Приложение N 1. Положение об управлении делами администрации г. Воронежа

Приложение N 1

к распоряжению

Главы города Воронежа

от 1 июля 2004 г. N 511-р

Положение
об управлении делами администрации г. Воронежа

1. Общие положение#

1.1. Управление делами администрации г. Воронежа (далее - управление) является структурным подразделением аппарата администрации города Воронежа.

1.2. Управление подчиняется главе города и непосредственно руководителю аппарата администрации города.

1.3. В своей деятельности управление руководствуется Конституцией, Законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, Законами Воронежской области, постановлениями областной и городской Думы, администрации области, администрации города, и другими действующими нормативными актами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, материально-технического обеспечения, внешних связей, связей с общественностью, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Структурными подразделениями управления являются:

- общий отдел;

- административно-хозяйственный отдел;

- отдел по работе с обращениями граждан;

- отдел внешних связей;

- отдел по связям с общественностью;

- городской межведомственный архив.

В структурных подразделениях управления могут создаваться сектора и группы по функциональным направлениям деятельности.

1.5. Подведомственными подразделениями управления делами являются:

- МУП "Управление служебными зданиями";

- МУ "Автобаза администрации города и скорой медицинской помощи";

- МУП КОК "Колос";

- МУП ТКОК "Росинка".

1.6. Структура, численность и месячный фонд заработной платы управления утверждается распоряжением главы города.

1.7. Возглавляет управление начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы города. В период его отсутствия функции начальника управления исполняет заместитель начальника управления - начальник общего отдела без дополнительного распорядительного возложения этих обязанностей.

1.8. Муниципальные служащие управления принимаются на должности и увольняются с муниципальных должностей муниципальной службы города распоряжением главы города и приказом руководителя аппарата администрации в соответствии с федеральным и областным законодательством.

1.9. Для обеспечения своей деятельности и выполнения основных задач управление делами имеет печати:

- малую гербовую - для заверки подписей руководителей структурных подразделений администрации города Воронежа;

- малую печать для документов и пропусков - для заверки фотографий при выдаче временных пропусков и заверки документов;

- печать управления делами для заверки копий распорядительных и иных документов администрации города Воронежа;

- печать общего отдела для заверки постановлений администрации города Воронежа и распоряжений главы города Воронежа.

1.10. Положение об управлении утверждается, изменяется и дополняется распоряжениями главы администрации города.

2. Основные задачи управления

Деятельность управления направлена на развитие системы городского местного самоуправления, повышение эффективности работы всех структурных подразделений администрации города, укрепления связи с общественными организациями города и развитие внешних связей.

Основными задачами управления являются:

- обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены подразделения администрации города, а также контроль за состоянием систем освещения и отопления;

- обеспечение сохранности и использование документов: по личному составу, в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан, долговременного и временного сроков хранения заинтересованными организациями в справочных целях. Участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использование их в социально-правовых интересах граждан;

- осуществление информационной поддержки администрации города, ведение банков данных распорядительных документов областных представительных и исполнительных органов власти, администрации города Воронежа, осуществление общения средствами Интернет с федеральными, региональными и муниципальными органами власти Российской Федерации, оказание методической помощи сотрудникам по вопросам использования вычислительной техники;

- оформление, учет и хранение в течение установленного срока постановлений и распоряжений администрации, другой документации, подготовка и сдача в архив в соответствии с существующими правилами соответствующей документации, обеспечение грамотного и качественного исполнения распорядительных документов;

- организация делопроизводства в администрации города в соответствии с инструкциями по делопроизводству, разработка инструкций и регламентов работы;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- проверка качества оформления документов, представляемых на подпись руководству органа исполнительной власти;

- оформление, выпуск, хранение подлинников организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений и др.) администрации города, обеспечение их рассылки и ознакомления с ними;

- организация технического обслуживания созываемых руководством администрации города совещаний и заседаний;

- ведение учета поступивших в администрацию предложений, заявлений и жалоб граждан;

- обеспечение развития, качественной и бесперебойной работы средств телекоммуникаций, телефонной проводной и мобильной связи, учет их работы и рационального использования;

- разработка предложений по установлению партнерских связей с городами и иными административными единицами зарубежных стран, а также с международными и иностранными организациями и частными лицами, заинтересованными в сотрудничестве;

- координация работы по реализации планов сотрудничества с зарубежными партнерами в области обмена опытом работы представительных и исполнительных органов власти, городского хозяйства, образования, медицины, культуры, искусства, спорта, туризма;

- формирование общественного мнения, способствующего решению наиболее значимых проблем жизни города с помощью общественных объединений, политических партий и религиозных конфессий;

- обеспечение конструктивного диалога власти и общества, широкого участия общественности в разработке и осуществлении городских программ;

- взаимодействие с подведомственными управлению делами подразделениями в вопросах обеспечения деятельности управления, направленной на улучшение использования зданий и сооружений, обеспечение бесперебойного предоставления автотранспорта для нужд подразделений администрации, обеспечение питанием, медицинским обслуживанием, организацию отдыха муниципальных служащих.

3. Функции управления

3.1. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов, составлении смет хозяйственных расходов.

3.2. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

3.3. Обеспечивает подразделения администрации мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

3.4. Организует оформление необходимых материалов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими подразделения, а также ведет учет их расходования и составляет соответствующую отчетность.

3.5. Ведет руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасада здания; хозяйственному обслуживанию совещаний, заседаний и других мероприятий.

3.6. Обеспечивает рациональную организацию питания сотрудников администрации во время обеденных перерывов.

3.7. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание противопожарного инвентаря в исправном состоянии.

3.8. Обеспечивает сохранность материальных ценностей.

3.9. Отвечает за организационное и протокольное обеспечение международных связей исполнительных органов власти и ведет переписку с органами власти и управления зарубежных муниципальных и иных территориальных образований, с министерствами и ведомствами Российской Федерации, с дипломатическими представительствами зарубежных стран, международными организациями и частными лицами;

3.10. Организует прием, размещение и необходимое обслуживание российских и иностранных делегаций и лиц, прибывших в служебную командировку.

3.11. Организует выезд городских делегаций за рубеж.

3.12. Выполняет перевод материалов и документов с иностранных языков на русский и с русского языка на иностранный.

3.13. Взаимодействует с управлением по внешнеэкономической деятельности и международным связям администрации Воронежской области.

3.14. Взаимодействует с представительством МИД РФ в городе Воронеже по вопросам международной деятельности и оформлению заграничных паспортов для сотрудников администрации.

3.15. Обеспечивает грамотное и качественное выполнение машинописных и множительных работ.

3.16. Обеспечивает обновление компьютерных программ, их унификацию;

3.17. Организует ремонт и техническое обслуживание, своевременное обеспечение расходными материалами копировально-множительной и компьютерной техники;

3.18. Осуществляет оформление служебных удостоверений для работников администрации и разовых пропусков.

3.19. Организует делопроизводство администрации, ее аппарата в соответствии с ГОСТами ГСДОУ и инструкцией по делопроизводству.

3.20. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства и научной организации управленческого труда.

3.21. Контролирует ведение делопроизводства и хранение документов в подразделениях администрации города в соответствии с инструкцией.

3.22. Организует регистрацию и рассылку в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству входящей корреспонденции, а также внутренних документов администрации города, отправку исходящей корреспонденции.

3.23. Принимает от упраздненных учреждений, организаций, ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций, на хранение документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения.

3.24. Обеспечивает сохранность документов архива по установленным правилам.

3.25. Осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан.

3.26. Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов.

3.27. Оказывает помощь и дает консультации работникам ликвидированных организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в проведении экспертизы ценности документов, их подготовке к передаче на хранение в городской архив.

3.28. Участвует в проведении общественных смотров и отраслевых проверках состояния и хранения документов в учреждениях.

3.29. Принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использования их в социально-правовых интересах граждан.

3.30. Организовывает и осуществляет контроль за размещением структурных подразделений администрации города Воронежа.

3.31. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации города, отправляет исходящую корреспонденцию.

3.32. Составляет проект номенклатуры дел администрации города и представляет его на утверждение в установленном порядке; организует и контролирует оформление дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях администрации города.

3.33. Осуществляет организационно-техническую подготовку заседаний администрации города и проводимых совещаний и семинаров (размножение и рассылку документации и повесток дня, извещений, стенографирование и составление протоколов, оформление материалов, регистрацию участников мероприятий, обеспечение руководства письменными принадлежностями и т.д.).

3.34. Рассылает в комитеты, управления, администрации районов, а также заинтересованным предприятиям, учреждениям и организациям, должностным лицам принятые постановления и распоряжения. В соответствии с существующими правилами высылает в вышестоящие органы постановления и распоряжения администрации.

3.35. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации, другую документацию, подготавливает и сдает в архив в соответствии с существующими правилами.

3.36. Обеспечивает грамотное и качественное исполнение документов, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию актов вышестоящих органов, решений и распоряжений администрации города, а также других служебных документов. Ежеквартально представляет руководству администрации города сведения о соблюдении сроков исполнения и неисполненных документах.

3.37. Принимает и регистрирует поступившие в администрацию предложения, заявления и жалобы граждан, ведет учет и передает их на рассмотрение главе администрации и его заместителям, организует прием граждан по личным вопросам; осуществляет контроль за постановкой этой работы в отделах, комитетах и управлениях, администрациях районов, вносит предложения по ее улучшению; оказывает методическую помощь; организует дежурство в администрации города.

3.38. Формирует совместно с комитетами, управлениями, департаментами и другими структурными подразделениями администрации предложения по приоритетным направлениям, подлежащим включению в общую информационную сеть.

3.39. Организует и координирует работы по созданию и эксплуатации информационно-вычислительной сети в администрации с целью обмена, хранения, переработки и перемещения информации по запросам абонентов.

3.40. Приобретает вычислительную техни