Постановление Администрации Воронежской области от 5 декабря 2007 г. N 1105 "Об утверждении административного регламента администрации Воронежской области по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Воронежской области
от 5 декабря 2007 г. N 1105
"Об утверждении административного регламента администрации
Воронежской области по исполнению государственной функции
"Формирование документационного фонда администрации Воронежской
области, передача документов на хранение в государственный архив
Воронежской области"

С изменениями и дополнениями от:

19 января 2009 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Воронежской области от 27 августа 2010 г. N 730 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях реализации административной реформы, в соответствии с распоряжением администрации Воронежской области от 11 октября 2006 года N 2829-р "О регламентации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти области" и во исполнение решения расширенного заседания комиссии по проведению административной реформы администрация Воронежской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления делопроизводства администрации области по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области"

2. Утвердить прилагаемый план мероприятий по внедрению административного регламента "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора области В.Г. Кобяшева.

Губернатор Воронежской области

В.Г. Кулаков

Административный регламент
управления делопроизводства администрации
Воронежской области по исполнению государственной функции
"Формирование документационного фонда администрации
Воронежской области, передача документов
на хранение в государственный архив Воронежской области"
(утв. постановлением администрации Воронежской области
от 5 декабря 2007 г. N 1105)

С изменениями и дополнениями от:

19 января 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по формированию документационного фонда администрации Воронежской области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления делопроизводства администрации области, порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации области и должностными лицами, архивным отделом Воронежской области, государственным архивом Воронежской области по формированию документационного фонда администрации области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Воронежской области от 19 января 2009 г. N 06 в пункт 1.2 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Нормативное правовое, методическое регулирование исполнения государственной функции по формированию документационного фонда администрации Воронежской области, передачи документов на хранение в областной государственный архив Воронежской области осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами и методическими документами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", "Российская газета", N 237 от 27.10.2004;

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "Российская газета", N 185 от 29.07.2006;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

- указом губернатора Воронежской области от 27.10.2006 N 22 "Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области;#

- указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 N 3 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";

- постановлением администрации Воронежской области от 15.07.2005 N 650 "Об утверждении положения об управлении делопроизводства администрации области";

- основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000;

- иными федеральными и областными нормативными правовыми актами, регламентирующими правоотношения в сфере формирования документационного фонда администрации Воронежской области.

1.3. Органы и организации, участвующие в исполнении
государственной функции.

1.3.1. Структурные подразделения администрации области формируют исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации области. По истечении 3-х лет хранения документов в подразделении, ответственные исполнители оформляют дела на постоянное хранение и по описи передают в управление делопроизводства администрации области.

1.3.2. Управление делопроизводства администрации области осуществляет методическое руководство по формированию документационного фонда администрации области, разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации области, организует техническое оформление документов в дела, составляет сводные описи дел администрации области, историческую справку и предисловие к описям.

1.3.3. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела Воронежской области согласовывает номенклатуру дел администрации области и утверждает описи дел постоянного хранения.

1.3.4. Государственный архив Воронежской области обеспечивает исполнение государственной функции путем приема документов администрации области на государственное хранение и использование их в научных и практических целях.

1.3.5. Контроль за исполнением государственной функции осуществляет заместитель губернатора Воронежской области.

2. Административные процедуры

Реализация государственной функции по формированию документационного фонда администрации области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области заключается в пополнении документационного фонда администрации области документами постоянного хранения, отражающими основные направления социально-экономического развития области и включает в себя следующие административные процедуры:

- составление и оформление номенклатуры дел;

- формирование дел в структурных подразделениях администрации области;

- экспертиза научной и практической ценности документов;

- оформление дел, принимаемых в архив администрации области, составление описей дел постоянного хранения;

- передача дел постоянного хранения и по личному составу в архив администрации области;

- передача дел постоянного хранения в государственной# архив Воронежской области.

Блок - схема последовательности действий по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области" (приложение 1).

2.1. Составление и оформление номенклатуры дел

2.1.1. Ежегодно, в срок до 15 декабря текущего года, структурные подразделения администрации области подготавливают и направляют в управление делопроизводства администрации области номенклатуру дел.

2.1.2. Номенклатуру дел структурного подразделения администрации области составляет ответственный за делопроизводство (далее ответственный исполнитель) по установленной форме (приложения N 2#).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке структурного подразделения администрации области, подписывается руководителем и ответственным исполнителем.

2.1.3. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения администрации области ответственный исполнитель руководствуется положением о подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного хранения, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

2.1.4. Специалист управления делопроизводства администрации области составляет на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации области сводную номенклатуру дел администрации области по установленной форме (приложение 3).

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности администрации области, а также дела с документами постоянно действующих советов, комиссий, штабов.

2.1.5. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается руководителем управления делопроизводства администрации области, специалистом управления делопроизводства администрации области, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации области и представляется на согласование в срок до 25 декабря текущего года в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного отдела Воронежской области.

2.1.6. Согласованная с ЭПК архивного отдела Воронежской области сводная номенклатура дел утверждается заместителем губернатора Воронежской области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.1.7. Сводная номенклатура дел администрации области согласовывается с ЭПК архивного отдела Воронежской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры администрации области разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается с ЭПК архивного отдела.

2.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации области, специалист управления делопроизводства администрации области направляет в структурные подразделения администрации области выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.2. Формирование дел в структурных подразделения#
администрации области

2.2.1. Группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел ежедневно осуществляют ответственные исполнители структурных подразделений администрации области.

2.2.2. В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, запрещается группировать в дела черновые, а также документы, подлежащие возврату.

2.2.3. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела.

2.3. Экспертиза научной и практической ценности документов

2.3.1. Экспертная комиссия администрации области организует и проводит работу по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.3.2. Проведение работы по экспертизе ценности документов администрации области ежегодно осуществляют ответственные исполнители структурных подразделений администрации области и специалист управления делопроизводства администрации области.

2.3.3. На экспертизу ценности представляются документы структурных подразделений администрации области по истечении 3-х летнего срока хранения.

2.3.4. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архив администрации области; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

2.3.5. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

2.4. Оформление дел, принимаемых в архив администрации области,
составление описей дел постоянного хранения

2.4.1. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области проводят формирование документов в дела и оформление дел по завершению делопроизводственного года в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

2.4.2. Специалист управления делопроизводства организует переплет или подшивку дел.

2.4.3. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области ежегодно составляют архивные описи на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу по установленной форме (приложения 4,5).

2.4.4. Специалист управления делопроизводства администрации области ежегодно составляет и представляет на утверждение в ЭПК архивного отдела Воронежской области сводные описи дел постоянного хранения администрации области по установленной форме (приложения 4,6).

К первому разделу сводной описи составляются предисловие и историческая справка. К последующим разделам описи составляются дополнение к предисловию и исторической справке.

2.5. Передача дел постоянного хранения и по личному составу
в архив администрации области

2.5.1. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области ежегодно по графику, утвержденному руководителем управления делопроизводства администрации области передают в архив администрации области дела постоянного хранения и по личному составу.

2.5.2. Специалист управления делопроизводства проверяет оформление и соответствие количества дел включенных в опись, количеству сдаваемых дел.

2.5.3. Прием каждого дела производится специалистом управления делопроизводства администрации области в присутствии ответственного лица структурного подразделения администрации области по описи.

2.6. Передача дел постоянного хранения в государственный архив
Воронежской области

2.6.1. Архивные документы постоянного хранения администрации области передаются на государственное хранение по истечении 10 лет хранения в архиве администрации области.

2.6.2. Исполнение государственной функции по передаче документов на государственное хранение в государственный архив Воронежской области осуществляется специалистом управления делопроизводства администрации области в следующей последовательности:

- сверка-наличия# дел подлежащих передаче на государственное хранение с описями дел;

- доставка дел в государственный архив Воронежской области;

- поединичная передача дел ответственному исполнителю областного государственного архива Воронежской области.

2.6.3. Качественное формирование документационного фонда администрации области, обеспечение сохранности документов на стадии делопроизводства в структурных подразделениях администрации области и на стадии временного хранения в архиве администрации области позволяет использовать его в научных и практических целях.

Приложение N 1

к Административному регламенту

Блок - схема
последовательности действий по исполнению государственной
функции "Формирование документационного фонда администрации
Воронежской области, передача документов на хранение
в государственный архив Воронежской области"

                          Условные обозначения

      _ _ _ _

     {_ _ _ _} - начало или завершение административной процедуры

     /--------\

     |        | - операция, действие, мероприятие

     \--------/

      _ _ _ _

     {_ _ _ _}  Разработка  номенклатуры дел структурного подразделения

                                      |

                                      |

     /--------\                       

     |        | Разработка сводной номенклатуры дел администрации области

     \--------/

                                      |

                                      |

     /--------\ Представление на согласование сводной номенклатуры дел

     |        | администрации области с ЭК администрации области

     \--------/

                                      |

                                      |

     /--------\ Представление сводной номенклатуры дел администрации

     |        | области на согласование в ЭПК архивного отдела

     |        | Воронежской области

     \--------/

     /--------\

     |        | Утверждение сводной номенклатуры дел администрации

     |        | области, введение в действие

     \--------/

                                      |

                                      |

     /--------\                       

     |        | Формирование исполненных документов в дела в структурных

     |        | подразделениях администрации области

     \--------/

                                      |

                                      |

     /---------\                      

     |         | Проведение экспертизы ценности документов

     |         | администрации области

     \---------/

                                      |

                                      |

     /---------\                      

     |         | Оформление дел постоянного хранения

     |         |

     \---------/                      |

                                      |

     /---------\                      

     |         | Составление описи дел постоянного хранения структурного

     |         | подразделения администрации области

     \---------/

                 Передача дел постоянного хранения в архив

                 администрации области по описям

                                      |

                                      |

     /---------\ Составление сводной описи дел администрации области

     |         | и представление ее на утверждение в ЭПК архивного

     |         | отдела Воронежской области

     \---------/

                                      |

                                      |

      _________                       

     {_________} Передача дел постоянного хранения в Государственный

                 архив Воронежской области

Приложение N 2

к Административному регламенту

     Администрация Воронежской области

     Номенклатура дел

     ________N______

     _______________

       г. Воронеж

     На________год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения              Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

лица, ответственного за архив           Подпись      Расшифровка подписи

Дата

                                                  Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 3

к Административному регламенту

     Администрация Воронежской области                  Утверждаю

     Номенклатура дел                            Заместитель губернатора

                                                 Воронежской области

     __________N________

                                                 Подпись     Расшифровка

     ___________________                                     подписи

          г. Воронеж

     На______________год                         Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель

управления делопроизводства             Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

     Согласовано                     Согласовано

     Протокол ЭК                     Протокол ЭПК

     администрации области           архивного отдела Воронежской области

     от____________N__________       от___________________N______________

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 4

к Административному регламенту

               Государственный архив Воронежской области

        _________________________________________________________________

                 (Наименование государственного архива)

                   Администрация Воронежской области

        _________________________________________________________________

                            (Название фонда)

        _________________________________________________________________

               (Наименование структурного подразделения)

                   Фонд N___________________________

                  Опись N__1

                        дел постоянного хранения

_________________________________________________________________________

                            (Название описи)

                                                за 2004 - 2005 годы

                                               ________________________

                                                   крайние даты

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 5

к Административному регламенту

     Администрация                    Утверждаю

     Воронежской области              Руководитель правового управления

     Правовое управление              Подпись             Расшифровка

                                                          подписи

     Фонд N_____________              Дата

     Опись N____________

     дел постоянного хранения

     за____________год

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено________________________________ед.хр.,

                                       (цифрами и прописью)

     с N______________по N_________________________________, в том числе:

     литерные номера:____________________________________________________

     пропущенные номера:_________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись        Расшифровка подписи

Дата                                  Подпись        Расшифровка подписи

                                                 Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 6

к Административному регламенту

     Администрация                     Утверждаю

     Воронежской области

                                       Руководитель правового управления

     Фонд N____________                делопроизводства

     Опись N___________                Подпись            Расшифровка

     дел постоянного хранения                             подписи

     за_________год                    Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено_______________________________ ед.хр.,

                                     (цифрами и прописью)

     с N________________________по N_______________________, в том числе:

     литерные номера:____________________________________________________

     пропущенные номера:_________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись        Расшифровка подписи

     Утверждено                   Согласовано

     Протокол ЭПК

     архивного отдела             Протокол ЭК

     Воронежской области          администрации области

     от_______N_________          от_________N___________

                                                   Формат А4 (210х297мм)

План
мероприятий по внедрению Административного регламента
администрации Воронежской области по исполнению
государственной функции "Формирование документационного фонда
администрации Воронежской области, передача документов
на хранение в государственный архив Воронежской области"
(утв. постановлением администрации Воронежской области
от 5 декабря 2007 г. N 1105)

N п/п	Наименование мероприятий	Ответственный исполнитель	Срок исполнения
1	2	3	4
1.	Довести регламент до сведения всех сотрудников структурных подразделений администрации области, ответственных за делопроизводство.	Управление делопроизводства	январь 2008 г.
2.	Оказать методическую и практическую помощь структурным подразделениям администрации области в составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы научной и практической ценности документов в соответствии с настоящим регламентом.	Управление делопроизводства, структурные подразделения администрации области	в течение года
3.	Организовать прием документов постоянного хранения из структурных подразделений администрации области в соответствии с настоящим регламентом.	Управление делопроизводства, структурные подразделения администрации области	в течение года
4.	Провести проверку исполнения основных положений регламента в структурных подразделениях администрации области.	Управление делопроизводства	декабрь 2008 г.