Приложение. Положение об управлении делами администрации г. Воронежа

Приложение

к распоряжению

Главы города Воронежа

от 9 апреля 2002 г. N 372-р

Положение
об управлении делами администрации г. Воронежа

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации г. Воронежа (далее - управление) является структурным подразделением аппарата администрации города Воронежа.

1.2. Управление подчиняется главе города и непосредственно руководителю аппарата администрации города.

1.3. В своей деятельности управление руководствуется Конституцией, Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, Законами Воронежской области, постановлениями областной и городской Думы, администрации области, администрации города, и другими действующими нормативными актами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, материально-технического обеспечения, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Структурными подразделениями управления являются:

- общий отдел;

- отдел по работе с обращениями граждан;

- городской межведомственный архив.

В структурных подразделениях управления создаются сектора и группы по функциональным направлениям деятельности.

1.5. Структура, численность и месячный фонд заработной платы управления утверждается распоряжением главы города.

1.6. Возглавляет управление начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы города. В период его отсутствия функции начальника управления исполняет заместитель начальника управления - начальник общего отдела без дополнительного распорядительного возложения этих обязанностей.

1.7. Муниципальные служащие управления принимаются на должности и увольняются с муниципальных должностей муниципальной службы города распоряжением главы города и приказом руководителя аппарата администрации в соответствии с федеральным и областным законодательством.

1.8. Положение об управлении утверждается, изменяется и дополняется распоряжениями главы администрации города.

2. Основные задачи управления

Деятельность управления направлена на развитие системы городского местного самоуправления, повышение эффективности работы всех структурных подразделений администрации города.

Основными задачами управления являются:

- обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего содержания, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений в которых расположены подразделения администрации города;

- обеспечение сохранности и использование документов: по личному составу, в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан, долговременного и временного сроков хранения заинтересованными организациями в справочных целях. Участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использование их в социальноправовых интересах граждан;

- осуществление информационной поддержки администрации города, ведение банков данных распорядительных документов областных представительных и исполнительных органов власти, администрации города Воронежа, осуществление общения средствами ИНТЕРНЕТ с федеральными, региональными и муниципальными органами власти Российской Федерации, оказание методической помощи сотрудникам по вопросам использования вычислительной техники;

- оформление, учет и хранение в течение установленного срока постановлений и распоряжений администрации, другой документации, подготовка и сдача в архив в соответствии с существующими правилами соответствующей документации, обеспечение грамотного и качественного исполнение распорядительных документов;

- организация делопроизводства в администрации города в соответствии с инструкциями по делопроизводству, разработка инструкций и регламентов работы;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в администрации города;

- проверка качества оформления документов, представляемых на подпись руководству органа исполнительной власти;

- оформление, выпуск, хранение подлинников организационно распорядительных документов (постановлений, распоряжений и др.) администрации города, обеспечение их рассылки и ознакомления с ними;

- организация технического обслуживания созываемых руководством администрации города совещаний и заседаний;

- ведение учета поступивших в администрацию предложений, заявлений и жалоб граждан;

- обеспечение развития, качественной и бесперебойной работы средств телекоммуникаций, телефонной проводной и мобильной связи, учет их работы и рационального использования;

- обеспечение качественного взаимодействия в ГУП Автобаза администрации области в целях бесперебойного предоставления автотранспорта для нужд подразделений администрации;

- взаимодействие со структурными и подведомственными администрации города подразделениями в вопросах обеспечения деятельности управления, направленной на улучшение использования зданий и сооружений, обеспечения питания, медицинского обслуживания, организации отдыха муниципальных служащих.

3. Функции управления

3.1. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов, составлении смет хозяйственных расходов.

3.2. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

3.3. Обеспечивает подразделения администрации мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

3.4.Организует оформление необходимых материалов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими подразделения, а также ведет учет их расходования и составляет соответствующую отчетность.

3.5. Ведет руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасада здания; хозяйственному обслуживанию совещаний, заседаний и других мероприятий.

3.6. Обеспечивает рациональную организацию питания сотрудников аппарата администрации во время обеденных перерывов.

3.7. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание противопожарного инвентаря в исправном состоянии.

3.8. Обеспечивает учет и сохранность материальных ценностей.

3.9. Организует прием, размещение и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебную командировку.

3.10. Обеспечивает грамотное и качественное выполнение машинописных и множительных работ.

3.11. Обеспечивает обновление компьютерных программ, их унификацию;

3.12. Организует ремонт и техническое обслуживание, своевременное обеспечение расходными материалами копировально-множительной и компьютерной техники;

3.13. Осуществляет оформление служебных удостоверений для работников админитстрации и разовых пропусков.

3.14. Организует делопроизводство администрации, ее аппарата в соответствии с ГОСТами ГСДОУ и инструкцией по делопроизводству;

3.15. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства и научной организации управленческого труда;

3.16. Контролирует ведение делопроизводства и хранение документов в подразделениях администрации города в соответствии с инструкцией;

3.17. Организует регистрацию и рассылку в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству входящей корреспонденции, а также внутренних документов администрации города, отправку исходящей корреспонденции;

3.18. Разрабатывает комплекс мероприятий, направленных на обеспечение улучшения и расширения услуг работникам администрации города и ее структурных подразделений, экономию бюджетных средств, развитие коммерческих направлений с целью организации дополнительных источников поступления денежных средств на реализацию основных задач управления.

3.19. Обеспечивает организацию питания, оказание физкультурно-оздоровительных, культурно-массовых и других социальных мероприятий (организация торгового обслуживания, медицинской помощи, бытовых услуг и т.д.) в служебных зданиях администрации города.

3.20. Создает условия для отдыха должностных лиц и работников администрации города в санаториях, домах отдыха, пансионатах и на туристических базах.

3.21.Реализует в установленном порядке материальные ценности, не подлежащие дальнейшему использованию по причине неэффективности и нецелесообразности.

3.22. Вносит на рассмотрение главы города Воронежа предложения по вопросам обеспечения деятельности управления делами.

По межведомственному архиву администрации

3.18. Принимает от упраздненных учреждений, организаций, ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций, на хранение документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения.

3.19. Обеспечивает сохранность документов архива по установленным правилам.

3.20. Осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан.

3.21. Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов.

3.22. Оказывает помощь и дает консультации работникам ликвидированных организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в проведении экспертизы ценности документов, их подготовке к передаче на хранение в городской архив.

3.23. В необходимых случаях проводит научно-техническую обработку документов по договорам с учреждениями.

3.24. Участвует в проведении общественных смотров и отраслевых проверках состояния и хранения документов в учреждениях.

3.25. Принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использования их в социально-правовых интересах граждан.

По общим вопросам администрации

3.26. Организует делопроизводство администрации города в соответствии с инструкцией;

- разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства и научной организации управленческого труда;

- осуществляет делопроизводство и хранение документов в соответствии с инструкцией;

- осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в подразделениях администрации города, районов и оказывает им помощь в этой работе.

3.27. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации города, отправляет исходящую корреспонденцию.

3.28. Составляет проект номенклатуры дел администрации города и представляет его на утверждение в установленном порядке; формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.29. Осуществляет организационно-техническую подготовку заседаний администрации города и проводимых совещаний и семинаров (размножение и рассылку документации и повесток дня, извещения, стенографирование и составление протоколов, оформление материалов, регистрацию участников мероприятий, обеспечение руководства письменными принадлежностями и т.д.).

3.30. Рассылает в комитеты, управления, администрации районов, а также заинтересованным предприятиям, учреждениям и организациям, должностным лицам принятые постановления и распоряжения;

- в соответствии с существующими правилами высылает в вышестоящие органы постановления и распоряжения администрации.

3.31. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации, другую документацию, подготавливает и сдает в архив в соответствии с существующими правилами.

3.32. Обеспечивает грамотное и качественное исполнение документов, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию актов вышестоящих органов, решений и распоряжений администрации города, а также других служебных документов.

Ежеквартально представляет руководству администрации города сведения о соблюдении сроков исполнения и неисполненных документов.

3.33. Принимает и регистрирует поступившие в администрацию предложения, заявления и жалобы граждан, ведет учет и передает их на рассмотрение главе администрации и его заместителям, организует прием граждан по личным вопросам;

- осуществляет контроль за постановкой этой работы в отделах, комитетах и управлениях, администрациях районов, вносит предложения по ее улучшению; оказывает методическую помощь; организует дежурство в администрации города.

3.34. Формирует совместно с комитетами, управлениями, департаментами и другими структурными подразделениями администрации предложения по приоритетным направлениям, подлежащим включению в общую информационную сеть.

3.35. Производит совместно с разработчиком предпроектные исследования по конкретному комплексу задач, составляет и согласовывает технические задания.

3.36. Разрабатывает программное обеспечение или выступает по согласованию с пользователем в роли заказчика при заключении договоров со сторонними организациями;

3.37. Организует и координирует работы по созданию и эксплуатации информационно-вычислительной сети в администрации с целью обмена, хранения, переработки и перемещения информации по запросам абонентов;

3.38. Приобретает вычислительную технику и средства связи в рамках единой информационной системы, организует ее эффективное использование, техническое обслуживание и материально-техническое обеспечение;

3.39. Организует обучение и инструктаж по вопросам использования техники и программных средств;

3.40. Изучает, обобщает и организует внедрение передового опыта информатизации, новых инструментальных средств и информационных технологий.

4. Права

Управлению предоставляется право:

4.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать от структурных подразделений администрации города, общественных организаций, учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности, расположенных на территории города, информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих функций.

4.2. Готовить проекты постановлений и распоряжений администрации города и вносить предложения по функциональным вопросам.

4.3. Привлекать к подготовке вопросов, вносимых на рассмотрение главой, к проверке писем, жалоб и заявлений граждан работников структурных подразделений администрации города, специалистов других учреждений и организаций.

4.4. Участвовать в работе совещаний, семинаров, конференций и т.п., проводимых руководителями администрации города.

4.5. Вносить предложения руководству администрации города по поощрению работников управления, наложению на них дисциплинарных взысканий, перемещению по должностям или освобождению их от занимаемых должностей.

4.6. Пользоваться банками данных, имеющимися в администрации города.

4.7. Направлять в органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия города независимо от их форм собственности запросы по заявлениям граждан для рассмотрения в соответствии с их компетенцией.

4.8. Проводить проверки по состоянию делопроизводства в подразделениях администрации, предприятиях, организациях, учреждениях в пределах своей компетенции.

4.9. Осуществлять иные полномочия по поручению главы администрации, руководителя аппарата.

5. Ответственность

Управление несет ответственность:

5.1. За несоблюдение Конституции РФ, федеральных и областных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, администрации области и города, нормативных правовых актов по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.2. За несвоевременное и некачественное выполнение функций и неиспользование прав, предусмотренных настоящим положением.

Степень ответственности сотрудников управления устанавливается должностными инструкциями.

6. Права и обязанности начальника управления

Начальник управления:

- представляет руководителю аппарата администрации, главе администрации города на утверждение положение об управлении;

- совершает юридические действия на основании доверенности, выдаваемой главой города;

- в пределах своей компетенции издает приказы;

- руководит всей деятельностью управления, несет ответственность за результаты этой деятельности, состояние дисциплины в управлении;

- определяет задачи и распределяет обязанности работников управления, утверждает их должностные инструкции;

- имеет право подписывать служебную документацию в пределах компетенции управления;

- делает представление на установление, изменение, отмену надбавок к должностным окладам работников управления, вносит предложения об их премировании, применении к ним дисциплинарного воздействия.

Начальник управления делами

администрации города Воронежа

Н.В. Гончаров