Приложение N 3. Инструкция по работе с деловой корреспонденцией в администрации г. Кургана

Приложение N 3
к распоряжениюмэра города Кургана
от 8 февраля 1993 г. N 34

Инструкция
по работе с деловой корреспонденцией в администрации г.Кургана

Вся корреспонденция, поступающая в администрацию города из вышестоящих советских органов, от предприятий, учреждений и организаций - деловая корреспонденция, регистрируется в секторе делопроизводства администрации города. На все регистрируемые письма заполняется регистрационная карточка. После регистрации сектор делопроизводства формирует почту главы администрации, его заместителей и управляющей делами в соответствии с распределением их обязанностей.

Руководители администрации, ее отделов и управлений должны рассматривать почту ежедневно. Не допускается прием писем руководителями администрации без предварительной регистрации в секторе делопроизводства. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.

В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

После рассмотрения руководителями администрации, почта возвращается в сектор делопроизводства для отметки в регистрационной карточке, резолюции, после чего сектор делопроизводства направляет почту исполнителям. Не допускается передача писем руководителями администрации исполнителям без предварительной отметки в секторе делопроизводства, а также переадресация напрямую другим лицам исполнение письма. Передача письма может быть только с разрешения главы администрации с соответствующей на то резолюцией.

При резолюции "Подготовить ответ заявителю", текст ответа готовит исполнитель, на бланке администрации города, за подписью главы администрации или его заместителей (в зависимости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все ответы с первоначальным материалом также передаются через сектор делопроизводства.

При резолюции "Для ответа заявителю и администрации" исполнитель дает ответ заявителю и в копии администрации.

Ответы в вышестоящие органы власти и управления, депутатам всех звеньев Советов готовятся только за подписью главы администрации города.

Исполнители работают с письмами в сроки, установленные с Законом - 10 дней, с телеграммами от 2 до 10 дней, с правительственными телеграммами в течение 3-х дней, с протестами прокуратуры в течение 10 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополнительно. В тех случаях, когда для решения вопроса необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения, продлены главой администрации, или его заместителями, но не более, чем на 10 дней. О продлении срока должно быть сообщено заявителю. Если, по каким-то причинам, исполнитель не может дать ответ заявителю в 10-дневный срок, обязательно нужно сообщить об этом заявителю в устном или письменном виде, либо дать промежуточный ответ.

Допускается разъяснение заявителям в устной форме, если заявитель не требует письменного ответа.

Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышестоящие органы, представляются в администрацию города, не позднее, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе вышестоящего органа.

Если ответ возвращается на доработку руководством администрации, исполнитель обязан доработать его в 3-х дневный срок.

В ответе должны быть конкретно даны ответы на все вопросы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания, ставятся в секторе делопроизводства на контроль, в адрес исполнителя отправляется контрольная карточка.

Все письма после окончательного решения и их исполнения списываются "В дело", хранятся в секторе делопроизводства по номенклатуре дел. В дело принимаются только полностью исполненные документы, закрытые главой администрации, заместителями главы администрации, управляющей делами с указанием даты закрытия.

Управляющая делами администрации города Кургана

Р.А. Новоселова