Приложение. Положение о делопроизводстве в Контрольно-счетной палате городского округа город Воронеж

Положение
о делопроизводстве в Контрольно-счетной палате городского округа
город Воронеж
(утв. приказом Контрольно-счетной палаты городского округа город Воронеж
от 20 января 2006 г. N 6)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Регламентом Контрольно-счетной палаты городского округа город Воронеж (далее - Контрольно-счетной палаты) и устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в Контрольно-счетной палате.

1.2. Положение является нормативным документом, регламентирующим организацию работы с документами в Контрольно-счетной палате.

1.3. Настоящее Положение распространяется на традиционное делопроизводство и на организацию работы с документами, созданными с помощью персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

1.4. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренными настоящим Положением, обязательно для всех сотрудников Контрольно-счетной палаты.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Контрольно-счетной палаты возлагается на руководителей подразделений и заместителей председателя Контрольно-счетной палаты (далее - заместителей председателя) в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

1.6. Сотрудники Контрольно-счетной палаты несут ответственность за соблюдение требований настоящего Положения, сохранность служебных документов. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, а также в случае болезни, если исполнение документа невозможно отсрочить, документы передаются другому сотруднику по решению непосредственного руководителя.

1.7. По общему правилу сотрудники Контрольно-счетной палаты лично доводят до завершения работу по принятым к работе документам.

1.8. Переписка между структурными подразделениями аппарата Контрольно-счетной палаты за исключением случаев, предусмотренных общими правилами или в настоящем Положении, не допускается. Вопросы, не требующие документального оформления, решаются в оперативном порядке.

1.9. Об утрате документа сотрудники немедленно докладывают непосредственному начальнику или заместителю председателя, компетенция которого по данному вопросу устанавливается приказом председателя Контрольно-счетной палаты. В пределах компетенции данные лица назначают служебное расследование, о результатах которого информируется председатель Контрольно-счетной палаты.

1.10. Передача документов Контрольно-счетной палаты или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты или его заместителя.

1.11. Правила и порядок работы в Контрольно-счетной палате с секретными документами определяются специальными приказами.

2. Виды служебных документов и их содержание

2.1. К служебным документам относятся любые материальные носители служебной информации.

2.2. В Контрольно-счетной палате применяются следующие служебные документы:

2.2.1. организационные документы:

- структура;

- штатное расписание;

- Регламент Контрольно-счетной палаты;

- Положения и правила организации работы Контрольно-счетной палаты: Положение "О делопроизводстве в Контрольно-счетной палате", Положение "О порядке регистрации, формирования и оформления дел по итогам контрольного мероприятия для передачи в архив Контрольно-счетной палаты" и др.;

- положения об отделах;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка и т.п.

2.2.2. распорядительные документы:

- постановления;

- распоряжения;

- представления;

- предписания;

- приказы;

- резолюции и поручения.

2.2.3. документы по личному составу:

- приказы по личному составу;

- личные дела, личные карточки;

- командировочные удостоверения и т.п.

2.2.4. регистрационные формы:

- номенклатура дел;

- журнал учета входящих документов;

- журнал учета исходящих документов;

- журнал учета внутренних документов;

- журнал учета поступающих и отправляемых факсограмм;

- перечень документов, не подлежащих уничтожению;

- журнал актов об отсутствии документов или их частей;

- журнал учета выданных доверенностей;

- журнал учета документов с грифом "для служебного пользования";

- журнал учета выданных удостоверений на право проведения контрольных мероприятий;

- журнал учета выданных представлений и контроля за их исполнением;

- журнал учета выданных предписаний и контроля за их исполнением;

- карточка контроля исполнения документа;

- описи дел;

- акты об уничтожении документов.

2.2.5. информационно-справочные документы:

- информация и заключения Контрольно-счетной палаты;

- акты по результатам контрольных мероприятий;

- отчеты по результатам контрольных мероприятий;

- служебные записки.

2.3. Вся служебная документация в Контрольно-счетной палате делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы (приказы, распоряжения и т.д.).

3. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

3.1. Корреспонденция, поступающая в Контрольно-счетную палату, принимается, проходит первичную обработку и регистрируется секретарем.

3.2. Корреспонденция, поступившая непосредственно в отдел или должностному лицу, подлежит обязательной регистрации у секретаря. Не зарегистрированные документы, за исключением нерегистрируемой корреспонденции, к рассмотрению не принимаются.

3.3. Не регистрируются:

- газеты, журналы, бюллетени, книги и другие периодические издания;

- поздравительные открытки и пригласительные билеты;

- рекламные плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний, заседаний, другие справочно-информационные материалы;

- статистические сборники, документы и формы статистической отчетности;

- счета, квитанции, договоры, накладные, сметы и т.п.

3.4. Первичная обработка корреспонденции включает:

- проверку правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки;

- вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;

- составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов, приложений, о повреждении документов, несоответствии номеров на конверте номерам вложенных документов (составляются только на документы, поступившие извне). Акты составляются в двух экземплярах, один из которых остается у секретаря, другой посылается отправителю;

- возврат ошибочно доставленной корреспонденции.

3.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер документа, дату отправки и получения документа.

3.6. Документы, поступившие секретарю, систематизируются, группируются по корреспондентам и направляются по назначению в установленном порядке.

3.7. Регистрация проводится в день поступления документа. Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с записью в журнал или занесением в иную регистрационную форму с проставлением регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

3.8. Регистрационный (входящий) номер состоит из порядкового номера и даты поступления.

3.9. Приложения к документам отдельно не регистрируются (проставляется штамп "к вх..."). Корреспонденция с пометкой "Лично" не вскрывается и регистрируется по данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.

3.10. Документы, прошедшие регистрацию, передаются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно.

3.11. Корреспонденция, адресованная Контрольно-счетной палате, председателю Контрольно-счетной палаты, передается председателю Контрольно-счетной палаты, в его отсутствие - заместителю председателя.

3.12. Документы, не требующие рассмотрения председателя Контрольно-счетной палаты или заместителя председателя (направленные лично сотруднику аппарата и т.п.), учитываются секретарем и направляются в соответствующие подразделения аппарата Контрольно-счетной палаты.

3.13. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата в другое производится через секретаря с соответствующей перерегистрацией.

3.14. Журналы регистрации входящей корреспонденции хранятся у секретаря один год.

4. Учет, прохождение, составление и оформление документов в
Контрольно-счетной палате

4.1. В подразделениях аппарата Контрольно-счетной палаты поступившие документы учитываются руководителями подразделений и регистрируются по регистрационным номерам, присвоенным им секретарем.

4.2. Учет поступления документов ведется на бумажном или магнитном носителях.

4.3. Документы, поступившие в подразделение аппарата, после их регистрации передаются соответственно выбранному руководителем подразделения исполнителю, о чем делается отметка в журнале учета поступивших документов.

4.4. Если в резолюции документа (приказе, протоколе совещания и т.д.) назван конкретный исполнитель, документы, поручения передаются ему непосредственно.

4.5. Направление поручений и документов секретарем производится незамедлительно.

4.6. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям (подразделениям), секретарем снимаются копии с документа в необходимом количестве для направления соисполнителям. Подлинник направляется лицу, названному в резолюции первым.

4.7. Ответственным за исполнение поручения в пределах компетенции является руководитель подразделения, в котором работает исполнитель поручения.

4.8. Если в резолюции к документу, поручению указывается необходимость представления обобщенной информации об исполнении, последняя представляется с визами всех исполнителей.

4.9. Переадресование поручений производится председателем Контрольно-счетной палаты или заместителем председателя на основании служебной записки о целесообразности переадресования. Материалы о переадресовании направляются через секретаря с последующей перерегистрацией. Переадресование осуществляется в день получения поручения.

5. Подготовка и оформление документов

5.1. Ответственность за подготовку документов в Контрольно-счетной палате в пределах своей компетенции несут руководители подразделений аппарата.

5.2. При составлении и оформлении документов сотрудники Контрольно-счетной палаты руководствуются следующими требованиями:

- документы, предназначенные для отправки, печатаются на бланке установленной формы (приложение N 1), внутренние документы (служебные записки, заявления и т.п.), пишутся на обычных листах бумаги.

5.3. Оформление приказов, распоряжений и представлений производится в порядке, предусмотренном разделом 5.

- при написании документов соблюдаются размеры полей не менее: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм, нижнее - 15 мм, при формате листа А4;

- текст документов печатается шрифтом с размером строчных букв от 2 до 3 мм высоты, через 1 интервал. Для заголовков допускается увеличение размера букв;

- исходящие документы готовятся в экземплярах по числу адресатов плюс один;

- исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса подразделения (приложение N 2), разрабатывающего документ, порядкового номера (например, 01/12) и даты регистрации;

- на лицевой стороне последнего листа исходящего документа (в левом нижнем углу) указывается фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона (кроме документов, отправляемых в органы государственной власти и местного самоуправления, где эти данные пишутся на обратной стороне последнего листа);

- в документах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ;

- документы, представляемые на подпись председателю Контрольно-счетной палаты или его заместителям, должны быть завизированы исполнителем и руководителем подразделения. Визы ставятся на экземпляре исходящего документа, помещаемого секретарем в номенклатуру дел, в нижней части лицевой стороны листа;

- на документе ставиться дата его подписания, утверждения и т. д. цифровым способом (например, 09.03.2000). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении и т.д. Словесно-цифровой способ (например, 4 ноября 1999 года) применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов;

- адрес (куда направляется и кому) печатается в правом верхнем углу в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, к документу прилагается указатель рассылки, содержащий полный почтовый адрес, завизированный исполнителем. На документе в его адресной части может быть указано не более 4 адресов. Указатель рассылки помещается в дело вместе с копией документа;

- каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан;

- если документ имеет приложения, они оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003;

- служебные документы подписываются должностными лицами в пределах предоставленных им полномочий; на бланках документов, готовящихся за подписью должностных лиц, указывается фамилия, инициалы, точное название должности. Использование в таких случаях предлога косой черты перед наименованием должности запрещено; оформление подписи в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003;

- исходящие документы отправляются с оригиналом подписи;

- на документах, перечисленных в приложении N 3, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ;

- с документов для внутреннего пользования допускается снятие копии с сохранением подписи должностного лица, которая круглой печатью не заверяется;

- на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

5.4. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово "УТВЕРЖДЕНО", название распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дату;

- на документах, подлежащих согласованию, гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования (например: лист согласования прилагается. Подпись, дата).

- отчеты, представления, информация в органы государственной власти и организации, иные исходящие документы должны пройти обязательную правовую экспертизу в соответствии с регламентом Контрольно-счетной палаты.

5.5. Зарегистрированные в установленном порядке, подписанные исходящие документы отправляются адресатам через секретаря.

Документы с пометкой "Лично", переданные в конверте, пересылаются адресатам без вскрытия конверта.

5.6. Журналы регистрации исходящей корреспонденции хранятся у секретаря один год.

6. Особенности оформления и работы с отдельными видами документов

6.1. Работа с документами с грифом "Для служебного пользования"

6.1.1. При работе с документами с грифом "Для служебного пользования" сотрудники Контрольно-счетной палаты руководствуются специальным приказом.

6.1.2. На создаваемых документах гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа или на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

6.1.3. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются сотрудникам Контрольно-счетной палаты под расписку; пересылаются сторонним организациям лично сотрудником, определяемым приказом председателя Контрольно-счетной палаты.

6.1.4. Указатель рассылки и реестры на документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в структурных подразделениях Контрольно-счетной палаты в течение одного года, после чего уничтожаются по акту с указанием количества листов и номера экземпляра.

6.1.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

6.1.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" размножаются (тиражируются) только через сотрудника, определяемого приказом председателя Контрольно-счетной палаты. Учет размноженных документов производится поэкземплярно.

6.2. Подготовка, оформление и рассылка постановлений, приказов и
распоряжений Контрольно-счетной палаты

6.2.1. Проекты постановлений, приказов и распоряжений готовятся в пределах компетенции сотрудниками Контрольно-счетной палаты.

6.2.2. Проект постановления, приказа или распоряжения печатается в двух экземплярах, при этом первый экземпляр - на бланках установленной формы (приложения N 4 и N 5).

6.2.3. Текст постановления, приказа или распоряжения по вопросам деятельности Контрольно-счетной палаты состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной части.

6.2.4. В констатирующей части постановления, приказа или распоряжения излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается содержания документа.

6.2.5. Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ".

6.2.6. Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

6.2.7. Распорядительная часть распоряжения начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ".

6.2.8. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

6.2.9. Если документ дополняет или изменяет ранее изданные акты или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

6.2.10. В последнем пункте распорядительной части постановления, приказа или распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением предписываемых действий.

6.2.11. Проект постановления, приказа или распоряжения визируется исполнителем, руководителем подразделения аппарата, заместителем председателя, курирующим направление деятельности, в рамках которого готовится приказ или распоряжение.

6.2.12. Проекты постановлений, приказов и распоряжений проходят обязательную правовую экспертизу в соответствии с требованиями регламента Контрольно-счетной палаты.

6.2.13. Постановления, приказы и распоряжения подписывает председатель Контрольно-счетной палаты или в его отсутствие - заместитель председателя, исполняющий его обязанности.

6.2.14. Постановления, приказы и распоряжения по вопросам деятельности Контрольно-счетной палаты нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

6.2.15. Рассылка постановлений, приказов и распоряжений по вопросам деятельности Контрольно-счетной палаты производится в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителем на отдельном листе или на обратной стороне экземпляра приказа или распоряжения, помещаемого в дело. Досылка осуществляется с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты, при этом в списке на рассылку делается соответствующая отметка.

6.2.16.Подлинники постановлений, приказов и распоряжений по вопросам деятельности Контрольно-счетной палаты вместе с указателями рассылки хранятся ответственным сотрудником в течение трех лет, после чего передаются в архив Контрольно-счетной палаты.

6.2.17.Проекты приказов по личному составу готовятся сотрудником, занимающимся кадровыми вопросами и имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года. К порядковому номеру (через дефис) добавляется буквенный индекс "к" (например: 1-к).

6.2.18.Приказы по личному составу рассылаются в соответствии с указателем рассылки. Досылка приказов осуществляется с соответствующей отметкой.

6.2.19.Подлинники приказов по личному составу вместе с указателями рассылки хранятся в течение года у сотрудника, занимающегося кадровыми вопросами, и по истечении установленного срока передаются в архив Контрольно-счетной палаты.

6.3. Оформление подписи на документах

6.3.1. На бланке Контрольно-счетной палаты:

Председатель                      подпись                   И. О. Фамилия

или

Заместитель председателя          подпись                   И. О. Фамилия

6.3.2. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

6.3.3. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагаются на одном уровне.

6.3.4. При подписании документа, напечатанного без бланка, в наименование должности входит наименование организации, например:

Председатель

Контрольно-счетной палаты

городского округа город Воронеж

подпись И. О. Фамилия

6.4. Оформление права на проведение ревизий, проверок и обследований

6.4.1. Проведение проверок или ревизий оформляется распоряжением Контрольно-счетной палаты о проведении контрольного мероприятия. Содержание распоряжения устанавливается Регламентом Контрольно-счетной палаты.

6.4.2. Проекты распоряжений печатаются на бланке установленной формы (приложение N 5).

6.4.3. Распорядительная часть начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ".

6.4.4. В соответствии с распоряжением Контрольно - счетной палаты оформляется удостоверение на право проведения контрольного мероприятия на бланках установленной формы (приложение N 6). В нем указывается: полное наименование контрольного мероприятия; сроки начала и окончания проведения проверки, ревизии; перечень объектов контроля (в соответствии с утвержденной программой); персональный состав сотрудников Контрольно-счетной палаты и привлеченных специалистов.

6.4.5. Проект распоряжения на проведение контрольного мероприятия и проект удостоверения подготавливаются в подразделениях аппарата Контрольно-счетной палаты и представляются на подпись председателю, а в его отсутствие - заместителю председателя Контрольно-счетной палаты с визой начальника отдела, ответственного за выполнение контрольного мероприятия и заместителя председателя (если распоряжение подписывается председателем Контрольно-счетной палаты).

6.4.6. Проекты распоряжений и удостоверений на проведение контрольного мероприятия представляются на подпись за день до начала срока проверки.

6.4.7. Распоряжения Контрольно-счетной палаты, удостоверения на право проведения проверок и ревизий, командировочные удостоверения регистрируются сотрудником, определенным приказом.

6.5. Оформление представлений и предписаний Контрольно-счетной палаты

6.5.1. Представления и предписания Контрольно-счетной палаты оформляются на бланках (приложение N 8 и 9) за подписью председателя Контрольно-счетной палаты, а в его отсутствие - заместителя, исполняющего обязанности председателя.

6.5.2. В представлении и предписании указывается основание его написания, дата подписанного акта контрольно-ревизионного мероприятия, все необходимые для устранения нарушений меры, сроки их рассмотрения и выполнения.

6.6. Составление и оформление служебных телеграмм

6.6.1. Служебные телеграммы в Контрольно-счетной палате составляются за подписями председателя Контрольно - счетной палаты или заместителя председателя.

6.6.2. Объем текста телеграммы не должен превышать 250 слов. Текст излагается без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл), с сокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, КВЧ - кавычки, ДВТ - двоеточие). Текст печатается прописными буквами без переносов слов, абзацев и исправлений. Цифры пишутся словами.

6.6.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.

6.6.4. Телеграмма одного содержания, отправляемая по нескольким адресам, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается.

6.7. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной
связи

6.7.1. Прием и передача служебной информации в Контрольно - счетной палате по каналам факсимильной связи осуществляется с аппаратов, установленных в Контрольно - счетной палате.

6.7.2. Информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальной. Копии документов, полученные Контрольно - счетной палатой по каналам факсимильной связи, носят информационный характер и не могут включаться в формируемые дела проверок и ревизий.

6.7.3. По факс-каналам запрещается передавать тексты документов, содержащие секретные сведения, сведения с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также рукописные материалы.

6.7.4. Ответственность за содержание передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший материал к передаче, руководитель подразделения аппарата (в пределах компетенции).

6.7.5. Материал для передачи по каналам факсимильной связи сдается секретарю с заявкой (на листе бумаги в свободной форме), подписанной непосредственным руководителем. Заявки хранятся в течение одного года.

6.7.6. Подлежащий передаче материал учитывается в журнале учета установленной формы. Оригиналы переданных материалов возвращаются исполнителям вместе с листом - подтверждением о приеме факсограммы. В журнале учета заявок на отправку факсограмм делается соответствующая запись о дате и времени передачи и приема адресатом факсограммы. В случае невозможности осуществить факс-передачу по техническим причинам, исполнитель ставится об этом в известность до конца рабочего дня.

6.7.7. Поступающие в Контрольно-счетную палату факсограммы учитываются в журнале учета установленной формы. О получении факсограммы секретарь в течение часа информирует лицо, которому она направлена или непосредственного руководителя данного сотрудника.

6.7.8. Факсограммы приобщаются к документам по соответствующему вопросу, подшиваются в дело и хранятся до поступления в Контрольно-счетную палату оригинала документа, полученного по факс-каналам.

6.7.9. Если оригинал документа не поступает в Контрольно - счетную палату, то с факсограмм снимается копия, которая подшивается в дело.

6.7.10. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в Контрольно - счетной палате, осуществляет сотрудник, определяемый приказом председателя Контрольно - счетной палаты.

6.8. Копировально-множительные работы. Стенографирование

6.8.1. Копировально-множительные работы в Контрольно - счетной палате осуществляются сотрудниками аппарата, определенными приказом председателя Контрольно - счетной палаты. Разрешается копирование и тиражирование документов и материалов только служебного характера.

6.8.2. Копирование и тиражирование производится по заказу, оформленному на листе бумаге в свободной форме.

6.8.3. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы сотрудникам аппарата определяются непосредственным руководителем подразделения аппарата или заместителем председателя в соответствии с приказом о разграничении компетенции.

6.8.4. Документы и материалы передаются на копирование и тиражирование качественно и четко напечатанными, в разброшюрованном виде. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

6.8.5. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

6.8.6. Стенографические работы в Контрольно-счетной палате выполняются сотрудниками аппарата, определенными приказом председателя Контрольно - счетной палаты или привлеченными специалистами.

6.9. Отправка исходящей корреспонденции

6.9.1. Исходящая корреспонденция отправляется через секретаря.

6.9.2. Исходящая корреспонденция передается исполнителем на отправку в открытом виде с точным указанием почтового адреса (кроме документов, адресованных законодательным и исполнительным органам власти).

6.9.3. Секретарь проверяет правильность оформления поступившей для отправки корреспонденции (наличие соответствующих подписей, виз, необходимого количества экземпляров и заверенных приложений) и присваивает исходящий номер и дату.

6.9.4. На копии документа, возвращаемой сотруднику аппарата для приобщения к делу, ставится отметка об отправке.

6.9.5. При отправке копий информационных документов штамп об отправке ставится на указателе рассылки.

6.9.6. На законвертованную корреспонденцию заполняется реестр и вместе с корреспонденцией отправляется на почту.

6.9.7. Реестры на иногороднюю корреспонденцию, реестры на почтовые отправления и квитанции к ним хранятся в течение одного года, а реестры на местную корреспонденцию - в течение одного месяца.

7. Контроль и проверка исполнения документов и поручений

7.1. Контролю и проверке подлежат:

- поручения, данные на основании Постановления Воронежской городской Думы, обращения главы городского округа, обращения не менее одной пятой от общего числа депутатов городской Думы, обращения комиссий и депутатов городской Думы;

- поручения, содержащиеся в протоколах рабочих совещаний, приказах, распоряжениях, резолюциях председателя Контрольно-счетной палаты, содержательные результаты выполнения которых должны быть непосредственно доложены руководству.

7.2. Контроль за исполнением вышеперечисленных поручений по срокам осуществляется секретарем.

7.3. После направления документа исполнителю секретарь заводит карточку контроля, в которой отмечает суть поручения, фамилию исполнителя, срок передачи документа или поручения и срок его выполнения, делает отметку об исполнении.

7.4. Срок исполнения поручения сотрудниками аппарата не должен превышать 30 дней со дня регистрации входящего документа в Контрольно-счетной палате либо со дня выпуска протокола совещания, приказа, распоряжения или написания резолюции.

7.5. Если в Регламенте Контрольно-счетной палаты, специальных положениях или резолюции, приказе, распоряжении, поручении указан другой срок, то применяется последний.

8. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных
документов

8.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Контрольно-счетной палате, с указанием сроков их хранения.

8.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

8.1.3. В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающие все документированные участки деятельности Контрольно-счетной палаты, справочные и контрольные картотеки.

8.1.4. Названиями разделов номенклатуры дел Контрольно-счетной палаты являются названия подразделений аппарата. Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Контрольно-счетной палаты.

8.1.5. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс, заголовок дела, срок хранения, приложение. Индекс дела состоит из установленного настоящим положением индекса подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах подразделения аппарата.

8.1.6. Номенклатура дел в Контрольно-счетной палате разрабатывается до 1 декабря предшествующего года секретарем по согласованию с сотрудником, ответственным за ведение архива и руководителями подразделений аппарата, и утверждается председателем Контрольно-счетной палаты или его заместителем.

8.1.7. После утверждения номенклатуры дел, в подразделения направляются выписки из соответствующих разделов.

8.2. Формирование дел

8.2.1. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в Контрольно-счетной палате. Формирование дел осуществляется сотрудником, определенным приказом председателя Контрольно-счетной палаты.

8.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "в дело" и др. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены и подшиты в дело.

8.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

- подлинные экземпляры формируются отдельно от копий;

- в дело подшивается один экземпляр дела за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр;

- в дело подшиваются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

- каждое дело не должно превышать 250 листов. При большом объеме документов в деле формируется несколько томов.

8.2.4. В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения работы над вопросом, а затем должны переоформляться в дела постоянного или временного сроков хранения.

8.2.5. Нормативные акты органов государственной власти и местного самоуправления группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

8.2.6. Подлинники постановлений, приказов, распоряжений по вопросам деятельности Контрольно-счетной палаты и по личному составу располагаются в хронологическом порядке в соответствии с номерами.

8.2.7. Планы работы, отчеты, сметы помещаются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

8.2.8. Формирование дел по документам контрольных мероприятий Контрольно-счетной палаты осуществляется в соответствии со специально принятым Положением.

8.2.9. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке.

8.2.10. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

8.2.11. В дело переписки документы подшиваются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного).

8.2.12. Формирование дел с материалами, над которыми работали раздельно в нескольких подразделениях аппарата, подшиваются в одно дело подразделения аппарата, ответственного за исполнение документа.

8.3. Экспертиза ценности документов

8.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения ценности документов с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

8.3.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов в Контрольно-счетной палате осуществляется сотрудником, определяемым приказом председателя Контрольно-счетной палаты.

8.3.3. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.

8.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.

8.4. Оформление дел

8.4.1. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.

8.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме.

8.4.3. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.

8.4.4. В конце дела на обложке папки делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.

8.4.5. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архив Контрольно-счетной палаты, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.

8.4.6. Дела временного срока хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

8.4.7. Документы временного срока хранения могут храниться в папках (скоросшивателях).

8.5. Составление и оформление описей дел

8.5.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.5.2. Опись дел составляется по установленной форме (в двух экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет).

8.5.3. В опись дел подразделения аппарата включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет.

8.5.4. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

8.5.5. В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

8.6. Передача дел на хранение в архив Контрольно-счетной палаты

8.6.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

8.6.2. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в подразделениях аппарата и по истечении срока хранения уничтожаются по решению сотрудника архива в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

8.6.3. В архив на хранение принимаются подлинники постановлений, приказов, распоряжений, планов работы, отчетов, завершенные дела постоянного срока хранения и другие документальные материалы архивного фонда Контрольно-счетной палаты.

8.6.4. Сотрудником архива при приеме дел и других документальных материалов проверяется правильность их оформления. Материалы, оформленные с нарушением установленных правил, в архив не принимаются.

8.6.5. Документальные материалы, поступившие в архив, учитываются в установленном порядке и хранятся в изолированном помещении, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

8.7. Организация использования архивных документов

8.7.1. Дела, сданные в архив, размноженные экземпляры нормативных документов выдаются из архива во временное пользование по требованию сотрудника Контрольно-счетной палаты с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты или его заместителя.

8.7.2. Подлинники постановлений, распоряжений и приказов Контрольно-счетной палаты из архива не выдаются.

8.7.3. Полученные из архива во временное пользование документы подлежат возврату в архив.

8.7.4. При изъятии из архива служебного документа на его место подшивается справка, в которой указывается наименование, номер изъятого документа, количество листов, кому выдан.

8.7.5. При увольнении сотрудник Контрольно-счетной палаты обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы и дела.

8.7.6. Во взятых из архива Контрольно-счетной палаты делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

8.7.7. Сотрудник архива контролирует возврат материалов, взятых из архива во временное пользование.