Регламент взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, структурных подразделений администрации Воронежской области при подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий

Регламент
взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской
области, структурных подразделений администрации Воронежской области при
подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 23 мая 2007 г. N 439)

1. Общие положения

1.1. Регламент организации выставочно-ярмарочных мероприятий, проводимых на территории Воронежской области, и подготовки участия Воронежской области в выставочно-ярмарочных мероприятиях, проводимых за пределами области, (далее по тексту - Регламент) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом Воронежской области, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Воронежской области, а также международными соглашениями, договорами и конвенциями о международных выставках и ярмарках, участником которых является Российская Федерация и (или) Воронежская область с целью создания эффективной системы организации выставок-ярмарок, проводимых на территории Воронежской области и подготовки участия представителей Воронежской области в выставочно-ярмарочных мероприятиях, проводимых за пределами области.

1.2. Регламент регулирует отношения, возникающие при планировании, подготовке, проведении и учете результатов выставочно-ярмарочной деятельности исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

1.3. В Регламенте употребляются следующие понятия:

Выставочно-ярмарочное мероприятие - это выставка, ярмарка, конкурс или смотр-конкурс, организованные c участием структурных подразделений администрации Воронежской области, исполнительных органов государственной власти области на территории Воронежской области, других субъектов Российской Федерации и других стран.

Выставка - это регулярно организуемое мероприятие с ограниченным временем проведения, где исполнители представляют основные товары и услуги одной или нескольких отраслей, реализуемые преимущественно на основе выставочных образцов. В рамках выставки исполнители с целью содействия реализации дают представительную картину предложения товаров и услуг и стремятся информировать конечных или посреднических покупателей об изготовителе и его продукции.

Ярмарка - это мероприятие, доступное для товаропроизводителей, продавцов и покупателей, организуемое в установленном месте, с ограниченным временем проведения с целью формирования региональных, межрегиональных хозяйственных связей.

Организатор выставочно-ярмарочного мероприятия - исполнительный орган государственной власти Воронежской области (структурное подразделение администрации области), определенный как организатор мероприятия в утвержденном распоряжением администрации Воронежской области плане выставочно-ярмарочных мероприятий на год либо специально уполномоченный губернатором области для подготовки и проведения выставочно-ярмарочного мероприятия.

Устроитель выставочного мероприятия - юридическое лицо, занимающееся выставочной деятельностью, привлеченное на конкурсной основе, принявшее на себя обязательства по подготовке и проведению какого-либо выставочного мероприятия.

Участник выставочного мероприятия (экспонент) - организация (индивидуальный предприниматель), подавшая заявку на участие согласно объявлению о выставочном мероприятии и включенная в состав участников выставочно-ярмарочного мероприятия.

Экспозиция - размещение образцов товаров (экспонатов) по определенной системе.

Объявление о выставочно-ярмарочном мероприятии - информация об условиях и сроках подготовки и проведения выставочно-ярмарочного мероприятия, распространяемая с целью оповещения участников выставочно-ярмарочного мероприятия.

Заявка на участие - документ, означающий согласие с условиями участия в выставочно-ярмарочном мероприятии и принятие на себя обязательств, предусмотренных объявлением о выставочно-ярмарочном мероприятии.

1.4. Все выставочно-ярмарочные мероприятия классифицируются по двум основным признакам:

- по значимости мероприятия для экономики города, области, страны;

- по месту проведения мероприятия.

Классификация выставок-ярмарок по значимости мероприятия:

а) выставки-ярмарки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

б) выставки-ярмарки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

в) выставки-ярмарки регионального значения (имеющие значение для области).

Классификация выставок-ярмарок по месту проведения:

а) выставки-ярмарки, проводимые на территории областного центра, на площадях выставочного центра и иных арендованных выставочных площадях;

б) выставки-ярмарки, проводимые на территориях муниципальных образований области;

в) выставки-ярмарки, проводимые на территориях других субъектов Российской Федерации;

г) выставки-ярмарки, проводимые на территориях других стран.

2. Организация и координация выставочно-ярмарочной
деятельности в Воронежской области

Выставочно-ярмарочную деятельность в Воронежской области организует Рабочая группа по координации выставочно-ярмарочной деятельности (состав и положение утверждены постановлением администрации Воронежской области от 18.12.2002 г. N 1100 "О рабочей группе по координации выставочно-ярмарочной деятельности на территории Воронежской области" с последующими изменениями и дополнениями (далее по тексту - Рабочая группа).

Координацию выставочно-ярмарочной деятельности осуществляет главное управление экономического развития Воронежской области.

3. Планирование выставочно-ярмарочной деятельности в Воронежской области

3.1. Проведение выставок-ярмарок в Воронежской области и подготовка к участию в выставочно-ярмарочных мероприятиях за пределами области осуществляются в соответствии с Перечнем выставочно-ярмарочных мероприятий, утверждаемых в установленном порядке (далее по тексту - Перечень).

3.2. Перечень включает в себя:

- выставочно-ярмарочные мероприятия (региональные), проводимые структурными подразделениями администрации Воронежской области и исполнительными органами государственной власти Воронежской области в областном центре;

- выставочно-ярмарочные мероприятия (межрегиональные), проводимые на территориях других субъектов Российской Федерации, в которых принимают участие представители Воронежской области;

- выставочно-ярмарочные мероприятия (международные), проводимые на территориях других стран, в которых принимают участие представители Воронежской области.

Проект Перечня формируется главным управлением экономического развития Воронежской области ежегодно в срок до 1 августа года, предшествующего году реализации перечня, в соответствии с целями, задачами и приоритетами социально-экономического развития Воронежской области.

В проект Перечня включаются мероприятия на основании:

правовых актов федеральных органов государственной власти и областных органов государственной власти, принятых на момент утверждения Перечня;

поручений губернатора Воронежской области об участии исполнительных органов государственной власти Воронежской области в мероприятии, проводимом в планируемом году;

предложений исполнительных органов государственной власти Воронежской области по организации коллективных экспозиций (стендов) Воронежской области в других субъектах Российской Федерации;

перечня выставочно-ярмарочных мероприятий, проводимых в планируемом году с участием федеральных органов исполнительной власти и с частичным финансированием за счет средств федерального бюджета, в рамках которых предлагается организовать коллективную экспозицию (стенд) Воронежской области;

предложений Торгово-промышленной палаты Воронежской области, общественных организаций и объединений, выставочных организаторов, согласованных с соответствующими органами исполнительной власти Воронежской области.

Предложения исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Торгово-промышленной палаты Воронежской области, общественных организаций и объединений, выставочных организаторов для включения в Перечень должны содержать:

название, сроки и место проведения мероприятия;

концепцию проведения и вид мероприятия;

проект сметы расходов на проведение мероприятия или иное обоснование его стоимости;

предполагаемое соотношение объемов финансирования за счет средств соответствующих бюджетов и привлеченных внебюджетных источников;

список предполагаемых участников мероприятия.

Предусматривается организация следующих мероприятий:

выставки или выставки-ярмарки продукции производителей Воронежской области;

коллективные экспозиции (стенды) Воронежской области;

планшетные экспозиции (стенды) Воронежской области;

деловые мероприятия (деловые миссии, презентации) в рамках мероприятий с обязательным участием областных органов исполнительной власти.

Перечень должен содержать:

полное название мероприятия;

сроки проведения мероприятия;

место проведения мероприятия;

наименование областного органа исполнительной власти, ответственного за организацию мероприятия или коллективной экспозиции (стенда) Воронежской области;

Обобщенный проект Перечня проходит в установленном порядке процедуру согласования, рассматривается на заседании Рабочей группы и утверждается распоряжением администрации Воронежской области в срок не позднее 1 декабря года, предшествующего году реализации Перечня.

Изменения, предложения и дополнения в Перечень готовятся и вносятся в том порядке, в котором осуществляется формирование проекта Перечня.

3.3. В соответствии с Перечнем принимается распоряжение администрации области о проведении конкретного выставочно-ярмарочного мероприятия (далее по тексту - распорядительный документ), содержащий информацию о сроках, месте его проведения, организаторе выставочного мероприятия.

3.4. По итогам выставки-ярмарки устроитель выставочного мероприятия в течение 14 дней после ее проведения представляет в главное управление экономического развития области отчет о проведенном мероприятии.

3.5. Получатели средств областного бюджета в месячный срок после проведения выставочно-ярмарочных мероприятий, финансируемых частично за счет средств областного бюджета представляют в главное финансовое управление отчет о целевом использовании средств с приложением копий следующих документов:

- распорядительного документа;

- договоров, заключенных в целях подготовки и проведения мероприятия;

- документов, подтверждающих оплату (счета, счета-фактуры, платежные поручения, акты выполненных работ, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

- информации об эффективности проведенного мероприятия;

3.6. Ответственность за своевременное представление материалов при формировании Перечня возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. Ответственность за своевременное представление отчета - на устроителя выставочного мероприятия.

3.7. Источниками финансирования выставочно-ярмарочной деятельности являются:

- средства областного бюджета на финансирование мероприятий по формированию выставочных экспозиций и участие Воронежской области в выставочных мероприятиях в Российской Федерации и за рубежом на очередной финансовый год.

- средства, привлеченные из внебюджетных источников.

4. Подготовка к участию в выставках-ярмарках, проводимых
на территориях других субъектов Российской Федерации
и на территориях других стран

4.1. Рабочая группа координирует действия устроителя по подготовке к выставке-ярмарке.

4.2. Устроитель (победитель конкурса), определенный в соответствии проведенного конкурса# на право проведения выставочного мероприятия:

4.2.1. Разрабатывает и согласовывает с главным управлением экономического развития Воронежской области концепцию проведения выставки-ярмарки в срок не менее чем за 5 месяцев до начала мероприятия (для выставок-ярмарок, проводимых за пределами Российской Федерации).

4.2.2. Осуществляет подготовку проекта распорядительного документа об участии в выставке-ярмарке в срок не менее чем за 3 месяца до начала мероприятия.

4.2.3. Составляет смету расходов на участие в выставке-ярмарке.

4.2.4. Высылает в адрес участников выставки-ярмарки заявку на участие.

4.2.5. Проводит организационную работу по привлечению к участию в выставке-ярмарке потенциальных экспонентов.

4.3. Организатор координирует деятельность устроителя по подготовке выставочного мероприятия по:

4.3.1. Формированию экспозиции, в том числе по разработке дизайн-проекта выставки-ярмарки, доставке выставочного оборудования к месту проведения выставки-ярмарки, осуществлению монтажа и демонтажа оборудования, изготовлению фризовых надписей.

4.3.2. Предоставлению выставочного оборудования экспонентам согласно их запросам.

4.3.3. Оформлению таможенных документов по перевозке оборудования за пределы Российской Федерации.