Указ Губернатора Воронежской области от 29 июня 2009 г. N 357-у "Об утверждении положения об организационном управлении Правительства Воронежской области"

В соответствии с Уставом Воронежской области, указом губернатора Воронежской области от 09.04.2009 N 223-у "Об оптимизации деятельности структурных подразделений правительства Воронежской области" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организационном управлении правительства Воронежской области.

2. Признать утратившим силу указ губернатора Воронежской области от 19.12.2008 N 186-у "Об утверждении Положения об управлении организационного обеспечения деятельности губернатора и правительства Воронежской области".

3. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Губернатор Воронежской области

А.В. Гордеев

Положение
об организационном управлении Правительства Воронежской области
(утв. указом Губернатора Воронежской области
от 29 июня 2009 г. N 357-у)

1. Общие положения

1.1. Организационное управление (далее именуется "Управление") является структурным подразделением правительства Воронежской области.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Уставом Воронежской области, законами Воронежской области, указами губернатора Воронежской области, иными правовыми актами органов государственной власти Воронежской области, а также настоящим Положением.

1.3. Положение об Управлении утверждается губернатором Воронежской области.

1.4. Финансирование расходов на содержание Управления осуществляется за счет средств областного бюджета, предусматриваемых на финансирование правительства Воронежской области.

1.5. Информационное, документационное, материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Управления осуществляют соответствующие структурные подразделения правительства Воронежской области и иные исполнительные органы государственной власти Воронежской области в пределах их компетенции.

2. Основные задачи

2. Основными задачами Управления являются:

2.1. Организационное обеспечение деятельности губернатора Воронежской области и правительства Воронежской области.

2.2. Документационное обеспечение деятельности губернатора Воронежской области и правительства Воронежской области.

2.3. Организационное обеспечение взаимодействия губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области с федеральными органами государственной власти по вопросам планирования деятельности губернатора Воронежской области и правительства Воронежской области.

2.4. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами в системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

2.5. Информационно-аналитическое, справочное и методическое обеспечение деятельности правительства Воронежской области и исполнительных органов власти Воронежской области по организационным вопросам и вопросам делопроизводства.

3. Основные функции

Для решения поставленных задач Управление обеспечивает реализацию:

3.1. Государственных функций:

3.1.1. Организация доступа к информации, содержащейся в информационных системах Воронежской области.

3.1.2. Формирование, содержание и использование архивного фонда правительства Воронежской области.

3.2. Иных функций:

3.2.1. Организационное обеспечение реализации полномочий губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области по руководству и координации деятельности исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

3.2.2. Организационное обеспечение основных форм деятельности правительства Воронежской области.

3.2.3. Организационное обеспечение перспективного и текущего планирования деятельности правительства Воронежской области.

3.2.4. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами, осуществление контроля за соблюдением требований инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

3.2.5. Координация взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области и органов местного самоуправления Воронежской области по исполнению поручений, определенных губернатором Воронежской области, правительством Воронежской области.

3.2.6. Представление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов.

3.2.7. Участие в организации пребывания руководителей и представителей федеральных и региональных органов государственной власти на территории Воронежской области.

3.2.8. Участие в подготовке и организации массовых мероприятий, посвященных знаменательным датам России и Воронежской области, проводимых на территории Воронежской области.

4. Права

Управление для осуществления поставленных задач, исполнения функций в подведомственной сфере деятельности имеет право:

4.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать от органов государственной власти Воронежской области, структурных подразделений правительства Воронежской области, организаций всех форм собственности, расположенных на территории Воронежской области, органов местного самоуправления Воронежской области информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих функций.

4.2. Вносить губернатору Воронежской области для рассмотрения на заседаниях правительства Воронежской области и заседаниях президиума правительства Воронежской области предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.3. Участвовать в работе совещаний, семинаров, конференций, проводимых губернатором Воронежской области, правительством Воронежской области, а также заседаниях коллегиальных органов, создаваемых губернатором Воронежской области, правительством Воронежской области.

4.4. Осуществлять взаимодействие с органами местного самоуправления области по вопросам организации исполнения протокольных поручений губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области, определенных на заседании правительства Воронежской области, заседаниях президиума правительства Воронежской области, в муниципальных районах и городских округах области (в части, не противоречащей федеральному и областному законодательству).

4.5. Давать заключения по проектам нормативных правовых актов в части вопросов, относящихся к подведомственной сфере деятельности.

5. Обязанности

Для осуществления поставленных задач и реализации возложенных функций Управление обязано:

5.1. Информировать федеральные органы государственной власти Российской Федерации (Администрацию Президента Российской Федерации, отдел по взаимодействию с органами государственной власти субъектов Российской Федерации Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от Воронежской области, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе) о планируемых мероприятиях, проводимых губернатором Воронежской области, правительством Воронежской области, исполнительными органами государственной власти Воронежской области на территории Воронежской области.

5.2. Разрабатывать проекты планов заседаний правительства Воронежской области на утвержденный регламентом правительства период.

5.3. Разрабатывать проекты планов основных мероприятий правительства Воронежской области на утвержденный регламентом правительства период.

5.4. Ежемесячно уточнять и корректировать сроки проведения мероприятий, включенных в квартальный план основных мероприятий правительства Воронежской области, и направлять подготовленную информацию в Управление по внутренней политике Администрации Президента Российской Федерации, отдел по взаимодействию с органами государственной власти субъектов Российской Федерации Совета Федерации Российской Федерации и полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе.

5.5. Разрабатывать еженедельные графики мероприятий, проводимых в области, и направлять копии данных графиков губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства Воронежской области, заместителям председателя правительства Воронежской области, руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителям исполнительных органов государственной власти Воронежской области в электронном виде для размещения на официальных сайтах правительства Воронежской области в сети Интернет.

5.6. Планировать распределение помещений в здании правительства Воронежской области для проведения совещаний, включенных в еженедельный график мероприятий.

5.7. Осуществлять организацию подготовки и проведения заседаний правительства и президиума правительства Воронежской области, оформлять протоколы заседаний.

5.8. Обеспечивать подготовку и организацию проведения еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, оформлять протоколы совещаний.

5.9. Принимать участие в обеспечении мероприятий по пребыванию руководителей и представителей федеральных и региональных органов государственной власти Российской Федерации на территории Воронежской области.

5.10. Осуществлять оформление решений, принятых на совещаниях и других мероприятиях коллегиальной формы обсуждения с участием губернатора Воронежской области, заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области.

5.11. Разрабатывать и согласовывать проекты указов губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства Воронежской области, регулирующие отношения в подведомственной сфере деятельности.

5.12. Принимать участие в подготовке и организации массовых мероприятий, посвященных знаменательным датам России и Воронежской области, проводимых на территории Воронежской области, формировать списки участников, оповещать о дате, времени, месте проведения мероприятий.

5.13. Осуществлять контроль за исполнением:

5.13.1. Плана заседаний правительства Воронежской области на год.

5.13.2. Плана основных мероприятий правительства Воронежской области на квартал.

5.13.3. Плана еженедельных мероприятий, проводимых в Воронежской области.

5.13.4. Поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых губернатором Воронежской области.

5.14. По поручению губернатора Воронежской области, заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области проверять организацию исполнения протокольных поручений губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области, определенных на заседании правительства Воронежской области и его президиума в структурных подразделениях правительства Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области.

5.15. Участвовать совместно с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами правительства Воронежской области в осуществлении проверок исполнения контрольных поручений, сформированных на основании входящих документов правительства области, по срокам исполнения.

5.16. Готовить сводную информацию об исполнении контрольных поручений, а также перечень неисполненных и подлежащих исполнению поручений по резолюциям руководителей правительства Воронежской области.

5.17. Совместно с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Воронежской области участвовать в формировании областного заказа на технические средства и оборудование в подведомственной сфере деятельности.

5.18. Обеспечивать работу мультимедийных средств при проведении мероприятий в залах, расположенных в здании правительства Воронежской области (пл. имени Ленина, 1).

5.19. Обеспечивать прием, предварительное рассмотрение, регистрацию и учет входящих документов, организацию их прохождения.

5.20. Регистрировать, обрабатывать и вести учет исходящей корреспонденции.

5.21. Вести электронную базу данных по документам, базы данных "Внешние адресаты", "Корреспонденты".

5.22. Обеспечивать выдачу справочной информации юридическим и физическим лицам о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции.

5.23. Организовывать и обеспечивать хранение входящих и исходящих документов правительства Воронежской области в течение двух лет с последующей передачей в архив.

5.24. Разрабатывать проекты нормативных правовых актов, аналитические материалы по вопросам документационного обеспечения деятельности правительства Воронежской области.

5.25. Готовить отчет об объеме документооборота правительства Воронежской области.

5.26. Оказывать методическую помощь структурным подразделениям правительства области, исполнительным органам государственной власти области в ведении делопроизводства, организации работы с документами.

5.27. Обеспечивать организацию отправки документов по почте, доставку телеграмм, прием, передачу документов по электронной почте, факсимильной связи.

5.28. Проектировать бланки документов губернатора области и правительства Воронежской области, организовывать изготовление печатей, штампов, бланочной продукции, поздравительных адресов, открыток и т.д.

5.29. Обеспечивать подготовку и изготовление телефонного справочника правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Воронежской области.

5.30. Выполнять множительные работы, техническое обслуживание и ремонт копировальной техники по заявкам структурных подразделений правительства Воронежской области.

5.31. Организовывать составление номенклатуры дел в структурных подразделениях правительства Воронежской области, составление проекта сводной номенклатуры дел, представление ее на утверждение руководству правительства Воронежской области и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела Воронежской области.

5.32. Организовывать проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях правительства Воронежской области, работу экспертной комиссии и комиссии по уничтожению печатей, штампов и бланков правительства Воронежской области.

5.33. Составлять сводные описи дел постоянного хранения правительства Воронежской области, акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и организовывать их согласование с экспертной комиссией правительства Воронежской области и экспертно-проверочной комиссией архивного отдела Воронежской области.

5.34. Обеспечивать прием на хранение в архив правительства Воронежской области дел постоянного хранения и дел по личному составу структурных подразделений правительства Воронежской области.

5.35. Организовывать передачу дел постоянного хранения правительства Воронежской области в государственный архив Воронежской области.

5.36. Исполнять запросы граждан и юридических лиц по предоставлению архивных справок и архивных выписок о подтверждении награждения, заработной плате, копий архивных документов на основании документов архивного фонда правительства Воронежской области.

5.37. Принимать участие в автоматизации процессов работы с документами, внедрении в делопроизводство новых информационных технологий.

5.38. Составлять графики дежурств должностных лиц правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, организовывать его исполнение.

5.39. Готовить предложения и информационные материалы для губернатора Воронежской области по работе с органами государственной власти Воронежской области всех уровней, относящиеся к компетенции Управления.

5.40. Исполнять иные обязанности в соответствии с выполняемыми задачами и действующим законодательством.

6. Руководство управлением

6.1. Руководство Управлением осуществляет руководитель Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности губернатором Воронежской области.

6.2. Руководитель Управления:

6.2.1. Организует работу Управления в соответствии с возложенными задачами и функциями Управления.

6.2.2. По согласованию с заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области вносит предложения губернатору Воронежской области по структуре и штатному расписанию Управления, выделению Управлению финансовых средств для осуществления своих полномочий.

6.2.3. Представляет представителю нанимателя в установленном законом порядке предложения по кандидатурам для назначения на должности сотрудников Управления, освобождения от должности сотрудников Управления, поощрения сотрудников Управления и применения к ним дисциплинарных взысканий, командирования сотрудников Управления.

6.2.4. Определяет функции структурных подразделений Управления.

6.2.5. Разрабатывает и представляет на утверждение должностные регламенты сотрудников Управления.

6.2.6. Подписывает документы от имени Управления, изданные в пределах его компетенции.

6.2.7. Участвует в заседаниях правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, а также в координационных, совещательных и консультативных органах, создаваемых в установленном порядке губернатором Воронежской области, правительством Воронежской области.

6.3. Руководитель Управления имеет заместителя руководителя Управления - начальника отдела организационного обеспечения деятельности губернатора и правительства Воронежской области.

6.4. Заместитель руководителя Управления исполняет полномочия руководителя Управления в период его отсутствия в соответствии с должностным регламентом.

7. Ответственность

7.1. Руководитель Управления несет ответственность:

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций в соответствии с требованиями действующего законодательства;

- за неисполнение положений должностного регламента, в том числе установленных в нем показателей эффективности деятельности.

7.2. Заместитель руководителя Управления - начальник отдела организационного обеспечения деятельности губернатора и правительства Воронежской области несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностного регламента с учетом предоставленных ему прав, а также функций Управления в целом в период исполнения обязанностей руководителя Управления.