Приложение. Положение об архивном отделе Воронежской области

Приложение

Положение
об архивном отделе Воронежской области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 8 декабря 2006 г. N 1011)

С изменениями и дополнениями от:

25 июля 2007 г., 27 июня, 21 октября 2008 г.

I. Общие положения

1.1. Архивный отдел Воронежской области (далее именуется отдел) является исполнительным органом государственной власти Воронежской области, обеспечивающим на территории Воронежской области разработку и реализацию государственной политики Воронежской области в сфере архивного дела.

1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя губернатора Воронежской области, курирующего сферу архивного дела.

1.3. В структуре исполнительных органов государственной власти Воронежской области отдел входит в организационный блок.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, иными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Уставом Воронежской области, законами Воронежской области, указами губернатора Воронежской области, иными правовыми актами органов государственной власти Воронежской области, а также настоящим положением.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 25 июля 2007 г. N 702 пункт 1.5 настоящего Положения изложен в новой редакции

Cм. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Отдел является юридическим лицом, имеет собственные бланки, штампы и печать с изображением Герба Воронежской области, имеет самостоятельный баланс и смету, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, выступать истцом, ответчиком, третьим лицом и заинтересованным лицом в судах.

1.6. Отдел, как исполнительный орган государственной власти, издает в пределах своей компетенции нормативные правовые акты - приказы, которые являются обязательными для исполнения на территории Воронежской области.

1.7. За отделом закрепляются служебные помещения и имущество Воронежской области на праве оперативного управления.

1.8. Положение об отделе утверждается, изменяется постановлением администрации Воронежской области.

1.9. Адрес места нахождения отдела: г.Воронеж, ул.Плехановская, д.7.

II. Основные задачи

2.1. Формирование и содержание архивных фондов Воронежской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.

2.3. Координация деятельности архивных учреждений области, обеспечение их функционирования.

2.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 21 октября 2008 г. N 908 раздел III настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

III. Основные функции

"III. Государственные функции и государственные услуги

3.1. Государственные функции:

3.1.1. Организация хранения архивных документов и архивных фондов.

3.1.2. Ведение государственного учета архивных документов и архивных фондов.

3.1.3. Контроль выполнения организациями, независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности, законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.

3.1.4. Решение в установленном порядке вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.

3.1.5. Установление решением экспертно-проверочной комиссии архивного отдела порядка отнесения документов к составу Архивного фонда области и экспертизы их ценности, определение категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда области, согласование списков источников комплектования архивных учреждений области, решение вопросов об отнесении к составу Архивного фонда области конкретных документов.

3.1.6. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну.

3.1.7. Рассмотрение обращений граждан.

3.1.8. Использование архивных документов и архивных фондов.

3.2. Государственные услуги:

3.2.1. Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (проставление апостиля).

3.2.2. Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области.

3.2.3.Предоставление пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки# или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Права отдела

4. Отдел в ходе своей деятельности для осуществления поставленных задач и реализации полномочий по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг в подведомственной сфере деятельности вправе:

4.1. Учреждать печатные средства массовой информации.

4.2. Запрашивать и получать:

- сведения о деятельности от субъектов подведомственной сферы деятельности;

- справочные и информационные материалы от различных органов и организаций;

- пользоваться информационными ресурсами Воронежской области.

4.3. Контролировать деятельность:

- подведомственных областных государственных учреждений;

- исполнительных органов государственной власти области в подведомственной сфере деятельности.

4.4. Координировать деятельность субъектов подведомственной сферы деятельности.

4.5. Вносить в судебные органы протоколы о нарушениях норм подведомственной сферы деятельности.

4.6. Представлять интересы Воронежской области в судах, различных органах и организациях в подведомственной сфере деятельности.

4.7. Создавать совещательные и экспертные органы, а также ставить вопрос о создании межведомственных комиссий и советов для государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности.

4.8. Созывать совещания по проблемам государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности с привлечением руководителей и специалистов исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления области, общественных объединений, хозяйствующих субъектов, расположенных на территории области.

4.9. Организовывать и проводить конференции, семинары, встречи, выставки, смотры и другие мероприятия, направленные на достижение поставленных целей и реализацию возложенных функций.

4.10. Принимать участие в совещаниях, а также в работе коллегиальных органов, создаваемых по решению исполнительных органов государственной власти области, по вопросам государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности.

4.11. Вносить предложения по созданию (учреждению), реорганизации и ликвидации государственных учреждений для достижения поставленных целей и реализации возложенных функций.

4.12. Разрабатывать и согласовывать проекты нормативных правовых актов Воронежской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 27 июня 2008 г. N 551 в пункт 4.13 раздела IV настоящего Положения внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2008 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.13. Издавать приказы, регулирующие отношения в подведомственной сфере деятельности по следующим вопросам:

- о поступлении, прохождении и прекращении гражданской службы;

- о создании, составе, вопросах деятельности совещательных и экспертных органов (коллегии, экспертно-проверочной комиссии, научного совета, методической комиссии и т.п.);

- об объявлении для исполнения решений коллегии отдела, в том числе по вопросам планирования, отчетности архивных учреждений области, итогам проверок их деятельности и т.д.;

- о введении в действие и отмене форм планово-отчетной документации архивных учреждений;

- о проведении паспортизации (государственного учета) документов архивного фонда Воронежской области, независимо от места их хранения;

- об утверждении положений о госархивах области, должностных инструкций директоров госархивов, проведении аттестации работников госархивов и т.п.;

- о проведении конференций, семинаров, смотров-конкурсов и других мероприятий;

- об утверждении штатных расписаний госархивов области;

- об утверждении перечней свободных цен на основные виды работ (услуг), выполняемых подразделениями госархивов области;

- о материальном стимулировании деятельности работников госархивов области (установление надбавок к должностным окладам за работу с секретными документами; за сложность, напряженность, специальный режим работы; за выслугу лет; премирование; оказание материальной помощи);

- в иных случаях, установленных правовыми актами Российской Федерации и Воронежской области.

4.14. Организовывать проведение экспертиз целевых программ и проектов, касающихся вопросов подведомственной сферы деятельности.

4.15. Давать заключения по проектам нормативных правовых и нормативно-технических документов в части вопросов, относящихся к подведомственной сфере деятельности.

4.16. Осуществлять функции получателя и распорядителя бюджетных средств, предусмотренных на содержание отдела и реализацию возложенных функций.

4.17. Привлекать в установленном порядке для выполнения возложенных функций научные, образовательные учреждения, отдельных ученых, специалистов органов государственной власти и местного самоуправления области, представителей федеральных органов власти.

4.18. Выполнять функции государственного заказчика при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в подведомственной сфере деятельности.

4.19. Владеть, пользоваться на праве оперативного управления закрепленными за отделом служебными помещениями и имуществом.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 21 октября 2008 г. N 908 раздел IV настоящего Положения дополнен пунктами 4.20 - 4. 30

4.20. Организовывать комплектование и определение состава документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечение соблюдения установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.

4.21. Организовывать работу по контролю за состоянием ведомственных архивов учреждений и организаций - источников комплектования, внедрение в деятельность государственных органов и учреждений государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, оказание им консультационно-методической помощи; совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями участие в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.

4.22. Организовывать экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на государственное хранение.

4.23. Реализовывать в установленном порядке преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части архивного фонда области.

4.24. Организовывать научно-исследовательскую и информационную деятельность архивных учреждений области, в том числе, путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.

4.25. Организовывать внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования, охраны документов, принятие мер по материально-техническому обеспечению госархивов, укреплению и развитию их материальной базы.

4.26. Изучать, обобщать и распространять передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывать совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывать вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

4.27. Обеспечивать мобилизационную подготовку архивного отдела, а также контроль и координацию деятельности находящихся в его ведении архивных учреждений области.

4.28. Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и государственных архивов области, обеспечивать их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

4.29. Организовывать повышение квалификации работников архивного отдела и государственных архивов.

4.30. Содействовать решению вопросов улучшения условий труда работников архивных учреждений области, их социальной защиты.

V. Обязанности

5. Отдел обязан:

5.1. Выполнять требования законодательства Российской Федерации и Воронежской области, указов губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений администрации Воронежской области.

5.2. Обеспечивать в пределах своей компетенции реализацию возложенных на отдел функций.

5.3. Соблюдать требования регламента работы администрации Воронежской области.

5.4. Отстаивать интересы Воронежской области, губернатора Воронежской области, администрации Воронежской области в органах судебной власти и прокуратуры, а также перед физическими и юридическими лицами, иностранными лицами, их объединениями, субъектами Российской Федерации и органами местного самоуправления.

5.5. Обеспечивать сохранность служебной и государственной тайны, не допускать разглашение персональных данных физических лиц и иной охраняемой законом информации.

5.6. Давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.7. Принимать в рамках своей компетенции меры и вносить предложения по улучшению работы отдела, органов государственной власти Воронежской области, укреплению их авторитета.

VI. Организационные и финансовые основы деятельности отдела

6.1. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему областные государственные учреждения во взаимодействии с:

- аппаратом полномочного представителя президента РФ в Центральном федеральном округе;

- территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

- органами государственной власти Российской Федерации;

- Высшим советом регионального развития Воронежской области;

- исполнительными органами государственной власти Воронежской области;

- органами местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области;

- общественными объединениями;

- хозяйствующими субъектами, расположенными на территории Воронежской области.

6.2. Финансирование расходов на содержание отдела осуществляется за счет средств областного бюджета, предусматриваемых на финансирование исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

6.3. Структура и штатное расписание отдела утверждаются постановлением администрации области по представлению руководителя отдела.

VII. Руководство отделом, его структура

7.1. Руководство отделом осуществляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности губернатором Воронежской области.

7.2. Руководитель отдела:

7.2.1. Организует работу отдела в соответствии с возложенными задачами и функциями отдела.

7.2.2. Представляет губернатору Воронежской области на утверждение постановлением администрации Воронежской области структуру и штатную численность отдела.

7.2.3. Определяет должностные регламенты сотрудников отдела.

7.2.4. Подписывает документы от имени отдела, изданные в пределах его компетенции.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 27 июня 2008 г. N 551 пункт 7.2.5 раздела VII настоящего Положения изложен в новой редакции

Изменения вступают в силу с 1 июля 2008 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.5. Осуществляет полномочия представителя нанимателя на должности государственной гражданской службы архивного отдела от имени Воронежской области в соответствии с правовым актом губернатора области.

7.2.6. Исключен с 1 июля 2008 г.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 7.2.6 раздела VII

7.2.7. Вносит предложения по повышению квалификации сотрудников отдела и по вопросам формирования кадрового резерва.

7.2.8. Решает вопросы командирования сотрудников отдела.

7.2.9. Участвует в заседаниях коллегий, комиссий и других органов администрации Воронежской области.

7.2.10. Организует взаимодействие с областной Думой, федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления в пределах компетенции.

7.2.11. Решает иные вопросы, отнесенные к полномочиям отдела.

7.3. Руководитель отдела имеет заместителя.

7.4. В случае временного отсутствия руководителя отдела его обязанности исполняются заместителем руководителя отдела в соответствии с его компетенцией.

VIII. Ответственность отдела

8.1. Руководитель отдела несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций в соответствии с требованиями действующего законодательства.

8.2. Заместитель руководителя отдела несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций с учетом предоставленных ему прав.

IX. Реорганизация и ликвидация отдела

9.1. Прекращение деятельности отдела производится путем реорганизации или ликвидации в установленном законодательством порядке на основании соответствующего правового акта Воронежской области.

9.2. При реорганизации или ликвидации отдела увольняемым сотрудникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области.