Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги "Проставление апостиля"

Приложение
к приказу
управления ЗАГС
Воронежской области
от 17 июня 2013 г. N 42

Административный регламент
предоставления государственной услуги "Проставление апостиля"

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент предоставления государственной услуги "Проставление апостиля" (далее - Административный регламент) устанавливает стандарт и порядок предоставления управлением ЗАГС Воронежской области (отдел обработки и хранения документов) в пределах установленных полномочий государственной услуги по проставлению апостиля (далее - государственная услуга) на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

Описание заявителей

2. Заявителем является физическое лицо, обратившееся в отдел обработки и хранения документов управления ЗАГС Воронежской области (далее - Отдел) с заявлением о предоставлении государственной услуги в устной или письменной форме.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется:

- на информационных стендах Отдела;

- на официальном сайте управления ЗАГС Воронежской области (далее - Управление) в сети Интернет (http://vrnzags.ru/);

- на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (http://www.gosuslugi.ru/pgu);

- портале государственных услуг Воронежской области (http://svc.govvrn.ru/wps/portal/GOVSVC);

- посредством публикации в средствах массовой информации;

- с использованием средств телефонной связи;

- работниками Отдела (далее - специалисты) при личном обращении граждан.

4. Информация по вопросам предоставления государственной услуги включает следующие сведения:

- почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов Управления и Отдела, электронный адрес официального сайта Управления;

- график (режим) работы Управления и Отдела;

- порядок получения консультаций по вопросам предоставления государственной услуги;

- наименование законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы предоставления государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования;

- категории заявителей, которым предоставляется государственная услуга;

- результат предоставления государственной услуги;

- сроки предоставления государственной услуги;

- размеры государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

- бланки квитанции на оплату государственной пошлины, образцы их заполнения;

- порядок и способы подачи заявления о предоставлении государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги;

- порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) специалистов Отдела;

- иная информация о порядке предоставления государственной услуги.

5. Сведения о местонахождении (адресе), режиме работы, контактных телефонах, адресах электронной почты Управления и Отдела приводятся в приложении N 1 Административного регламента и размещаются на официальном сайте Управления, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), портале государственных услуг Воронежской области.

6. Сведения о местонахождении (адресе), графике работы, адресах электронной почты Управления и Отдела, о порядке предоставления государственной услуги также сообщаются по телефонам Управления и Отдела.

7. На официальном сайте Управления в сети Интернет, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), портале государственных услуг Воронежской области, информационных стендах Отдела также размещается текст Административного регламента с приложениями, в том числе блок-схема предоставления государственной услуги (1).

8. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами Отдела на приеме по вопросу проставления апостиля и по телефонам.

9. При личном обращении заявителя в Отдел консультации предоставляются в часы приема заявителей; при обращении по телефонам - в рабочее время.

10. При ответах на телефонные и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ по телефону должен начинаться с информации о наименовании отдела, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

11. При отсутствии у специалиста, принявшего звонок, возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому специалисту. В случае невозможности перевода звонка или ответа другого специалиста обратившемуся гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

12. Отдел осуществляет прием заявителей, обратившихся за предоставлением государственной услуги, в соответствии со следующим графиком:

понедельник	с 09.00 до 13.00
вторник	с 14.00 до 17.30
среда	с 09.00 до 13.00
четверг	с 14.00 до 17.30
пятница	с 09.00 до 13.00
перерыв	с 13.00 до 13.45
выходные дни	суббота, воскресенье
неприемный день	последний четверг месяца

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

______________________________

(1) Блок-схема предоставления государственной услуги - приложение N 2 к Административному регламенту.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

13. Наименование государственной услуги - "Проставление апостиля".

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

14. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу, - управление ЗАГС Воронежской области (отдел обработки и хранения документов).

15. Отдел проставляет апостиль на официальных документах, исходящих от территориальных отделов управления ЗАГС Воронежской области (далее - территориальные отделы), в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации.

16. Принадлежность заявителю официальных документов, представленных для предоставления государственной услуги, Отделом не устанавливается.

17. При предоставлении государственной услуги Отдел не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

18. При предоставлении государственной услуги управлением ЗАГС Воронежской области осуществляется межведомственное электронное взаимодействие с Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области (http://www.minjust-vrn.ru).

Результат предоставления государственной услуги

19. Результатом предоставления государственной услуги является проставление апостиля на официальном документе, подлежащем вывозу за границу, представленном заявителем.

20. Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю официального документа, подлежащего вывозу за границу, с проставленным апостилем.

Срок предоставления государственной услуги

21. В случае личного обращения заявителя апостиль проставляется в день обращения при условии предоставления документов, указанных в пунктах 25 - 26 Административного регламента.

Срок установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 32 Административного регламента, не должен превышать 20 минут с момента приема официальных документов.

Срок выдачи официальных документов с проставленным апостилем заявителю в случае личного обращения не должен превышать 40 минут после приема документов на проставление апостиля.

22. В случае направления заявителем официальных документов посредством почтовой связи или курьерской службой доставки срок исполнения государственной услуги составляет 7 рабочих дней, следующих за днем их поступления в Отдел.

23. Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи лица, подписавшего представленный заявителем официальный документ, печати органа ЗАГС, сведений, подтверждающих полномочия лица на подписание документа, или подтверждения факта совершения документа не должен превышать 30 рабочих дней, следующих за днем поступления от заявителя официальных документов в Отдел.

24. Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

25. Предоставление государственной услуги "Проставление апостиля" осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 1993, 25 декабря);

- Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года (далее - Конвенция) ("Бюллетень международных договоров", 1993, N 6);

- Налоговым кодексом Российской Федерации (глава 25.3) ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6227, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291);

- Федеральным законом от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 47, ст. 5340);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);

- Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О Порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" ("Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР", 1991, N 27, ст. 784);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 года N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" ("Ведомости Верховного Совета народных депутатов и Верховного Совета СССР", 1991, N 17, ст. 496);

- указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 N 214-у "Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области" ("Собрание законодательства Воронежской области", 2011, N 5, ст. 331);

- постановлением правительства Воронежской области от 29 октября 2010 года N 916 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области" ("Молодой коммунар", 2010, 11 ноября);

- постановлением правительства Воронежской области от 04.05.2009 N 319 "Об утверждении Положения об управлении записи актов гражданского состояния Воронежской области" ("Собрание законодательства Воронежской области", 08.07.2009, N 5, ст. 195);

- иными правовыми актами, регламентирующими правоотношения в сфере проставления апостиля.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и порядок их представления

26. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем:

- документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем);

- заявление на предоставление государственной услуги (в случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки), содержащее просьбу о проставлении апостиля на официальном документе, данные о заявителе, его почтовый адрес, контактный телефон, адрес органа ЗАГС по месту жительства, куда будут направлены официальные документы, описание представленных заявителем официальных документов, название государства предъявления официальных документов, личную подпись заявителя и дату составления заявления;

- официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства - участника Конвенции.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов и которые заявитель вправе представить лично

27. Для предоставления государственной услуги Отделу необходим документ, подтверждающий факт уплаты заявителем государственной пошлины, взимаемой за предоставление услуги.

Информацию, подтверждающую уплату заявителем государственной пошлины, Отдел получает из Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области на основании соответствующего запроса с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

28. Заявитель вправе представить по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за предоставление услуги. В этом случае запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области не направляется.

29. Необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги "Проставление апостиля" не имеется.

30. Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Управления, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

31. В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отказывается в случаях, если:

- не подтвержден факт оплаты государственной пошлины;

- официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции;

- официальный документ выдан органом ЗАГС другого субъекта Российской Федерации или компетентным органом иностранного государства;

- на официальном документе отсутствуют подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати органа, от которого исходит официальный документ;

- официальный документ содержит исправления, дополнения;

- подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на официальном документе, не являются отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в Отделе.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

32. В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

- официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

- лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;

- подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют имеющимся в Отделе образцам;

- подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не могут быть удостоверены Отделом ввиду отсутствия образца подписи такого лица и (или) оттиска такой печати и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит официальный документ, а также неподтверждения им факта совершения официального документа;

- поступление в Управление документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда об аннулировании записи акта гражданского состояния, о внесении изменения в запись акта гражданского состояния на основании заключения органа ЗАГС.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

33. За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:

- в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ;

- на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 3 статьи 333.35 государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

Максимальный срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя в Отдел

34. Максимальный срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя в Отдел не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

35. Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги в случае направления заявителем официальных документов посредством почтовой связи или курьерской службой доставки регистрируется Отделом в течение 3 рабочих дней с момента его поступления в Отдел.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги

36. Помещения, предназначенные для ожидания заявителей в очереди на представление или получение официальных документов, оборудуются информационными стендами, содержащими информацию, предусмотренную пунктом 4 Административного регламента.

37. На территории, прилегающей к зданию, где расположен Отдел, оборудуются места парковки автотранспортных средств. Количество парковочных мест определяется исходя из интенсивности и количества заявителей, обратившихся в Отдел за определенный период. При этом должны быть предусмотрены места для парковки специальных транспортных средств инвалидов. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

38. Здание (строение), в котором расположен Отдел, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей. Вход в помещение Отдела оборудуется пандусами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов.

39. Площадь мест ожидания зависит от количества заявителей, ежедневно обращающихся в Отдел за предоставлением государственной услуги.

40. Помещения для ожидания оборудуются стульями (кресельными секциями), столами (стойками) и обеспечиваются бланками квитанций для оплаты государственной пошлины и образцами их заполнения и канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

41. Помещения для приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов с заявителями.

42. Рабочие места специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим, копирующим устройствами, а также информационной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием заявителей.

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

43. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг;

- наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;

- возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки;

- возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;

- возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи.

44. Качество предоставления государственной услуги характеризуется:

- наличием специалистов и уполномоченных должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;

- отсутствием очередей при приеме и выдаче документов заявителям;

- отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;

- отсутствием жалоб на действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц;

- отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов и уполномоченных должностных лиц к заявителям.

Иные требования к предоставлению государственной услуги

45. Предоставление государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, а также в электронной форме не предусмотрено.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Перечень и последовательность административных процедур

46. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация официальных документов, поступивших в Отдел для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов;

- формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

- рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований в предоставлении государственной услуги;

- проставление апостиля;

- выдача или отправка официальных документов заявителю;

- отказ в предоставлении государственной услуги.

Состав документов, которые находятся в распоряжении Управления, предоставляющего государственную услугу, и которые должны быть предоставлены в иные органы и организации

47. Документов, находящихся в распоряжении Управления и подлежащих представлению в иные органы и организации, не имеется.

Состав документов, которые необходимы для предоставления государственной услуги, но находятся в иных органах и организациях

48. Документ, подтверждающий факт оплаты заявителем государственной пошлины, находится в распоряжении Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области.

Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"

49. В электронной форме заявителям предоставляется информация о государственной услуге и порядке ее предоставления.

50. Подача запроса заявителем в электронной форме не предусмотрена.

51. Получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса, направленного почтовой связью или курьерской службой доставки, о предоставлении государственной услуги возможно посредством электронной почты.

52. Получение заявителем результата предоставления государственной услуги в виде электронного документа не предусмотрено.

Прием и регистрация официальных документов, поступивших в Отдел для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов

53. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Отдел официальных документов для предоставления государственной услуги.

54. Официальные документы представляются в Отдел заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.

55. Датой поступления официальных документов является дата их регистрации в Отделе.

56. Прием и регистрацию официальных документов осуществляют специалисты, уполномоченные принимать и регистрировать документы. При этом официальные документы и заявление заявителя на предоставление государственной услуги, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, регистрируются в Отделе специалистом, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции.

57. Специалист, уполномоченный принимать официальные документы, при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

58. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, незамедлительно сообщает начальнику Отдела (лицу, замещающему начальника в его отсутствие) об установлении оснований для отказа в приеме документов.

Начальник Отдела (лицо, замещающее начальника в его отсутствие) рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные специалистом, уполномоченным принимать документы.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

59. В случае принятия начальником Отдела (лицом, замещающим начальника в его отсутствие) решения об отказе в приеме официальных документов специалист, уполномоченный принимать документы, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.

60. По письменному требованию заявителя специалист, уполномоченный принимать документы, готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).

В проекте письма специалист, уполномоченный принимать документы, излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.

Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист, уполномоченный принимать документы, представляет на подпись начальнику Отдела.

61. Начальник Отдела подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту, уполномоченному принимать документы.

62. Специалист, уполномоченный принимать документы, передает указанное письмо и официальные документы специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, затем выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки либо передает указанное письмо и официальные документы специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю посредством почтовой связи.

63. В случае поступления официальных документов и заявления о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письменный отказ в приеме официальных документов с приложением официальных документов передается специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

64. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать одного рабочего дня со дня представления документов.

65. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов специалист, уполномоченный принимать документы, передает принятые официальные документы специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

66. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут.

Формирование и направление межведомственного запроса для получения информации об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги

67. Основанием для начала данной административной процедуры является получение официальных документов специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.

68. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после получения официальных документов формирует с использованием программно-технических средств запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области о предоставлении информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 15 минут.

69. Результатом выполнения административной процедуры является получение из Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области запрашиваемой информации.

Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

70. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов к специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

71. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после поступления к нему официальных документов устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 32 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.

72. При отсутствии в Отделе образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ.

В запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или неподтверждении факта регистрации акта гражданского состояния и выдачи документа соответствующим органом ЗАГС. При этом в запросе указывается наименование официальных документов, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы.

Максимальный срок выполнения административного действия - 30 минут.

73. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает оформленный запрос на подпись начальнику Отдела.

Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать одного рабочего дня.

74. Начальник отдела подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, и передает специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

75. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает запрос специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

76. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги на личном приеме или по телефону при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

77. При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждения факта совершения документа специалист, уполномоченный на проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 78 Административного регламента, в день получения ответа органа ЗАГС, которому был отправлен запрос.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.

78. Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждение факта совершения документа помещаются специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.

79. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 78 Административного регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги.

80. Решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в течение 10 минут.

Проставление апостиля

81. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

82. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, приступает к проставлению штампа "Апостиль".

83. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении Конвенции.

84. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

85. Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

86. Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

87. Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.

Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста официального документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне официального документа, либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).

Последний лист официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов заверяются подписью лица, уполномоченного на подписание апостиля с указанием его фамилии, инициалов и должности.

88. Апостиль может быть подготовлен также методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.

89. Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачеркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.

90. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Административным регламентом способом, не допускается.

91. Штамп "Апостиль" заполняется специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в следующем порядке:

- в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;

- в пункте 2 апостиля - фамилия в творительном падеже и инициалы лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля;

- в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ;

- в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати;

- в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;

- в пункте 6 апостиля - дата его проставления;

- в пункте 7 апостиля - в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также наименование удостоверяющего органа;

- в пункте 8 апостиля указывается его номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации апостиля;

- в пункте 9 апостиля проставляется гербовая печать;

- в пункте 10 апостиля ставится подпись должностного лица, удостоверившего документ.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.

92. Оттиск гербовой печати, проставляемой на месте бумажной "звездочки", должен располагаться равномерно на "звездочке" и на листе.

При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.

93. После завершения административной процедуры проставления апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, вносит в журнал регистрации апостиля (приложение 3) запись, в которой указываются:

- порядковый номер записи (строка 8 апостиля);

- дата проставления апостиля (строка 6 апостиля);

- наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (серия, номер, наименование органа, выдавшего документ, и дата выдачи документа);

- фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего официальный документ (строки 2 и 3 апостиля соответственно);

- фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (строка 7 апостиля);

- фамилия, инициалы заявителя и данные документа, удостоверяющего его личность;

- страна предъявления официального документа с апостилем (указывается согласно заявлению);

- дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля.

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе журнала регистрации апостиля, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.

Журнал учета регистрации апостиля ведется в бумажном или электронном виде.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

94. После выполнения действий, предусмотренных пунктом 81 Административного регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает документы специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Выдача или отправка официальных документов заявителю

95. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов с проставленным апостилем специалисту, уполномоченному выдавать документы.

96. Специалист, уполномоченный выдавать документы, знакомит заявителя с перечнем выдаваемых официальных документов. Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля. При ведении в электронном виде журнала регистрации апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.

Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.

97. В случае поступления официальных документов и заявления о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма об отправке официальных документов и передает проект письма с приложением официальных документов на подпись начальнику Отдела.

98. Начальник Отдела подписывает письмо и передает специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

99. Специалист, осуществляющий регистрацию исходящей корреспонденции, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции письмо и готовит его к отправке с приложением официальных документов.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Отказ в предоставлении государственной услуги

100. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 32 Административного регламента.

101. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает начальнику Отдела об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги.

102. Начальник Отдела рассматривает основания для отказа в предоставлении государственной услуги, установленные специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение рабочего дня.

103. В случае принятия начальником Отдела решения об отказе в предоставлении государственной услуги специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги на личном приеме или при обращении заявителя по телефону за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

104. В зависимости от требования заявителя отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в устной либо в письменной форме.

105. При возврате официальных документов заявителю на личном приеме специалист, уполномоченный на проставление апостиля, в устной форме разъясняет заявителю установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги и порядок обжалования принятого решения об отказе, возвращает заявителю представленные документы.

106. По письменному требованию заявителя, получающего официальные документы на личном приеме, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги.

В проекте письма специалист, уполномоченный на проставление апостиля, излагает установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги, а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в предоставлении государственной услуги.

107. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает проект письма с приложением официальных документов на подпись начальнику Отдела.

108. Начальник Отдела подписывает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и передает специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

109. По требованию заявителя специалист, уполномоченный выдавать документы, выдает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

110. В случае поступления официальных документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки и принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги, специалист, уполномоченный на проставление апостиля передает, подписанное начальником отдела письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и официальные документы, специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решений

111. Текущий контроль соблюдения и исполнения должностными лицами Отдела, предоставляющего государственную услугу, положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений должностными лицами при предоставлении государственной услуги осуществляет руководитель Управления и начальник Отдела, предоставляющего государственную услугу.

112. Для текущего контроля используется устная и письменная информация должностных лиц, осуществляющих предоставление государственной услуги.

113. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) должностные лица, уполномоченные на проставление апостиля, немедленно информируют руководителя Управления, а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля полноты и качества предоставления государственной услуги

114. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги "Проставление апостиля" включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

115. Плановые и внеплановые проверки осуществляются территориальным органом Минюста России - Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области. Порядок и периодичность их осуществления устанавливаются административным регламентом исполнения Минюстом России государственной функции по осуществлению контроля и надзора в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.

Ответственность государственных гражданских служащих исполнительного органа государственной власти области и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

116. За нарушение положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов при предоставлении государственной услуги государственные служащие и иные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

117. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

118. Контроль может также осуществляться путем направления замечаний и предложений по улучшению качества предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц

Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе предоставления государственной услуги

119. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления, ответственных за предоставление услуги, в досудебном (внесудебном) порядке и (или) судебном порядке.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

120. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления, принятые и осуществленные с нарушением стандарта предоставления государственной услуги, а также ненадлежащее исполнение должностными лицами их должностных обязанностей, установленных настоящим Административным регламентом и иными нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

121. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения

122. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы не предусмотрен.

123. Перечень оснований для отказа в приостановлении рассмотрения жалобы не предусмотрен.

Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

124. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившая жалоба.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Управления, единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) либо портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

125. Жалоба должна содержать:

- наименование Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего Управления, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего Управления;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица Управления, либо государственного служащего Управления.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

126. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

127. Заявитель имеет право обратиться в компетентные органы с жалобой в устной или письменной форме, в том числе по электронным каналам связи.

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

128. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц Управления руководителю управления ЗАГС Воронежской области (его заместителям), в правительство Воронежской области, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Воронежской области.

Сроки рассмотрения жалобы

129. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, должностного лица Управления в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

130. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

131. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 130 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.