Приложение. Положение об архивном отделе Воронежской области

Положение
об архивном отделе Воронежской области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 15 июля 2005 г. N 649)

С изменениями и дополнениями от:

28 декабря 2005 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Воронежской области (далее - архивный отдел) является исполнительным органом государственной власти Воронежской области, проводящим государственную политику в области архивного дела на территории Воронежской области.

ГАРАНТ:

См. Примерное положение об органе управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, утвержденное приказом Росархива от 11 июля 1994 г. N 56

1.2. В систему архивного отдела входят государственный архив Воронежской области, государственный архив общественно-политической истории Воронежской области и архивные службы органов местного самоуправления городов и районов области.

Архивный отдел вместе с подведомственными архивными учреждениями находится в ведении Федерального архивного агентства и непосредственно подчиняется заместителю главы администрации области.

1.3. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными, областными законодательными актами, а также настоящим положением.

1.4. Архивный отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему государственные архивы во взаимодействии с другими органами исполнительной власти Воронежской области, органами местного самоуправления и их архивными службами, общественными объединениями и иными организациями и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в Воронежской области.

1.5. Положение об архивном отделе, его структура, численность и месячный фонд оплаты труда утверждаются Постановлением администрации области.

1.6. Архивный отдел финансируется за счет областного бюджета.

1.7. Архивный отдел обладает правами юридического лица, имеет гербовую печать со своим наименованием, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки, а также расчетный счет в учреждении банка.

1.8. Местонахождение архивного отдела: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и Архивного фонда Воронежской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.

2.3. Координация деятельности архивных учреждений области, обеспечение их функционирования.

2.4. Исполняет иные полномочия Воронежской области в области архивного дела.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством области.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Воронежской области, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках области, органах государственной власти, государственных унитарных предприятиях, государственных учреждениях, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральное архивное агентство.

3.3. Организует работу по контролю за состоянием ведомственных архивов учреждений и организаций - источников комплектования внедрению в деятельность государственных органов и учреждений государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, оказанию им консультационно-методической помощи; совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Проверяет выполнение организациями, независимо от ведомственной подчиненности, законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит в установленном порядке на рассмотрение главы администрации области проекты нормативных правовых актов по архивному делу, предложения по развитию архивной службы области.

3.6. Разрабатывает проекты областных программ, перспективные и текущие планы развития архивного дела, организует их реализацию, ведет статистический учет состояния и деятельности архивных учреждений области.

3.7. Организует и проводит работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений области.

3.8. Решает в установленном порядке вопросы о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.

3.9. Устанавливает решением экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела порядок отнесения документов к составу Архивного фонда области и экспертизы их ценности, определяет категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда области, согласовывает списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов, примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций, решает вопросы об отнесении к составу Архивного фонда области конкретных документов.

3.10. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на государственное хранение.

3.11. Реализует в установленном порядке преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда области.

3.12. Организует публикационную, научно-исследовательскую и информационную деятельность архивных учреждений области, издание архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании Архивного фонда области, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.

3.13. Организует исполнение запросов юридических лиц, российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

3.14. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению архивами и организациями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.15. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования, охраны документов, принимает меры по материально-техническому обеспечению госархивов, укреплению и развитию их материальной базы.

3.16. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

3.18. Обеспечивает мобилизационную подготовку архивного отдела, а также контроль и координацию деятельности находящихся в его ведении архивных учреждений области.

3.19. Организует в пределах своей компетенции своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема в госархивах области.

3.20. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и государственных архивов области, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств от реализации платных работ и услуг.

3.22. Составляет сводные бухгалтерские отчеты и сметы расходов архивного отдела и государственных архивов, проводит экономический анализ исполнения смет расходов этих учреждений.

3.23. Организует повышение квалификации работников архивного отдела, государственных и муниципальных архивов.

3.24. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными законами, нормативными и правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, администрации Воронежской области.

4. Права

Архивный отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от архивных служб органов местного самоуправления городов и районов области, от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, необходимые для ведения государственного централизованного учета архивных фондов и документов.

4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, независимо от их ведомственной подчиненности, обязательные для выполнения письменные рекомендации по работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Вносить в установленном порядке в судебные органы протоколы о нарушениях правил хранения, комплектования, учета или использования документов учреждений, организаций и предприятий области, независимо от их ведомственной подчиненности и организационно-правовой формы.

4.4. Ставить вопрос о создании межведомственных комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством, принимать участие в работе комиссий, советов.

4.5. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.6. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать условия конкурсов.

4.7. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом.

5. Организация деятельности

Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности.

5.1. Архивный отдел возглавляет руководитель, который назначается и освобождается от должности главой администрации Воронежской области по представлению заместителя главы администрации.

Руководитель архивного отдела:

5.1.1. Руководит деятельностью архивной службы области и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и осуществление им своих функций.

5.1.2. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения должностными лицами органов управления архивной службы и архивными учреждениями области, организует и проверяет их исполнение.

5.1.3. Вносит в установленном порядке главе администрации Воронежской области предложения о развитии архивного дела в области.

5.1.4. Определяет структуру и вводит в действие штатное расписание, утвержденное в установленном порядке, утверждает смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, перечень платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 28 декабря 2005 г. N 1223 пункт 5.1.5 настоящего Положения изложен в новой редакции

Cм. текст пункта в предыдущей редакции

5.1.5. Назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке служащих архивного отдела и директоров государственных архивов области.

5.1.6. Утверждает положения о государственных архивах области, а также должностные регламенты гражданских служащих архивного отдела и должностные инструкции директоров госархивов.

5.1.7. Представляет в установленном порядке особо отличившихся работников архивного отдела и госархивов области к государственным наградам и присвоению почетных званий.

5.2. В архивном отделе образуется коллегия в составе руководителя архивного отдела (председатель коллегии), его заместителя по должности, директоров госархивов и других членов коллегии.

Состав коллегии утверждается руководителем архивного отдела.

Коллегия архивного отдела, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела в области, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты приказов и инструкций, заслушивает доклады руководителей архивных учреждений.

Решения коллегии оформляются приказами руководителя архивного отдела.

5.3. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда области, отбором их на хранение в государственные архивы и архивные учреждения муниципальных образований, экспертизой ценности документов.

ЭПК возглавляет заместитель руководителя архивного отдела.

Положение об ЭПК и ее состав утверждаются руководителем архивного отдела.

6. Ответственность

Архивный отдел несет ответственность за:

6.1. Несоблюдение требований законодательства РФ и Воронежской области, невыполнение постановлений и распоряжений администрации области по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

6.2. Невыполнение задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

6.3. Недостоверность и несвоевременность информации, представляемой администрацией области, организациям и гражданам.