Постановление Администрации Воронежской области от 4 декабря 2008 г. N 1051 "Об утверждении положения об архивном отделе Воронежской области"

В соответствии с Законами Воронежской области от 30 сентября 2008 г. N 75-ОЗ "О поправках к Уставу Воронежской области", от 30 сентября 2008 г. N 76-ОЗ "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области", от 30 сентября 2008 г. N 77-ОЗ "О правительстве Воронежской области" и указом губернатора Воронежской области от 14 октября 2008 г. N 132-у "О структуре исполнительных органов государственной власти Воронежской области" администрация Воронежской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемое положение об архивном отделе Воронежской области.

2. Признать утратившими силу постановления администрации Воронежской области:

- от 8 декабря 2006 г. N 1011 "Об утверждении положения об архивном отделе Воронежской области";

- от 25 июля 2007 г. N 702 "О внесении изменений в постановление администрации области от 08.12.2006 N 1011";

- от 27 июня 2008 г. N 551 "О внесении изменений в постановление администрации области от 08.12.2006 N 1011";

- от 21 октября 2008 г. N 908 "О внесении изменений в постановление администрации области от 08.12.2006 N 1011".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Колядина А.М.

Исполняющий обязанности губернатора Воронежской области

Л.И. Селитренников

Положение
об архивном отделе Воронежской области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 4 декабря 2008 г. N 1051)

I. Общие положения

1.1. Архивный отдел Воронежской области (далее именуется отдел) является исполнительным органом государственной власти Воронежской области, обеспечивающим на территории Воронежской области разработку и реализацию государственной политики Воронежской области в сфере архивного дела.

1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя губернатора Воронежской области, курирующего архивную отрасль.

1.3. В структуре исполнительных органов государственной власти Воронежской области отдел является отраслевым.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, иными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Уставом Воронежской области, законами Воронежской области, указами губернатора Воронежской области, иными правовыми актами органов государственной власти Воронежской области, а также настоящим положением.

1.5. Отдел является юридическим лицом, имеет собственные бланки, штампы и печать с изображением герба Воронежской области, имеет самостоятельный баланс и смету, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, выступать истцом, ответчиком, третьим лицом и заинтересованным лицом в судах.

1.6. Отдел как исполнительный орган государственной власти издает в пределах своей компетенции нормативные правовые акты - приказы, которые являются обязательными для исполнения на территории Воронежской области.

1.7. За отделом закрепляются служебные помещения и имущество Воронежской области на праве оперативного управления.

1.8. Положение об отделе утверждается, изменяется постановлением правительства Воронежской области.

1.9. Адрес места нахождения отдела: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

II. Основные задачи

2.1. Формирование и содержание Архивного фонда Воронежской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.

2.3. Координация деятельности архивных учреждений области, обеспечение их функционирования.

2.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции.

III. Основные функции

3.1. Государственные функции:

3.1.1. Организация хранения архивных документов и архивных фондов.

3.1.2. Ведение государственного учета архивных документов и архивных фондов.

3.1.3. Контроль выполнения организациями, независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности, законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.

3.1.4. Решение в установленном порядке вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.

3.1.5. Установление решением экспертно-проверочной комиссии архивного отдела порядка отнесения документов к составу Архивного фонда области и экспертизы их ценности, определение категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда области, согласование списков источников комплектования архивных учреждений области, решение вопросов об отнесении к составу Архивного фонда области конкретных документов.

3.1.6. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну.

3.1.7. Рассмотрение обращений граждан.

3.1.8. Использование архивных документов и архивных фондов.

3.2. Государственные услуги:

3.2.1. Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (проставление апостиля).

3.2.2. Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области.

3.2.3. Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.4. Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов.

IV. Права отдела

4. Отдел в ходе своей деятельности для осуществления поставленных задач и реализации полномочий по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг в подведомственной сфере деятельности вправе:

4.1. Учреждать печатные средства массовой информации.

4.2. Запрашивать и получать:

- сведения о деятельности от субъектов подведомственной сферы деятельности;

- справочные и информационные материалы от различных органов и организаций.

4.3. Пользоваться информационными ресурсами Воронежской области.

4.4. Контролировать деятельность:

- подведомственных областных государственных учреждений;

- исполнительных органов государственной власти области в подведомственной сфере деятельности.

4.5. Координировать деятельность субъектов подведомственной сферы деятельности.

4.6. Вносить в судебные органы протоколы о нарушениях норм подведомственной сферы деятельности.

4.7. Представлять интересы Воронежской области в судах, различных органах и организациях в подведомственной сфере деятельности.

4.8. Создавать совещательные и экспертные органы, а также ставить вопрос о создании межведомственных комиссий и советов для государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности.

4.9. Созывать совещания по проблемам государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности с привлечением руководителей и специалистов исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления области, общественных объединений, хозяйствующих субъектов, расположенных на территории области.

4.10. Организовывать и проводить конференции, семинары, встречи, выставки, смотры и другие мероприятия, направленные на достижение поставленных целей и реализацию возложенных функций.

4.11. Принимать участие в совещаниях, а также в работе коллегиальных органов, создаваемых по решению исполнительных органов государственной власти области, по вопросам государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности.

4.12. Вносить предложения по созданию (учреждению), реорганизации и ликвидации государственных учреждений для достижения поставленных целей и реализации возложенных функций.

4.13. Разрабатывать и согласовывать проекты нормативных правовых актов Воронежской области.

4.14. Издавать приказы, регулирующие отношения в подведомственной сфере деятельности:

- о поступлении, прохождении и прекращении гражданской службы;

- о создании, составе, деятельности совещательных и экспертных органов: коллегии, экспертно-проверочных комиссий, научного совета, методической комиссии и т.п.;

- об объявлении для исполнения решений коллегии отдела, в том числе по вопросам планирования, отчетности архивных учреждений области, итогам проверок их деятельности и т.д.;

- о введении в действие и отмене форм планово-отчетной документации архивных учреждений;

- о проведении паспортизации (государственного учета) документов Архивного фонда Воронежской области независимо от места их хранения;

- об утверждении положений о госархивах области, должностных инструкций директоров госархивов, проведении аттестации работников госархивов и т.п.;

- о проведении конференций, семинаров, смотров-конкурсов и других мероприятий;

- об утверждении штатных расписаний госархивов области;

- об утверждении перечней свободных цен на основные виды работ (услуг), выполняемых подразделениями госархивов области;

- о материальном стимулировании деятельности директоров госархивов области (установление надбавок к должностным окладам за работу с секретными документами; за сложность, напряженность, специальный режим работы; за выслугу лет; премирование; оказание материальной помощи);

- в иных случаях, установленных правовыми актами Российской Федерации и Воронежской области.

4.15. Организовывать проведение экспертиз проектов целевых программ, касающихся вопросов подведомственной сферы деятельности.

4.16. Давать заключения по проектам нормативных правовых и нормативно-технических документов в части вопросов, относящихся к подведомственной сфере деятельности.

4.17. Осуществлять функции получателя и распорядителя бюджетных средств, предусмотренных на содержание отдела и реализацию возложенных функций.

4.18. Привлекать в установленном порядке для выполнения возложенных функций научные, образовательные учреждения, отдельных ученых, специалистов органов государственной власти и местного самоуправления области, представителей федеральных органов власти.

4.19. Выполнять функции государственного заказчика при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в подведомственной сфере деятельности.

4.20. Владеть, пользоваться на праве оперативного управления закрепленными за отделом служебными помещениями и имуществом.

4.21. Организовывать комплектование и определение состава документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечение соблюдения установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.

4.22. Организовывать работу по контролю за состоянием ведомственных архивов учреждений и организаций - источников комплектования, внедрение в деятельность государственных органов и учреждений государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, оказание им консультационно-методической помощи; совместно с другими исполнительными органами государственной власти и учреждениями принимать участие в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.

4.23. Реализовывать в установленном порядке преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части архивного фонда области.

4.24. Организовывать научно-исследовательскую и информационную деятельность архивных учреждений области, в том числе, путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.

4.25. Организовывать внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования, охраны документов, принятие мер по материально-техническому обеспечению госархивов, укреплению и развитию их материальной базы.

4.26. Изучать, обобщать и распространять передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывать совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывать вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

4.27. Обеспечивать мобилизационную подготовку архивного отдела, а также контроль и координацию деятельности находящихся в его ведении архивных учреждений области.

4.28. Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и государственных архивов области, обеспечивать их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

4.29. Организовывать повышение квалификации работников архивного отдела и архивных учреждений области.

4.30. Содействовать решению вопросов улучшения условий труда работников государственных архивов области, их социальной защиты.

V. Обязанности

5. Отдел обязан:

5.1. Выполнять требования законодательства Российской Федерации и Воронежской области, указов губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства Воронежской области.

5.2. Обеспечивать в пределах своей компетенции реализацию возложенных на отдел функций.

5.3. Соблюдать требования регламента работы правительства Воронежской области.

5.4. Отстаивать интересы Воронежской области, губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области в органах судебной власти и прокуратуры, а также перед физическими и юридическими лицами, иностранными лицами, их объединениями, субъектами Российской Федерации и органами местного самоуправления.

5.5. Обеспечивать сохранность служебной и государственной тайны, не допускать разглашение персональных данных физических лиц и иной охраняемой законом информации.

5.6. Давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.7. Принимать в рамках своей компетенции меры и вносить предложения по улучшению работы отдела, органов государственной власти Воронежской области, укреплению их авторитета.

VI. Организационные и финансовые основы деятельности отдела

6.1. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему областные государственные учреждения во взаимодействии с:

- аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Центральном федеральном округе;

- территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

- органами государственной власти Российской Федерации;

- Высшим советом регионального развития при губернаторе Воронежской области;

- исполнительными органами государственной власти Воронежской области;

- органами местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области;

- общественными объединениями;

- хозяйствующими субъектами, расположенными на территории Воронежской области.

6.2. Финансирование расходов на содержание отдела осуществляется за счет средств областного бюджета, предусматриваемых на финансирование исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

6.3. Структура и штатное расписание отдела утверждаются постановлением правительства области по представлению руководителя отдела.

VII. Руководство отделом, его структура

7.1. Руководство отделом осуществляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности губернатором Воронежской области.

7.2. Руководитель отдела:

7.2.1. Организует работу отдела в соответствии с возложенными задачами и функциями отдела.

7.2.2. Представляет губернатору Воронежской области на утверждение постановлением правительства Воронежской области структуру и штатную численность отдела.

7.2.3. Определяет должностные регламенты сотрудников отдела.

7.2.4. Подписывает документы от имени отдела, изданные в пределах его компетенции.

7.2.5. Осуществляет полномочия представителя нанимателя на должности государственной гражданской службы архивного отдела от имени Воронежской области в соответствии с правовым актом губернатора области.

7.2.6. Вносит предложения по повышению квалификации сотрудников отдела и по вопросам формирования кадрового резерва.

7.2.7. Решает вопросы командирования сотрудников отдела.

7.2.8. Участвует в заседаниях правительства Воронежской области, комиссий и др.

7.2.9. Организует взаимодействие с областной Думой, федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления в пределах компетенции.

7.2.10. Решает иные вопросы, отнесенные к полномочиям отдела.

7.3. В случае временного отсутствия руководителя отдела его обязанности исполняются заместителем руководителя отдела в соответствии с его компетенцией.

VIII. Ответственность отдела

8. Отдел несет ответственность за:

8.1. Несоблюдение требований законодательства Российской Федерации и Воронежской области по вопросам, находящимся в компетенции отдела.

8.2. Несвоевременное и некачественное выполнение основных задач и функций, возложенных на отдел.

8.3. Невыполнение основных показателей деятельности отдела, установленных правовым актом правительства Воронежской области.

IX. Реорганизация и ликвидация отдела

9.1. Прекращение деятельности отдела производится путем реорганизации или ликвидации в установленном законодательством порядке на основании соответствующего правового акта правительства Воронежской области.

9.2. При реорганизации или ликвидации отдела увольняемым сотрудникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области.