Распоряжение Главы городского округа город Воронеж от 12 сентября 2008 г. N 592-р "Об утверждении Положения об управлении делами администрации городского округа город Воронеж"

В соответствии со структурой администрации городского округа город Воронеж, утвержденной решением Воронежской городской Думы от 26.03.2008 N 62-II "О структуре администрации городского округа город Воронеж":

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении делами администрации городского округа город Воронеж.

2. Положение об управлении делами администрации городского округа город Воронеж, утвержденное распоряжением главы городского округа от 24.10.2006 N 629-р "Об утверждении Положения об управлении делами администрации городского округа город Воронеж" считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации по работе с аппаратом Патрину О.В.

Глава городского округа

С.М. Колиух

Положение
об управлении делами администрации городского округа город Воронеж
(утв. распоряжением Главы городского округа город Воронеж
от 12 сентября 2008 г. N 592-р)

I. Общие положения

1.1. Управление делами администрации городского округа город Воронеж (далее - Управление) является структурным подразделением администрации городского округа город Воронеж.

1.2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим федеральным и областным законодательством, правовыми актами Воронежской городской Думы, главы городского округа город Воронеж, другими действующими правовыми актами в области документационного и материально-технического обеспечения, делопроизводства, архивного дела, а также настоящим Положением.

1.3. Управление создается, реорганизуется и ликвидируется решением Воронежской городской Думы.

1.4. Структура, штатное расписание, Положение об Управлении, дополнения и изменения к ним утверждаются распоряжениями главы городского округа.

1.5. Для обеспечения своей деятельности и выполнения основных задач Управление имеет бланки и штампы установленного образца, а также печати:

1.5.1. Малую гербовую печать - для удостоверения подлинности временных пропусков в здание администрации городского округа, удостоверений личности работников, Почетных грамот администрации городского округа город Воронеж, Благодарностей главы городского округа город Воронеж, архивных справок по межведомственному архиву, пропусков в зоны проведения администрацией массовых мероприятий и иных нефинансовых документов, подписанных первым заместителем, заместителями главы администрации, руководителями управлений.

1.5.2. Печать Управления - для удостоверения подлинности копий распорядительных и иных документов администрации городского округа город Воронеж.

1.5.3. Печать отдела систематизации и выпуска нормативных документов Управления - для удостоверения подлинности постановлений и распоряжений главы городского округа город Воронеж, а также их копий и прилагаемых к ним материалов, находящихся на хранении в течение установленных действующим законодательством сроков в отделе систематизации и выпуска нормативных документов Управления.

1.5.4. Печать архивного отдела Управления - для удостоверения подлинности копий архивных распорядительных документов администрации городского округа город Воронеж, находящихся на хранении в архивном отделе Управления.

1.5.5. Печать "Для пакетов" - для удостоверения получения канцелярией отдела делопроизводства и работы с населением Управления документов и пакетов.

1.5.6. Печать "Для телеграмм" - для удостоверения отправляемых из администрации городского округа город Воронеж телеграмм.

II. Основные цели работы Управления

Основными целями работы Управления являются:

2.1. Организация обеспечения сотрудников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж служебными помещениями, телефонной связью, транспортом.

2.2. Повышение эффективности работы структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж путем их информатизации и обеспечения средствами вычислительной техники и расходными материалами к ним.

2.3. Развитие электронной информационно-справочной базы правовых актов городского округа город Воронеж.

2.4. Организация, осуществление и совершенствование своевременного и качественного оформления, выпуска и хранения постановлений и распоряжений главы городского округа город Воронеж (далее - правовых актов) в администрации городского округа город Воронеж.

2.5. Повышение эффективности работы с письменными и устными обращениями граждан.

2.6. Совершенствование делопроизводства и документооборота в администрации городского округа город Воронеж.

2.7. Своевременное и качественное выполнение множительных работ для структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.

III. Компетенция Управления

К компетенции Управления относится:

3.1. Обеспечение организации материально-технического обслуживания и надлежащего состояния зданий и помещений, занимаемых структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж, а также контроль за состоянием систем освещения, отопления и водоснабжения.

3.2. Взаимодействие с предприятиями, организациями и учреждениями, в том числе курируемыми Управлением, по вопросам обеспечения деятельности Управления, направленной на улучшение использования зданий и сооружений.

3.3. Осуществление технического обслуживания организуемых в администрации городского округа город Воронеж совещаний, заседаний и других мероприятий.

3.4. Осуществление технического обеспечения правил пропуска в здания и помещения, в которых расположены подразделения администрации городского округа город Воронеж.

3.5. Создание и развитие единой информационно-аналитической базы на основе рациональной и эффективной технологической схемы управления информационными потоками в структуре администрации городского округа город Воронеж.

3.6. Осуществление информационной поддержки администрации городского округа город Воронеж, создание банков данных правовых актов представительных и исполнительных органов государственной власти Воронежской области и органов местного самоуправления городского округа город Воронеж, организация общения посредством сети Интернет с федеральными, региональными и местными органами власти.

3.7. Обеспечение развития качественной и бесперебойной работы средств вычислительной техники и телекоммуникационных сетей.

3.8. Обеспечение контроля за соблюдением требований к оформлению правовых актов главы городского округа.

3.9. Оформление, учет, выпуск и хранение в течение установленного действующим законодательством срока подлинников правовых актов главы городского округа, обеспечение их рассылки, подготовка и сдача их в архив в соответствии с существующими правилами.

3.10. Создание электронной информационно-справочной базы правовых актов главы городского округа.

3.11. Организация и обеспечение работы с письменными обращениями граждан, поступающими в администрацию городского округа город Воронеж.

3.12. Организация и обеспечение личного приема граждан главой городского округа, заместителями главы администрации и руководителями структурных подразделений администрации городского округа.

3.13. Организация делопроизводства в администрации городского округа город Воронеж в соответствии с инструкциями по делопроизводству.

IV. Полномочия Управления

В пределах своей компетенции Управление осуществляет следующие полномочия:

4.1. Принимает участие в разработке текущих и перспективных планов, составлении смет хозяйственных расходов и осуществляет контроль за их исполнением.

4.2. Обеспечивает размещение структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж и надлежащее электро-, тепло- и водоснабжение, содержание противопожарного инвентаря в исправном состоянии в местах размещения.

4.3. Участвует при взаимодействии с предприятиями, организациями и учреждениями, в том числе курируемыми Управлением, в разработке мероприятий, направленных на улучшение использования зданий и сооружений, а также прилегающих к ним территорий.

4.4. Обеспечивает обновление компьютерных программ, их унификацию.

4.5. Организует и координирует работы по созданию и эксплуатации информационно-вычислительной сети в администрации городского округа город Воронеж с целью обмена, хранения, переработки и перемещения информации по запросам абонентов.

4.6. Приобретает и организует материально-техническое обеспечение технических и программных средств, информационно-вычислительных систем, систем связи.

4.7. Организует создание, адаптацию, внедрение и поддержку системного и прикладного программного обеспечения и программно-технических комплексов в структуре администрации городского округа город Воронеж.

4.8. Вырабатывает комплекс рекомендаций и предложений по совершенствованию информатизации администрации городского округа город Воронеж, в том числе с привлечением ведущих ученых и специалистов.

4.9. Организует обучение и инструктаж работников администрации городского округа город Воронеж по вопросам использования техники и программных средств.

4.10. Регулирует создание, развитие и взаимодействие информационных, информационно-вычислительных и телекоммуникационных систем и сетей, действующих и создаваемых в администрации городского округа город Воронеж.

4.11. Обеспечивает техническую защиту информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, в администрации городского округа город Воронеж.

4.12. Организует аттестацию с разработкой технических паспортов в отношении:

- средств вычислительной техники, используемой для обработки информации, сведений, составляющих государственную тайну в администрации и управах районов городского округа;

- помещений, предназначенных для ведения секретных переговоров и проведения служебных заседаний по вопросам обороны;

- технических средств и систем, размещенных в помещениях, где обрабатывается информация, отнесенная к государственной или служебной тайне.

4.13. Осуществляет прием нормативных правовых актов от исполнителей на бумажном и электронном носителях, при необходимости возвращает их исполнителю на доработку, распечатывает на номерном бланке и вносит в электронную информационно-справочную базу нормативных правовых актов администрации городского округа город Воронеж, передает в установленном порядке на согласование заместителям главы администрации.

4.14. Осуществляет регистрацию, размножение и рассылку нормативных правовых актов, заверяет каждый экземпляр печатью.

4.15. Выдает по заявкам структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, юридических и физических лиц копии правовых актов, оригиналы которых находятся на текущем хранении в Управлении, и удостоверяет печатью установленного образца.

4.16. Осуществляет подготовку и оформление Почетных грамот администрации городского округа город Воронеж, Благодарностей главы городского округа город Воронеж.

4.17. Обеспечивает выдачу номерных бланков писем и распоряжений главы городского округа город Воронеж и ведет их строгий учет.

4.18. Принимает участие в разработке инструкций, регламентов, нормативно-методических пособий по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.19. Обеспечивает и ведет в установленном порядке прием, регистрацию, учет, составление картотеки и администрирование электронной базы письменных обращений (предложений, жалоб, заявлений) граждан в администрацию городского округа город Воронеж.

4.20. Осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в администрацию городского округа город Воронеж и обобщает результаты работы с ними.

4.21. Обеспечивает прием, регистрацию и рассылку по принадлежности входящей корреспонденции, внутренней документации администрации городского округа город Воронеж, отправляет исходящие документы.

4.22. Контролирует ведение делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж.

4.23. Принимает от упраздненных учреждений, организаций, ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций, на хранение документы по личному составу для долговременного (свыше 10 лет) и временного хранения, проводит экспертизу их ценности и готовит к передаче на хранение в городской архив.

4.24. Осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан.

4.25. Участвует в проведении отраслевых проверок состояния и хранения документов в структурных подразделениях администрации городского округа, учреждениях, организациях, предприятиях.

4.26. В необходимых случаях проводит научно-техническую обработку документов по договорам с учреждениями.

V. Права Управления

В рамках реализации своих полномочий Управление вправе:

5.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать от структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, общественных организаций, учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих полномочий.

5.2. Пользоваться банками данных, имеющимися в администрации городского округа город Воронеж.

5.3. Контролировать состояние исполнения мероприятий по технической защите информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, в управах районов городского округа город Воронеж.

5.4. Готовить проекты правовых актов и вносить предложения по входящим в компетенцию Управления вопросам.

5.5. Проводить проверки соответствия требованиям регламента и инструкции по делопроизводству администрации городского округа город Воронеж нормативных правовых актов.

5.6. Участвовать в работе комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, конференций и т.п., проводимых администрацией городского округа город Воронеж либо уполномоченными на их создание органами государственной власти и местного самоуправления, а также организациями, предприятиями, учреждениями по согласованию с заместителем главы администрации по работе с аппаратом.

5.7. Направлять в органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия городского округа город Воронеж независимо от их формы собственности запросы по заявлениям граждан для рассмотрения в соответствии с их компетенцией.

5.8. Осуществлять иные полномочия по поручению заместителя главы администрации по работе с аппаратом.

VI. Структура Управления. Руководитель Управления

6.1. Управление непосредственно подчиняется заместителю главы администрации по работе с аппаратом.

6.2. Управление возглавляет заместитель руководителя аппарата администрации - руководитель Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы городского округа город Воронеж.

6.3. Руководители структурных подразделений Управления и другие сотрудники назначаются на должность заместителем главы администрации по работе с аппаратом по согласованию с заместителем руководителя аппарата администрации - руководителем Управления.

6.4. Заместитель руководителя аппарата администрации - руководитель Управления:

- осуществляет общее руководство деятельностью Управления;

- совершает юридические действия на основании доверенности, выдаваемой главой городского округа город Воронеж;

- представляет на утверждение заместителю главы администрации по работе с аппаратом и главе городского округа положение об Управлении, его структуру и штатное расписание;

- утверждает должностные инструкции, положения о структурных подразделениях Управления, издает приказы и дает указания по вопросам, входящим в компетенцию Управления и являющимся обязательными к исполнению его сотрудниками, подведомственными предприятиями;

- распределяет обязанности сотрудников Управления;

- подписывает исходящую документацию Управления;

- оформляет представление на установление, изменение, отмену надбавок к должностным окладам сотрудников Управления, вносит предложения об их премировании, применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- ходатайствует в установленном порядке перед заместителем главы администрации по работе с аппаратом о поощрении работников Управления, о наложении на них дисциплинарных взысканий, о перемещении по должностям или об освобождении от занимаемых должностей.

6.5. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Управление полномочий несет заместитель руководителя аппарата администрации - руководитель Управления.

6.6. В период отсутствия заместителя руководителя аппарата администрации - руководителя Управления (отпуск, болезнь, командировка) его функции возлагаются на заместителя руководителя Управления распоряжением главы городского округа город Воронеж.

6.7. Степень ответственности сотрудников Управления устанавливается должностными инструкциями.

Заместитель руководителя аппарата администрации - руководитель управления делами администрации городского округа город Воронеж

Н.А. Шестакова