Распоряжение Правительства Воронежской области от 27 мая 2011 г. N 360-р "О внесении изменений в распоряжение правительства Воронежской области от 27.05.2009 г. N 240-р" (утратило силу)

Распоряжение Правительства Воронежской области
от 27 мая 2011 г. N 360-р
"О внесении изменений в распоряжение правительства Воронежской области
от 27.05.2009 г. N 240-р"

ГАРАНТ:

Распоряжением Правительства Воронежской области от 19 июня 2013 г. N 472-р настоящее распоряжение признано утратившим силу

В целях перехода на безбумажный документооборот между структурными подразделениями правительства Воронежской области и исполнительными органами государственной власти Воронежской области:

1. Внести в Регламент, утвержденный распоряжением правительства Воронежской области от 27.05.2009 г. N 240-р "Об утверждении регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области", следующие изменения:

1.1. В разделе 2:

1) абзац 3 пункта 2.2 изложить в следующей редакции:

"- модуль "Автоматизированное рабочее место" (далее "АРМ") - обеспечивает информирование пользователей об их задачах;";

2) раздел 2 дополнить пунктом 2.4 следующего содержания:

"2.4. Архивные модули предназначены для хранения документов, работа с которыми завершена: "Канцелярия. Архив", "Обращения граждан. Архив", "Документы. Архив", "Поручения. Архив", "Хранилище. Архив";

3) пункты 2.4, 2.5 считать пунктами 2.5, 2.6 соответственно.

1.2. Пункт 5.2 раздела 5 изложить в следующей редакции:

"5.2. Оповещения. Все уведомления пользователям о выданных им поручениях, документах, с которыми необходимо ознакомиться, а также информационные сообщения поступают в БД "АРМ". Каждому пользователю системы доступны только адресованные ему уведомления. Пользователи АС ДОУ получают в БД "АРМ" уведомления, выполняют требуемые действия. После выполнения поставленной задачи уведомления автоматически удаляются.".

1.3. В разделе 6:

1) в пункте 6.1.1 и в подпункте 6.1.1.1 слова "Канцелярия" заменить словами "Канцелярия правительства Воронежской области";

2) пункт 6.1.2 изложить в следующей редакции:

"6.1.2. Регистрация исходящих документов правительства Воронежской области осуществляется в БД "Канцелярия правительства Воронежской области".";

3) пункт 6.1.2 дополнить подпунктами 6.1.2.3 и 6.1.2.4 следующего содержания:

"6.1.2.3. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области перемещают все документы предыдущего года с отметкой о списании в дело в БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив".

6.1.2.4. При необходимости возобновления работы с документом, находящимся в БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив", уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области перемещают документ в БД "Канцелярия правительства Воронежской области".";

4) пункт 6.1.3 изложить в следующей редакции:

"6.1.3. К БД "Канцелярия правительства Воронежской области" и БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив" имеют доступ все пользователи АС ДОУ в зависимости от выполняемых функций.";

5) пункт 6.2 изложить в следующей редакции:

"6.2. Работа с входящими, исходящими документами структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Для регистрации входящих, исходящих документов структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области подключены отдельные БД "Канцелярия" и БД "Канцелярия. Архив" структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области. Регистрацию, сканирование и перемещение документов в архив в этих базах данных соответственно производят уполномоченные специалисты структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Регистрация и сканирование электронных образов входящих, исходящих документов в БД "Канцелярия" структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области может осуществляться с использованием системы штрих-кодирования.

При формировании исходящего документа структурного подразделения правительства Воронежской области, исполнительного органа государственной власти Воронежской области, связанного с исполнением входящего документа правительства Воронежской области, исполнитель связывает электронные регистрационные карточки этих документов.

ГАРАНТ:

В соответствии с пунктом 2 положения абзацев 6-11 подпункта 5 пункта 1.3 настоящего распоряжения вступают в силу с 4 июля 2011 г.

6.2.1. Внутренняя переписка между структурными подразделениями правительства Воронежской области, исполнительными органами государственной власти Воронежской области осуществляется в АС ДОУ с использованием электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

6.2.1.1. Исполнитель формирует и заполняет электронную регистрационную карточку исходящего документа в БД "Канцелярия" структурного подразделения правительства Воронежской области, исполнительного органа государственной власти Воронежской области и направляет на подпись руководителю подготовленный исходящий документ в формате MS Word.

При формировании ответа на полученный входящий документ исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого исходящего документа с текущим входящим документом.

6.2.1.2. Руководитель подписывает подготовленный документ с использованием технологии ЭЦП.

6.2.1.3. Уполномоченный специалист регистрирует подписанный документ и отправляет его в БД "Канцелярия" организации-получателя в АС ДОУ.

6.2.1.4. Уполномоченный специалист организации-получателя регистрирует поступившую электронную регистрационную карточку входящего документа в БД "Канцелярия" организации-получателя.".

1.4. В разделе 7:

1) в пункте 7.1 абзац 3 дополнить абзацем следующего содержания:

"Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения к электронной регистрационной карточке обращения. Регистрация обращений граждан, поступивших с Портала Воронежской области в сети Интернет, осуществляется с прикреплением текста электронного сообщения к электронной регистрационной карточке обращения.";

2) пункт 7.5 изложить в следующей редакции:

"7.5. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты отдела по работе с обращениями граждан перемещают все документы предыдущего года с отметкой о списании в дело в БД "Обращения граждан. Архив".";

3) раздел 7 дополнить пунктами 7.6, 7.7, 7.8 следующего содержания:

"7.6. К БД "Обращения граждан" и БД "Обращения граждан. Архив" имеют доступ все пользователи АС ДОУ в зависимости от выполняемых функций.

7.7. Регистрация и хранение обращений граждан, поступивших в исполнительные органы государственной власти Воронежской области и структурные подразделения правительства Воронежской области, могут осуществляться в автономных модулях БД "Обращения граждан" и БД "Обращения граждан. Архив".

7.8. Регистрацию и архивирование документов в этих базах данных соответственно производят уполномоченные специалисты исполнительных органов государственной власти Воронежской области и структурных подразделений правительства Воронежской области.".

1.5. В разделе 8:

1) пункт 8.1.6 после слов "в БД "Документы" дополнить словами "и БД "Документы. Архив";

2) пункт 8.1.8 после слов "К БД "Документы" дополнить словами "и к БД "Документы. Архив".

3) раздел 8 дополнить пунктом 8.1.8 следующего содержания:

"8.1.8. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты правового управления правительства Воронежской области перемещают документы предыдущего года в БД "Документы. Архив" правительства Воронежской области.";

4) пункты 8.1.8, 8.1.9, 8.1.10 считать пунктами 8.1.9, 8.1.10, 8.1.11 соответственно;

5) пункт 8.2.1 изложить в следующей редакции:

"8.2.1. Для регистрации и хранения правовых актов исполнительных органов государственной власти Воронежской области могут быть подключены отдельные БД "Документы" и БД "Документы. Архив" исполнительных органов государственной власти Воронежской области. Регистрацию и архивирование документов в этих базах данных соответственно производят уполномоченные специалисты исполнительных органов государственной власти Воронежской области.".

2. Абзацы 6-11 подпункта "д" пункта 1.3 настоящего распоряжения вступают в силу с 04.07.2011 г.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Губернатор Воронежской области

А.В. Гордеев