Приложение. Положение об управлении делами аппарата администрации городского округа город Воронеж

Приложение

к распоряжению

Главы городского округа город Воронеж

от 24 октября 2006 г. N 629-р

Положение
об управлении делами аппарата администрации городского
округа город Воронеж

I. Общие положения

1.1. Управление делами аппарата администрации городского округа город Воронеж (далее - Управление) является структурным подразделением администрации городского округа город Воронеж, входящим в состав аппарата администрации городского округа город Воронеж.

1.2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, нормативными актами Правительства РФ, законами Воронежской области, постановлениями и распоряжениями Воронежской областной Думы, администрации Воронежской области, нормативными актами Воронежской городской Думы, администрации городского округа город Воронеж, другими действующими нормативными актами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, материально-технического обеспечения, внешних связей, архивного дела, а также настоящим Положением

1.3. Управление создается, реорганизуется и ликвидируется решением Воронежской городской Думы.

1.4. Структура и штатное расписание Управления утверждается распоряжением главы городского округа.

1.5. Для обеспечения своей деятельности и выполнения основных задач Управление имеет бланки и штампы установленного образца, а также печати:

1.5.1. Малую гербовую печать - для удостоверения подлинности временных пропусков в здание администрации, удостоверений личности работников, Почетных грамот администрации городского округа город Воронеж, Благодарностей главы городского округа город Воронеж, архивных справок по межведомственному архиву, пропусков в зоны проведения администрацией массовых мероприятий и иных нефинансовых документов, подписанных первыми заместителями, заместителями главы администрации городского округа, руководителем аппарата администрации, его заместителем, директорами департаментов, начальниками управлений, председателями комитетов.

1.5.2. Печать Управления - для удостоверения подлинности заверения копий распорядительных и иных документов администрации городского округа город Воронеж.

1.5.3. Печать общего отдела Управления - для удостоверения подлинности постановлений и распоряжений главы городского округа город Воронеж, а, также их копий, прилагаемых к ним материалов и иных документов, находящихся на хранении в течение установленных сроков в общем отделе Управления.

1.5.4. Печать архивного отдела Управления - для удостоверения подлинности заверения копий архивных распорядительных документов администрации городского округа город Воронеж, находящихся на хранении в архивном отделе Управления.

1.5.5. Печать для пакетов - для удостоверения получения канцелярией общего отдела Управления документов и пакетов.

1.5.6. Печать для телеграмм - для удостоверения отправляемых телеграмм администрации городского округа город Воронеж.

1.6. Положение об Управлении утверждается, изменяется и дополняется распоряжениями главы городского округа город Воронеж.

II. Основные цели работы Управления

Основными целями работы Управления являются:

2.1. Повышение эффективности работы всех структурных подразделений администрации городского округа путем информатизации и обеспечения их телефонной связью, транспортом, организационной техникой, расходными и канцелярскими материалами.

2.2. Совершенствование делопроизводства и документооборота администрации городского округа.

2.3. Повышение эффективности работы с обращениями граждан.

2.4. Развитие внешних связей городского округа.

2.5. Обеспечение контроля за выполнением структурными подразделениями администрации городского округа постановлений, распоряжений и поручений главы городского округа город Воронеж, а также приказов и поручений руководителя аппарата администрации городского округа город Воронеж, в пределах возложенных на Управление полномочий.

III. Компетенция Управления

В компетенцию Управления входит:

3.1. Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены подразделения администрации городского округа город Воронеж, а также контроль за состоянием систем освещения, отопления и водоснабжения.

3.2. Взаимодействие с подведомственными Управлению подразделениями в вопросах обеспечения деятельности Управления, направленной на улучшение использования зданий и сооружений, организации отдыха и оздоровления муниципальных служащих.

3.3. Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документальной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документооборота.

3.4. Координация и интеграция деятельности структурных подразделений администрации городского округа по эффективному развитию процессов информатизации.

3.5. Создание и развитие единой многопользовательской информационно-аналитической базы на основе рациональной и эффективной технологической схемы управления информационными потоками в структуре администрации городского округа.

3.6. Осуществление информационной поддержки администрации городского округа город Воронеж, ведение банков данных распорядительных документов областных представительных и исполнительных органов власти, администрации городского округа город Воронеж, осуществление общения посредством сети "Интернет" с федеральными, региональными и муниципальными органами власти Российской Федерации, оказание методической помощи сотрудникам администрации городского округа по вопросам использования вычислительной техники.

3.7. Обеспечение развития качественной и бесперебойной работы средств телекоммуникаций, телефонной проводной и мобильной связи, контроль и рациональное использование финансирования на оплату за услуги связи.

3.8. Обеспечение контроля за грамотным и качественным оформлением правовых актов главы городского округа и соответствием требованиям, предъявляемым к их подготовке, установленным регламентом.

3.9. Оформление, выпуск и хранение подлинников постановлений и распоряжений главы городского округа город Воронеж, обеспечение их рассылки и ознакомления с ними.

3.10.Оформление, учет и хранение в течение установленного срока постановлений и распоряжений главы городского округа город Воронеж, другой документации, подготовка и сдача их в архив в соответствии с существующими правилами, выдача по заявлениям юридических и физических лиц их копий.

3.11. Разработка инструкции по делопроизводству и регламента и контроль за их исполнением.

3.12. Организация делопроизводства в администрации городского округа город Воронеж в соответствии с инструкциями по делопроизводству.

3.13. Обеспечение комплектования, сохранности и использования документов: по личному составу, в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан, долговременного и временного сроков хранения заинтересованными организациями в справочных целях.

3.14. Организация технического обслуживания созываемых руководством администрации городского округа город Воронеж совещаний и заседаний.

3.15. Ведение учета поступивших в администрацию городского округа предложений, заявлений и жалоб граждан.

3.16. Разработка предложений по установлению партнерских связей с городами и иными административными единицами зарубежных стран, а также с международными и иностранными организациями и частными лицами, заинтересованными в сотрудничестве.

3.17.Координация работы по реализации планов сотрудничества с зарубежными партнерами в области обмена опытом работы представительных и исполнительных органов власти, городского хозяйства, образования, медицины, культуры, искусства, спорта, туризма.

IV. Полномочия Управления

В пределах своей компетенции Управление осуществляет следующие полномочия:

4.1. Принимает участие и осуществляет контроль в разработке планов текущих и перспективных планов реконструкций, капитальных и текущих ремонтов основных фондов, составлении смет хозяйственных расходов.

4.2. Организовывает и осуществляет контроль за размещением структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.

4.3. Обеспечивает структурные подразделения администрации городского округа мебелью, канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, осуществляет наблюдение за их сохранностью, проведением своевременного ремонта и списания.

4.4. Ведет руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территорий, праздничному художественному оформлению фасадов муниципальных административных зданий, хозяйственному обслуживанию совещаний, заседаний и других мероприятий.

4.5. Обеспечивает контроль за исполнением противопожарных мероприятий и содержание противопожарного инвентаря в исправном состоянии.

4.6. Обеспечивает грамотное и качественное выполнение множительных работ.

4.7. Участвует при взаимодействии с подведомственными Управлению подразделениями в разработке мероприятий, направленных на улучшение использования зданий и сооружений, организацию отдыха и оздоровления муниципальных служащих, а также организует их исполнение.

4.8. Организует ремонт и техническое обслуживание, своевременное обеспечение расходными материалами копировально-множительной и компьютерной техники.

4.9. Обеспечивает обновление компьютерных программ, их унификацию.

4.10. Формирует совместно с комитетами, управлениями, департаментами и другими структурными подразделениями администрации предложения по приоритетным направлениям, подлежащим включению в общую информационную сеть.

4.11. Организует и координирует работы по созданию и эксплуатации информационно-вычислительной сети в администрации с целью обмена, хранения, переработки и перемещения информации по запросам абонентов.

4.12. Приобретает и организует материально-техническое обеспечение технических и программных средств, информационно-вычислительных систем, систем связи.

4.13. Организует создание, адаптацию, внедрение и поддержку системного и прикладного программного обеспечения и программно-технических комплексов в структуре администрации городского округа город Воронеж.

4.14. Вырабатывает комплекс рекомендаций и предложений по совершенствованию информатизации администрации городского округа, в том числе с привлечением ведущих ученых и специалистов организации, деятельность которых связана с созданием средств и систем информатики.

4.15. Организует обучение и инструктаж по вопросам использования техники и программных средств.

4.16. Изучает, обобщает и организует внедрение передового опыта информатизации, новых инструментальных средств и информационных технологий.

4.17. Регулирует создание, развитие и взаимодействие информационных, информационно-вычислительных и телекоммуникационных систем и сетей, действующих и создаваемых в администрации городского округа.

4.18. Организует проведение мероприятий по защите информации, в том числе на этапах создания, развития и эксплуатации информационно-коммуникационных сетей, комплексов технических средств в интересах администрации городского округа.

4.19. Осуществляет оформление и выдачу служебных удостоверений для работников администрации городского округа и разовых пропусков.

4.20. Организует делопроизводство администрации городского округа, ее аппарата в соответствии с действующими ГОСТ, ГСДОУ и инструкцией по делопроизводству.

4.21. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства и научной организации управленческого труда.

4.22. Контролирует ведение делопроизводства и хранение документов в подразделениях администрации городского округа город Воронеж в соответствии с инструкцией.

4.23. Принимает от упраздненных учреждений, организаций, ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций, на хранение документы по личному составу, долговременного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения.

4.24. Обеспечивает сохранность документов архива по установленным правилам.

4.25. Осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан.

4.26. Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов.

4.27. Оказывает помощь и дает консультации работникам ликвидированных организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в проведении экспертизы ценности документов, их подготовке к передаче на хранение в городской архив.

4.28. Участвует в проведении отраслевых проверках# состояния и хранения документов в учреждениях.

4.29. Принимает участие в разработке инструкции, регламента, нормативно-методических пособий по вопросам организации делопроизводства, документооборота по личному составу, а также использования необходимых документов в социально-правовых интересах граждан.

4.30. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству организует прием, регистрацию и рассылку по назначению входящей корреспонденции, а также внутренней документации администрации городского округа город Воронеж, отправляет исходящую корреспонденцию.

4.31. Составляет проект номенклатуры дел администрации городского округа город Воронеж и представляет его на утверждение в установленном порядке.

4.32. Организует и контролирует оформление дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях администрации города.

4.33. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации, другую документацию, подготавливает и сдает в архив в соответствии с существующими правилами, выдает по заявлениям юридических и физических лиц их копии.

4.34. Принимает и регистрирует поступившие в администрацию предложения, заявления и жалобы граждан, ведет учет и передает их на рассмотрение главе городского округа город Воронеж и его заместителям, организует прием граждан по личным вопросам.

4.35. Осуществляет контроль за постановкой работы, указанной в пункте 4.34 настоящего Положения, в структурных подразделениях администрации городского округа, вносит предложения по ее улучшению, оказывает методическую помощь.

4.36. Обеспечивает, развивает внешние связи администрации городского округа город Воронеж с российскими и зарубежными муниципальными образованиями, иными административными и территориальными единицами, а также с международными и иностранными организациями и частными лицами, заинтересованными в сотрудничестве.

4.37. Подготавливает материалы, документы, осуществляет консультации и координирует работу в вопросах международной деятельности для органов исполнительной и представительной власти города, муниципальных предприятий и учреждений образования, культуры, здравоохранения и спорта.

4.38. Поддерживает связи с Международной ассоциацией "Породненные города", Международным союзом местных властей, Всемирной федерацией породненных городов, Европейским союзом и иными международными организациями, российскими объединениями местных властей.

4.39. Взаимодействует с администрациями городов-побратимов, общественными и деловыми кругами зарубежных стран, международными организациями в области привлечения и реализации оказываемой городу международной гуманитарной и технической помощи.

4.40. Взаимодействует в установленном порядке с правоохранительными органами по вопросам обеспечения законных прав, личной и имущественной безопасности иностранных граждан, взаимодействие с таможней.

4.41. Ведет в установленном порядке переписку с органами власти и управления городов-побратимов, с министерствами и ведомствами Российской Федерации, с дипломатическими представительствами зарубежных стран, международными организациями и частными лицами.

4.42. Организует организационно-протокольное обеспечение международных связей администрации городского округа и ведет переписку с органами власти и управления зарубежных муниципальных и иных территориальных образований, с министерствами и ведомствами Российской Федерации, с дипломатическими представительствами зарубежных стран, международными организациями и частными лицами.

4.43. Организует прием, размещение и необходимое обслуживание российских и иностранных делегаций и лиц, прибывших в служебную командировку по приглашению администрации городского округа.

4.44. Организует выезд делегаций администрации городского округа за рубеж.

4.45. Выполняет перевод материалов и документов с иностранных языков на русский и с русского языка на иностранный.

4.46. Взаимодействует с уполномоченными органами государственной власти по вопросам международной деятельности и оформлению заграничных паспортов для сотрудников администрации городского округа.

4.47. Контролирует соответствие правовых актов главы городского округа установленным соответствующим регламентом требованиям, предъявляемым к их подготовке, и при необходимости возвращает их на доработку.

4.48. Рассылает в соответствии с существующими правилами принятые постановления и распоряжения в структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж, а также заинтересованным предприятиям, учреждениям и организациям, должностным лицам.

V. Права Управления

В рамках реализации своих полномочий Управление вправе:

5.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать от структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, общественных организаций, учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих полномочий.

5.2. Готовить проекты постановлений и распоряжений главы городского округа город Воронеж и вносить предложения по входящим в компетенцию вопросам.

5.3. Привлекать в установленном порядке работников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, специалистов других учреждений и организаций в соответствии с их компетенцией к подготовке ответов на вопросы, вносимые на рассмотрение главой городского округа и руководителем аппарата администрации городского округа, а также к проверке писем, жалоб и заявлений граждан.

5.4. Участвовать в работе комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, конференций и т.п., проводимых администрацией городского округа либо уполномоченными на их создание органами государственной власти и местного самоуправления, а также организациями, предприятиями, учреждениями по согласованию с руководителем аппарата администрации городского округа.

5.5. Вносить предложения руководству администрации городского округа город Воронеж по поощрению работников управления, наложению на них дисциплинарных взысканий, перемещению по должностям или освобождению их от занимаемых должностей.

5.6. Пользоваться банками данных, имеющимися в администрации городского округа.

5.7. Направлять в органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия городского округа независимо от их форм собственности запросы по заявлениям граждан для рассмотрения в соответствии с их компетенцией.

5.8. Запрашивать и получать от должностных лиц структурных подразделений администрации городского округа письменные объяснения по вопросам, связанным с обращениями граждан, проводить проверки ведения данной работы в подведомственных подразделениях, а также требовать представления соответствующими должностными лицами в установленные сроки письменных сведений о результатах рассмотрения направленных им обращений.

5.9. Проводить по поручению руководителя аппарата администрации проверки по состоянию делопроизводства в структурных подразделениях администрации городского округа, предприятиях, организациях, учреждениях в пределах своей компетенции.

5.10. Проводить проверки соответствия проектов правовых актов главы городского округа установленных регламентом требованиям, предъявляемым к их подготовке.

5.11. Осуществлять иные полномочия по поручению главы городского округа город Воронеж и руководителя аппарата администрации городского округа.

VI. Структура Управления и организация его работы

6.1. Управление непосредственно подчиняется руководителю аппарата администрации городского округа город Воронеж.

6.2. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы городского округа город Воронеж.

6.3. Руководители структурных подразделений Управления и другие сотрудники назначаются на должность руководителем аппарата администрации городского округа по согласованию с начальником Управления.

6.4. В структуру управления входят:

- архивный отдел - городской межведомственный архив;

- отдел информатизации;

- общий отдел;

- отдел внешних связей;

- отдел по работе с обращениями граждан;

- административно-хозяйственный отдел.

6.5. Подведомственными (курируемыми) подразделениями Управления являются муниципальные предприятия и учреждения, руководство которыми осуществляется в соответствии с правовыми актами главы городского округа город Воронеж.

VII. Права и обязанности начальника управления

7.1. Начальник Управления:

- осуществляет общее руководство деятельностью Управления;

- совершает юридические действия на основании доверенности, выдаваемой главой городского округа город Воронеж;

- представляет на утверждение руководителю аппарата администрации городского округа и главе городского округа положение об Управлении, его структуру и штатную численность;

- утверждает должностные инструкции, положения о структурных подразделениях Управления, издает приказы и дает указания по вопросам, входящим в компетенцию Управления и являющимся обязательными к исполнению его сотрудниками, подведомственными предприятиями;

- издает приказы и дает указания по вопросам, входящим в компетенцию Управления, обязательные к исполнению структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж;

- распределяет обязанности сотрудников Управления;

- подписывает исходящую документацию Управления в пределах компетенции Управления;

- делает представление на установление, изменение, отмену надбавок к должностным окладам сотрудников Управления, вносит предложения об их премировании, применении к ним дисциплинарного воздействия.

7.2. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Управление полномочий несет начальник Управления.

7.3. В период отсутствия начальника Управления (отпуск, болезнь, командировка) его функции возлагаются на основании распоряжения главы городского округа на заместителя начальника или иного сотрудника Управления.

7.4. Степень ответственности сотрудников Управления устанавливается должностными инструкциями.

Начальник управления делами аппарата

администрации городского округа

город Воронеж

И.И. Тамаров