Приложение. Положение об управлении делопроизводства администрации области

Приложение

Положение
об управлении делопроизводства администрации области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 15 июля 2005 г. N 650)

С изменениями и дополнениями от:

18 мая 2007 г.

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства администрации области (далее именуется управление) является структурным подразделением администрации области.

1.2. Управление подчиняется заместителю главы администрации области и руководителю аппарата.

1.3. Управление не является юридическим лицом.

1.4. Структурными подразделениями управления являются отделы:

- организационный отдел;

- отдел по работе с обращениями граждан;

- общий отдел.

1.5. Структура, численность и месячный фонд заработной платы управления утверждаются постановлением администрации области.

1.6. Возглавляет управление руководитель управления - заместитель руководителя аппарата администрации области, назначаемый на должность и освобождаемый от должности постановлением администрации области.

1.7. Руководитель управления имеет двух заместителей руководителя управления - начальника организационного отдела и начальника отдела по работе с обращениями граждан.

1.8. Руководитель управления утверждает должностные регламенты работников управления.

1.9. Государственные гражданские служащие управления принимаются на работу и увольняются соответствующим правовым актом администрации области в соответствии с федеральным и областным законодательством.

1.10. В своей деятельности управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, законами Воронежской области, правовыми актами областной Думы и администрации области, настоящим Положением.

1.11. Положение об управлении утверждается, изменяется и дополняется постановлением администрации области.

2. Основные задачи

2.1. Составление квартальных планов работы администрации области, планирование еженедельных мероприятий, проводимых в области, и контроль за их исполнением.

2.2. Подготовка и организация проведения коллегий при главе администрации области.

2.3. Протокольно-организационное обеспечение массовых и иных мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы администрации области, заместителя главы администрации области.

2.4. Участие в организационном обеспечении мероприятий, проводимых самостоятельными подразделениями администрации области по поручению главы администрации области, заместителя главы администрации области.

2.5. Организационное обеспечение пребывания руководителей и представителей федеральных и региональных органов государственной власти на территории области.

2.6. Повышение качества и развитие документационного обеспечения администрации области.

2.7. Обеспечение единого порядка организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГОСТами и другими действующими нормативами.

2.8. Обеспечение реализации конституционного права граждан на обращение в органы государственной власти. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан в администрацию области.

2.9. Осуществление учета и анализа обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления, подготовка соответствующих докладов, справочных материалов.

2.10. Подготовка и участие в разработке нормативных правовых актов администрации области, регламентирующих работу с обращениями граждан.

2.11. Осуществление организационного, информационно-аналитического и методического обеспечения деятельности администрации области, органов местного самоуправления по рассмотрению обращений граждан.

3. Функции управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Обеспечивает взаимодействие администрации области с федеральными органами государственной власти Российской Федерации (Администрацией Президента Российской Федерации, отделом по взаимодействию с органами государственной власти субъектов Российской Федерации Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от Воронежской области, аппаратом Правительства Российской Федерации, аппаратом Полномочного Представителя Президента Российской Федерации в Центральном Федеральном округе). Информирует их о мероприятиях, проводимых в области, задачах, стоящих перед органами государственной власти области.

3.2. Организационно обеспечивает деятельность администрации области:

- разрабатывает квартальные планы работы администрации области;

- осуществляет контроль за выполнением плана работы администрации области;

- ежемесячно уточняет и корректирует сроки проведения мероприятий, включенных в квартальный план работы администрации области, и направляет подготовленную информацию в управление по внутренней политике Администрации Президента РФ, отдел по взаимодействию с органами государственной власти субъектов РФ Совета Федерации РФ и Полномочному Представителю Президента РФ в Центральном Федеральном округе;

- разрабатывает еженедельные графики мероприятий, проводимых в области, и направляет данные графики главе администрации, заместителям главы, всем структурным подразделениям администрации области; в электронном виде - для размещения на официальных сайтах администрации области в сети ИНТЕРНЕТ;

- осуществляет контроль за выполнением еженедельных мероприятий, проводимых в области, и готовит информацию об их выполнении для руководства администрации области;

- планирует распределение помещений в здании администрации области для проведения совещаний, включенных в еженедельный график мероприятий;

- согласовывает списки участников совещаний со службой охраны по обеспечению пропускного режима при проведении мероприятий в здании администрации области.

3.3. Осуществляет подготовку и организацию проведения коллегий при главе администрации области, оформляет протоколы и решения заседаний коллегии, рассылает их исполнителям.

3.4. Обеспечивает подготовку и организацию проведения еженедельных и ежемесячных рабочих совещаний у главы администрации области, оформляет протоколы совещаний. Осуществляет контроль за выполнением поручений, данных главой администрации области на рабочих совещаниях, готовит еженедельную информацию главе администрации области об их исполнении.

3.5. Осуществляет подготовку и организацию проведения совещаний, семинаров, селекторных совещаний с участием федеральных органов государственной власти Российской Федерации, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, депутатов Государственной Думы от Воронежской области, глав муниципальных образований области. Оформляет протоколы совещаний.

3.6. Участвует в подготовке и организации массовых мероприятий, посвященных знаменательным датам России и области, проводимых на территории области. Составляет программу проведения массовых мероприятий, списки гостей, участников, оповещает о дате, времени, месте проведения мероприятий.

3.7. Организационно обеспечивает пребывание руководителей и представителей федеральных и региональных органов государственной власти Российской Федерации на территории области, готовит программы и сценарии пребывания делегаций.

3.8. Разрабатывает проекты постановлений и распоряжений администрации области и другие документы, необходимые для организационного обеспечения администрации области.

3.9. Согласовывает проекты постановлений, распоряжений администрации области и проекты иных документов, необходимых для подготовки протокольно-организационных мероприятий, проводимых по поручению главы администрации области, заместителя главы администрации области.

3.10. Готовит предложения и информационные материалы для главы администрации области по работе с органами государственной власти всех уровней, относящиеся к компетенции управления.

3.11. Обеспечивает совместно с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами администрации области прием, регистрацию, учет и установленный порядок прохождения документов, поступающих в администрацию области, и исходящей корреспонденции администрации области, иных органов государственной власти, пользующихся на договорных началах услугами управления.

3.12. Осуществляет организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях администрации области, готовит проекты постановлений и распоряжений, обобщающие материалы по этим вопросам.

3.13. Осуществляет нормативно-методическую регламентацию форм документами на уровне аппарата и структурных подразделений администрации области.

3.14. Составляет проект номенклатуры дел аппарата администрации области и представляет его на утверждение руководству аппарата администрации области, организует составление номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации области.

3.15. Участвует в контроле за сроками исполнения исходящих документов, документов учреждений и организаций, писем общего характера.

3.16. Выдает справочную информацию юридическим и физическим лицам о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции.

3.17. Представляет юридическим и физическим лицам копии архивных документов, находящихся на текущем хранении.

3.18. Осуществляет контроль за формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях аппарата администрации области. Принимает, обрабатывает документы, законченные текущим делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает архивное хранение документов, передает их на хранение в областной государственный архив.

3.19. Оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области.

3.20. Организует работу постоянно действующей экспертной комиссии и комиссии по уничтожению печатей и штампов администрации области.

3.21. Изучает отечественный, зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организует обмен опытом, пропаганду и внедрение новых современных методов и приемов работы с документами.

3.22. Осуществляет компьютерную и факсимильную связь, выполняет машинописные работы.

3.23. Участвует в организации работы по изготовлению печатей, штампов, бланочной продукции, поздравительных адресов, открыток, благодарностей и др.

3.24. Осуществляет прием граждан работниками отдела в приемной граждан администрации области, разрешает вопросы, поставленные в обращениях, консультирует граждан, дает справки и информации по телефону приемной граждан администрации области.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.25.1. Запрашивает от органов местного самоуправления, предприятий и организаций материалы для разрешения вопросов, поставленных в обращениях граждан, подготовки личного приема главой администрации области.

3.25.2. Для оперативного решения вопросов и консультации граждан приглашает специалистов структурных подразделений администрации области.

3.25.3. Участвует в проведении выездных приемов граждан.

3.25.4. Контролирует сроки и качество рассмотрения устных обращений граждан.

3.26. Организует прием граждан главой администрации области и его заместителями, а также руководителями самостоятельных подразделений администрации.

3.27. Осуществляет работу с письменными обращениями граждан.

3.27.1. Рассматривает и контролирует в первоочередном порядке обращения депутатов, к которым приложены письменные обращения граждан.

3.27.2. Осуществляет контроль за исполнением писем, направленных на рассмотрение с контролем из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, за выполнением поручений главы администрации области по обращениям граждан.

3.27.3. Контролирует сроки и качество рассмотрения письменных обращений граждан.

3.28. Готовит и принимает участие в подготовке нормативных правовых актов администрации области.

3.29. Ведет централизованный учет письменных и устных обращений, создает базу данных по обращениям, проводит их рассмотрение, направление на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения администрации области, другие органы власти и местного самоуправления.

3.30. Формирует на основе обращений граждан информационный фонд и обеспечивает получение из него сведений для соответствующих подразделений администрации, граждан области.

3.31. Проводит анализ и обобщение вопросов, которые ставят граждане в письмах и на личном приеме. Готовит на основе анализа и обобщения обращений граждан предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы, осуществляет меры по обеспечению законных прав, свобод и интересов граждан.

3.32. Информирует главу администрации области, его заместителей, руководителей органов местного самоуправления о количестве, характере и тенденциях обращений граждан.

3.33. Готовит материалы для средств массовой информации.

3.34. Изучает, обобщает и внедряет положительный опыт работы с обращениями граждан на местах и в других регионах Российской Федерации.

3.35. Обеспечивает рассмотрение обращений, поступивших в ходе прямых телефонных линий, теле-, радиоэфиров с Президентом Российской Федерации, главой администрации области, его встреч с населением области, в ходе изучения социально-экономического развития регионов, городов, пригородных и сельских населенных пунктов.

3.36. Проводит взаимодействие с управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, отделом по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства Российской Федерации, структурными подразделениями администрации области, органами местного самоуправления.

3.37. Оказывает организационно-методическую помощь в работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации области и органах местного самоуправления.

3.38. Участвует в автоматизации процессов работы с обращениями граждан, внедрении новых информационных технологий.

3.39. Формирует архивный фонд обращений граждан.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Воронежской области от 18 мая 2007 г. N 408 пункт 3 настоящего Положения дополнен подпунктами 3.40 - 3.45

3.40. Организация работы по выпуску законов области, указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области.

3.41. Лингвистическая экспертиза проектов указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области.

3.42. Обеспечение своевременного опубликования законов области, указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области.

3.43. Систематизация и хранение подлинников законов области, указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области в течение трех лет с последующей передачей в архив.

3.44. Подготовка по запросам федеральных органов государственной власти, органов государственной власти области и органов местного самоуправления официальных справок о признании утратившими силу указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области либо их отдельных положений, выдача их копий в течение срока хранения контрольных экземпляров в управлении делопроизводства.

3.45. Ведение электронной базы законов области, указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области.

4. Права

Управление для обеспечения своих функций имеет право:

4.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать от органов государственной власти, структурных подразделений администрации области, учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности, расположенных на территории области, органов местного самоуправления области информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих функций.

4.2. Готовить проекты постановлений и распоряжений администрации области и вносить предложения для рассмотрения на коллегии при главе администрации области по вопросам, входящим в компетенцию управления.

4.3. Привлекать к подготовке вопросов, вносимых на рассмотрение главы администрации области и коллегии, к проверке писем, жалоб и заявлений граждан работников структурных подразделений администрации области, специалистов других учреждений и организаций.

4.4. Участвовать в работе коллегий, совещаний, семинаров, конференций и т.п., проводимых руководителями администрации области.

4.5. Определять и вносить на рассмотрение и утверждение заместителю главы администрации области положения об отделах, должностные инструкции.

4.6. Вносить предложения руководству администрации области по поощрению работников управления, наложению на них дисциплинарных взысканий, перемещению по должностям или освобождению их от занимаемых должностей.

4.7. Осуществлять взаимодействие по вопросам, входящим в компетенцию управления, с другими регионами, научными центрами, учебными заведениями.

5. Ответственность

Управление несет ответственность за:

5.1. Несоблюдение Конституции РФ, федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и администрации области, нормативных правовых актов областной Думы по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.2. Несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, предусмотренных настоящим положением.

5.3. Руководитель управления несет ответственность за выполнение функций, возложенных на управление.

5.4. Заместители руководителя управления, начальники отделов несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей.

5.5. Сотрудники управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей.

6. Прекращение деятельности

6.1. Прекращение деятельности управления производится в соответствии с постановлением администрации области в установленном порядке.

6.2. При прекращении деятельности управления увольняемым работникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области.