Приложение. Положение об архивном отделе администрации Воронежской области

Положение
об архивном отделе администрации Воронежской области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 28 февраля 2002 г. N 228)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации области, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Воронежской области. Архивный отдел является юридическим лицом, наделяется в установленном порядке имуществом на праве оперативного управления.

1.2. Архивный отдел создается постановлением администрации области и руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах, Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденным постановлением Правительства РФ N 1562 от 28.12.98 г., постановлениями и распоряжениями администрации и Думы Воронежской области, а также настоящим положением;

1.3. Архивному отделу администрации области непосредственно подчинены областной государственный архив и Центр документации новейшей истории;

1.4. Архивный отдел осуществляет отраслевое и межотраслевое руководство архивным делом в области непосредственно или через районные, городские архивы, областной государственный архив и Центр документации новейшей истории, ведает документами государственного Архивного фонда Российской Федерации, хранящимися в этих архивных учреждениях и ведомственных архивах области, и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела;

1.5. Архивный отдел имеет необходимые для его деятельности печати, штампы и бланки, совершенствует и упорядочивает свою структуру, готовит и издает свои приказы и распоряжения;

1.6. Реорганизация, ликвидация архивного отдела осуществляется в соответствии с федеральным и областным законодательством. В этих случаях работникам архивного отдела гарантируется соблюдение их прав в соответствии с законодательством РФ и области;

1.7. Начальник архивного отдела принимает на работу и увольняет работников. Их права, обязанности и ответственность определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с настоящим положением, и другими регламентирующими документами администрации области;

1.8. Месячный фонд заработной платы, штатная численность архивного отдела утверждаются главой администрации области.

2. Управление и структура

2.1. Архивный отдел подчиняется главе администрации области, руководителю аппарата администрации области и Федеральной архивной службе России;

2.2. Архивный отдел возглавляет и непосредственно руководит его деятельностью начальник архивного отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации области;

2.3. В архивном отделе образуется коллегия. Начальник архивного отдела является председателем коллегии;

2.4. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов государственного Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих хранению в областном государственном, районных, городских архивах и Центре документации новейшей истории области, и экспертизы ценности документов. Положение и состав комиссии утверждается начальником архивного отдела;

2.5. В штатном расписании архивного отдела имеется бухгалтерия, производящая операции архивного отдела, областного государственного архива и Центра документации новейшей истории;

2.6. Начальник архивного отдела:

2.6.1. - издает приказы в пределах компетенции архивного отдела, организует и проверяет их исполнение;

2.6.2 - распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований архивного отдела, областного государственного архива и Центра документации новейшей истории;

2.6.3 - назначает и освобождает от должности работников архивного отдела администрации области, директора областного государственного архива, директора Центра документации новейшей истории, их заместителей и главных хранителей фондов, осуществляет поощрения, а при необходимости - меры дисциплинарного воздействия на них;

2.6.4 - вносит предложения главам местного самоуправления городов и районов области по назначению и освобождению от должности заведующих районными и городскими архивами;

2.6.5 - отменяет приказы руководителей подчиненных архивных учреждений, противоречащие законодательству, настоящему положению и должностным обязанностям этих руководителей;

2.6.6 - утверждает положение о Государственном архиве Воронежской области и положение о Центре документации новейшей истории.

3. Основные цели и задачи

Архивный отдел организует исполнение и несет ответственность за реализацию следующих задач:

3.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда области;

3.2. Анализ состояния архивного дела, определение концепции его развития с учетом региональных особенностей;

3.3. Развитие и совершенствование совместно с органами государственной власти архивного дела и делопроизводства;

3.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, местных законодательных актов в области архивного дела;

3.5. Организация и координация научной и методической работы областного государственного, муниципальных архивов и Центра документации области по вопросам архивоведения, документоведения, археографии;

3.6. Внедрение результатов научных исследований и научно-технических достижений в практику работы областного государственного, муниципальных архивов и Центра документации области;

3.7. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений, организаций;

3.8. Распространение передового опыта работы в области архивного дела, разработка предложений по его дальнейшему развитию и совершенствованию.

4. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Организует комплектование и хранение документов государственного Архивного фонда Российской Федерации в областном государственном, муниципальных архивах и Центре документации области:

- обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственный архив;

4.2. Ведет государственный учет документов государственного Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в областном, районных, городских и ведомственных архивах и Центре документации новейшей истории области:

- осуществляет контроль за их сохранностью и использованием;

4.3. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий;

4.4. Обеспечивает подготовку проектов законодательных и иных нормативно-правовых актов по вопросам обеспечения сохранности, пополнения и использования документов Архивного фонда Воронежской области;

4.5. Подготавливает проекты и организует реализацию федеральных и областных программ развития архивного дела, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений;

4.6. Организует и проводит работу по совершенствованию сети и структуры областного государственного архива и Центра документации новейшей истории, вносит предложения в администрацию области по их образованию или упразднению;

4.7. Вносит предложения в Федеральную архивную службу России о передаче документов из Государственного архива Воронежской области в государственные архивы других областей, краев, автономных республик, а также городов Москвы и Санкт-Петербурга;

4.8. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в государственных архивах;

4.9. Участвует в работе зонального научно-методического совета работников архивных учреждений областей Центрально-Черноземного района Российской Федерации;

4.10. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

4.11. Проводит совместно с подразделениями администрации области и областной Думы, предприятиями, учреждениями, организациями работу по улучшению организации документов в делопроизводстве на основании внедрения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

4.12. Проверяет выполнение организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве;

4.13. В установленном порядке рассматривает просьбы учреждений, организаций, предприятий и заявление граждан, касающиеся старинных документальных памятников на территории области, и готовит по ним заключения, ведет регистрацию специальных разрешений Федеральной архивной службы России и осуществляет контроль за собиранием старинных документальных памятников на территории области, представляет в Федеральную архивную службу России сведения о результатах проделанной работы;

4.14. Публикует документы Архивного фонда Воронежской области, организует издание справочно-информационной литературы о составе и содержании документов, хранящихся в областном государственном архиве и Центре документации новейшей истории области, издает научно-практические пособия, организует и координирует их деятельность по публикации документов;

4.15. Организует информирование о документах областного государственного, районных, городских архивов и Центра документации новейшей истории области по актуальной тематике для использования в управленческих, научных, политических, социально-культурных целях, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документальной информации и эффективности использования документов;

4.16. Организует рекламу документальных памятников истории и культуры;

4.17. Составляет проект сметы расходов, финансовые и статистические отчеты областных архивных учреждений и представляет их в главное финансовое управление администрации области и областной комитет госстатистики в установленные сроки;

4.18. Организует внедрение в практику работы архивов области наиболее рациональные системы и методы хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов;

4.19. Осуществляет повышение квалификации работников подведомственных учреждений и организаций, ведомственных архивов области;

4.20. Организует своевременный и качественный анализ предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимые решения, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;

4.21. Организует работу по улучшению охраны труда, технике безопасности, производственной санитарии, соблюдению правил противопожарной безопасности в подведомственных архивных учреждениях и организациях, по предоставлению им помещений под документы и по их ремонту.

5. Права

Во исполнение Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, архивному отделу для решения стоящих перед ним задач и выполнения возложенных на него обязанностей предоставляется право:

5.1. Получать от предприятий, учреждений, организаций независимо от ведомственной подчиненности, материалы о работе ведомственных архивов и об организации делопроизводства и вводить в установленном порядке формы статистической отчетности по вопросам, входящим в компетенцию архивной службы;

5.2. Заслушивать представителей предприятий, учреждений, организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, по вопросам ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.3. Давать, в пределах своей компетенции, рекомендации для исполнения письменных указаний по работе архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.4. Согласовывать инструкции и учебные программы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

5.5. Создавать постоянные и временные ведомственные и межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве на территории области;

5.6. Созывать и проводить конференции, семинары, совещания по вопросам развития архивного дела, организации работы с документами и обмену опытом работы работников архивных учреждений области;

5.7. Должностные лица архивного отдела администрации области при выполнении своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения органов государственной власти, а также организации, независимо от их организационно-правовой формы;

5.8. Определять в установленном порядке категории учреждений, организаций, предприятий, от которых производится прием документов в областной государственный архив и Центр документации новейшей истории, а также состав документов, подлежащих хранению в государственном, ведомственных архивах и Центре документации области, или не подлежащих хранению.

6. Ответственность

Архивный отдел несет ответственность за:

6.1. Несоблюдение требований законодательства РФ и Воронежской области, невыполнение постановлений и распоряжений администрации области по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;

6.2. Невыполнение задач и функций, предусмотренных настоящим положением;

6.3. Недостоверность и несвоевременность информации, представляемой администрации области или другим учреждениям и организациям.