Постановление Администрации Воронежской области от 31 марта 2005 г. N 223 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Воронежской области" (утратило силу)

Постановление Администрации Воронежской области
от 31 марта 2005 г. N 223
"Об утверждении положения об архивном отделе
администрации Воронежской области"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 15 июля 2005 г. N 649 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Постановляю:

1. Утвердить положение об архивном отделе администрации Воронежской области (прилагается).

2. Постановление администрации области "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Воронежской области" от 28.02.2002 года N 228 признать утратившим силу.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации области - руководителя аппарата Кобяшева В.Г.

Главa администрации области

В.Г.Кулаков

Положение
об архивном отделе Администрации Воронежской области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 31 марта 2005 г. N 223)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Воронежской области (далее - архивный отдел) является органом исполнительной власти, проводящим государственную политику и осуществляющим управление в области архивного дела на территории Воронежской области.

ГАРАНТ:

См. Примерное положение об органе управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, утвержденное приказом Росархива от 11 июля 1994 г. N 56

1.2. В систему архивного отдела входят государственный архив Воронежской области, государственный архив общественно-политической истории Воронежской области и архивные службы органов местного самоуправления городов и районов области.

Архивный отдел вместе с подведомственными архивными учреждениями находится в ведении Федерального архивного агентства и непосредственно подчиняется заместителю главы администрации области - руководителю аппарата.

1.3. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, приказами Федерального архивного агентства, законами и нормативными правовыми актами Воронежской области, постановлениями и распоряжениями администрации области, а также настоящим положением.

1.4. Архивный отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему государственные архивы во взаимодействии с другими органами исполнительной власти Воронежской области, органами местного самоуправления и их архивными службами, общественными объединениями и иными организациями и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в Воронежской области.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использование документов Архивного фонда Воронежской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.

2.3. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда области.

2.4. Координация деятельности архивных учреждений области, обеспечение их функционирования.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством области.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Воронежской области, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках области, органах государственной власти, государственных унитарных предприятиях, государственных учреждениях, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральное архивное агентство.

3.3. Организует работу по контролю за состоянием ведомственных архивов учреждений и организаций - источников комплектования, внедрению в деятельность государственных органов и учреждений государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, оказанию им консультационно-методической помощи; совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Проверяет выполнение организациями, независимо от ведомственной подчиненности, законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит в установленном порядке на рассмотрение главы администрации области проекты нормативных правовых актов по архивному делу, предложения по развитию архивной службы области.

3.6. Разрабатывает проекты областных программ, перспективные и текущие планы развития архивного дела, организует их реализацию, ведет статистический учет состояния и деятельности архивных учреждений области.

3.7. Организует и проводит работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений области.

3.8. Решает в установленном порядке вопросы о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.

3.9. Устанавливает решением экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела порядок отнесения документов к составу Архивного фонда области и экспертизы их ценности, определяет категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда области, согласовывает списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов, примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций, решает вопросы об отнесении к составу Архивного фонда области конкретных документов.

3.10. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на государственное хранение.

3.11. Реализует в установленном порядке преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда области.

3.12. Организует публикационную, научно-исследовательскую и информационную деятельность архивных учреждений области, издание архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании Архивного фонда области, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.

3.13. Организует исполнение запросов юридических лиц, российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

3.14. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению архивами и организациями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.15. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования, охраны документов, принимает меры по материально-техническому обеспечению госархивов, укреплению и развитию их материальной базы.

3.16. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

3.18. Обеспечивает мобилизационную подготовку архивного отдела, а также контроль и координацию деятельности находящихся в его ведении архивных учреждений области.

3.19. Организует в пределах своей компетенции своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема в госархивах области.

3.20. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и государственных архивов области, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств от реализации платных работ и услуг.

3.22. Составляет сводные бухгалтерские отчеты и сметы расходов архивного отдела и государственных архивов, проводит экономический анализ исполнения смет расходов этих учреждений.

3.23. Организует повышение квалификации работников архивного отдела, государственных и муниципальных архивов.

3.24. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивных учреждений области, их социальной защиты.

3.25. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными законами, нормативными и правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, администрации Воронежской области.

4. Права

Архивный отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от архивных служб органов местного самоуправления городов и районов области, от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, необходимые для ведения государственного централизованного учета архивных фондов и документов.

4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, независимо от их ведомственной подчиненности, обязательные для выполнения письменные рекомендации по работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Вносить в установленном порядке в судебные органы протоколы о нарушениях правил хранения, комплектования, учета или использования документов учреждений, организаций и предприятий области, независимо от их ведомственной подчиненности и организационно-правовой формы.

4.4. Ставить вопрос о создании межведомственных комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством, принимать участие в работе комиссий, советов.

4.5. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.6. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать условия конкурсов.

4.7. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом.

5. Организация деятельности

Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности.

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности главой администрации Воронежской области по представлению заместителя главы администрации - руководителя аппарата.

Начальник архивного отдела:

5.1.1. Руководит деятельностью архивной службы области и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и осуществление им своих функций.

5.1.2. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения должностными лицами органов управления архивной службы и архивными учреждениями области, организует и проверяет их исполнение.

5.1.3. Вносит в установленном порядке главе администрации Воронежской области предложения о развитии архивного дела в области.

5.1.4. Определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание архивного отдела, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, перечни платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями области.

5.1.5. Назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке сотрудников архивного отдела и директоров государственных архивов области.

5.1.6. Утверждает положения о государственных архивах области, а также должностные инструкции сотрудников архивного отдела и директоров госархивов.

5.1.7. Представляет в установленном порядке особо отличившихся работников архивного отдела и госархивов области к государственным наградам и присвоению почетных званий.

5.2. В архивном отделе образуется коллегия в составе начальника архивного отдела (председатель коллегии), его заместителя по должности, директоров госархивов и других членов коллегии.

Состав коллегии утверждается начальником архивного отдела.

Коллегия архивного отдела, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела в области, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты приказов и инструкций, заслушивает доклады руководителей архивных учреждений.

Решения коллегии оформляются приказами начальника архивного отдела.

5.3. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда области, отбором их на хранение в государственные архивы и архивные учреждения муниципальных образований, экспертизой ценности документов.

ЭПК возглавляет заместитель начальника архивного отдела.

Положение об ЭПК и ее состав утверждаются начальником архивного отдела.

5.4. В штатном расписании архивного отдела имеется бухгалтерия, производящая операции архивного отдела и госархивов области.

5.5. Архивный отдел финансируется за счет областного бюджета.

5.6. Архивный отдел является юридическим лицом, имеет гербовую печать со своим наименованием, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки, а также расчетный счет в учреждении банка.

5.7. Местонахождение архивного отдела: г.Воронеж, ул.Плехановская, д.7.

6. Ответственность

Архивный отдел несет ответственность за:

6.1. Несоблюдение требований законодательства РФ и Воронежской области, невыполнение постановлений и распоряжений администрации области по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

6.2. Невыполнение задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

6.3. Недостоверность и несвоевременность информации, представляемой администрации области, организациям и гражданам.