Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Кургана

Приложение N 1
к распоряжениюмэра города Кургана
от 8 февраля 1993 г. N 34

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Кургана

Документация администрации города

Деятельность администрации города обеспечивается системой управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрация г.Кургана издает распорядительные документы в виде постановлений, распоряжений главы администрации, мэра города.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливается единые правила оформления документов и их реквизитов.

Правила подготовки и оформления документов

Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы).

При подготовке и оформлении документов соблюдаются правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа:

- наименование администрации (в случае необходимости - отдела (управления) администрации);

- название вида документа;

- заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подпись, визы.

Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготовляются на бумаге форматом - (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210). Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

Оформление реквизитов документов

Изображение государственного герба. Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановления, распоряжения) и письма.

Наименование администрации, отдела (управления) администрации

Наименование администрации, отдела (управления) администрации взрывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на балансе вслед за полным наименованием.* Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется в том случае, если оно официально зафиксировано в положении об отделе (управлении) администрации.

Название документа

Название документа должно соответствовать компетенции администрации, ее отдела (управления), содержанию документируемого управленческого действия.

Распорядительные документы, совместные с другими организациями изданные в одинаковой форме (распоряжения, постановления) издаются соответствующим названием (распоряжения, постановления). Совместные распорядительные документы с организациями издающими другие по форме документы, издаются в форме распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания. Для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа поставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности число, месяц, год. Например, 05.04.92 г. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словестно-цифровой способ оформления дат, например 5 февраля 1992 года.

Подпись документа

Документы, направляемые администрацией в вышестоящие органы власти и управления, подписываются главой администрации (в его отсутствие - 1 заместителем).

Документы, направляемые сторонним организациям от имени администрации, подписываются главой администрации, его заместителями или управляющим делами.

Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются главой администрации, его заместителями, управляющим делами, начальниками отделов администрации в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и его расшифровка.

     Например: Заместитель главы

               администрации города            С.А. Воронин

               Начальник отдела транспорта

               и связи администрации города    Н.Д. Визирский

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а должности в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии.

При подписывании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ и его фамилию (исправления "и.о.", "зам" вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в администрации, на оборотной стороне последнего листа документа. Например,

Проект постановления внесен:

     Комитетом по земельной реформе

     и земельным ресурсам г.Кургана

     Председатель комитета по

     земельной реформе и

     земельным ресурсам               В.А.Артемьев

     Проект подготовил:

     Начальник отдела

     землеустройства                  Л.А.Кармацких

     Проект согласован:

     Первый заместитель главы

     администрации города             В.В.Миронов

     Управляющая делами

     администрации                    Р.А.Новоселова

     Юристконсульт#                    О.И.Маклакова

При согласовании документа со сторонними организациями указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например,

     Согласовано:

     Директор лесоторговой базы

     _____________________________________

     (личная подпись)  (фамилия, инициалы)

     10.05.92 г.

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     Согласовано: Письмо завода ЖБИ-2

     30.02.92 г. N 1-19-123

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, на документе делается отметка "лист согласования" прилагается. На листе согласования указывается название согласовываемого документа.

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- с подведомственными администрации и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положением об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный подведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является утверждение. Документы утверждаются главой администрации, его заместителями и управляющей делами. Утверждение документа производится постановлением грифа "утверждения или изданием распорядительного документа" (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

Утверждаю

Мэр города Кургана

                           ________________________________

                         (личная подпись) (фамилия, инициалы)

                           Дата

Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения и конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в дополнительном падеже, например:

                                 Администрация области,

                                 Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - дательном. Например:

                                 Администрация г.Кургана

                                 Правовой отдел

                                 Юристконсульту#

                                 Маклаковой О.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                 Генеральному директору

                                 объединения "Агропром"

                                 Иванову И.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно:

                                 Руководителям

                                 муниципальных предприятий

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.

Например:

                                 Редакция газеты

                                 "Курган и Курганцы"

                                 640035, г.Курган,

                                 ул.К.Мяготина, 67

Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый документ такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях: могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие документы: фамилия, исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка в них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их название, количество листов и экземпляров каждого.

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

     Например:  Приложение к постановлению

                администрации г.Кургана

                10.05.92 г. N 30

Подписывает приложения к распорядительным документам управляющий делами администрации города.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Проекты постановлений, распоряжений, главы администрации разрабатываются и представляются заместителями главы администрации начальниками, заведующими управлений и отделов в соответствии с поручениями и в инициативном порядке.

Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями администрации, в компетенции которых находится рассматриваемые вопросы.

Постановление, распоряжение обязательно имеет название, отражающее его основное содержание и отвечающее ее вопрос "О чем?" Например: О плате родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях города.

На оборотной стороне последнего листа первого экземпляра называется наименование отдела, фамилия, телефон начальника и исполнителя подготовивших проект документа. Обязательно визируется первый экземпляр заместителем главы администрации, заинтересованными лицами, а также юристконсультом# и управляющей делами.

Проекты документов печатаются на листах формата А4 через полтора межстрочных интервала.

Проекты постановлений и распоряжений сдаются управляющей делами. Если документы подготовлены небрежно, или не имеют соответствующих виз, то такие документы не принимаются.

Постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года после подписания. Право подписи имеет только глава администрации (в его отсутствие 1 заместитель).

Подписанные документы поступают в общий отдел. Постановления, распоряжения рассылаются исполнителям общим отделом в соответствии со списком рассылки, который составляется отделом, управлением, подготовившим эти документы.

Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с заведующим общим отделом. При определении тиража для рассылки документов необходимо исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до организаций, которых касаются эти документы.

Нужно учитывать, что в общем отделе остаются:

- постановлений - 4 экземпляра,

- распоряжений - 1 экземпляр.

Все документы в печать идут с визой заведующей общим отделом.

Постановление

Текст постановления состоит, как правило, из констатирующей распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного вопроса.

Распорядительная часть начинается словом "постановляю". В пунктах распорядительной части постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Проект постановления во исполнение распорядительного документа настоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если глава администрации не установил иной срок. В последнем пункте распорядительной части постановления указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления в целом.

Постановление подписывает мэр (во время его отсутствия 1 заместитель главы администрации).

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам чрезвычайным, оперативного действия, на короткий период. Распоряжение готовится также, как постановление. Обязательно визируется по установленному порядку.

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей, вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление печатается полностью. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Поисковые системы по документам Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления в нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируют документы следующие лица:

- постановления, распоряжения по основной деятельности - зав.общим отделом;

- распоряжения по личному составу - управляющая делами;

- постановления, решения вышестоящих организаций - зав.протокольным сектором общего отдела;

- деловая корреспонденция - зав.сектором делопроизводства;

- личные заявления граждан - сектор по работе с обращениями граждан.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день утверждения или подписания.

Работа исполнителей с документам

Заместители главы администрации, начальники отделов и управлений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры, о дате и результатах окончательного исполнения).

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность на полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, оформление, соблюдение сроков исполнения документов.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуального.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актах высших органов государственной власти.

Типовые сроки исполнения документов

- Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления: не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно не позднее 15 дней;

- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

- запрос депутата Верховного Совета РФ не более, чем в 3-дневный срок.

Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций к указанному в них сроку или в течении 10 дней.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения. Предложения и заявления депутатов Верховного Совета РФ в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней, остальные в течение 10 дней.

Индивидуальные сроки устанавливаются главой администрации города его заместителями и указываются в тексте документа или в резолюции. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения служебного документа производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем, и должно быть оформлено не позднее чем за 2-3 дня до истечения установленного срока исполнения.

Изменение документируется - проставляется новый срок, дата, изменение и подпись. Изменение вносится в регистрационные карточки.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации, с указанием сроков сохранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дело, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел администрации включаются заголовки дел, выражающие все документируемые участки работы администрации.

Названиями разделов номенклатуры администрации являются названия структурных подразделений: разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел общего отдела, а затем остальные отделы.

Грифы номенклатуры администрации заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

1 - общий отдел;

2 - организационный отдел;

3 - бухгалтерия;

4 - отдел экономики и прогнозирования;

5 - отдел по учету и распределению жилой площади;

6 - отдел по делам молодежи;

7 - отдел торговли, общественного питания и бытового обслуживания и т.д.

В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок положения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел.

Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

При оформлении дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре: помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики: дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе предоставляются: отметка "В дело", дата, подпись исполнителя.

Отдельно группируются дела:

- постановления;

- распоряжения по основной деятельности;

- распоряжения по личному составу;

- предложения, заявления и жалобы граждан;

- деловая корреспонденция.

Управляющая делами администрации города Кургана

Р.А. Новоселова