Распоряжение Правительства Воронежской области от 19 июня 2013 г. N 472-р "Об утверждении регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области"

В целях оптимизации работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях правительства Воронежской области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области.

2. Признать утратившими силу распоряжения правительства Воронежской области:

- от 27.05.2009 N 240-р "Об утверждении Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области";

- от 27.05.2011 N 360-р "О внесении изменений в распоряжение правительства Воронежской области от 27.05.2009 N 240-р".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Исполняющий обязанности губернатора Воронежской области

А.В. Гусев

Утвержден
распоряжением
правительства Воронежской области
от 19.06.2013 N 472-р

Регламент
работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области

1. Общие положения

1.1. Автоматизированная система документационного обеспечения управления Воронежской области (далее - АС ДОУ) предназначена для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в правительстве Воронежской области (далее - область) и исполнительных органах государственной власти области и решения следующих задач:

- регистрация и учет документов;

- контроль исполнения документов;

- поиск документов;

- хранение документов.

1.2. Работа в АС ДОУ регламентируется следующими правовыми актами Воронежской области:

- Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области;

- Инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области;

- настоящим Регламентом.

2. Состав АС ДОУ

В состав АС ДОУ входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для выполнения функций работы с документами. Каждая подсистема соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации. Специализированные функциональные подсистемы обеспечивают полный цикл работы организации с документами и контроль их исполнения.

В состав АС ДОУ включены:

2.1. Прикладная подсистема "Справочники" - предоставляет услуги по работе с едиными справочниками:

- База данных (далее - БД) "Структура организации" - ведение иерархической организационной структуры, ее персонала с указанием настроек рабочих мест, иерархии функциональных ролей;

- БД "Справочник организаций" - ведение справочника сторонних организаций;

- БД "Справочник персон" - ведение справочника персон (работников внешних организаций и граждан);

- БД "Номенклатура дел" - ведение номенклатуры дел.

2.2. Система "Управление Персоналом" - автоматизация производственных процессов, связанных с кадровым учетом и кадровым документооборотом:

- БД "Личные данные" - личные карточки, личные дела сотрудников, учет движения персонала, планирование обучения, отпусков.

2.3. Прикладная подсистема "Делопроизводство" - предназначена для решения задач информационной поддержки и автоматизации работ служб документационного обеспечения:

- БД "Входящие документы" - регистрация и контроль исполнения входящей корреспонденции;

- БД "Исходящие документы" - регистрация исходящей корреспонденции;

- БД "Внутренние документы" - регистрация и контроль исполнения внутренних документов;

- БД "Обращения граждан" - регистрация и контроль исполнения обращений граждан;

- БД "ОРД" - регистрация организационно-распорядительных документов и контроль исполнения поручений;

- БД "Электронные оригиналы" - технологическое хранение содержания документов в отдельной базе данных.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.5. Прикладная подсистема "Сервис" - обеспечивает автоматизацию производственных процессов, связанных с формированием и направлением служебных сообщений:

- БД "Уведомление" - информирование о поступлении документов;

- БД "Архив уведомлений" - архив сформированных уведомлений;

- БД "Ознакомление" - контроль ознакомления с документами;

- БД "Архив ознакомления" - архив информации по ознакомлению с документами;

- БД "Согласование" - выполнение согласования документа;

- БД "Архив согласования" - архив информации по согласованию;

- БД "Специализированный почтовый ящик" - обработка электронной корреспонденции;

- БД "Архивный специализированный почтовый ящик" - архив электронной корреспонденции;

- БД "Списки рассылки" - ведение списков рассылки;

- БД "Формирование дел" - формирование дел по хронологическому и предметно-вопросному принципу;

- БД "Нумератор" - получение регистрационного индекса документа с помощью счетчиков номеров;

- БД "Контроль заданий" - автоматизированная система контроля исполнения заданий;

- БД "Архив Контроля заданий" - архив данных о контроле исполнения заданий;

- БД "Центр отчетов" - построение отчетов по хранящейся в АС ДОУ информации, печать по формам отдельных документов.

2.6. Прикладная подсистема "Портал" - программный инструмент для обеспечения единой точки входа пользователя для работы с подсистемами АС ДОУ.

2.7. Подсистема "Обмен с МЭДО" предназначена для автоматизации взаимодействия между АС ДОУ и системой межведомственного электронного документооборота для организации обмена входящими и исходящими документами, а также данными по обращениям граждан.

2.8. Каждая база данных из состава АС ДОУ является самостоятельным, функционально завершенным модулем, способным функционировать вне системы с той или иной полнотой набора предопределенных функций.

3. Сопровождение и администрирование системы

3.1. Администрирование АС ДОУ осуществляют системный администратор и администратор баз данных Lotus Notes - ответственные сотрудники департамента связи и массовых коммуникаций области.

3.2. Системный администратор осуществляет функции по установке и обновлению серверного и пользовательского программного обеспечения АС ДОУ, регистрирует новых пользователей, проводит регламентные работы по техническому обслуживанию серверов системы, выполняет и контролирует резервное копирование данных системы, выполняет перезапуск и восстановление данных системы после сбоев.

3.3. Администратор баз данных Lotus Notes производит настройку баз данных, следит за работоспособностью подсистем при обновлении, осуществляет функции по обеспечению информационной безопасности баз данных АС ДОУ, назначает определенный уровень доступа к базам данных, формирует специализированные группы пользователей системы и определяет функции пользователей системы по действиям с документами.

4. Резервное копирование данных АС ДОУ

Резервное копирование данных АС ДОУ предполагает:

4.1. Резервное копирование баз данных АС ДОУ производится раз в сутки.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.3. Ежедневные резервные копии хранятся 7 дней.

4.4. Ежемесячные резервные копии хранятся год.

5. Общие принципы работы

5.1. Работа с документами:

В зависимости от поставленных задач пользователи системы работают в различных базах данных.

В базах данных создаются карточки документов (внутренних, входящих, исходящих документов, поручений, нормативных правовых актов и др.), для отражения информации по документу заполняются поля карточек, присоединяются документы в формате DOC, XLS, RTF или сканированные образы документов в формате PDF или TIF. При присоединении документа к карточке документа исполнитель документа несет ответственность за соответствие его подписанному уполномоченным должностным лицом оригиналу.

5.2. Оповещения:

Все уведомления пользователям о выданных им резолюциях, поручениях и документах, с которыми необходимо ознакомиться, а также информационные сообщения поступают в БД "Уведомления". Каждому пользователю системы доступны только адресованные ему уведомления. Пользователи АС ДОУ просматривают в БД "Портал" уведомления, выполняют требуемые действия. После выполнения поставленной задачи уведомления автоматически переходят в БД "Архив уведомлений".

5.3. Защита информации:

Защита информации от несанкционированного доступа в АС ДОУ обеспечивается базовыми средствами среды Lotus Domino/Notes.

При входе в АС ДОУ производится идентификация пользователя по идентификатору и паролю.

Информация о всех действиях пользователей в системе протоколируется.

Пользователи системы имеют разные права доступа к базам данных в зависимости от выполняемых функций.

Доступ к базам данных назначает администратор баз данных Lotus Notes.

Доступ к отдельным документам назначают исполнители данных документов и уполномоченные лица.

5.4. Отчеты:

В АС ДОУ реализован механизм получения отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине. Отчеты формируются по базам данных "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы", "Обращения граждан", "ОРД".

5.5. Штрих-кодирование:

В АС ДОУ реализован механизм автоматического присоединения электронного образа документа к карточке с использованием системы штрих-кодирования.

После регистрации документа распечатывается штрих-код на отдельном листе и прикрепляется к документу, затем сканируется на потоковом сканере с указанием нахождения листа со штрих-кодом (в начале или в конце документа) и автоматически прикрепляется в формате PDF к зарегистрированной карточке.

Поиск карточек документов, зарегистрированных с использованием системы штрих-кодирования, может осуществляться при помощи считывания штрих-кода сканером штрих-кода.

6. Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами

6.1. Работа с входящими документами правительства области:

6.1.1. Регистрация входящих документов, адресованных губернатору области, заместителям губернатора области, первым заместителям председателя правительства области и заместителям председателя правительства области (далее - должностное лицо правительства области) осуществляется в БД "Входящие документы" АС ДОУ.

6.1.2. Специалисты организационного управления правительства области после предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции формируют в БД "Входящие документы" электронные регистрационные карточки, регистрируют, сканируют и направляют документы на рассмотрение соответствующему должностному лицу правительства области.

6.1.3. Должностное лицо правительства области или уполномоченный им специалист (далее - доверенное лицо) принимает уведомления о поступивших на рассмотрение входящих документах, рассматривает входящие документы, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение руководителю структурного подразделения правительства области или исполнительного органа государственной власти области (далее - руководитель).

При постановке исполнения документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.

6.1.4. Руководитель или уполномоченный им специалист (далее - замещающий) принимает уведомления о поступивших на рассмотрение и исполнение входящих документах, рассматривает входящие документы, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение ответственному исполнителю.

При постановке исполнения документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.

При получении уведомления о необходимости ознакомления с документом руководитель или замещающий после рассмотрения документа подтверждает факт ознакомления в электронной карточке документа.

6.1.5. Исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение документах, выполняют резолюцию и делают отметку об исполнении в электронной карточке документа.

6.2. Работа с входящими документами структурного подразделения области или исполнительного органа государственной власти области:

6.2.1. Регистрация входящих документов осуществляется в БД "Входящие документы" АС ДОУ.

6.2.2. Специалисты структурного подразделения правительства области или исполнительного органа государственной власти области (далее - делопроизводитель) после предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции формируют электронные регистрационные карточки, регистрируют, сканируют и направляют документы на рассмотрение руководителю.

При постановке исполнения документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.

6.2.3. Руководитель или замещающий принимает уведомления о поступивших на рассмотрение входящих документах, рассматривает входящие документы, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение ответственному исполнителю.

6.2.4. Исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение документах, выполняют резолюцию и делают отметку об исполнении в электронной карточке документа.

6.3. Работа с исходящими документами:

6.3.1. Регистрация исходящих документов осуществляется в БД "Исходящие документы".

6.3.2. Исполнитель формирует и заполняет электронную регистрационную карточку исходящего документа и направляет на подпись руководителю.

При формировании ответа на полученный входящий документ исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого документа с входящим документом.

6.3.3. Руководитель подписывает подготовленный документ.

6.3.4. Делопроизводитель регистрирует и сканирует исходящий документ.

Специалисты организационного управления правительства области регистрируют и сканируют исходящие документы правительства области.

6.4. Работа с внутренними документами:

6.4.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в БД "Внутренние документы".

6.4.2. Внутренняя переписка между структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области осуществляется в АС ДОУ с использованием электронной подписи.

6.4.3. Исполнитель формирует и заполняет электронную регистрационную карточку внутреннего документа и направляет на подпись руководителю.

6.4.4. Руководитель подписывает подготовленный документ.

6.4.5. Делопроизводитель регистрирует внутренний документ.

6.4.6. Руководитель или замещающий органа-получателя принимает уведомления о поступивших на рассмотрение внутренних документах, рассматривает внутренние документы, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение ответственному исполнителю.

При постановке исполнения документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.

6.4.7. Исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение документах, выполняют резолюцию и делают отметку об исполнении в электронной карточке документа.

При получении уведомления о необходимости ознакомления с документом исполнитель после рассмотрения документа подтверждает факт ознакомления в электронной карточке документа.

6.5. К БД "Входящие документы", "Исходящие документы" и "Внутренние документы" имеют доступ все пользователи АС ДОУ в зависимости от выполняемых функций.

6.6. Для изменения срока контроля документа делопроизводитель снимает с контроля поручение и формирует новую контрольную резолюцию с указанием причины переноса срока и нового срока контроля.

Для смены контролирующего лица или ответственного исполнителя делопроизводитель снимает с контроля поручение и формирует новую контрольную резолюцию с указанием срока контроля и нового контролирующего лица или ответственного исполнителя.

7. Порядок работы с обращениями граждан

Регистрация обращений граждан осуществляется в БД "Обращения граждан".

7.1. Письменные и устные обращения граждан в правительство области или должностному лицу правительства области регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан правительства области.

Специалисты управления по работе с обращениями граждан правительства области после аннотирования поступивших обращений граждан формируют в БД "Обращения граждан" электронную регистрационную карточку обращения, регистрируют обращение и направляют его на рассмотрение должностным лицам правительства области, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

При организации личного приема граждан зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение руководителям, ведущим прием граждан. Поручения, данные на личном приеме граждан, также заносятся в карточки обращений и направляются на исполнение.

Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения к электронной регистрационной карточке обращения. Регистрация обращений граждан, поступивших с портала Воронежской области в сети Интернет, осуществляется с прикреплением текста электронного сообщения к электронной регистрационной карточке обращения.

7.2. Должностное лицо правительства области или доверенное лицо принимает уведомления о поступивших на рассмотрение обращениях граждан, рассматривает обращение гражданина, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение руководителю.

7.3. Руководитель или замещающий принимает уведомления о поступивших на рассмотрение и исполнение обращениях граждан, ознакамливается с содержанием обращений, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение ответственному исполнителю.

При получении уведомления о необходимости ознакомления с документом руководитель или замещающий после рассмотрения документа подтверждает факт ознакомления в электронной карточке документа.

При постановке исполнения документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.

7.4. Ответственные исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение поручениях по обращениям граждан, выполняют их и делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения.

При истребовании дополнительных материалов в других организациях исполнители формируют исходящий или внутренний документ.

При подготовке ответа на обращение исполнители формируют в системе исходящий документ.

При формировании ответа на обращение исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого документа с обращением.

7.5. Письменные и устные обращения граждан в исполнительные органы государственной власти области регистрируются в исполнительном органе государственной власти области.

Делопроизводители формируют в БД "Обращения граждан" электронную регистрационную карточку обращения, регистрируют обращение и направляют его на рассмотрение руководителю.

7.6. Руководитель или замещающий принимает уведомления о поступивших на рассмотрение обращениях граждан, ознакамливается с содержанием обращений, создает в электронной карточке документа резолюцию и направляет на исполнение ответственному исполнителю.

При постановке исполнения документа на контроль в резолюции указывается контрольный срок и контролирующее лицо.

7.7. Ответственные исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение поручениях по обращениям граждан, выполняют их и делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения.

При истребовании дополнительных материалов в других организациях исполнители формируют исходящий или внутренний документ.

При подготовке ответа на обращение исполнители формируют в системе исходящий документ.

При формировании ответа на обращение исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого документа с обращением.

7.8. К БД "Обращения граждан" имеют доступ все пользователи АС ДОУ в зависимости от выполняемых функций.

8. Порядок работы с правовыми актами

8.1. Регистрация правовых актов губернатора и правительства области и законов области производится в БД "ОРД" АС ДОУ правительства области:

8.1.1. После подписания правового акта соответствующим должностным лицом исполнители проектов правовых актов формируют и заполняют электронную карточку, присоединяют к ней электронный образ проекта правового акта в редакции, в которой этот документ был принят соответствующим органом.

Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта в соответствии с действующим законодательством.

8.1.2. Специалисты правового управления правительства области регистрируют утвержденные правовые акты в БД "ОРД" и направляют в АС ДОУ на ознакомление согласно спискам рассылки.

Регистрация и прикрепление отсканированных образов правовых актов может осуществляться с использованием системы штрих-кодирования.

8.1.3. После официального опубликования правового акта специалисты правового управления правительства области вносят сведения об официальном опубликовании в электронную карточку документа.

8.1.4. При внесении изменений или отмене правового акта специалисты правового управления правительства области ставят отметку об изменении или отмене с указанием правового акта, на основании которого правовой акт изменен или отменен.

8.1.5. При получении уведомления о необходимости ознакомления с правовым актом руководители или замещающие подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа и направляют правовой акт на ознакомление или исполнение сотрудникам согласно резолюции.

8.2. Регистрация правовых актов исполнительных органов государственной власти области производится в БД "ОРД" АС ДОУ правительства области:

8.2.1. После подписания правового акта соответствующим руководителем исполнители проектов правовых актов формируют и заполняют электронную карточку, присоединяют к ней электронный образ проекта правового акта в редакции, в которой этот документ был принят.

Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта в соответствии с действующим законодательством.

8.2.2. Делопроизводители регистрируют утвержденные правовые акты в БД "ОРД" и направляют в АС ДОУ на ознакомление согласно спискам рассылки.

8.2.3. После официального опубликования правового акта делопроизводители вносят сведения об официальном опубликовании в электронную карточку документа.

8.2.4. При внесении изменений или отмене правового акта делопроизводители ставят отметку об изменении или отмене с указанием правового акта, на основании которого правовой акт изменен или отменен.

8.2.5. При получении уведомления о необходимости ознакомления с правовым актом исполнители подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа.

8.3. К БД "ОРД" доступ пользователей АС ДОУ ограничен в зависимости от выполняемых функций.

9. Порядок работы с протоколами поручений

9.1. В правительстве области готовятся протоколы:

- заседаний правительства области;

- заседаний президиума правительства области;

- поручений, определенных во время рабочих поездок губернатора области в муниципальные образования области, предприятия, организации, учреждения;

- поручений, определенных на еженедельных оперативных совещаниях у губернатора области;

- заседаний коллегиальных органов, возглавляемых губернатором области;

- поручений, определенных на совещаниях заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора и правительства области по вопросам взаимодействия правительства области и исполнительных органов государственной власти области;

- иные протоколы.

9.2. Проект протокола в БД "ОРД" готовит организатор совещания в соответствии с порядком работы в БД "ОРД".

9.3. Согласование проекта протокола проводит организатор совещания, управление по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области (кроме протоколов еженедельных оперативных совещаний у губернатора области, протоколов заседаний президиума правительства области, заседаний правительства области).

9.4. Организационное управление правительства области обеспечивает:

- утверждение проекта протокола;

- регистрацию протокола (создание и заполнение электронной карточки в АС ДОУ, сканирование протокола);

- создание поручений по протоколам в АС ДОУ и направление на исполнение ответственным исполнителям.

9.5. Исполнение поручений, указанных в протоколе, подготовка служебной записки об исполнении поручения (продлении срока исполнения поручения), регистрация служебной записки как документа-связи в БД "Внутренние документы" с протоколом осуществляет ответственный исполнитель по протоколу.

9.6. Контроль за ходом исполнения поручений, создание проекта резолюции на служебную записку об исполнении поручения (продлении срока исполнения поручения), анализ исполнения поручений, внесение резолюций на служебные записки в электронную регистрационную карточку протокола и направление на исполнение в АС ДОУ, рассылка служебных записок на исполнение, подготовка материалов об исполнении поручений губернатора области к еженедельному оперативному совещанию у губернатора области, к заседанию президиума правительства области осуществляет контрольное управление правительства области.

9.7. Снятие с контроля поручений губернатора области (продление сроков исполнения) осуществляет контрольное управление правительства области на основании протоколов еженедельных оперативных совещаний у губернатора области, заседаний президиума правительства области.

9.8. После окончания работы над поручением исполнитель вводит данные об исполнении в электронную карточку поручения, контролирующее лицо утверждает данное поручение в АС ДОУ.

10. Порядок сопровождения базы данных "Структура организации"

БД "Структура организации" относится к системным словарям. Данные из нее используются при заполнении полей карточек документов.

10.1. Сотрудники структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, их подведомственных организаций и иных органов власти области уведомляют департамент связи и массовых коммуникаций области о назначении, увольнении с должности гражданских служащих, а также задействованных в работе с АС ДОУ работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.

Департамент связи и массовых коммуникаций области корректирует информацию в БД "Структура организации" согласно представленной информации.

10.2. Департамент связи и массовых коммуникаций области регистрирует в системе сотрудников, задействованных в электронном документообороте, и производит в БД "Структура организации" общесистемные настройки, обеспечивающие зарегистрированным пользователям доступ к АС ДОУ и выполнение возложенных функций.

10.3. К БД "Структура организации" имеют доступ на чтение все пользователи АС ДОУ.

11. Порядок сопровождения баз данных "Справочник организаций" и "Справочник персон"

БД "Справочник организаций" и "Справочник персон" относятся к системным словарям. Данные из них используются при заполнении полей карточек. Информационное наполнение баз данных производится всеми пользователями АС ДОУ путем ввода информации о контрагентах в процессе работы в системе либо непосредственно в БД "Справочник организаций" и "Справочник персон", либо из других баз данных системы.

Информация, внесенная в БД "Справочник организаций" и "Справочник персон", доступна всем пользователям АС ДОУ для чтения и заполнения полей карточек документов.

Все зарегистрированные пользователи АС ДОУ могут самостоятельно вносить информацию в БД "Справочник организаций" и "Справочник персон" и имеют полный доступ к внесенным ими адресатам.

Пользователи АС ДОУ самостоятельно поддерживают в актуальном состоянии информацию о дополнительно внесенных адресатах.