Приложение. Дополнения и изменения в инструкцию по делопроизводству в Администрации Воронежской области

Приложение

к постановлению

Администрации Воронежской области

от 29 августа 2003 г. N 695

Дополнения и изменения в инструкцию по делопроизводству
в администрации Воронежской области

1. В подпункте 1.1.2 пункта 1.1 раздела 1 слова "ГОСТа Р6.30-97" заменить на слова "ГОСТа Р 6.30-2003".

2. Подпункты 2.2.1 и 2.2.2 пункта 2.2. раздела 2 изложить в следующей редакции:

"2.2.1 Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65).

Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

2.2.2. При подготовке и оформлении документов администрации используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа."

3. В подпункте 2.2.13 пункта 2.2 раздел 2 в абзаце 6 последнее предложение "Если авторами документа является несколько организаций..." заменить на предложение "Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату".

Там же, абзацы 7, 8, 9, 10 изложить в новой редакции: "Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформить 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05."

4. Подпункт 2.2.17 пункт 2.2 раздела 2 исключить:

5. В подпункте 2.2.18 пункта 2.2. раздела 2 в абзаце 7 в примере "слова И.П. Калинину" заменить на слова "Калинину И.П.".

6. В подпункте 2.2.25 пункта 2.2. раздела 2 из абзацев 4 и 5 исключить слова " (с гербом)", из абзаца 6, там же, исключить слова "(с гербом области)" и "(без герба").

Там же, абзац 9 дополнить следующим предложением: "При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке".

7. Подпункт 2.2.33 пункта 2.2. раздела 2 изложить в следующей редакции: "Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в администрации.

8. Пункт 2.2. раздела 2 дополнить подпунктами 2.2.34 и 2.2.35 следующего содержания:

"2.2.34 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (реквизит 05).

2.2.35 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (реквизит 06)."

9. Текст подпунктов 2.3.1 - 2.3.5 пункта 2.3. раздела 2 изложить в новой редакции:

"2.3.1. Документы изготавливаются на бланках, согласно ГОСТу Р 6-30-2003. Устанавливаются два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

2.3.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТу Р 6-30-2003 или приложениями 2 и 3 настоящей инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

2.3.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

2.3.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)."

10. Текст подпункта 2.3.7. пункта 2.3. раздела 2 изложить в новой редакции:

"2.3.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19."

11. Заголовок пункта 2.4. раздела 2 изложить в новой редакции:

"2.4. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением герба Воронежской области."

12. Подпункты 2.4.1. и 2.4.2. пункта 2.4. раздела 2 изложить в новой редакции:

"2.4.1. Правила применения изображения герба Воронежской области на бланках определены

июля 1997 года (повторно принят 10 июля 1998 года) N 51-II-ОЗ.

2.4.2. В администрации области бланки с воспроизведением герба Воронежской области (далее гербовые бланки) используются при подготовке постановлений и распоряжений, а также писем за подписью главы администрации области, первого заместителя главы администрации области, заместителей главы."

13. Ввести подпункты 2.4.3., 2.4.4., 2.4.5, 2.4.6 пункта 2.4 раздела 2:

"Считать соответственно подпункты "2.4.3, 2.4.4, 2.4.5, 2.4.6, 2.4.7" подпунктами "2.4.7, 2.4.8, 2.4.9, 2.4.10, 2.4.11".

2.4.3. Гербовые бланки администрации области являются полиграфической продукцией, изготавливаются только в типографиях по заявкам управления делопроизводства администрации области и подлежат учету.

2.4.4. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в верхней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведется в управлении делопроизводства раздельно по видам бланков в журналах (приложение 8).

2.4.5. В структурных подразделениях администрации области гербовые номерные бланки, получаемые в управлении делопроизводства, должны использоваться строго по назначению. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители подразделений.

2.4.6. Структурные подразделения администрации области с правом юридического лица, в пределах осуществления возложенных функций и задач, используют свои гербовые бланки документов организационно-распорядительного характера, изготовленные полиграфическим или другим способом. При этом: текст названия структурного подразделения располагается под текстом "Администрация Воронежской области", размер шрифта названия структурного подразделения должен быть либо одинаковым с размером шрифта текста "Администрация Воронежской области", либо на 2 пункта меньше."

14. В подпункте 3.1.9. пункта 3.1. раздела 3, абзац 2 исключить слова: "Верхнее поле документа должно составлять 2.0 см" и заменить на слова "Верхнее поле документа должно составлять 20 мм", слова "левое поле - 2,75 см" - на слова "левое поле - 20 мм", слова "правое поле - 2,25 см" - на слова "правое поле - 10 мм", слова "и нижнее - не менее 2 см" - на слова "нижнее поле - 20 мм".

15. Раздел 4 дополнить пунктом 4.1 следующего содержания:

"4.1 Общие положения".

"Пункты 4.1; 4.2; 4.3 считать соответственно пунктами 4.2; 4.3; 4.4.

Порядок изготовления печатей с воспроизведением герба Российской Федерации и технические требования к печатям установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями от 8 июня 2001 г.) и ГОСТом Р 51515-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Размещение заказов на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия выданного Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций."

16. Ввести подпункты 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5, 7.1.6, 7.1.7 пункта 7.1. раздела 7. Считать соответственно подпункты "7.1.3, 7.1.4, 7.1.5, 7.1.6" подпунктами 7.1.8., 7.1.9., 7.1.10, 7.1.11.

"7.1.3. Личный прием граждан осуществляют: глава администрации области, заместители главы администрации области, начальники управлений, работники отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области.

В необходимых случаях для оперативного решения вопроса и консультации граждан, обратившихся в администрацию области, приглашаются специалисты структурных подразделений.

7.1.4. Организацию и запись на прием к руководителям администрации области осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан.

7.1.5. Все материалы, которые заявители считают нужным довести до сведения руководству, а также их заявления прилагаются к карточкам учета приема посетителей. Если это повторное обращение, то специалисты отдела подбирают предыдущую переписку и передают руководству администрации области за неделю до официального приема. На письменных обращениях, поступивших на личном приеме, проставляется штамп, где указывается дата поступления обращения и порядковый номер, а также ставится обязательно штамп "Контроль".

7.1.6. Во время проведения приема руководством администрации области заявителю может быть дан ответ в устной форме. Если обращение требует более тщательного рассмотрения, то руководители секретариатов главы, заместителей главы, специалисты начальников управлений готовят письма ответственным исполнителям для исполнения.

7.1.7. Подготовленные письма и карточки учета приема посетителей вместе со всеми материалами, за подписью ответственного за прием лица, передаются в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства, где специалисты приемной направляют первый экземпляр с приложениями исполнителям, второй оставляют в "контрольной" папке для дальнейшего контроля."

17. Дополнить инструкцию разделом 11 следующего содержания:

"11. Машинописные, копировально-множительные, стенографические работы.

11.1. Машинописные работы.

11.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в общем отделе управления делопроизводства и структурных подразделениях администрации области.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и машинописной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей инструкцией. Документы печатаются, как правило, в одном экземпляре.

11.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации области.

Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

11.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации и выполнен чернилами.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или исполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

11.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя.

Разрешение на печатание материалов в управлении делопроизводства дает начальник общего отдела управления делопроизводства администрации области, а в структурных подразделениях - руководитель.

Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью.

11.1.5. В управлении делопроизводства объем выполненных машинописных работ подлежит учету. Использованные при печатании номерные бланки учитываются в журнале, в котором указывается номер бланка, фамилия исполнителя документа, дата.

11.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником общего отдела управления делопроизводства, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений.

11.1.7. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в подразделении он может быть переписан на дискету заказчика. В магнитной памяти ЭВМ записанные тексты хранятся в течение двух месяцев.

Машинописные работы выполняются: срочные - в течение 3 часов; менее срочные - в течение суток; несрочные - в течение 3 дней.

11.1.8. Прием документов на печатание прекращается за час до окончания рабочего дня, за исключением поступающих от руководителей администрации области и срочных.

11.2. Копировально-множительные работы.

11.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в отделе системного и технического обеспечения СВТ управления делами администрации области.

Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации области.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности администрации области ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 - 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных настоящей инструкцией.

11.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение 48).

Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений администрации области. Подписанный ими заказ на производство множительных работ визируется начальником отдела системного и технического обеспечения СВТ управления делами администрации области.

11.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы множительного бюро.

В первоочередном порядке размножаются материалы, поступившие от главы, его заместителей и срочные. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником отдела системного и технического обеспечения СВТ управления делами, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений.

11.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера; значительные по объему; массовый тираж, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

11.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

11.2.6. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале.

Заказы на производимые работы хранятся в отделе системного и технического обеспечения СВТ управления делами в течение года.

11.3. Выполнение стенографических работ.

11.3.1. Управление делопроизводства администрации области обеспечивает стенографическую запись мероприятий, проводимых с участием главы администрации области.

11.3.2. Магнитную запись мероприятий, проводимых администрацией области, осуществляет управление делами администрации области.

11.3.3. Тетради и магнитные записи по стенографированию мероприятий, проводимых администрацией области, после расшифровки хранятся в управлении делопроизводства в течение 15 дней, а затем уничтожаются .

11.3.4. Размножение расшифрованных стенографических записей и ознакомление с ними осуществляется только с разрешения заместителя главы администрации области - руководителя аппарата.

Подлинник и одна копия расшифрованных стенографических записей хранятся в течение года в управлении делопроизводства, после чего подлинники формируются в дела и передаются на архивное хранение, а копии уничтожаются.

Ознакомление с архивным фондом стенографических записей осуществляется в управлении делопроизводства с разрешения заместителя главы администрации - руководителя аппарата.

11.3.5. При расшифровке стенографической записи на лицевой стороне последнего листа стенограммы указывается фамилия стенографистки, проставляется дата."

18. Дополнить приложения к инструкции приложением 48 - "Заявка на выполнение копировальных работ".

19. Приложения к инструкции 1, 2, 3, 5, 6, 6а, 6б, 13 изложить в новой редакции согласно приложениям N 1 - 8.