Постановление Администрации Воронежской области от 22 октября 2001 г. N 1072 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации Воронежской области"

1.1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской области - постоянно действующего высшего исполнительного органа государственной власти области (далее именуется - инструкция) разработана в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Воронежской области (далее именуется - администрация).

1.1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М.,1990, ГОСТа Р-6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.1.3. Настоящая инструкция по делопроизводству утверждается постановлением администрации Воронежской области.

1.1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей инструкции.

1.1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации осуществляются управлением делопроизводства администрации.

1.1.6. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для сотрудников администрации. Работники администрации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

2.1.1. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, регламентом работы администрации, а также положениями об органах исполнительной власти и структурных подразделениях администрации области.

2.1.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Соurier New размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 (для оформления текстовых материалов через 1 - 1,5 межстрочных интервала), 14, 15, 16 (для оформления заголовков в зависимости от размеров основного текста).

2.2.1. Основным нормативным документом, устанавливающим правила оформления организационно-распорядительной документации, является ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1997 N 273). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Воронежской области.

2.2.2. При подготовке и оформлении документов администрации используют следующие реквизиты (приложение 1):

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб Воронежской области;

03 - эмблема организации;

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации (наименование структурного подразделения);

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

2.2.3. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов. (Приложение 2, 3).

2.2.4. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

2.2.5. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2.2.6. Герб Воронежской области помещают на бланках документов в соответствии с законом "О символике Воронежской области".

2.2.7. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб Воронежской области.

2.2.8. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.9. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.2.10. Наименование организации (наименование структурного подразделения администрации), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об органе исполнительной власти).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документов, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

2.2.11. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.2.12. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД).

В письме наименование вида документа не указывают.

2.2.13. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: 30.03.2001.

Датой документа является дата его подписания или утверждения: для постановления - дата подписания главой администрации; для документа, принимаемого коллегиальными органами, - дата его принятия; для утвержденного документа - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо от 03.12.2001.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написанием поручений, визированием документов.

Датой документа для протокола является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять 05.01.2001.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 8 марта 2001 года.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат - 2001.04.25.

2.2.14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.15. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.2.16. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

2.2.17. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

2.2.18. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                            Минюст России

                                                управление систематизации

                                                         законодательства

или

                                               ЗАО "Большевский текстиль"

                                                              Бухгалтерия

                                                      Старшему экономисту

                                                            А.С.Николаеву

или

                                                           Президенту ЗАО

                                                    "Ломоносовский завод"

                                                              В.И.Петрову

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                       Председателю садового товарищества

                                                "Можайские дали"

                                                   В.А.Бунееву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Администрации районов

                                                    Воронежской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один, конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:

                               Всероссийский научно-исследовательский

                               институт документирования и архивного дела

                               Милютинский пер., д. 7а

                               101000, Москва, Центр

или

                                                 Министерство образования

                                                   Российской Федерации

                                                     Управление Делами

                                         Ведущему специалисту А.И.Петрову

                                         Краснопресненская набережная, 2

                                                      г. Москва

                                                         103274

При адресовании документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: ФИО, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс, например:

                                                             И.П.Калинину

                                                        ул. Садовая, д. 5

                                                                г. Липки,

                                                          Киреевский р-н,

                                                         Тульская область

                                                                   123012

2.2.19. Утверждение документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего

собрания акционеров

от 15.08.2001 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 15.08.2001 N 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

2.2.20. Резолюция

В резолюции дается указание по исполнению документа.

В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюции проставляются между реквизитами адресат и текстом документа.

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.

В администрации области для руководителей изготовляются специальные бланки с указанием должности руководителя, регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 4).

                                              Первый заместитель

                                              главы администрации области

                                              К N 17-45-2061

                                              Начальнику управления

                                              Петрову Н.Н.

                                              Прошу оказать помощь.

                                              Подпись Расшифровка подписи

                                              29.03.2001

или

                                          Заместитель главы администрации

                                          К N 1871-л от 21.03.2001

                                          Исполнительному директору

                                          областного фонда социальной

                                          поддержки населения

                                          Николаеву Н.Н.

                                            Уважаемый Николай Николаевич!

                                            Прошу   Вас  оказать

                                            материальную помощь

                                            Романцеву В.И. в размере ...

                                            рублей.

                                            Подпись   Расшифровка подписи

                                            03.04.2001

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                                            Зайцевой А.В.

                                                            Никитину П.С.

                                                 Прошу подготовить проект

                                                  генерального соглашения

                                           с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.2001.

                                                           Личная подпись

                                                               05.12.2001

2.2.21. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

2.2.22. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.23. Текст документа составляют на русском языке.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

2.2.24. Приложения к документу

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста перед подписью.

В документах (постановлениях, решениях, распоряжениях, приказах) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложения к распорядительным документам располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Например:

                                                       Приложение

                                            к постановлению администрации

                                            области

                                            от 12.04.2001 N 45

При наличии нескольких приложений к постановлению на них проставляются порядковые номера, например

Приложение 1

Приложение 2 и т.д.

Знак N перед цифровыми обозначениями не ставится.

Если документ имеет приложения, неназванные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложения:

1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

3.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

2.2.25. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор АОЗТ "Партнер" Личная подпись Н.А.Федоров

или:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Право подписи служебных писем и другой корреспонденции в администрации предоставляется:

- главе администрации;

- заместителям главы администрации;

- руководителям структурных подразделений с правом юридического лица.

Глава администрации, первый заместитель главы администрации подписывают письма на бланке администрации Воронежской области (с гербом), направляемые в любой адрес Российской Федерации.

Глава администрации подписывает письма на бланке администрации Воронежской области (с гербом) с русскими и английскими реквизитами для иностранной переписки. (Приложение 12).

Все заместители главы администрации подписывают письма на бланке администрации Воронежской области (с гербом области) во все министерства и ведомства РФ; на бланке администрации Воронежской области (без герба) с указанием приемной для местной переписки с органами исполнительной власти, местного самоуправления городов и районов области, предприятиями г. Воронежа и области.

Руководители структурных подразделений с правом юридического лица подписывают письма на бланках структурного подразделения, направляемые во все структуры РФ в соответствии с их компетенцией.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель                       Заместитель

Министра    Личная                Министра    Личная

юстиции     подпись В.М.Степанов  финансов    подпись А.П.Миронов

Российской                        Российской

Федерации                         Федерации

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии          Личная подпись     Н.В. Куликов

Члены комиссии:                Личная подпись     К.М. Артемьева

                               Личная подпись     С.П. Матвеев

                               Личная подпись     В.А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах подразделений администрации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

2.2.26. Гриф согласования документа

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой

академии при Правительстве

Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.04.2001

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2001 N 10

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:

     Лист согласования прилагается

     Начальник юридического отдела

Личная подпись            В.Г.Сидоров

07.04.2001

Лист согласования оформляется по следующей форме:

                           Лист согласования

 Положение о системе ведения классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО                                     СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя                               Зам. председателя

Госстандарта РФ                                 Госснаба РФ

Личная подпись  А.К.Семенов                     Личная подпись Н.Г.Волков

23.03.2001                                      30.03.2001

2.2.27. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.11.2001

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.08.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы пр оставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

2.2.28. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

2.2.29. Отметка о заверении копий.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно.

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков

07.06.2001

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Организация может выдать копию только тех документов, которые создаются в самой организации. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

При пересылке копии распорядительного документа администрации области, ее структурных подразделений в другие организации, или выдаче ее на руки представителю организации копия документа должна быть заверена должностным лицом. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. Копии распорядительных документов высылаются в подразделения администрации в соответствии со списком рассылки.

Выдача копий регистрируется в журнале учета выдачи копии с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой администрации, а также уполномоченными на это должностными лицами администрации.

Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы администрации, его заместителей, руководителей структурных подразделений, отделов, управлений, в соответствии с их компетенцией.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы копии документа прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки прокладываются листом бумаги. Удостоверяющая копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

2.2.30. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 Петров   или      Петров Иван Васильевич

  45-67                   45-67

2.2.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

2.2.33. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.3.1. Изготовление, учет, использование и хранение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и герба Воронежской области осуществляется согласно ГОСТу Р6-30-97.

2.3.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), для отдельных видов учетных, плановых, отчетных документов допускается применение формата А3 (420х290 мм). Карточки всех видов оформляются на бумаге формата А5 или А6 (105х148 мм).

2.3.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Воронежской области являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.3.4. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-97. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

2.3.5. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. (Приложения 5, 6).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.3.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

2.3.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

2.3.8. В администрации области применяются следующие бланки с указанием наименования администрации:

- бланк постановления (приложение 7)

- бланк распоряжения (приложение 8)

- бланк письма (приложения 5, 6)

- бланк приказа (приложения 9, 10, 11)

Состав видов и образцов бланков устанавливается настоящей инструкцией.

2.3.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации, соответствующие предложения вносятся начальником управления делопроизводства.

2.4.1. Изготовление бланков с изображением герба Воронежской области осуществляют по заказам администрации области, органов исполнительной власти области, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций).

2.4.2. Бланки с изображением герба Российской Федерации и герба Воронежской области в организации подлежат учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет и выдачу бланков администрации осуществляет управление делопроизводства под роспись ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях администрации.

Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале), при этом используются следующие реквизиты (приложение 13):

при поступлении бланков:

- наименование вида бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика бланков;

- количество экземпляров;

- номера бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида бланка;

- количество экземпляров;

- номера бланков;

- наименование структурного подразделения администрации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

2.4.3. Самостоятельное изготовление средствами электронно-вычислительной техники и использование неучтенных в установленном порядке бланков запрещается.

2.4.4. Бланки с изображением герба хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

2.4.5. Испорченные в структурных подразделениях бланки администрации передаются по акту в управление делопроизводства, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.

2.4.6. Регистрационно-учетные формы учета бланков включают в номенклатуру дел организации.

2.4.7. Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

3.1.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) администрации готовятся главными управлениями, управлениями, отделами администрации в соответствии с порядком, устанавливаемым регламентом администрации области в бумажном и электронном виде.

3.1.2. Проекты актов администрации вносятся с приложением пояснительной записки за подписью руководителя структурного подразделения администрации, ответственного исполнителя проекта (от управления и выше). В ней указываются: основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта, а также приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Проекты актов, предусматривающие расходы за счет средств федерального или областного бюджета, подлежат согласованию с соответствующими финансовыми органами.

3.1.3. Проекты актов администрации в случае необходимости должны содержать пункт о назначении лица, на которое возлагается контроль их выполнения.

3.1.4. Согласование проектов актов (постановлений и распоряжений) главы администрации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

При наличии у лица, визирующего проект акта, особого мнения (аргументированных замечаний) он делает об этом отметку при визировании.

Особое мнение (аргументированные замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в процессе согласования в проект акта администрации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.1.5. Проекты правовых актов администрации визируются:

- первым заместителем, заместителями главы администрации области, курирующими соответствующую сферу деятельности;

- ответственным исполнителем и руководителем соответствующего подразделения администрации, при наличии в органе исполнительной власти юридической службы, также специалистом-правоведом;

- руководителями главных управлений, управлений, начальниками отделов, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- начальником правового управления или его заместителем.

Кроме того, правовые акты, существенно влияющие на эффективность расходования финансовых средств из областного бюджета, визируются начальником главного финансово-экономического управления.

Руководители, визирующие правовые акты, берут на себя ответственность за исполнение заданий и поручений, которые предусмотрены для них в этом правовом акте.

Начальник главного финансово-экономического управления при визировании правовых актов отвечает за экономическую целесообразность принимаемого решения, за выделение необходимых средств и соблюдение правильности и эффективности их расходования в соответствии с законом об областном бюджете.

3.1.6. Если подготавливаемый акт влечет за собой обязательность внесения изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта комплектно.

Проект акта по организации исполнения Федерального закона, акта Президента Российской Федерации, Постановления Правительства РФ или областного закона должен содержать ссылку на них и соответствующий официальный источник их опубликования, например: ("Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615").

3.1.7. В правовых актах употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в первом по тексту - полное, в последующем сокращенное.

3.1.8. Правовые акты должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

3.1.9. Проекты актов администрации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 13.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.1.10. Проекты постановлений и распоряжений администрации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление администрации или распоряжение администрации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, размещается под датой и номером документа с длиной строки не более 8 см, без красной строки.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через один интервал (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях администрации завершается словом

ПОСТАНОВЛЯЮ, слово "постановляю" печатается вразрядку либо в подбор с текстом преамбулы, либо центрируется в тексте.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или начинаются со знака "дефис".

3.1.11. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов представлений главы администрации на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации области". Слова "глава" и "администрации области" печатаются в одну строку. Слова "глава администрации области" печатаются от левой границы текстового поля.

Инициал имени и фамилия главы администрации печатаются у правой границы текстового поля. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Например:

 Глава администрации области        Расшифровка подписи

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" двойным межстрочным интервалом, печатается от левой границы текстового поля.

Номер постановления (распоряжения) отделяется от реквизита "дата" двойным пробелом и печатается в одну строку с датой.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через двойной межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение администрации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                             ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                          к постановлению

                                                    администрации области

                                                   от 21.03.2001 г. N 345

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.

Например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                           постановлением

                                                    администрации области

                                                   от 21.03.2001 г. N 345

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения центрируется. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются флаговым способом (относительно границ текста) или центрируется. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а разделы, подразделы, пункты и подпункты - арабскими.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.2.1. Приказ - организационно-распорядительный документ, издаваемый руководителем подразделения, являющегося юридическим лицом, для решения кадровых и иных вопросов.

Форма и порядок оформления представлений при назначении на должности устанавливается инструкцией по работе с кадрами.

Приказы подписываются руководителями структурных подразделений с правом юридического лица.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также соответствующей юридической службой исполнительной власти области. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.2.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими структурными подразделениями администрации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий структурных подразделений администрации и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

3.2.4. Проект приказа во исполнение постановления администрации должен быть подготовлен в течение 5 дней, если не установлен другой срок.

3.2.5. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения администрации.

- наименование вида документа - "приказ".

- дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2001 г. N 21; 03.07.2001 N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Например:

             О командировании работников РЭК администрации

                       Воронежской области в ...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через один - полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на постановлениях администрации области.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения с правом юридического лица.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.2.6. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

- наименования органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа - приказ располагается центровано;

- дата совместного документа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- располагается центровано;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

3.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. (Приложение 14).

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

3.3.5. Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

3.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

- основная часть протокола - печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

- подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом;

- гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

3.4.1. Служебные письма администрации готовятся:

- как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов государственной власти;

- как исполнение поручений главы администрации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти области;

- как сопроводительные письма к проектам правовых актов администрации;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан - действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных, установленных для каждого структурного подразделения администрации, бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

"Администрация считает...", "Управление по работе с кадрами рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи устанавливается в регламенте администрации области, в положениях об органах исполнительной власти области и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Право подписи служебных писем в администрации предоставляется: главе администрации, его заместителям и полномочным представителям, руководителям главных управлений и управлений, руководителям самостоятельных структурных подразделений администрации области.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

4.1.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации (организации), производится по разрешению заместителя главы - руководителя аппарата администрации.

Письма-заявки на изготовление печатей и штампов готовятся по поручению руководителя структурного подразделения администрации.

4.1.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением делопроизводства.

4.1.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации и его первого заместителя определяется заместителем главы - руководителем аппарата администрации.

Письма-заявки с резолюцией заместителя главы администрации - руководителя аппарата направляются в управление делопроизводства. Затем поступают в управление делами администрации области для исполнения заказа.

4.2.1. В администрации печать с изображением Государственного герба РФ могут иметь подразделения, являющиеся юридическими лицами.

Печать с изображением Государственного герба РФ ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

4.2.2. Гербовая печать администрации области проставляется на подписи главы администрации, его первого заместителя, иных должностных лиц (по распоряжению главы администрации области или лица, исполняющего его обязанности).

На копиях постановлений и распоряжений администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (не гербовая) печать правового управления.

На копиях распоряжений администрации по кадровым вопросам, документах личного состава и доверенностях проставляется печать управления по работе с кадрами администрации.

При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать управления делопроизводства.

4.2.3. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации, первого заместителя главы администрации разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.3.1. Изготовленные печати и штампы учитываются в управлении делопроизводства в специальном журнале (приложения 16, 17).

Печати и штампы выдаются под расписку руководителям подразделений.

4.3.2. В подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях возлагаются на их руководителей. При смене руководителя подразделения администрации, печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в управление делопроизводства.

4.3.3. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел управления делопроизводства и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации создается комиссия.

4.3.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управление делопроизводства.

5.1.1. Движение документов в администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

5.1.3. При применении в администрации области электронного документооборота структурные подразделения, отвечающие за рассылку документов, совместно со службой автоматизации разрабатывают маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в органы исполнительной власти.

5.2.1. Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3.1. Постановления Воронежской областной Думы о принятии проектов законов области в первом (в установленных действующим законодательством случаях - втором) чтении с текстом законопроектов, адресованных главе администрации области для внесения поправок, поступают из областной Думы в управление делопроизводства и в тот же день передаются в правовое управление (подлинный экземпляр) и полномочному представителю главы администрации в областной Думе (копия).

5.3.2. Полномочный представитель направляет текст принятого проекта заинтересованным органам исполнительной власти области, которые в срок не более 5-ти дней возвращают его с приложением текста предлагаемых поправок с соответствующим обоснованием.

5.3.3. Полномочный представитель обобщает предлагаемые структурными подразделениями поправки, подготавливает их окончательную редакцию, сопроводительное письмо о направлении их в областную Думу, подписывает его у главы администрации области или лица, исполняющего его обязанности, и вместе с текстом поправок через управление делопроизводства направляет в областную Думу и в правовое управление администрации области (копия).

5.4.1. Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям (приложение 18).

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками управления делопроизводства.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

5.4.2. Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в управлении делопроизводства, а затем два раза в день через работников, ответственных за делопроизводство и контроль, направляются руководству или в подразделения администрации.

5.4.3. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, в соответствии с компетенцией должностных лиц администрации.

5.4.4. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам администрации (приложение 19).

5.4.5. Рассмотренные руководством документы возвращаются в управление делопроизводства, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение (приложение 20, 21). Срок рассмотрения документов с момента их регистрации до передачи на исполнение - не более 3-х дней.

5.4.6. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Ответственность за координацию работ по исполнению документа возлагается на ответственного исполнителя.

5.4.7. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.5.1. Документы, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением делопроизводства.

Документы, подлежащие отправке, должны содержать следующие реквизиты: регистрационный номер; дату; полное название организации с юридическим адресом (сокращения не допускаются).

Например:

                                     Управление Федерального казначейства

                                     Министерства Финансов РФ

                                     по Воронежской области

                                     проспект Революции, 22

                                     394000 г. Воронеж

Документы для отправки передаются в управление делопроизводства не позднее 16 часов каждого рабочего дня.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее следующего рабочего дня.

5.5.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

5.5.3. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

5.5.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.6.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации области после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовое управление для юридической экспертизы на предмет соответствия документов действующему законодательству.

5.6.3. Копии подписанных постановлений и распоряжений администрации области в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

5.7.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.7.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.7.4. Документы, отправляемые по каналам электронной почты и факсимильной связи, регистрируются в журнале с указанием числа, исходящего номера документа, кому адресовано, фамилия отправителя. (приложение 22).

5.7.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи представляется в управление делопроизводства с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (приложения 23, 24). Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно (приложение 25);

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.8.1. Учет количества документооборота за определенный период времени в управлении делопроизводства ведется по журнальной системе и реестру с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, корреспонденции по факсу, корреспонденции по электронной почте, принятия входящей корреспонденции из структурных подразделений.

Результаты учета количества документов обобщаются управлением делопроизводства и ежемесячно представляются руководству.

5.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро на основе принятой в администрации системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по администрации в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

5.8.3. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по форме (приложение 26).

5.9.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.9.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования о содержании документа.

5.9.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.9.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.9.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, направление исполненных документов в дело.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа (под угловым штампом) делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

6.1.3. Контроль по существу решения вопросов осуществляют глава администрации, его заместители и заместитель главы - руководитель аппарата администрации области через своих консультантов.

Контроль сроков исполнения осуществляют заместители главы администрации, контрольное управление, консультанты главы администрации, заместитель главы - руководитель аппарата администрации области, специалисты приемных.

Консультанты главы администрации, заместителей главы администрации следят за ходом исполнения каждого документа, поставленного на контроль по своему направлению, и информируют своих непосредственных начальников о ходе исполнения этих документов.

6.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы федеральных органов исполнительной власти, постановления и распоряжения администрации и др.).

6.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной, областной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- по обращениям граждан - в соответствии с действующим законодательством;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

6.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава администрации представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган (организация) - автор документа.

6.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Ответственность за координацию работ, полноту и сроки исполнения документа несет ответственный исполнитель. Он вправе отдавать соисполнителю распоряжения, направленные на исполнение документа.

6.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

6.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

6.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Результаты предварительного контроля (в т.ч. напоминания исполнителям и информация о них) фиксируются в РКФ.

6.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль, или по его поручению - управление делопроизводства.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

6.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

6.1.13. Управление делопроизводства ведет:

- автоматизированный учет исполнения контрольных документов;

- два раза в месяц выпускает сводные информационные листки поручений по каждому исполнителю, напоминающие о приближающихся сроках исполнения и о просроченных документах;

- готовит не реже одного раза в месяц сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования главы администрации в установленные им сроки или по запросам.

6.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".

6.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно главой администрации либо, по его поручению, одним из его заместителей.

Руководитель, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

6.2.3. Управление делопроизводства делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

6.2.4. Управление делопроизводства два раза в месяц составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководства администрации о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов, осуществляет оперативный контроль, напоминает приближении срока исполнения контролируемых документов.

6.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа главе администрации представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

Если поручение, содержащееся в документе, дано нескольким органам (должностным лицам), то подразделение (должностное лицо), указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

6.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".

6.3.1. Контроль исполнения постановлений (распоряжений) администрации области, решений коллегии при главе администрации, договоров, стороной которых выступает администрация области, по срокам исполнения осуществляет контрольное управление.

6.3.2. Учет контролируемых документов, ход и состояние их исполнения осуществляют заместители главы администрации, контрольное управление администрации, консультанты главы администрации.

6.3.3. Снять с контроля постановления, распоряжения администрации, решения коллегии при главе администрации области, договоров, стороной которых выступает администрация области, может только глава администрации.

Снятие с контроля правовых актов администрации по важнейшим вопросам осуществляется на основании постановлений и распоряжений администрации, а также на основе соответствующих справок (информаций) об их выполнении, подготовленных исполнителями и завизированных должностными лицами администрации, на контроле у которых находились эти документы. Постановления и распоряжения администрации считаются снятыми с контроля, если на справке (информации) об их выполнении поставлена резолюция главы администрации "С контроля снять".

Справка с такой резолюцией в трехдневный срок направляется исполнителями в контрольное управление для соответствующего учета.

6.3.4. Контролируемый документ регистрируется в журнале регистрации (приложение 28) и вводится в компьютер для автоматизированного учета.

Контрольное управление обеспечивает оперативный контроль сроков исполнения и за три дня до истечения срока исполнения, указанного в соответствующих документах, запрашивает у ответственного исполнителя информацию о ходе исполнения документа (приложение 29).

При необходимости продления срока исполнения поручения, указанного в постановлении или распоряжении, ответственный исполнитель представляет начальнику контрольного управления мотивированную просьбу о возможности продления срока представления информации об исполнении, в отдельных случаях допускается продление срока предоставления информации по устной договоренности.

При наличии обстоятельств, позволяющих судить о возможности изменения сроков исполнения документа, ответственный исполнитель докладывает об этом лицу, поставившему документ на контроль.

6.3.5. Исполненным считается документ, по которому выполнены все поручения. Информация об исполнении документа направляется в контрольное управление за личной подписью ответственного исполнителя после проверки полноты исполнения.

После получения информации от заместителей главы, руководителей структурных подразделений и информации о возможности снятия документа с контроля, контрольное управление в установленном порядке направляет данный документ главе администрации на снятие его с контроля.

7.1.1. Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства. Исполнители сверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, заводят на письмо (телеграмму) учетно-регистрационную карточку и вводят информацию в банк данных автоматизированной системы учета письменных обращений граждан в день поступления письма (приложение 30).

Конверты к ним сохранятся в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

7.1.2. В банке данных, учетно-регистрационной карточке:

- указываются фамилия, инициалы заявителя, его адрес, дата регистрации обращения. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- определяется и отмечается вид обращения (заявление, жалоба, предложение). Если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из администрации Президента РФ, аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.) и регистрируется номер и дата сопроводительного письма;

- отмечается социальное положение и льготный состав автора обращения;

- если от данного автора поступило более одного письма, то для всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об этом делается пометка в банке данных при регистрации на компьютере;

- проставляется шифр темы обращения согласно тематическому классификатору;

- определяется ответственный исполнитель в соответствии с постановлением администрации области "О распределении должностных обязанностей между заместителями главы администрации области".

7.1.3. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы регистрируются на карточке учета приема посетителей (приложения 31, 32) и в алфавитном журнале при приеме руководителями администрации (приложение 33).

7.1.4. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л.

7.1.5. Повторные предложения, заявления жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".

7.1.6. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением.

Карточки могут формироваться по алфавиту, тематике вопросов, порядковым номерам и другим признакам.

7.2.1. Работа с обращениями депутатов Государственной Думы, областной Думы, к которым приложены письма граждан, осуществляется в первоочередном порядке.

7.2.2. При работе с обращениями депутатов в учетно-регистрационной карточке и информации, вносимой в банк данных автоматизированной системы, обязательно пишутся фамилия и инициалы депутата.

7.2.3. Рассмотрение обращений депутатов ставится на контроль с обязательным направлением ответа депутату и заявителю.

7.2.4. Письма, переданные главе администрации области во время его встреч с жителями области, регистрируются и рассматриваются безотлагательно, ставятся на контроль. Итоги их рассмотрения направляются в секретариат главы администрации области для последующего доклада главе администрации области.

7.3.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль должностным лицом, обеспечивающим решение вопросов, содержащихся в обращениях. На контрольном письме проставляется штамп "Контроль" и на сопроводительном документе для исполнителя делается пометка "Письмо подлежит возврату". С контрольных писем при необходимости делаются копии.

7.3.2. Контроль осуществляется:

- за выполнением поручений главы администрации на обращения граждан;

- за выполнением обращений депутатов Государственной Думы и областной Думы;

- за исполнением писем, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных органов государственной власти.

7.3.3. Порядок работы с обращениями граждан определяется законом Воронежской области от 08.06.1998 N 44-II-ОЗ "Об обращениях граждан".

Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, решаются безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей решаются безотлагательно - до 7 дней со дня поступления.

В тех случаях, когда для решения предложений, заявлений, жалоб и ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки их решения могут быть в порядке исключения продлены руководителем соответствующего органа исполнительной власти Воронежской области или его заместителем, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему обращение.

При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.

В подобном случае информация об обращении направляется гражданину в течение 10 дней с момента принятия по нему соответствующего решения. Письмо после продления срока ставится на дополнительный контроль, в банк данных вносится соответствующая корректировка.

7.3.4. Ответы на контрольные письма анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов в отделе по работе с обращениями граждан. Проставляется дата поступления ответа и информация вносится в банк данных.

7.3.5. Оформленный документ передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма. Ответы, списанные в дело, оформляются вместе с письмом, сопроводительными документами в единый документ и передаются в управление делопроизводства.

7.3.6. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан дают глава администрации, его заместители, начальники самостоятельных подразделений администрации области.

7.3.7. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым по основному вопросу, изложенному в письме.

7.3.8. Ответ заявителю может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа к обращению прилагается справка с кратким содержанием ответа.

7.3.9. Индекс письменного ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

7.4.1. Управление делопроизводства ведет отбор и накопление статистических сведений для подготовки аналитических материалов. О ходе рассмотрения писем, исполнения поручений главы администрации еженедельно готовит информацию для заместителей главы администрации.

7.4.2. Структурные подразделения администрации до 5-го числа следующего за кварталом месяца представляют информацию по работе с обращениями граждан в управление делопроизводства.

7.4.3. Управление делопроизводства представляет обобщенную информацию о работе с обращениями граждан до 15 числа следующего за кварталом месяца руководству администрации.

7.5.1. В управлении делопроизводства хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению (поручения, ответы, справки), списанные в дело руководителями администрации области.

7.5.2. В архив передаются как завершенные дела, так и обращения, рассмотрения которых не завершено (копии писем, промежуточные ответы). Комплектование архива ведется по районам. Документы поступают в архив после ввода (или корректировки) в базу данных автоматизированной системы.

В каждом деле проверяется наличие всех документов (писем, поручений, ответа исполнителя, копии ответа заявителю) и отметки о списании в дело.

7.5.3. На выданный из архива материал для временного пользования заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного номера письма, фамилии специалиста, получившего материал и даты. При возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается.

7.5.4. Законченные рассмотрением предложения, заявления, жалобы граждан хранятся и используются в справочных целях в отделе в течение двух лет. После экспертизы ценности письма разделяются на документы постоянного и временного хранения и передаются в архив администрации области.

7.5.5. По истечении установленных сроков временного хранения (пять лет) документы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, образующиеся в администрации, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 34) и сводная номенклатура дел администрации (приложение 35).

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с управлением делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делопроизводства.

8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

8.1.6. Сводная номенклатура дел администрации подписывается начальником управления делопроизводства, согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного отдела администрации области и утверждается заместителем главы администрации - руководителем аппарата.

Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации не реже одного раза в 4 года, если в администрации не было структурных изменений.

8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делопроизводства. Второй используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве администрации. Четвертый - в государственном архиве Воронежской области.

8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации.

8.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации.

8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1205, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с Правительством РФ".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с ВФ РАГС по вопросам учебно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно - территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно - территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций районов о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с Павловским краеведческим музеем (г. Павловск) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты ЗАО "Каретный ряд" о работе маршрутных такси".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивным отделом администрации области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года).

8.1.14. Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются в администрации, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в управление делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства.

8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

8.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, правовые документы администрации и областной Думы.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущею года.

8.2.7. Документы подлежат оформлению в дела по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудников управления делопроизводства.

8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 36); нумерацию листов в деле; составление, листа - заверителя дела (приложение 37); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Администрация Воронежской области" указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации, согласованной с ЭПК архивного отдела; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного отдела администрации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела администрации, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации.

9.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности научного, исторического и практического значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

9.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел и при формировании дел.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в администрации создается экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек.

В состав комиссии в обязательном порядке включается сотрудник управления делопроизводства, отвечающий за архив.

Председателем назначается заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

9.1.4. Функции и права ЭК администрации определяются положением об ЭК, которое согласовывается с ЭПК архивного отдела и утверждается распоряжением администрации.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

- рассматривает сводную номенклатуру дел администрации;

- рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив Воронежской области;

- выносит решение о представлении их на утверждение ЭПК архивного отдела администрации области;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

9.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

9.1.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел (приложение 39).

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив администрации.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи.

9.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с государственным архивом Воронежской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

9.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах и представляются на утверждение ЭПК архивного отдела (приложения 40, 41, 42).

9.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

9.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей администрации (приложение 43).

9.1.13. При первичном предоставлении описей в архивный отдел администрации, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений к описям составляется историческая справка и предисловие к ним.

9.2.1. В архив администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.2.3. Прием каждого дела производится сотрудником управления делопроизводства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9.2.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9.3.1. В администрации области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляют сотрудники управления делопроизводства.

9.3.2. В своей практической деятельности сотрудники управления делопроизводства в работе с документами руководствуются методическими указаниями Федеральной архивной службы России, архивного отдела администрации области и государственного архива Воронежской области.

9.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.3.4. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив администрации не подлежат.

Документы хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по месту в установленном порядке.

9.3.5. В исключительных случаях в архив администрации передаются на временное хранение документы управления делами (бухгалтерии), управления делопроизводства (отдела по работе с обращениями граждан), контрольного управления (отдела контроля), секретариата главы администрации.

9.3.6. Передача дел в архив структурными подразделениями осуществляется по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства.

9.3.7. Прием каждого дела производится по описи. В конце экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи сотрудников, принявших и передавших дела.

9.3.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9.3.9. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование должностным лицам с разрешения начальника управления делопроизводства.

9.3.10. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника управления делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления делопроизводства с заменой в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности администрации учреждений, предприятий, организаций, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

10.1.2. Документированная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению, распространению без санкции соответствующего руководителя.

10.1.3 Изложенные в настоящем разделе положения не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

10.1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, обращений граждан и юридических лиц;

- сведения об исполнении бюджета и использования других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения.

10.1.5. На документах (их проектах и черновиках), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исполнителем проставляется пометка "Для служебного пользования".

10.1.6. Руководитель исполнительного органа государственной власти области в пределах своей компетенции определяет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду "ограниченного распространения", порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

10.1.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" производит автор документа или лицо, утвердившее его.

10.1.8. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

10.2.1. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

10.2.2. Прием и учет (регистрация) документов с грифом "ДСП" осуществляется структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

10.2.3. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия машинистки и дата изготовления документа.

10.2.4. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации и поэкземплярного учета в управление делопроизводства.

Черновики и варианты уничтожаются работником управления делопроизводства с отражением факта уничтожения в учетных формах.

10.2.5. Документы с грифом "ДСП" учитываются, отдельно от несекретной документации;

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

10.2.6. Документы с грифом "ДСП" передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправителями с поадресным и поэкземплярным учетом.

10.2.7. Документы с грифом "ДСП" не могут передаваться по незащищенным каналам связи.

10.2.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

10.2.9. Уничтожение документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

10.2.10. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения непосредственного начальника или через службу делопроизводства, где документ числится на учете.

10.2.11. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем подразделения.

10.2.12. На утраченные документы с пометкой "ДСП" после проведения служебного расследования и поиска составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных документах.

10.2.13. За утрату документов с пометкой "ДСП", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работники привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

10.2.14. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

                              Исполнители:

Управление по работе с кадрами                Управление делопроизводства

т. 37-87; 77-58-50                            т. 48-03, 55-57-31

Тарасов А.В.                                  Попов А.Н.

Постникова Н.В.                               Прокопова Г.М.

Гончаров Ю.Н.                                 Алехина А.Н.

     2.1.   Закупить   оргтехнику   в   соответствии   со   спецификацией

(приложение).

     2.2. Установить компьютерную технику, приобретенную в соответствии с

п.   2.1.,   в   информационно-аналитическом  управлении  и  организовать

проведение пусконаладочных работ.