Приложение. Регламент администрации городского округа город Воронеж

Информация об изменениях:

Постановлением Главы городского округа город Воронеж от 10 апреля 2007 г. N 434 в приложение к настоящему постановлению внесены изменения

Cм. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению

Главы городского округа город Воронеж

от 28 апреля 2006 г. N 558

Регламент
администрации городского округа город Воронеж

С изменениями и дополнениями от:

4, 19 сентября 2006 г., 16 января, 10 апреля 2007 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент устанавливает общие правила внутренней организации и работы администрации городского округа город Воронеж (далее - администрация).

1.2. Регламент администрации разработан в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовыми актами Воронежской областной Думы, Воронежской областной администрации, Уставом городского округа город Воронеж, решениями Воронежской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы городского округа.

1.3. Администрация является постоянно действующим исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления в городском округе город Воронеж.

1.4. Администрация является учреждением и наделена правами юридического лица.

1.5. Администрация осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Воронежской области, Уставом городского округа город Воронеж, решениями Воронежской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы городского округа.

1.6. Администрация самостоятельно решает вопросы, отнесенные действующим законодательством Российской Федерации к ее компетенции.

Структура и штатное расписание администрации

1.7. Глава городского округа осуществляет в пределах своей компетенции общее руководство деятельностью администрации, ее структурных подразделений. Структурные подразделения администрации по всем вопросам своей деятельности подчиняются главе городского округа.

1.8. Структура администрации утверждается Воронежской городской Думой по представлению главы городского округа.

В соответствии с утвержденной Воронежской городской Думой структурой глава городского округа формирует штатное расписание администрации в пределах средств, предусмотренных в бюджете городского округа на ее содержание и организацию деятельности, с учетом реестра муниципальных должностей муниципальной службы городского округа и установленных размеров должностных окладов, утвержденных нормативным правовым актом Воронежской городской Думы. Штатное расписание администрации может включать должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, и осуществляющие техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Штатное расписание администрации утверждается распоряжением главы городского округа.

1.9. В структуру администрации входят глава городского округа, первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, секретариат главы городского округа, руководитель аппарата, отраслевые (функциональные) и территориальные структурные подразделения администрации.

Структурные подразделения администрации - департаменты, комитеты, управления, отделы, секретариат, территориальные подразделения администрации (районные управы) и иные структурные подразделения - являются органами администрации.

1.10. Правовой статус органов администрации определяется положениями, утверждаемыми главой городского округа. Органы администрации могут наделяться правами юридического лица решениями Воронежской городской Думы.

1.11. Органы администрации возглавляются единоличными руководителями.

1.12. Должностные инструкции для сотрудников органов администрации утверждаются руководителем соответствующего органа.

Полномочия главы городского округа, первого заместителя
главы администрации, заместителей главы администрации,
руководителей структурных подразделений администрации

1.13. Глава городского округа организует работу администрации и представляет администрацию в отношениях с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и организациями, подписывает от имени администрации договоры и другие документы гражданско-правового характера, а также осуществляет иные полномочия, установленные законодательством Российской Федерации.

Глава городского округа в пределах своих полномочий издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации.

Руководители органов администрации, иные должностные лица издают приказы в пределах своей компетенции (если это предусмотрено положением, утвержденным главой городского округа).

Глава городского округа имеет право отменять приказы руководителей структурных подразделений администрации, правовые акты управ районов городского округа, если они противоречат действующему законодательству.

В период временного отсутствия главы городского округа или невозможности выполнения им своих обязанностей его обязанности исполняет один из заместителей главы администрации на основании письменного распоряжения.

1.14. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации и руководитель аппарата администрации представляют администрацию по отдельным вопросам сферы ее деятельности, организуют и координируют осуществление функций администрации в соответствии с регламентом администрации, распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации и руководителем аппарата администрации, а также письменными поручениями главы городского округа.

1.15. В соответствии с распределением обязанностей первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации в случае предоставления им соответствующих полномочий могут по отдельным вопросам организации деятельности администрации подписывать служебные документы администрации, а также на основании выданных главой городского округа доверенностей подписывать от имени администрации договоры и другие гражданско-правовые документы.

1.16. Руководители структурных подразделений администрации представляют администрацию в соответствии с полномочиями, определенными в регламенте администрации, положениях о структурном подразделении, должностной инструкции, а также на основании выданных доверенностей.

Положения о самостоятельных структурных подразделениях администрации городского округа и должностные инструкции их руководителей и заместителей, а также сотрудников секретариата главы городского округа утверждаются главой городского округа. Положения о подразделениях, не являющих# самостоятельными структурными подразделениями администрации, и должностные инструкции иных сотрудников структурных подразделений администрации городского округа утверждаются руководителем соответствующего самостоятельного структурного подразделения администрации городского округа.

1.17. Прием на работу, перевод, увольнение первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации и его заместителя, руководителей управ районов городского округа, руководителей самостоятельных структурных подразделений администрации городского округа и их заместителей, сотрудников секретариата, консультантов и помощников главы городского округа оформляется распоряжениями главы городского округа.

Прием на работу, перевод, увольнение других сотрудников отраслевых структурных подразделений, начиная с начальника отдела, не являющегося самостоятельным структурным подразделением администрации, и ниже, оформляется приказами руководителя аппарата администрации.

Прием на работу, перевод, увольнение других сотрудников территориальных подразделений администрации (управ районов), начиная с заместителей руководителя управы района городского округа, осуществляется руководителем управы соответствующего района.

1.18. Командирование работников администрации оформляется распоряжениями главы городского округа на основании служебных записок руководителей структурных подразделений администрации.

2. Порядок планирования и организации работы администрации

2.1. Деятельность администрации планируется на каждый квартал, год.

Организационный отдел администрации по предложениям структурных подразделений администрации, готовит проект плана работы администрации на квартал, год, в котором на каждый месяц отражаются вопросы, требующие подготовки постановлений, распоряжений главы городского округа, вопросы, выносимые на коллегию при главе городского округа, контроля за ходом исполнения распорядительных документов (городского округа и области), экономические и правовые вопросы, совещания, семинары, а также общегородские мероприятия с указанием сроков и ответственных за их подготовку.

2.2. Руководители структурных подразделений администрации и подведомственных организаций информируют главу городского округа о ходе реализации утвержденных планов в установленные сроки и представляют при необходимости предложения о внесении изменений и дополнений в них.

2.3. План работы администрации на квартал утверждается распоряжением главы городского округа, а его выполнение контролируется в установленном порядке организационным отделом.

Координационные и совещательные органы, рабочие группы

2.4. Создание координационных и совещательных органов осуществляется по поручению главы городского округа или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации.

2.5. Кандидатуры членов комиссий, советов и организационных комитетов определяются главой городского округа, по представлению руководителей соответствующих структурных подразделений.

2.6. Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.

Образование межведомственных рабочих групп, утверждение их руководителей и состава осуществляются главой городского округа по согласованию с руководителями заинтересованных организаций.

2.7. Межведомственные рабочие группы возглавляет первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата администрации или руководитель соответствующего структурного подразделения.

План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем.

Коллегия администрации

2.8. В администрации образуется коллегия при главе городского округа (далее - коллегия).

Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном положением о коллегии, утверждаемым главой городского округа.

Совещания

2.9. Администрация проводит три вида совещаний: открытого, с привлечением ограниченного количества участников и закрытого типа. Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях или, при наличии специального приглашения, на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первый заместитель и заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, руководители структурных подразделений администрации определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав участников.

2.10. Глава городского округа каждый понедельник проводит оперативное рабочее совещание с первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений, муниципальных учреждений, муниципальных предприятий и организаций городского округа.

Вопросы обеспечения еженедельных совещаний и контроль за исполнением принятых решений осуществляет секретариат главы городского округа.

2.11. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется структурными подразделениями администрации. Выносимые на обсуждение вопросы в виде тезисов в объеме до одной страницы машинописного текста первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации и руководителем аппарата администрации передаются в секретариат главы городского округа до 10 часов каждую пятницу. Доклад заместителя главы администрации на еженедельном совещании у главы городского округа должен содержать краткий анализ положения дел по курируемому направлению, конкретные предложения по разрешению возникших проблем и продолжаться не более 10 минут. Об исполнении поручений главы городского округа, данных на оперативных совещаниях, исполнители сообщают в секретариат главы в письменном виде за подписью лица, которому было дано поручение.

2.12. Глава городского округа, первый заместитель и заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, директоры департаментов по поручению главы городского округа или согласованию с ним, назначают и проводят совещания с руководителями районных управ, руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций городского округа.

2.13. Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа, первый заместитель и заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, директоры департаментов, других самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

На эти совещания могут приглашаться:

- руководители районных управ - с разрешения главы городского округа, а в его отсутствие - с разрешения и.о. главы городского округа или руководителя аппарата администрации;

- руководители департаментов, комитетов, управлений и отделов администрации - по предварительному согласованию с заместителями главы администрации, курирующими соответствующие структурные подразделения;

- должностные лица районных управ - по предварительному согласованию с руководителями управ районов городского округа;

- работники самостоятельных подразделений, не подконтрольных конкретному заместителю главы администрации - по взаимной договоренности между руководителями.

2.14. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

2.15. Участники совещаний извещаются о вопросах повестки дня, дате, времени и месте проведения совещания не менее чем за 2 дня до его проведения.

Приглашение на совещание его участников осуществляется телефонограммами и письмами, подписанными должностными лицами, проводящими совещание.

2.16. Приглашение (вызов), подготовку списков участников и их регистрацию, решение других вопросов организационного обеспечения совещаний, проводимых главой городского округа и совещаний с главами управ районов осуществляет организационный отдел по согласованию с руководителем аппарата администрации. Аналогичную работу проводят структурные подразделения администрации - ответственные за подготовку данного совещания. Подготовку помещений, размещение участников совещания, в случае необходимости, в гостиницах и решение других вопросов хозяйственно-технического обслуживания участников всех видов совещаний осуществляет управление делами.

2.17. Контроль за исполнением протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа осуществляет секретариат главы городского округа. Контроль за исполнением протокольных поручений и решений, принятых на других совещаниях, осуществляют ответственные за их подготовку и проведение структурные подразделения администрации.

2.18. Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляет информационно-аналитический отдел, управление делами в соответствии со своей компетенцией.

Аналогичные мероприятия, проводимые первым заместителем и заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации и руководителями других структурных подразделений администрации, обеспечиваются информационно-аналитическим отделом и управлением делами администрации.

Предварительная информация для СМИ предоставляется в информационно-аналитический отдел не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.

Комиссии при администрации

2.19. Глава городского округа, первый заместитель и заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации руководят комиссиями при администрации.

2.20. Решения комиссий подлежат обязательному рассмотрению и исполнению соответствующими структурными подразделениями администрации предприятиями и организациями. О результатах рассмотрения, принятых мерах они сообщают комиссиям не позднее, чем в месячный срок, либо в иной срок, установленный протоколами заседаний комиссий.

2.21. Организационно - техническое обеспечение деятельности комиссии осуществляется управлением делами администрации.

Основные правила организации документооборота в администрации

2.22. Правила организации работы с документами в администрации определяются действующим законодательством Российской Федерации, регламентом администрации, инструкцией по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.23. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей этих подразделений. Управление делами контролирует выполнение требований инструкции по делопроизводству и регламента администрации.

2.24. Акты администрации, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной инструкцией по делопроизводству формы, содержащих ее наименование, соответствующее наименованию, указанному в структуре администрации.

2.25. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится канцелярией общего отдела управления делами аппарата администрации, специальной почты - специалистом по защите государственной тайны и информации секретариата главы городского округа.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

2.26. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первым заместителем или заместителями главы администрации городского округа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации и руководителем аппарата администрации.

2.27. При получении заказной почты, ценных писем, бандеролей, посылок, содержащих подлежащую регистрации документацию, канцелярия общего отдела управления делами определяет полноту представленных документов. При неполном пакете документы не регистрируются и возвращаются заявителю с указанием причин.

Документы, поступившие в канцелярию общего отдела управления делами аппарата администрации до 16 часов, в тот же день передаются в приемные главы городского округа город Воронеж, первого заместителя и заместителей главы администрации городского округа, структурных подразделений администрации городского округа. Регистрация и передача документов, поступивших в канцелярию общего отдела управления делами аппарата администрации после 16 часов, осуществляется на следующий рабочий день.

2.28. После регистрации входящих документов канцелярия общего отдела управления делами рассылает их по соответствующим структурным подразделениям администрации. Консультанты, помощники и секретари готовят их к докладу руководителям, при необходимости подбирают имеющуюся переписку по соответствующему вопросу. Рассмотрение руководством администрации поступающих документов осуществляется в день поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

2.29. После рассмотрения документов главой городского округа, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителем аппарата работники их приемных через канцелярию общего отдела управления делами направляют служебные документы соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа.

2.30. Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Руководитель этого структурного подразделения организует работу и несет ответственность за его исполнение.

Изменение головного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручения.

2.31. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

2.32. Поступающие документы исполняются должностными лицами в срок, установленный руководством администрации. Если срок не установлен, исполнение документа не должно превышать 30 дней.

2.33. Служебные документы, по которым требуется принятие решения или подготовка ответа, документы с поручением главы городского округа, первого заместителя и заместителей главы администрации ставятся на контроль с пометкой "К". Контроль за исполнением и сроками письменных и устных поручений осуществляют консультанты главы, специалисты структурных подразделений администрации. Надлежащее оформление и прохождение документов осуществляет канцелярия общего отдела управления делами.

2.34. Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой городского округа, в адрес региональных органов власти - главой городского округа, первым заместителем и заместителями главы администрации, руководителем аппарата. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

2.35. Подписание трудовых книжек, справок о работе, заверение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, осуществляется управлением кадровой работы и муниципальной службы аппарата администрации.

Заверение копий правовых актов главы городского округа осуществляется управлением делами аппарата администрации.

2.36. Служебные документы считаются исполненными и подшиваются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в управление делами для снятия с контроля.

2.37. Работники приемных главы городского округа, первого заместителя и заместителей главы администрации, руководителя аппарата, подразделений администрации получают и отправляют корреспонденцию только через канцелярию общего отдела управления делами. В случае получения работником (в т.ч. руководителями) документа лично (нарочно) от руководителя предприятия, организации, учреждения, данный документ должен быть передан в канцелярию управления делами для регистрации.

2.38. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится только через канцелярию общего отдела управления делами. Исполненные документы со штампом "Контроль" и "Подлежит возврату" вместе со справками о результатах рассмотрения возвращаются в канцелярию управления делами. Документы, не подлежащие возврату, после исполнения и списания их в дело подлежат хранению в приемных главы городского округа, первого заместителя и заместителей главы администрации, руководителя аппарата, иных структурных подразделениях администрации в папках согласно номенклатуре дел.

2.39. Постановления и распоряжения главы городского округа передаются канцелярией общего отдела управления делами всем структурным подразделениям, предприятиям, частным лицам согласно расчету рассылки.

2.40. Копирование документов производится административно-хозяйственным отделом управления делами по разрешению начальника управления делами.

2.41. Архивный отдел управления делами принимает на хранение документы структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел (по личному составу и постоянного хранения). Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения.

2.42. Совместно с экспертной комиссией архивный отдел управления делами ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов.

2.43. Архивный отдел управления делами принимает на хранение документы, оформленные в установленном порядке, в определенные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.

2.44. Документы, хранящиеся в архивном отделе управления делами, выдаются во временное пользование руководителям структурных подразделений с разрешения начальника управления делами.

2.45. Порядок учета, хранения и движения документов, принятых архивным отделом управления делами, обеспечивается в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций".

3. Порядок подготовки и принятия постановлений и распоряжений главы
городского округа

3.1. Проекты постановлений и распоряжений главы городского округа готовятся структурными подразделениями администрации по поручению главы городского округа, исходя из планов работы и графиков мероприятий администрации.

3.2. Постановления (распоряжения) подписываются главой городского округа (лицом, исполняющим его обязанности).

3.3. В целях подготовки проектов постановлений и распоряжений межведомственного характера глава городского округа по согласованию с заинтересованными государственными органами, организациями вправе создавать межведомственные рабочие группы.

3.4. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации (в соответствии с распределением обязанностей) и руководители структурных подразделений обеспечивают согласование проекта постановления и распоряжения, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

При наличии неурегулированных разногласий по проекту постановления и распоряжения соответствующий первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата администрации, уполномоченный руководитель структурного подразделения докладывает о них главе городского округа и действует в соответствии с его указаниями.

Порядок рассмотрения проектов постановлений
(распоряжений), поступивших на согласование

3.5. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормам действующего законодательства, отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию, не иметь грамматических и стилистических ошибок. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times new Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 (для оформления текстовых материалов);

- учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для выполнения поставленных проблем и задач.

3.6. Проект постановлений и распоряжений должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей.

В констатирующей части кратко излагается содержание вопроса.

В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

В тексте проектов постановлений и распоряжений должны употребляться полные наименования предприятий, организаций, учреждений. Если в начале текста даны их полные наименования, то в последующем могут употребляться их сокращенные наименования, закрепленные в учредительных документах.

3.7. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

3.8. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не подчиненная администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

3.9. Срок исполнения указывается конкретной датой.

3.10. При ссылке в проектах постановлений и распоряжений на правовые акты указываются номер, дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.

3.11. В случае необходимости отмены ранее принятых документов или их изменения или дополнения указываются дата, номер и наименование документа, отдельного его пункта, подлежащего отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

3.12. Последний пункт проекта постановления и распоряжения может устанавливать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа, и конкретный срок контроля.

3.13. Постановления, распоряжения могут иметь приложения, на которых проставляется гриф: "Приложение к постановлению или распоряжению главы городского округа город Воронеж от _________ N ________". Приложения подписываются руководителем подразделения, вносящего данный вопрос на рассмотрение.

3.14. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут исполнители проектов.

3.15. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений в каждом подразделении администрации - не более 3 дней, в административно-правовом управлении - не более 5 дней.

3.16. Представление проектов постановлений и распоряжений на визирование и их дальнейшее перемещение осуществляется исполнителем проекта, а при необходимости возлагается на иного сотрудника структурного подразделения, являющегося разработчиком проекта.

3.17. Отправка по почте проектов постановлений и распоряжений или документов, служащих основанием для их издания, не допускается.

3.18. Визирование проектов правовых актов главы городского округа осуществляется с обязательным указанием даты визирования:

3.18.1. На оборотной стороне проекта:

- непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта (с указанием должности, Фамилий И.О., номера рабочего телефона);

- руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, вносящего проект на рассмотрение;

- директором департамента (руководителем аппарата) администрации, курирующим структурное подразделение администрации, вносящего проект на рассмотрение;

- начальником контрольного управления администрации;

- начальником административно-правового управления администрации.

3.18.2. В листе визирования проекта:

заинтересованными руководителями структурных подразделений администрации и заместителями главы администрации, их курирующими;

заинтересованными руководителями органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций.

3.18.3. На оборотной стороне номерного бланка:

- начальником административно-правового управления администрации;

- заместителем главы администрации;

- заместителем (в том числе первым заместителем) главы администрации, курирующим структурное подразделение администрации, вносящего проект на рассмотрение;

- руководителем аппарата администрации.

Особенности визирования проектов документов
по отдельным вопросам

3.19. Проекты распоряжений о приеме на работу и увольнении визируются на обратной стороне проекта должностными лицами администрации в соответствии с Перечнем должностей, прием, увольнение и согласование на которые осуществляется администрацией городского округа город Воронеж, утвержденным распоряжением главы городского округа.

3.20. Обязательному визированию на оборотной стороне проекта начальником управления муниципального заказа администрации подлежат проекты, связанные с использованием финансовых ресурсов городского округа в части использования средств городского бюджета.

3.21. Имеющиеся у должностного лица возражения (замечания, примечания) по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, и об этом делается запись на оборотной стороне проекта или листе визирования.

Если в процессе первоначального визирования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке с учетом этих изменений и повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных структурных подразделений.

3.22. Проверку соответствия проектов постановлений и распоряжений требованиям, предъявляемым к их подготовке, установленным настоящим Регламентом, осуществляет общий отдел управления делами.

3.23. Оформление правовых актов главы городского округа на номерных бланках.

3.23.1. Проект правового акта (постановления или распоряжения) главы городского округа после согласования в административно-правовом управлении администрации передается исполнителем вместе с электронной копией в общий отдел управление# делами администрации для оформление# акта на номерном бланке (кроме проектов распоряжений по личному составу и кадровым вопросам), соблюдая строгую регистрацию и отчетность.

В случае если проект правового акта главы городского округа имеет приложение, электронная копия приложения обязательно передается в общий отдел управления делами аппарата администрации для внесения в электронную базу одновременно с электронной копией проекта.

3.23.2. Передача электронных копий осуществляется путем предоставления их на магнитных, оптических и иных функционально аналогичных носителях либо по телекоммуникационным сетям.

3.23.3. Порядок предоставления электронных копий правовых актов главы городского округа и требования, предъявления к ним, устанавливаются руководителем аппарата администрации городского округа.

3.23.4. Проект правового акта главы городского округа, оформленный на номерном бланке, вместе с представленным проектом и прилагаемыми документами возвращаются исполнителю для дальнейшего согласования.

3.24. Проекты постановлений и распоряжений, прошедшие все необходимые согласования, со всеми материалами сдаются в общий отдел управления делами.

3.25. Подписанные главой городского округа постановления, распоряжения передаются в общий отдел управления делами для регистрации и рассылки.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений и распоряжений (в соответствии с утвержденной номенклатурой литер) главы городского округа город Воронеж.

3.26. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не установлено самими актами.

Постановления главы городского округа, касающиеся неопределенного круга лиц, вступают в силу после их официального опубликования. Обязанность по опубликованию данных актов возлагается на информационно-аналитический отдел администрации.

3.27. Подписанные постановления и распоряжения в 3-дневный срок направляются общим отделом управления делами в обязательном порядке в контрольное управление, адресатам согласно расчету рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

3.28. Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

3.29. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа оформляются специалистом по защите государственной тайны и информации. Порядок работы с распорядительными документами администрации, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

4. Организация контроля и проверки исполнения распорядительных
документов

4.1. Контролю подлежат вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию главы городского округа на контроль может быть поставлен любой распорядительный документ.

4.2. Контроль за исполнением распорядительных документов включает:

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

- контроль за сроками исполнения документов;

- периодический анализ результатов исполнения документов в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению документов.

4.3. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, кураторам и обеспечивает предварительный контроль сроков исполнения документов, оперативное информирование главы городского округа, исполнителей и кураторов о состоянии исполнения распорядительных документов и исполнительской дисциплине.

Координацию и работу по осуществлению контроля за исполнением документов, анализ и обобщение данных о ходе и сроках их выполнения осуществляет контрольное управление администрации городского округа.

4.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента подписания документов.

4.5. Сроки исполнения распорядительных документов указываются в тексте документа.

4.6. Изменение (приостановление, продление) срока исполнения распорядительных документов производится должностным лицом, установившим этот срок. Информации об изменении срока исполнения документов направляются в контрольное управление для внесения соответствующих изменений в банк регистрационных данных.

4.7. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют должностные лица, на которых он возложен в самом документе.

4.8. Структурные подразделения администрации, которым поручено исполнение тех или иных поручений, разрабатывают мероприятия по организационному и практическому обеспечению исполнения распорядительных документов.

4.9. Должностному лицу, осуществляющему общий контроль за документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют информацию и необходимые материалы (справки, сведения и т.п.). Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность предоставленной информации.

4.10. На документах, поставленных на контроль в контрольном управлении, проставляется знак контроля (штамп) "Контроль".

4.11. По запросу контрольного управления ответственные исполнители, должностные лица, осуществляющие контроль, представляют исчерпывающие сведения о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

4.12. Координацию и осуществление работ по контролю за сроками исполнения распорядительных документов администрации Воронежской области осуществляет организационный отдел аппарата администрации городского округа.

5. Порядок взаимоотношений с органами судебной власти,
органами прокуратуры и Контрольно-счетной палатой
городского округа город Воронеж

5.1. Глава городского округа выступает представителем администрации в суде и вправе совершать от ее имени все процессуальные действия, в том числе он имеет право на подписание искового заявления и отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, на полный или частичный отказ от исковых требований и признание иска, изменение оснований или предмета иска, заключение мирового соглашения, а также право на подписание заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, обжалование судебного акта, получение присужденных денежных средств и иного имущества.

Полномочия иных представителей администрации определяются в доверенности, подготавливаемой соответствующим структурным подразделением, визируемой начальником административно-правового управления администрации и подписываемой главой городского округа.

5.2. Начальник административно-правового управления администрации или другого структурного подразделения администрации (в случае участия в суде) докладывает главе городского округа (первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата администрации) о результатах рассмотрения дела в суде.

В случае удовлетворения судом требований, предъявленных к администрации, начальник административно-правового управления администрации или соответствующего структурного подразделения (в случае участия в суде) докладывает главе городского округа о принятом решении, представляет предложения о мерах по его выполнению, а в случае необходимости - об обжаловании решения суда.

5.3. Взаимоотношения с органами прокуратуры и Контрольно-счетной палатой городского округа город Воронеж осуществляются с учетом следующих особенностей:

5.3.1. Подготовка ответов на акты прокурорского реагирования и акты Контрольно-счетной палаты городского округа осуществляется профильными структурными подразделениями администрации городского округа.

5.3.2. Проект ответа подлежит согласованию с административно-правовым управлением администрации городского округа.

5.3.3. Ответственными за соблюдение установленных действующим законодательством сроков подготовки ответов являются руководители соответствующих структурных подразделений.

6. Порядок рассмотрения запросов

6.1. Поступившие в администрацию запросы органов государственной власти, судебных, правоохранительных органов, адвокатуры, иных организаций, граждан о предоставлении информации (экспертиз, заключений), необходимой для реализации их полномочий или исполнения поручений, направляются в соответствующие структурные подразделения.

6.2. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный в запросе срок, глава городского округа или по его поручению - иное должностное лицо администрации направляет инициатору запроса ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса.

6.3. Предоставление документов на основании постановлений о производстве выемки или обыска производится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения главы городского округа.

6.4. Запросы и постановления, оформленные и представленные с нарушением установленного порядка, не исполняются и возвращаются инициатору с указанием причин неисполнения.

7. Порядок работы с обращениями граждан, прием граждан

7.1. В администрации рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), а также ходатайства в их поддержку по вопросам сфер деятельности администрации, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

Анонимные обращения (без подписи, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, а также повторные обращения (второй и последующие экземпляры одного обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, или обращения, повторяющие текст предыдущего обращения, на которое дан ответ) в администрации, как правило, не рассматриваются. В случае поступления повторных обращений могут направляться уведомления о ранее данных ответах или копии этих ответов.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются администрацией в соответствующие правоохранительные органы немедленно.

7.2. Поступившие в администрацию письма и заявления граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делами. По желанию заявителя, при наличии второго экземпляра ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста. В тот же день зарегистрированные письма и заявления направляются, с учетом их содержания, главе городского округа, первому заместителю и заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, для рассмотрения в сроки, установленные действующим законодательством. Контроль за сроками рассмотрения писем граждан осуществляется управлением делами.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц администрации, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

7.3. Письменные обращения граждан после рассмотрения, с резолюцией соответствующего руководителя структурного подразделения администрации, не позднее двух дней со дня получения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления указанным в резолюции исполнителям.

7.4. Повторные письма, а также письма граждан, поступившие в администрацию через иные органы государственной, региональной власти, органы местного самоуправления и взятые ими на контроль, проверяются соответствующими структурными подразделениями администрации совместно с работниками отдела по работе с обращениями граждан управления делами.

7.5. Письма граждан рассматриваются в срок до 30 дней с момента регистрации. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, то указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. В этом случае заявителю дается промежуточный ответ.

7.6. Если в письме ставится несколько вопросов, ответственным считается первый исполнитель по основному вопросу, изложенному в письме. Ответ заявителю дается после обобщения всех затронутых вопросов. Если в ответе не отражены все вопросы, поставленные в обращении, то материал по его рассмотрению возвращается исполнителю.

7.7. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации, которые готовят информацию по результатам проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в обращении.

7.8. Разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются администрацией по обращениям граждан в случаях, если на нее возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию администрации, руководители структурных подразделений администрации направляют такие обращения в 3-дневный срок по принадлежности с информированием об этом заявителей.

7.9. Ответственность за своевременную и качественную организацию работы по рассмотрению обращений граждан возлагается на управления делами.

7.10. Управление делами ежеквартально анализирует состояние работы с обращениями граждан, определяет эффективность их рассмотрения. Аналитические материалы, предложения по совершенствованию работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан направляются главе городского округа, первому заместителю и заместителям главы администрации, руководителю аппарата администрации.

Организация личного приема граждан

7.11. Прием граждан проводится главой городского округа, первым заместителем и заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации и организуется отделом по работе с обращениями граждан управления делами согласно графика, утвержденного главой городского округа.

7.12. Подготовка к приему граждан, предварительные беседы и запись на прием производятся специалистами отдела по работе с обращениями граждан управления делами, секретариата главы городского округа, приемных первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, сотрудниками административно-правового управления.

7.13. Контроль за сроками исполнения поручений, установленных на приеме главой городского округа, первым заместителем и заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений осуществляется отделом по работе с обращениями граждан управления делами. Работники, выполняющие поручения, сообщают гражданам о принятых мерах в срок до одного месяца.

7.14. Специалисты управления делами осуществляют проверку работы с письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

Каждое полугодие управление делами и информационно- аналитический отдел информируют население через средства массовой информации о работе с обращениями граждан.

7.15. По итогам года до 20 января следующего за отчетным, структурные подразделения администрации направляют в отдел по работе с обращениями граждан отчеты о состоянии работы с обращениями граждан.

8. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности администрации

8.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим регламентом доступа граждан и организаций к информации о деятельности администрации возлагается на информационно-аналитический отдел администрации и на уполномоченных главой городского округа должностных лиц.

8.2. Ответственность за своевременное предоставление в информационно-аналитический отдел администрации соответствующей информации по формированию информационного ресурса по вопросам своего ведения, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений и должностные лица, уполномоченные на предоставление такой информации.

8.3. Ответственность за обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности администрации несут начальник информационно-аналитического отдела администрации и уполномоченные должностные лица.

9. Порядок подготовки и рассмотрения проектов правовых актов,
которые вносятся в Воронежскую городскую Думу для рассмотрения и
принятия

9.1. Подготовку проектов правовых актов, которые вносятся в Воронежскую городскую Думу, осуществляют исполнители - заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, руководители структурных подразделений.

Проект правового акта и прилагаемые к нему документы должны быть подписаны их разработчиками.

Ответственность за содержание и качество проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными сторонами несут исполнители.

9.2. Структура проекта должна обеспечивать последовательное развитие темы правового регулирования, а также единообразное понимание применения будущего акта. Проект правового акта, вносимый в порядке правотворческой инициативы в Воронежскую городскую Думу, не должен противоречить Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству.

9.3. Проект правового акта, вносимый в Воронежскую городскую Думу, должен быть завизирован руководителями структурных подразделений администрации, в компетенцию которых входит рассмотрение затрагиваемых в проекте вопросов, заместителем главы администрации, курирующим соответствующую сферу деятельности, полномочным представителем главы городского округа в Воронежской городской Думе, начальником административно- правового управления.

Визы проставляются на обратной стороне листа, содержащего текст проекта правового акта. Подпись руководителя, визирующего проект, должна быть проставлена вместе с датой визирования.

9.4. Проект правового акта направляется в Воронежскую городскую Думу с обязательным представлением копии проекта правового акта на магнитном носителе и пояснительной записки, подготавливаемой исполнителем.

В пояснительной записке должны содержаться:

1) обоснование необходимости его принятия, цель и основные положения, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;

2) сведения о состоянии действующего законодательства в данной сфере регулирования;

3) перечень нормативных правовых актов, отмена, изменения и дополнения которых потребует принятие данного проекта правового акта;

4) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного проекта;

5) финансово-экономическое обоснование - в случае внесения проекта правового акта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9.7. Глава городского округа, обладая правом правотворческой инициативы, вносит проекты правовых актов в Воронежскую городскую Думу. Проект правового акта представляется в Воронежскую городскую Думу с сопроводительным письмом, которое должно быть подписано главой городского округа, завизировано полномочным представителем главы городского округа в Воронежской городской Думе и начальником административно-правового управления администрации.

9.8. Проект правового акта, разработанный депутатами Воронежской городской Думы, согласовывается с администрацией. Согласование осуществляется посредством представления проекта в администрацию с сопроводительным письмом, которое должно быть подписано председателем Воронежской городской Думы. Для согласования проекта правового акта, необходимо заключение административно - правового управления администрации, которое составляется по результатам правовой экспертизы. При наличии замечаний они оформляются на отдельном листе (листах).

В случае отсутствия замечаний проект правового акта Воронежской городской Думы должен быть согласован администрацией не позднее десяти дней и направлен в Воронежскую городскую Думу.

10. Порядок внутренней организации администрации

10.1. Работники администрации, ее структурных подразделений, пропускаются в административное здание по предъявлении служебного удостоверения. Работники сторонних организаций, посетители пропускаются по предъявлении временного или разового пропуска.

10.2. Служебные удостоверения подписывают:

- глава городского округа - первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, руководителю аппарата администрации, директорам департаментов, начальникам управлений, председателям комитетов, руководителям управ районов городского округа город Воронеж;

- руководитель аппарата администрации - работникам аппарата администрации, работникам структурных подразделений администрации (по письменному представлению руководителя подразделения), руководителям муниципальных предприятий.

Изготовление служебного удостоверения производится по письменному разрешению начальника управления делами администрации.

10.3. Разрешение на выдачу временного пропуска и право его подписи предоставлено начальнику управления делами администрации. Временный пропуск выдается работникам сторонних организаций для временного посещения структурных подразделений, размещенных в здании администрации сроком не более чем на один год.

10.4. Разовый пропуск дает право однократного прохода в здание администрации в рабочее время. Для выдачи разового пропуска руководитель структурного подразделения администрации, принимающего посетителя, обязан заказать пропуск в бюро пропусков и сообщить информацию о посетителе.

Сотрудник, принявший посетителя, обязан сделать отметку в пропуске о времени ухода посетителя. Посетитель при выходе из здания обязан сдать выданный пропуск на пост охраны.

10.5. При предъявлении удостоверений личности пропускаются в здание:

- работники администрации;

- руководители муниципальных предприятий и учреждений;

- работники правоохранительных органов, судов;

- депутаты представительных органов власти;

- аккредитованные корреспонденты средств массовой информации по согласованию с информационно-аналитическим отделом администрации.

10.6. Приглашенные в администрацию на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным руководителем, заместителем руководителя структурного подразделения администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации эти списки должны заблаговременно передаваться на пост охраны административных зданий.

10.7. В приемной главы городского округа дежурство ведется: в рабочие дни с 9.00 до 18.00 часов сотрудниками секретариата главы городского округа. На праздничные и выходные дни составляется отдельный график дежурства.

Руководитель аппарата

администрации городского округа

Г.В. Лихачев