канцелярию для регистрации.

7.1.14. Постановления администрации, распоряжения главы города, прочие документы передаются канцелярией общего отдела главе города, его заместителям, руководителю аппарата, комитетам, управлениям, отделам.

7.1.15. Передача корреспонденции из одной приемной в другую производится только через канцелярию общего отдела. Исполненные документы со штампом "Контроль" и "Подлежит возврату" вместе со справками о результатах рассмотрения возвращаются в канцелярию общего отдела. Документы, не подлежащие возврату, после исполнения и списания их в дело раскладываются в приемных главы города, его заместителей, руководителя аппарата, подразделениях по папкам в соответствии с номенклатурой дел.

7.1.16. Размножение документов производится в течение трех дней множительным бюро по разрешению начальника общего отдела.

7.2. Правила работы архива.

7.2.1. Архив администрации города принимает на хранение документы отделов в соответствии с номенклатурой дел (по личному составу и постоянного хранения). Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения.

7.2.2. Совместно с экспертной комиссией архив ежегодно организует и проводит экспертизу ценности распорядительных документов.

7.2.3. Архив принимает на хранение правильно оформленные документы в установленные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.

7.2.4. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование департаментам, комитетам, управлениям, отделам с разрешения начальника управления делами.

7.2.5. Порядок учета, хранения и движения документов, принятых архивом, обеспечивается в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов".

8. Гласность в работе администрации города

8.1. Глава администрации, заместители главы города, руководитель аппарата администрации, руководители структурных подразделений администрации информируют население города о работе администрации путем регулярных выступлений в средствах массовой информации.

8.2. Ответственность за подготовку и публикацию распорядительных документов о деятельности администрации города возлагается на пресс - секретаря и информационно - аналитический отдел.

9. Регламент рабочих дней недели

9.1. Регламент рабочих дней устанавливается нормативным актом администрации города, в котором определено проведение:

- еженедельных рабочих совещаний, проводимых главой города с руководителями структурных подразделений администрации города, городских учреждений и организаций;

- прием граждан по личным вопросам руководителями администрации города и ее структурных подразделений;

- других мероприятий администрации города.

10. Порядок пропуска в здание администрации города

10.1. Работники администрации города, ее структурных подразделений, администраций районов г. Воронежа пропускаются в административное здание по предъявлении удостоверения личности. Работники сторонних организаций, посетители пропускаются по предъявлении временного или разового пропуска.

10.2. Удостоверения личности (служебные удостоверения) подписывают:

- глава города - заместителям главы города, главам администраций районов города Воронежа, руководителю аппарата;

- руководитель аппарата администрации - работникам аппарата администрации, работникам самостоятельных подразделений администрации (по письменному представлению руководителя подразделения), руководителям муниципальных предприятий. Изготовление служебного удостоверения производится по письменному разрешению начальника управления делами.

10.3. Разрешение на выдачу временного пропуска и право его подписи предоставлено начальнику управления делами. Временный пропуск выдается работникам сторонних организаций для временного посещения структурных подразделений, размещенных в здании администрации города сроком не более чем на один год.

10.4. Разовый пропуск дает право однократного прохода в здание администрации в рабочие дни и в рабочее время. Для выдачи разового пропуска посетителю руководитель принимающего подразделения или его заместитель обязан позвонить в бюро пропусков и заказать пропуск. Разрешение на выдачу разового пропуска дает командир отделения милиции по охране администрации города. Сотрудник, принимавший посетителя, обязан сделать отметку о времени ухода посетителя.

10.5. При предъявлении удостоверений личности пропускаются в здание:

- работники администраций города, районов, поселков;

- руководители предприятий;

- работники правоохранительных органов, судов;

- депутаты представительных органов власти;

- аккредитованные корреспонденты средств массовой информации по согласованию с пресс - службой администрации.

10.6. Приглашенные в администрацию города на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным руководителем, заместителем руководителя структурного подразделения городской администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации города эти списки должны заблаговременно передаваться командиру отделения милиции по охране административных зданий

11. Дежурство в администрации

11.1. В приемной главы города дежурство ведется круглосуточно: в рабочие дни с 8.30 до 17.30 часов секретарем приемной, помощниками, консультантами главы города, в другое время суток - дежурными специалистами общего отдела. На праздничные и выходные дни составляется отдельный график дежурства.

Руководитель аппарата

администрации города

О.И. Шамрин