Приложение. Положение об организации личного приема и порядке рассмотрения обращения граждан руководителями администрации города

Положение
об организации личного приема и порядке рассмотрения обращения
граждан руководителями администрации города
(утв. распоряжением Главы города Воронежа
от 16 марта 2001 г. N 216-р)

С изменениями и дополнениями от:

25 октября 2002 г.

Рассмотрение обращений граждан в администрации города ведется в соответствии с Федеральным Законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Воронежской области "Об обращениях граждан".

Обращения граждан могут поступать в городскую администрацию в устной или письменной форме, по почте или сданы непосредственно заявителем в сектор по работе с обращениями граждан управления делами (далее приемную граждан), доведены до руководителей администрации города на личном приеме, а также на встречав "по прямой телефонной линии" и т.п.

1. Порядок работы с письменными обращениями граждан

1.1. Письменные обращения, поступившие по почте через канцелярию общего отдела управления делами администрации города, проверяются на правильность доставки, целостность вложений и передаются в группу писем. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя и дату его поступления.

1.2. Письменные обращения, доставленные в городскую администрацию непосредственно заявителем, сдаются в группу писем.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Воронежа от 25 октября 2002 г. N 1968 пункт 1.3. настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Письменные обращения регистрируются в электронной базе данных в день их поступления. На заявлении в нижнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящий номер. По желанию заявителя, при наличии второго экземпляра, ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста.

1.4. Зарегистрированные письма направляются для рассмотрения заместителям главы города, руководителю администрации города в соответствии с распределением между ними обязанностей, утвержденным распоряжением главы города. К письму прилагается карточка, на которой указывается Ф.И.О. руководителя и краткое содержание изложенных в обращении вопросов.

1.5. Письменные обращения, направленные главе города, его заместителям, руководителю администрации, выдаются их помощникам в группе писем под роспись.

1.6. Письменные обращения граждан после рассмотрения с резолюцией соответствующего руководителя администрации города помощники не позднее одних суток со дня их получения возвращают в группу писем для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления указанным в резолюции исполнителям.

1.7. Письменные обращения с резолюцией руководителя, в течение рабочего дня направляются группой писем для исполнения в структурные подразделения администрации города, в администрации районов по почте или через канцелярию общего отдела управления делами.

1.8. Письма граждан рассматриваются, как правило, в срок до 15 дней, но не свыше одного месяца. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, срок может быть продлен руководителем администрации, заместителями главы города.

1.9. Повторные письма по одному и тому же вопросу, а также письма граждан, поступившие в администрацию города через вышестоящие органы и взятые ими на контроль, рассматриваются и проверяются соответствующими подразделениями администрации города совместно с работниками общего отдела управления делами.

1.10. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации города, районов, указанных в поручениях, которые в установленные сроки готовят информацию о результатах проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в письме.

1.11. Ответы на письменные обращения граждан направляются за подписью заместителей главы, руководителя администрации, а по их поручению (резолюции) - за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения: заявителю; копию ответа в группу писем.

1.12. Если в информации указывается, что вопрос, поднятый в письме, будет решен в более поздние сроки, письмо остается на контроле в общем отделе и в подразделении администрации, осуществляющем изучение и проверку данного письменного обращения.

1.13. Коллективные обращения граждан рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящим Положением.

2. Порядок приема граждан по личным вопросам

2.1. Прием граждан проводится главой города, его заместителями, руководителем администрации, главами администраций районов, их заместителями, другими должностными лицами ежемесячно.

Руководитель, без веских оснований, не может перепоручить подчиненному вести прием граждан вместо себя.

2.2. Прием граждан по личным вопросам главой, его заместителями, руководителем администрации города осуществляется согласно графику, утвержденному распоряжением главы.

2.3. Запись граждан на прием по личным вопросам к главе города и его заместителям осуществляется специалистами приемной граждан общего отдела администрации ежедневно (кроме выходных).

2.4. Специалисты приемной граждан проводят предварительные беседы с записавшимися на прием по сути их обращения, формируют материалы по их предыдущим обращениям (письменным, устным) в администрацию города по данному вопросу, ведут подготовку к проведению приема.

2.5. Руководители структурных подразделений администрации предварительно рассматривают материалы по обращениям граждан, записавшихся на личный прием к главе города, его заместителям и за три дня до даты приема представляют за своей подписью информацию, включающую конкретные предложения по поставленным гражданами проблемам, срокам их реализации.

2.6. На личном приеме главы города, его заместителей присутствуют помощник руководителя и специалист приемной граждан. При необходимости приглашаются руководители структурных подразделений.

2.7. Учет посетителей, высказанных ими предложений, жалоб, а также поручений, данных руководителем, осуществляющим прием по личным вопросам фиксируется на карточке установленной формы и в электронной базе данных специалистами приемной граждан общего отдела.

2.8. Работники приемной граждан не позднее следующего дня после проведения приема, направляют исполнителям письменное поручение главы, его заместителей с указанием сроков исполнения.

2.9. В базу данных вносятся сведения о заявителе, краткое содержание обращения, резолюция руководителя, отметки о результатах работы исполнителей с обращением, о сроках рабочего контроля, о завершении рассмотрения.

3. Контроль исполнения письменных и устных обращений граждан

3.1. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан и исполнения данных по ним поручений осуществляет общий отдел администрации города.

3.2. Ответственными за качественное и своевременное рассмотрение заявлений, жалоб граждан являются заместители главы, руководители структурных подразделений администрации, другие должностные лица, которым даны соответствующие поручения.

3.3. Контроль за сроками исполнения поручений заместителей главы, руководителя администрации осуществляют их помощники и секретари в соответствии с распределением обязанностей.

3.4. Ответственным исполнителем по рассмотрению обращений граждан считается лицо, указанное первым в резолюции главы города, его заместителей. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное, своевременное исполнение обращения и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, предоставить все необходимые материалы и сведения. Если каждому исполнителю дается самостоятельное поручение, в таких случаях обобщение поступивших сведений готовит помощник главы, заместителя главы города.

3.5. Сроки рассмотрения обращений исчисляются в календарных днях с момента их поступления в приемную граждан.

3.6. Обращение должно быть рассмотрено к сроку, указанному в резолюции главы города, его заместителей. Если срок исполнения в резолюции не указан, обращение рассматривается в сроки, установленные Законом Воронежской области "Об обращениях граждан", но не более одного месяца.

3.7. Нарушения установленного настоящим Положением порядка рассмотрения обращений граждан, неправомерный отказ в решении проблем, затягивание сроков рассмотрения обращений, необъективное разбирательство влекут за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц администраций города и районов в соответствии с законодательством.

3.8. Информация о результатах рассмотрения обращений граждан направляется исполнителем на имя главы, его заместителей (с одновременным направлением ответа заявителю) только через приемную граждан.

3.9. Если обращение или поручение по его рассмотрению не могут быть исполнены в установленный срок, то исполнитель обязан не позднее, чем за 2 дня до истечения срока, согласовать его продление с руководителем, установившим этот срок, направив заявителю и в приемную граждан промежуточный ответ. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев.

3.10. Основанием для снятия с контроля обращения гражданина является наличие визы руководителя администрации, заместителей главы города, курирующего данный вопрос.

3.11. Рассмотренные обращения граждан подшиваются в дела и хранятся в приемной граждан в течение 3-х лет. По истечении указанного срока они по акту сдаются в архив.

3.12. Общий отдел ежеквартально информирует главу города, его заместителей о работе с устными и письменными обращениями граждан в администрации города, осуществляет проверку работы с обращениями граждан в подразделениях администрации города и районов, муниципальных предприятиях, учреждениях.

Заместитель руководителя администрации

В.В. Гуров