Приложение. Регламент работы подсистемы электронного почтового обмена

Приложение 3

к распоряжению

Администрации Воронежской области

от 31 мая 2006 г. N 1395-p

Регламент
работы подсистемы электронного почтового обмена

1. Основные положения

1.1 Настоящий регламент определяет порядок ведения служебной переписки в подсистеме электронного почтового обмена органов государственной власти Воронежской области и органов местного самоуправления.

1.2. По электронной почте производится прием и передача служебных документов в структурные подразделения администрации Воронежской области, в исполнительные органы государственной власти области, в администрации городских округов, муниципальных районов, в городские и сельские поселения Воронежской области, а так же в другие организации, подключенные к подсистеме электронного почтового обмена.

2. Сопровождение и администрирование

2.1. Общее администрирование почтовых серверов подсистемы электронного почтового обмена осуществляет управление информационных технологий.

2.2. Регистрация, изменение реквизитов и удаление абонентов электронной почты осуществляется, централизовано управлением информационных технологий по письменной заявке руководителей подразделений органов государственной власти и органов местного самоуправления, в которой указываются следующие реквизиты:

- полное наименование подразделения (организации), за которым закрепляется почтовый адрес;

- фамилия, инициалы, должность, телефон ответственного лица за пользование почтовым ящиком;

- предпочтительное учетное имя абонента.

2.3. Управление информационных технологий сопровождает справочник электронных адресов (адресную книгу), вносит необходимые изменения и производит оповещения всех абонентов подсистемы электронного почтового обмена.

2.4. Управление информационных технологий осуществляет функции по установке и обновлению серверного программного обеспечения, проводит регламентные работы по техническому обслуживанию серверов системы, выполняет и контролирует резервное копирование информации, выполняет перезапуск и восстановление данных подсистемы электронного почтового обмена после сбоев.

2.5. Режим работы подсистемы электронного почтового обмена 24 часа в сутки.

3. Правила использования почты

3.1. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в организациях-абонентах почтовой сети назначается ответственное лицо - оператор электронной почты.

3.2. Оператор электронной почты не реже двух раз в день (в 10 00 и 15 00) проверяет наличие новых сообщений.

3.3. Оператор электронной почты вносит, полученные из управления информационных технологий изменения в собственную адресную книгу или пользуется импортом единой для всей системы электронной почты адресной книги.

3.4. Оператор электронной почты проверяет все передаваемые по электронной почте файлы средствами антивирусной защиты.

3.5. Размер передаваемой в одном сообщении информации не должен превышать 2 Мбайт. Передача объемной информации осуществляется в архивированном виде.

3.6. Для получения подтверждений доставки сообщений оператор электронной почты включает в своем почтовом клиенте запрос уведомления о прочтении сообщения. Оператор электронной почты, получивший сообщение с уведомлением, подтверждает его получение.

3.7. Оператор электронной почты несет ответственность за не соблюдение правил использования подсистемы электронного почтового обмена.