Приложение. Регламент Администрации Курганской области (утратило силу)

Приложение

к постановлению Администрации

Курганской области

от 15 апреля 1997 г. N 258

Регламент
Администрации Курганской области

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 1998 года, 2 июня, 29 октября 1999 года

ГАРАНТ:

Утратило силу на основании постановления Администрации (Правительства) от 18 декабря 2001 г. N 575

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности Администрации области и ее взаимоотношений с областной Думой, органами местного самоуправления районов, городов Кургана и Шадринска, отделами, управлениями, комитетами, предприятиями, объединениями и организациями различных форм собственности по руководству хозяйственной и экономической деятельностью на территории области.

1.2. Администрация Курганской области является исполнительным и распорядительным органом государственной власти области. Правовой статус Администрации области, пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами Российской Федерации, правовыми актами Президента и Правительства РФ, Уставом Курганской области, другими законодательными актами области.

ГАРАНТ:

О структуре Администрации области см. также регламент, утвержденный постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 18 сентября 2000 г. N 459

2. Структура и порядок формирования Администрации области

2.1. Администрация Курганской области состоит из Главы Администрации (Губернатора) области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации, Руководителя Аппарата - управляющего делами Администрации. Аппарат Администрации создается для организационного, правового, информационного и материально-технического обеспечения деятельности Администрации области.

2.2. Первый заместитель, заместители Главы Администрации (Губернатора), Руководитель Аппарата - управляющий делами Администрации, директора департаментов, работники Аппарата назначаются Главой Администрации (Губернатором) области.

2.3. Штаты, условия оплаты труда и материально-бытового обеспечения работников Аппарата Администрации, расходы на их содержание определяются Главой Администрации (Губернатором) области самостоятельно в пределах средств областного бюджета, выделенных на содержание органов управления.

ГАРАНТ:

Штаты Администрации утверждены постановлением Администрации Курганской области от 13 февраля 1997 г. N 108

2.4. Аппарат Администрации области организует подготовку заседаний коллегии Администрации, совещаний у Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации, мероприятий в пределах компетенции Администрации области, проектов распорядительных документов, а также контроль за выполнением собственных и поступивших служебных документов и писем, разработку перспективных программ и текущих планов работы Администрации, документальное и информационное обеспечение деятельности Администрации. Организует взаимодействие и оказывает методическую помощь органам местного самоуправления, проводит кадровую политику.

2.5. Структура Администрации области, положения о функциональных и отраслевых подразделениях Администрации утверждаются Главой Администрации (Губернатором) области.

2.6. Порядок назначения или замещения государственных должностей, прохождения и завершения деятельности всех категорий работников Администрации области регулируется законами Курганской области "О государственной службе Курганской области", "О Главе Администрации (Губернаторе) Курганской области".

2.7. В период временного отсутствия Главы Администрации (Губернатора) области его обязанности исполняет первый заместитель Главы Администрации (Губернатора), при отсутствии первого заместителя - назначенный Главой Администрации (Губернатором) области другой заместитель. Временное замещение руководителей структурных подразделений Администрации области устанавливается в положениях об этих подразделениях.

ГАРАНТ:

О временном замещении должностных лиц см. также постановление Администрации Курганской области от 13 февраля 1997 г. N 106

3. Планирование работы администрации области

3.1. Приоритетные направления деятельности Администрации по социально-экономическому развитию области базируются на комплексных и долговременных программах и реализуются в текущих квартальных планах работы и календарных планах областных мероприятий на месяц.

3.2. Текущий план работы Администрации области на квартал формируется отделом контрольно-организационной работы и кадровой политики на основе предложений департаментов и других структурных подразделений Администрации. Форма плана работы Администрации области разрабатывается отделом контрольно-организационной работы и кадровой политики и утверждается Руководителем Аппарата - управляющим делами Администрации.

3.3. Предложения в план работы представляются за подписью заместителя Главы Администрации, директора департамента руководителю отдела контрольно-организационной работы и кадровой политики не позднее 20 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

3.4. План работы утверждается Главой Администрации (Губернатором) области, а в период его отсутствия - первым заместителем соответствующим распоряжением. Проект распоряжения по плану работы вносится на подпись отделом контрольно-организационной и кадровой политики с приложением листа согласования, завизированного заместителями Главы Администрации, директорами департаментов или руководителями структурных подразделений, внесшими предложения в план работы.

3.5. Календарный план областных мероприятий на месяц формируется в порядке и сроки, предусмотренные настоящим Регламентом для составления квартального плана работы (п. п. 3.2. и 3.3.).

3.6. Календарный план областных мероприятий утверждается Главой Администрации (Губернатором) области, а в период его отсутствия - первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) без принятия специального документа.

3.7. Контроль за выполнением планов работы Администрации области на квартал и календарных планов областных мероприятий осуществляется заместителями Главы Администрации (Губернатора) области и Руководителем Аппарата - управляющим делами Администрации в соответствии с распределением обязанностей.

Общий контроль за выполнением плана работы Администрации области возлагается на Руководителя Аппарата-управляющего делами.

Соответствующие структурные подразделения Администрации области представляют отделу контрольно-организационной работы и кадровой политики справки о выполнении плана работы и календарных планов областных мероприятий за отчетный период не позднее 5 числа последующего месяца.

ГАРАНТ:

О порядке подготовки и проведения заседаний см. также регламент, утвержденный постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 18 сентября 2000 г. N 459

4. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний

4.1. Подготовка и проведение Аппаратных совещаний у Главы Администрации (Губернатора) области.

4.1.1. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесячные, с рассмотрением запланированных основополагающих вопросов социально-экономического развития области, и еженедельных - по вопросам текущего характера. Аппаратные совещания, как правило, носят открытый характер.

4.1.2. Ежемесячные Аппаратные совещания проводятся в понедельник третьей недели каждого месяца в малом зале Администрации области с 10 до 12 часов без перерыва. Еженедельные Аппаратные совещания проводятся в понедельник в кабинете Главы Администрации (Губернатора) области с 10 часов.

4.1.3. Во время отсутствия Главы Администрации (Губернатора) области, по его поручению совещания проводит его первый заместитель, а в отсутствие первого заместителя - назначенный Главой Администрации (Губернатором) области другой заместитель.

При этом совещание проводится в кабинете назначенного ответственного за проведение совещания или в малом зале Администрации в утвержденные Регламентом сроки.

4.1.4. Постоянный состав участников Аппаратных совещаний утверждается Главой Администрации (Губернатором) области по предложению Руководителя Аппарата-управляющего делами Администрации, с обязательным включением всех заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и директоров департаментов.

По согласованию в состав участников Аппаратных совещаний включаются председатель областной Думы, председатель Федерации профсоюзов области и полномочный представитель Президента РФ по Курганской области.

На Аппаратных совещаниях вправе присутствовать прокурор области.

Состав приглашенных участников на каждое совещание согласовывается Руководителем Аппарата - управляющим делами с Главой Администрации (Губернатором) области, в его отсутствие - с первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) не позднее чем за 5 дней до проведения совещания.

4.1.5. В повестку дня ежемесячных аппаратных совещаний вносится не более трех вопросов.

Предложения в повестку дня ежемесячных аппаратных совещаний вносятся заместителями Главы Администрации (Губернатора) и руководителями структурных подразделений Администрации отделу контрольно-организационной работы и кадровой политики одновременно с предложениями в квартальный план работы Администрации.

Отдел контрольно-организационной и кадровой политики включает повестки дня ежемесячных Аппаратных совещаний в соответствующий раздел проекта квартального плана работы Администрации области.

4.1.6. Первого числа каждого месяца должностное лицо, ответственное за внесенный в повестку аппаратного совещания вопрос, подтверждает начальнику отдела контрольно-организационной работы и кадровой политики необходимость рассмотрения данного вопрос а и готовность доклада с одновременным представлением необходимых поясняющих справок, таблиц, схем, графиков, списка приглашенных на совещание заинтересованных руководителей областных служб и органов федерального подчинения, при необходимости - проекта постановления или распоряжения.

4.1.7. Порядок проведения Аппаратных совещаний готовится отделом контрольно-организационной работы и кадровой политики и вместе со всеми необходимыми документами предоставляется руководителю аппарата - управляющему делами Администрации для согласования с Главой Администрации (Губернатором) области не позднее чем за 3 дня до совещания.

4.1.8. Тиражирование повестки дня, необходимого набора и количества вспомогательных документов, проектов постановлений, передачу их членам постоянного состава аппаратных совещаний и приглашенным обеспечивает начальник общего отдела Администрации области.

4.1.9. Оперативное приглашение всех участников аппаратных совещаний у Главы Администрации (Губернатора) области осуществляет начальник отдела контрольно-организационной работы и кадровой политики.

4.1.10. Время для докладов на аппаратных совещаниях устанавливается до 10 минут, для обсуждения вопроса - до 5 минут. Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Проводящий совещание может продлить время для доклада, выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.

4.1.11. В ходе ежемесячных и еженедельных аппаратных совещаний начальником общего отдела ведется протокол, который оформляется в двухдневный срок. Выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками их выполнения направляются Руководителем Аппарата - управляющим делами исполнителям на следующий день после подписания протокола проводящим аппаратное совещание руководителем.

4.2. Подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации области.

4.2.1. Состав коллегии утверждается постановлением Главы Администрации (Губернатора) области.

ГАРАНТ:

Состав коллегии утвержден постановлением Администрации Курганской области от 5 мая 1999 г. N 265

4.2.2. Основной формой работы коллегии Администрации области является собрание (заседание) ее членов.

4.2.3. Заседания коллегии проводятся согласно плану работы Администрации области не реже одного раза в квартал по вторникам второй недели месяца. Время начала работы коллегии - 10 часов.

4.2.4. Заседания коллегии проводятся в малом зале, расширенные - в большом зале Администрации области, выездные заседания - в обозначенном месте.

4.2.5. Расширенные и выездные заседания коллегии проводятся по инициативе заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, других членов коллегии после утверждения повестки дня коллегии Главой Администрации (Губернатором) области. В его отсутствие - первым заместителем.

4.2.6. Предложения по дополнительной повестке дня коллегии, необходимые справочные материалы, проекты постановлений и списки приглашенных вносятся заместителями Главы Администрации Руководителю Аппарата - управляющему делами Администрации не позднее чем за 5 дней до установленного дня проведения коллегии.

4.2.7. Перечень вопросов, по которым возникла необходимость дополнительного включения в повестку дня запланированного ранее заседания коллегии (с обоснованием о включении) согласовывается Руководителем Аппарата - управляющим делами с Главой Администрации (Губернатором) области не позднее чем за 5 дней до установленного дня проведения коллегии.

4.2.8. Состав постоянно приглашенных на заседания коллегии руководителей и ответственных должностных лиц структурных подразделений Администрации области, областных служб и органов республиканского подчинения утверждается Главой Администрации (Губернатором) области по предложению Руководителя Аппарата - управляющего делами.

На заседании коллегии вправе присутствовать прокурор области.

4.2.9. За 30 минут до начала заседания коллегии начинается регистрация членов коллегии и приглашенных.

4.2.10. Заседания коллегии проводятся гласно и носят открытый характер.

4.2.11. Для членов коллегии и приглашенных в зале отводятся специальные постоянные места. Во время заседания все присутствующие подчиняются распоряжениям председательствующего.

4.2.12. Ведет заседание коллегии Глава Администрации (Губернатор) области, в его отсутствие - первый заместитель Главы Администрации (Губернатора), в отсутствие первого заместителя - назначенный Главой Администрации (Губернатором) области один из его заместителей, членов коллегии.

4.2.13. Заседание коллегии правомочно для принятия решений при наличии не менее двух третей от общего количества ее членов.

4.2.14. Продолжительность заседания коллегии и регламент устанавливаются на каждом заседании отдельно открытым голосованием.

Продолжительность заседаний, как правило, 1 час 30 минут, перерывы между заседаниями - 15 минут, при необходимости устраивается перерыв на обед продолжительностью 1 час.

4.2.15. Время для докладов на заседании коллегии устанавливается до 20 минут, для содокладов - до 15 минут. Время для выступающих в прениях по повестке дня - до 7 минут, для обсуждения проекта документа членам коллегии - до 10 минут. Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Председательствующий на заседании коллегии может продлить время для доклада и выступлений самостоятельно без согласия членов коллегии.

Председательствующий вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, остальные члены коллегии и приглашенные - только с разрешения председательствующего.

4.2.16. Заседание коллегии полностью стенографируется или производится его звукозапись.

4.2.17. По вопросам, внесенным в повестку дня заседания коллегии, принимаются решения коллегии, постановления или распоряжения Администрации области.

Документы принимаются открытым голосованием членов коллегии. При необходимости документ может быть направлен на доработку в течение 10 дней со дня заседания коллегии, после чего предоставляется авторами руководителю аппарата - управляющему делами для подписи Главой Администрации (Губернатором) области.

Материалы коллегии Администрации области подлежат опубликованию.

4.2.18. Ведение и оформление протоколов и стенограмм заседаний коллегии возлагается на общий отдел Администрации области.

4.3. Подготовка и проведение совещаний и других мероприятий с участием Главы Администрации (Губернатора) области.

4.3.1. Проведение различных мероприятий, в которых принимает участие Глава Администрации (Губернатор) области включается в план работы Администрации области и план областных мероприятий и утверждается в установленном Регламентом порядке.

4.3.2. Мероприятия проводятся по вторникам и четвергам любой недели месяца (за исключением дней заседаний коллегии) начиная с 10 часов дня.

4.3.3. Место проведения, повестка дня, порядок ведения, состав участников и продолжительность мероприятия определяется проводящей стороной и согласовывается с руководителем аппарата - управляющим делами Администрации области не позднее чем за 5 дней до утвержденной в планах даты.

4.3.4. Участники совещания (мероприятия) приглашаются проводящей стороной, при необходимости отделами контрольно-организационной работы и кадровой политики и общим. Телеграммы-приглашения готовятся и рассылаются Аппаратом Администрации области.

Тиражирование необходимых документов, регистрация участников обеспечивается общим отделом, подготовка помещения в здании Администрации области - хозяйственным отделом.

4.3.5. Расходы по подготовке мероприятий вне здания Администрации области изыскиваются проводящей стороной, при использовании бюджетных средств - согласовываются с соответствующим заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, финансовым Управлением и утверждаются специальным распоряжением Администрации области.

Организаторская работа по подготовке и проведению таких мероприятий возлагается на проводящую сторону с привлечением Аппарата Администрации области по обязательному согласованию с Руководителем Аппарата - управляющим делами Администрации.

4.4. Подготовка и проведение оперативных совещаний заместителями Главы Администрации (Губернатора) области и руководителями структурных подразделений Администрации области.

4.4.1. Проведение оперативных совещаний заместителями Главы Администрации (Губернатора) области и руководителями структурных подразделений Администрации области носят, как правило, плановый характер.

ГАРАНТ:

О времени проведения совещаний см. также постановление Администрации Курганской области от 26 марта 1998 г. N 132

4.4.2. Совещания с подчиненными работниками Аппарата Администрации области проводятся по понедельникам с 8 и с 13 часов, а также в другие дни и время по мере необходимости; с руководителями и специалистами подведомственных отделов, управлений, комитетов, предприятий, организаций и общественностью, Администраций всех уровней и органов местного самоуправления - по вторникам (за исключением дней заседаний коллегии) и четвергам с 10 часов.

4.4.3. Повестка дня, состав участников, место и время проведения совещаний заместителями Главы Администрации (Губернатора) области и руководителями структурных подразделений устанавливаются, как правило, самостоятельно, исходя из плана работы Администрации области, указаний и поручений вышестоящего руководителя, производственной необходимостью.

4.4.4. Использование в целях проведения совещаний и других мероприятий малого или большого залов, а также столовой Администрации согласовывается ответственным за проведение руководителем с Руководителем Аппарата - управляющим делами. После положительного согласования вопроса заявка на использование указанных помещений заранее (не менее чем за один день) передается начальнику хозяйственного отдела Администрации.

4.4.5. При необходимости регистрации участников, ее проведение организуется силами проводящего структурного подразделения Администрации.

4.4.6. Тиражирование необходимых материалов для участников совещаний и других мероприятий обеспечивается проводящей стороной или общим отделом Администрации по согласованию с Руководителем Аппарата - управляющим делами.

4.4.7. Один комплект, подготовленных к совещаниям по наиболее значимым вопросам социально-экономического развития области материалов, заблаговременно (не позднее, чем за 2-3 дня) ответственным за проведение руководителем передается директору Департамента по информационной политике и связям с общественностью.

4.4.8. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осуществляется по необходимости и реализуется силами проводящей стороны.

5. Организация контроля за исполнением служебных документов

ГАРАНТ:

См. также положение об организации контроля за исполнением служебных документов в Администрации области.

5.1. В Администрации области контролю подлежит исполнение законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов и должностных лиц (Законы Российской Федерации, указы, распоряжения и прямые поручения Президента России, постановления Правительства Российской Федерации, служебные документы федеральных органов государственной власти), законов и решений областной Думы, постановлений, распоряжений и поручений Главы Администрации (Губернатора) области.

5.2. Система контроля включает в себя обеспечение своевременного исполнения указанных в документах сроков, качественного, полного и точного выполнения поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

Вопросы организации контроля за исполнением служебных документов регулируются специальным положением

5.3. Контрольные службы Администрации области:

5.3.1. Отдел контрольно-организационной и кадровой политики осуществляет контроль за сроками исполнения всех поступивших и собственных служебных документов и поручений, поставленных на контроль.

На отдел возложены обязанности по организационно-методическому обеспечению контрольной деятельности структурных подразделений Администрации области, Администраций районов, городов Кургана и Шадринска.

5.3.2. Общий отдел осуществляет контроль за письменными и устными обращениями граждан.

5.3.3. Второй отдел и сектор специальной документальной связи контролирует документы, содержащие государственную тайну.

5.3.4. Департамент по правовым вопросам обеспечивает работу с документами, поступившими из Администрации Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти.

ГАРАНТ:

О порядке подготовки и принятия постановлений Администрации (Правительства) области см. также регламент, утвержденный постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 18 сентября 2000 г. N 459

6. Правовые акты Администрации области

6.1. В целях осуществления возложенных на Администрацию области функций Глава Администрации (Губернатор) области издает постановления, распоряжения.

Документы нормативного характера, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также о назначении и освобождении от должности руководителей областных органов и иных структур системы исполнительной власти, представлении к награждению государственными наградами, присвоению специальных званий оформляются постановлениями Главы Администрации (Губернатора) области.

Решения Администрации по оперативным, организационным, кадровым вопросам, а также по вопросам работы Администрации принимаются в форме распоряжений. Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

В случае спорных ситуаций окончательное решение по форме документа принимается департаментом по правовым вопросам.

6.2. Структурные подразделения Администрации области в пределах своей компетенции издают приказы.

7. Подготовка служебных документов

7.1. Порядок подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений.

7.1.1. Проекты постановлений и распоряжений вносятся на рассмотрение Руководителю Аппарата - управляющему делами руководителями структурных подразделений Администрации области, областных отделов, управлений, комитетов и организаций после их согласования с заинтересованными сторонами.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам вносит начальник отдела контрольно-организационной работы и кадровой политики совместно с руководителем соответствующего подразделения Администрации области.

7.1.2. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа или на отдельном листе с полным указанием названия документа руководителями заинтересованных и контролирующих органов.

ГАРАНТ:

Абзац второй пункта 7.1.2 в редакции постановления Администрации Курганской области от 29 октября 1999 г. N 593

См. предыдущую редакцию

Проекты постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области визируют: автор проекта и его руководитель; директор или начальник отдела правовой экспертизы Департамента по правовым вопросам; заместитель Главы Администрации (Губернатора), курирующий данное направление работы; советник Главы Администрации (Губернатора) Курганской области, работающий на общественных началах по данному направлению; первый заместитель Главы Администрации (Губернатора); директор Департамента по информационной политике и связям с общественностью, Руководитель Аппарата - управляющий делами Администрации. Возникшие у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Курганской области от 2 июня 1999 г. N 317 пункт 7.1.2. дополнен следующим абзацем.

Затем проекты постановлений Администрации Курганской области, носящие нормативно-правовой характер, направляются в Управление юстиции Курганской области для проведения юридической экспертизы.

7.1.3. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

7.1.4. Проекты постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области печатаются на компьютерах и в машинописном бюро на бланках установленной формы в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

7.1.5. После подписания постановлений и распоряжений Главой Администрации (Губернатором) области, а в его отсутствие - первым заместителем или заместителем, исполняющим обязанности Главы Администрации (Губернатора) области в соответствии с распоряжением, приложения к ним подписываются Руководителем Аппарата - управляющим делами.

7.1.6. Постановления и распоряжения после подписания направляются в сектор делопроизводства общего отдела Администрации для регистрации и рассылки. Подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие согласование документы возвращаются автору.

7.1.7. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. Рассылаемые постановления и распоряжения, заверенные печатью общего отдела, направляются адресатам сектором делопроизводства согласно указателю рассылки, составленному и завизированному автором документа.

7.1.8. Подлинники постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области спустя 2 года после их выпуска сдаются в Архив вместе с оригиналами документов, на основании которых они были приняты.

7.1.9. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой дел, сдаваемых в Архив постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляет сектор делопроизводства общего отдела Администрации.

7.2. Порядок внесения в областную Думу проектов документов нормативного характера.

7.2.1. Проекты законов и решений областной Думы вносятся руководителями структурных подразделений Администрации области от имени Главы Администрации (Губернатора) области в соответствии с решением областной Думы о плане законопроектных работ, во исполнение поручений Главы Администрации и по собственной инициативе.

7.2.2. Форма законопроекта или иного нормативно-правового акта, перечень прилагаемых к ним дополнительных документов согласуется с правовым отделом областной Думы.

7.2.3. Проекты документов в обязательном порядке визируются первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, заместителями, курирующими вопросы, предлагаемые в проекте документа, директором департамента по правовым вопросам, затрагивающие вопросы финансирования из областного бюджета - начальником областного финансового управления, Руководителем Аппарата - управляющим делами Администрации, всеми заинтересованными лицами с учетом поднятых тем.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Курганской области от 2 июня 1999 г. N 317 пункт 7.2.3. дополнен следующим абзацем.

После чего проекты этих документов направляются в Управление юстиции Курганской области для проведения юридической экспертизы.

7.2.4. Законопроекты передаются в областную Думу, как правило, за 30 дней до установленного срока рассмотрения вопроса на пленарном заседании Думы.

7.2.5. Законопроекты и другие нормативно-правовые акты, принятые областной Думой и переданные на подпись Главе Администрации (Губернатору) области регистрируются сектором делопроизводства общего отдела и передаются Руководителю Аппарата - управляющему делами, который направляет документы на экспертизу директору Департамента по правовым вопросам, первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) и заместителям Главы Администрации (Губернатора), в соответствии с распределением обязанностей, при наличии вопросов финансирования - начальнику финансового управления. После положительного заключения всех заинтересованных лиц документ подписывает Глава Администрации (Губернатор) области.

В случае отрицательных оценок документа, он возвращается в областную Думу с официальным обоснованием отказа в подписании за подписью Главы Администрации (Губернатора) области.

Дату подписания Закона визирует Руководитель Аппарата - управляющий делами Администрации области. После регистрации в областной Думе документ направляется сектором делопроизводства в Департамент по информационной политике и связям с общественностью для опубликования в средствах массовой информации.

8. Общие требования к оформлению документов Администрации Курганской области

8.1. Бланки документов.

Наименования организации (полное, сокращенное или аббревиатурное), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля. Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

Бланки документов должны иметь поля, мм: левое - 25; верхнее - не менее 15; правое и нижнее - не менее 8.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать с помощью средств оперативной полиграфии.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

8.2. Реквизиты документов.

При оформлении документов используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа;

дата;

индекс;

место принятия акта; ссылка на индекс и дату входящего документа;

гриф ограничения доступа к документу;

заголовок к тексту; текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

печать.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Наименование организации указывается в точном соответствии с ее уставом или положением. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе или положении.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм и телеграмм.

Заголовок к документам формата А5 не составляется.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно отражать содержание документа, отвечать на вопрос "о чем", формулироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "О выделении...").

Заголовки к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, протокол, правила, устав должны сочетаться в падеже с наименованием документа. Датой документа является дата его подписания. Датой документа, принимаемого коллегиальным органом, является дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения; для протокола - дата проведения заседания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Даты в документе оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 2 марта 1997 года следует оформлять 02.03.97. Словесно-цифровой способ оформления дат (2 марта 1997 года) допускается применять в документах, носящих финансовый характер. Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 7 января 1997 года следует писать 07.01.97.

На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: 465/162/298.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит "гриф согласования" включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:

      СОГЛАСОВАНО

 Начальник Управления

 _______________ А.И. Иванов

 16.06.97.

      Если согласование проводится с коллегиальным органом, то гриф  сог-

ласования оформляется следующим образом:

      СОГЛАСОВАНО

 Протокол заседания комиссии

 от 16.06.97.

В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, если документ выполнен на бланке, и наименование должности с включением наименования организации, если документ выполнен не на бланке, личная подпись и ее расшифровка с указанием двух инициалов и фамилии.

В служебных документах в расшифровке подписи допускается указывать один инициал (имя).

Если руководитель организации, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не следует подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Секретно" и т.д.) размещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения".

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Если документ адресован организации, то наименование организации пишется в именительном падеже.

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Если документ адресуется руководителю организации, то все реквизиты адресата указываются в дательном падеже. Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. Каждый экземпляр должен быть подписан.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать почтовым правилам. Указывается полностью: индекс, республика, область (край), город, номер почтового отделения, улица, номер дома.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Почтовый адрес на документе не указывается при направлении документа постоянным корреспондентам и в правительственные учреждения.

Каждая составная часть реквизита адресата печатается с новой строки.

На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием распорядительного документа, его даты и номера по форме:

 Приложение    к

 ______________________________________________

 (полное название распорядительного документа)

от ______________________ N _________________

При наличии нескольких приложений указывается их порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2".

Если приложения сброшюрованы, количество листов может не указываться.

Если к документу прилагается список на рассылку, представляющий собой перечень организаций или подразделений, которым направляется документ, то он может печататься на обороте.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Инициалы исполнителя не указываются.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то фамилия исполнителя и номер его телефона помещаются на лицевой стороне.

Отметка об исполнении и направлении документа в дело помещается в нижнем углу первого листа документа и содержит: слово "В дело", N и отметку об исполнении, дату направления документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

Отметка о поступлении документа наносится на него штемпелем, располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации, дату поступления документа и его индекс.

8.3. Составление текстов служебных документов.

Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа. При подготовке текстов документов следует использовать форму изложения от первого лица единственного числа - в распорядительных документах (приказах, распоряжениях), например: "Приказываю", "Предлагаю" и от третьего лица единственного числа и первого лица множественного числа, если автором документа является коллегиальный орган (например, "Комиссия просит рассмотреть вопрос ...". "Просим рассмотреть вопрос...");

При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1).

Пункты нумеруют в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1). Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.3).

В текстах документов рекомендуется употреблять дату в таком варианте: 03.12.94.

При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать следующую последовательность: наименование документа, наименование органа, издавшего документ, дата (издания, подписания, утверждения), номер (без предлога "за"), заголовок к тексту. Например:

"В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 29 января 1992 г. N 66 "Об ускорении приватизации государственных и муниципальных предприятий".

Документы, составляемые на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку "Основание" с указанием наименования, даты, номера и заголовка документа.

8.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств.

Текст документов на бланке формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметку о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документов отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Допускается печатать документы на левой и оборотной сторонах документа.

8.5. Решение.

Решение - акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов.

Проекты решений должны иметь следующие реквизиты: наименование органа, издающего решение (если решение издается совместно несколькими органами, указываются наименования их всех); графу для проставления даты и номера решения; место издания; заголовок к тексту (краткую формулировку содержания); текст решения, подписи; визы; приложения (если они имеются).

Текст проекта любого решения, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются название, дата, номер и заголовок этого документа , а также передается содержание этого раздела документа, который относится к органу, принимающему решение. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые решением действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть решения излагается в повелительной форме. Она должна начинаться с наименования органа, принимающего решение, с последующим словом решил(а), и т.д.

Слово решил(а) должно печататься без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Распорядительная часть может делиться на пункты, если решение предписывает несколько различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. Должность исполнителя, структурное подразделение, название организации, фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.

Проект решения независимо от того, каким органом принимается, должен быть завизирован составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект решения.

8.6. Постановление.

Постановление - акт, издаваемый Главой Администрации (Губернатором) области, действующим в целях разрешения задач, стоящих перед Администрацией. Проекты постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего постановления.

Текст постановления должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания постановления. Если основанием к изданию постановления является законодательный, нормативный или распорядительный документ вышестоящего органа или должностного лица, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. Если проект постановления подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного постановления, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого постановления. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть постановления должна начинаться словом ПОСТАНОВЛЯЮ, напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение постановления предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта постановления содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты (подпункты) распорядительной части проекта постановления должны нумероваться только арабскими цифрами.

При составлении проекта постановления необходимо:

увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, объединений, предприятий, организаций и учреждений;

указывать структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением данного постановления. Проекты постановлений во исполнение постановлений, решений, распоряжений и указаний других вышестоящих органов должны быть подготовлены в срок, установленный руководством соответствующего уровня системы управления. При подготовке проекта постановления необходимо не допускать дублирования ранее изданных актов, указывать акты, подлежащие отмене, или утратившие силу в части.

Проект постановления должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. В тексте проекта постановления нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Если к проекту постановления имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте проекта должна быть ссылка на них. Приложения оформляются в установленном порядке. В правом верхнем углу первого листа слово "приложение" должно быть напечатано через один межстрочный интервал.

Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах постановлений, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Если приложений много, то указывается номер пункта текста, к которому относится приложение. Например, приложение 25 к п. 4.1.3.

Постановления, издаваемые совместно с другими организациями, готовятся и подписываются в двух и более экземплярах, имеют наименования и номера всех организаций, руководители которых подписывают данный документ. Наименования, номера и подписи руководителей располагаются на одном уровне. Исполнители совместных документов визируют все экземпляры проекта. На первом листе совместных постановлений в верхнем правом углу указывается, какой организации предназначается данный экземпляр. Первыми слева располагаются наименование, номер и подпись организации - инициатора издания совместного постановления. Последовательность подписания и регистрации постановления должна соответствовать последовательности расположения наименований организаций, издающих совместное постановление. Датой совместного постановления является единая дата его подписания.

Проекты постановлений (кроме постановлений по личному составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением, иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на общих или специальных бланках.

8.7. Распоряжение.

Распоряжение - акт, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения постановлений, инструкций и т. п. Подготовка и оформление распоряжений производится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления постановлений.

Текст проекта распоряжения, как правило, начинается преамбулой, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, излагается в повелительной форме, краткими, точными фразами и начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо.

8.8. Инструкция.

Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц.

В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций и должностных лиц.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки и другие сведения общего характера.

Текст инструкции может быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.

Инструкция должна быть утверждена руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом. При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование учреждения), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом (приказом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования документа, утвердившего инструкцию (включая наименование учреждения), и даты.

8.9. Положение.

Положение - акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы государственного органа, учреждения, организации или их структурного подразделения.

Текст положения состоит из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы, ответственность.

В разделе "Общие положения" должны быть указаны цели и основания образования учреждения и структурного подразделения, чем руководствуется оно в своей деятельности и кому подчиняется.

В разделе "Основные задачи" перечисляются, как правило, основные задачи, которые должны выполнять учреждение или структурное подразделение во всех областях своей деятельности.

В разделе "Функции" указывается, что и как должно делать учреждение или структурное подразделение для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями и структурными подразделениями.

В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель или структурное подразделение и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов.

В разделе "Организация работы" указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или структурного подразделения; формы и методы работы.

8.10. Протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола обычно состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня или перечисление вопросов (с указанием докладчиков). Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола лишь при небольшом составе участников совещания или заседания, к протоколам больших заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.

Вопросы в повестке дня протокола должны формулироваться в именительном падеже без предлога "О" или "Об".

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Содержание раздела излагается в именительном падеже, указывается фамилия докладчика. Текст каждого раздела состоит из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили).

Слово СЛУШАЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола). После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать на следующей строке в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается заголовок доклада (пункт повестки дня). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатается в скобках сноска: "Текст доклада прилагается". Если текста доклада нет, то его содержание излагается в протоколе с красной строки в форме прямой речи.

Слово ВЫСТУПИЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки с красной строки, после чего ставится двоеточие. Инициалы и фамилии выступавшего необходимо писать в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается текст (или изложение) выступления в форме прямой речи.

Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) должно печататься прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Протокольные решения (постановления) по каждому вопросу должны излагаться в повелительной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться арабскими цифрами и каждый пункт должен начинаться с красной строки.

Допускается сокращенный вариант оформления протоколов совещаний, собраний или заседаний коллегиальных органов. В сокращенном варианте протокола слова слушали, выступили и решили (постановили) не печатаются. В данном случае после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола), печатается заголовок доклада (пункт повестки дня). Последняя строка заголовка доклада (пункта повестки дня) подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступающих (первой указывается фамилия докладчика, фамилии выступающих печатаются в порядке их выступлений).

В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пункта повестки дня) с указанием фамилий докладчика и выступающих, печатается краткое изложение сути или состояния рассматриваемого вопроса, заканчивающегося протокольным решением (постановлением).

8.11. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности объединения...".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на приложение к акту или перед подписями, если приложений к акту нет.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий или состояний.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

8.12. Извещение.

Извещение о заседании, совещании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие.

Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращение должны входить фамилия, имя и отчество лица, которому посылается извещение.

В текст извещения может включаться просьба о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещение адресуется учреждению.

8.13. Докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с исполнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под чертой в скобках указываются дата и номер поручения.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Докладные записки, направляемые в вышестоящий орган, должны быть подписаны руководителем учреждения и иметь индекс (номер).

Предложение - разновидность докладной записки, содержащее перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Подготовка и оформление предложения должны производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления докладной записки.

8.14. Служебное письмо.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, вызвавшие письмо; в доказательствах приводятся факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами и ссылками; в заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание получателя письма, могут использоваться и другие схемы составления текста, в которых какой-либо из перечисленных логических элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Перед текстом письма, оформленного на бланке или листах формата А4 (210 х 297 мм), в левом верхнем углу (ниже углового штампа) указывается краткое содержание вопроса (заголовок), изложенное одной фразой. Заголовок, как правило, начинается с предлога "О" или "Об". К письмам, оформляемым на бланке или листе формата А5 (148 х 210 мм), заголовок не составляется. Если письмо связано с исполнением поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то дата и номер поручения указываются под заголовком, под чертой, в скобках.

Почтовый адрес располагается после фамилии адресата. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным учреждениям. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие получатели. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, а на каждом экземпляре письма указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Если к письму прилагается документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:

Приложение: письмо Миннауки России от 22.10.96 N 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л.

На самом приложении должно быть указано:

                                    Приложение

                                    к письму Минобороны России

                                    от 22.11.96 N 1/26530

Письма печатаются на бланках установленного образца, (бланках писем).

Служебные письма, адресованные вышестоящим организациям, подписываются руководителем организации.

Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

8.15. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть сначала застенографирована и записана с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана на пишущей машинке. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (автографа подписавшего), которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностного лица, передавшего телефонограмму, и должностного лица, принявшего ее.

9. Организация работы со служебными документами

9.1. Корреспонденция, поступающая в Администрацию области, принимается и регистрируется в секторе делопроизводства общего отдела.

9.1.1. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата. На телеграммах и документах фельдсвязи ставится номер, дата и время поступления. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

9.1.2. Документ регистрируется в день поступления с распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны первого листа входящего документа и двух экземпляров учетных карточек.

9.1.3. Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - немедленно курьером или через фельдъегерскую службу под расписку или с отметкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

9.1.4. Зарегистрированные в секторе делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности. Документы, адресованные Главе Администрации (Губернатору) области, направляются в первую приемную. С резолюцией Главы Администрации (Губернатора) области документы направляются по назначению.

9.2. Первая приемная Главы Администрации (Губернатора) области отправляет документы через сектор делопроизводства, кроме особых случаев по усмотрению руководства.

9.3. Официальный номер факсимильного аппарата (телефакса) установлен в первой приемной Главы Администрации (Губернатора) области. При приеме и передаче служебной информации по этим номерам работники подразделений Администрации области руководствуются следующим порядком:

- служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом;

- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы;

- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

9.4. Отправляемому из Администрации области документу:

- присваивается исходящий номер, который состоит из индекса и порядкового регистрационного номера документа (например: А 15-164). Исходящий номер дополняется индексом дела по номенклатуре (например: А 02-164);

- на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

- в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

- служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями;

- при подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и производится расшифровка подписи лица, подписавшего документ;

- подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не рекомендуется;

- представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего;

- при адресовании документа руководителю подразделения Администрации области или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже, при направлении документа в подразделение Администрации или в организацию их наименования пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном);

- адрес печатается в правом верхнем углу документа.

10. Подготовка и оформление документов коллегий, заседаний, совещаний

10.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение коллегий, заседаний и совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области, осуществляется общим отделом совместно с другими подразделениями Администрации в соответствии с Регламентом.

10.1.1. Отдел контрольно-организационной работы и кадровой политики Администрации области обеспечивает: подготовку, при необходимости, проекта распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области о проведении заседания, совещания, основных мероприятий (перечня основных мероприятий) по подготовке и проведению коллегии, заседания, совещания, а также и телеграмм-приглашений;

подготовку совместно с проводящей стороной порядка проведения и повестки дня запланированного мероприятия;

оповещение совместно с общим отделом участников заседания, коллегии, совещания о дате, времени и месте их проведения на основании представленных соответствующими подразделениями Администрации области списков и указателей рассылки.

10.1.2. Общий отдел совместно с хозяйственным отделом обеспечивают готовность зала и дежурство в нем необходимых служб Администрации области в ходе работы коллегии, совещаний, заседаний.

10.1.3. Общий отдел обеспечивает предоставление необходимых материалов членам коллегий, участникам заседаний и совещаний; размножение и рассылку документов и материалов; регистрацию участников заседаний и совещаний, раздачу им соответствующих документов; выполнение машинописных и копировально-множительных работ, при необходимости - стенографирование и звукозапись мероприятий.

10.1.4. Хозяйственный отдел осуществляет подготовку места проведения мероприятия, организацию питания участников, размещение их в гостиницах, обеспечение транспортом и билетами на проезд.

10.2. По итогам коллегий, заседаний и совещаний проводящее его подразделение Администрации области или общий отдел готовят протокол или стенограмму, при необходимости - итоговый документ.

11. Рассмотрение писем и организация приема граждан

11.1. Поступившие в Администрацию области письма граждан передаются в сектор писем и приема граждан, где регистрируются на учетных карточках установленной формы.

11.2. Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы направляются на рассмотрение органов и структур, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов. Сопроводительные письма готовятся сектором писем и приема граждан на основании резолюций Главы Администрации (Губернатора) области и подписываются заместителями Главы Администрации (Губернатора) или Руководителем Аппарата - управляющим делами.

11.3. Вся почта с личной перепиской Главы Администрации (Губернатора) области ставится на контроль в секторе писем и приема граждан.

11.4. Не разрешается передавать письма для исполнения без регистрации в секторе писем и приема граждан. Исполнитель обязан вместе с подготовленным ответом возвратить письмо гражданина.

Если заявление или жалоба требуют рассмотрения в Аппарате Администрации области, то сектор писем передает обращение заместителю Главы Администрации (Губернатора) области, Руководителю Аппарата - управляющему делами по принадлежности без сопроводительных писем.

11.5. Обращения граждан рассматриваются всеми исполнителями, кому даны поручения, в срок до одного месяца со дня регистрации в секторе писем, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не более 15 дней.

В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается автору.

11.6. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

11.7. Прием посетителей организуется в секторе писем и приема граждан ежедневно, кроме выходных дней. Запись к Главе Администрации (Губернатору) области и его заместителям ведется ежедневно. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на учетных карточках установленной формы.

Поданное на прием посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном порядке.

11.8. Сектор писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающей почты, ежемесячно представляет Главе Администрации (Губернатору) области и Руководителю Аппарата - управляющему делами Администрации сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

11.9. Работники Аппарата Администрации области и ее структурных подразделений принимают участие при рассмотрении органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, общественными объединениями обращений граждан, адресованных Главе Администрации (Губернатору) области через общественную приемную, которая работает по особому плану.

12. Машинописьменные и копировально-множительные работы

12.1. Для печати принимаются только служебные материалы.

12.2. Печатание под диктовку не допускается.

12.3. Печатание производится в порядке поступления материалов.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется машбюро по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

12.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво.

Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

12.5. Рукопись визируется начальником общего отдела и сдается в машинописное бюро.

12.6. На обратной стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются инициалы имени и фамилии машинистки, дата, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

12.7. Копировально-множительные работы.

12.7.1. Копировально-множительные работы (размножение документов) в Администрации области осуществляются сектором делопроизводства общего отдела.

Размножению подлежат только служебные документы и материалы.

Размножение производится по заказу, подписанному начальником общего отдела.

12.7.2. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

12.7.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

В секторе делопроизводства ведется учет произведенных работ по размножению документов.

13. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

13.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

13.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации области с указанием сроков их хранения.

13.1.2. В номенклатуру дел включаются дела и документы, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Администрации области.

13.1.3. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При изменении структуры Администрации области в сводную номенклатуру вносятся соответствующие изменения.

13.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации области составляется заведующим архивом Администрации области на основании номенклатур дел подразделений, согласованных с руководителем подразделения, утверждается Руководителем Аппарата - управляющим делами.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.2. Формирование дел в подразделениях Администрации области.

Оформление документов, законченных делопроизводством.

13.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении Администрации области, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

13.2.2. Исполненные документы формируются в отдельные дела.

Документы постоянного и временного срока хранения необходимо формировать отдельно.

13.2.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечня документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. Сроки хранения дел, содержащих документы временного хранения, определяются по номенклатуре дел Администрации области.

13.2.4. Законченные делопроизводством дела в течении одного года хранятся в подразделениях Администрации области. Затем дела постоянного и пятилетнего срока хранения сдаются в архив по утвержденному графику.

13.2.5. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в подразделении Администрации области по акту установленной формы, который утверждается руководителем этого подразделения.

13.2.6. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации области работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив независимо от сроков хранения.

13.3. Использование архивных документов

13.3.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам Администрации области для работы во временное пользование (не более одного месяца).

Работники несут ответственность за сохранность, правильное использование архивных документов. Изъятие документов из архивных дел, поправки запрещается.

13.3.2. Подлинники постановлений, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области не выдаются.

13.3.3. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник подразделения Администрации области передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении по акту установленной формы.

14. Порядок преодоления возникших разногласий между Администрацией области, областной Думой, другими властными структурами, предприятиями и общественными организациями

14.1. Разногласия между Администрацией области и областной Думой по вопросам разграничения и осуществления предметов ведения и полномочий разрешаются согласительными комиссиями.

14.1.1. Согласительные комиссии создаются по инициативе сторон на паритетной основе сроком до двух месяцев до полного преодоления возникших разногласий.

14.1.2. Согласительные комиссии образуются, как правило, в составе 10 человек совместным документом Администрации области и областной Думой.

14.1.3. Согласительная комиссия открытым голосованием избирает из состава комиссии двух сопредседателей (от каждой стороны), которые поочередно ведут заседания комиссии.

14.1.4. Решение комиссии принимается открытым раздельным голосованием. Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство членов комиссии от каждой из сторон.

14.1.5. По результатам работы согласительная комиссия составляет протокол, который подписывается обоими сопредседателями и передается на рассмотрение Главе Администрации (Губернатору) области и депутатам областной Думы.

На заседании областной Думы заслушивается доклад обоих сопредседателей, либо одного из них, либо любого члена комиссии по решению согласительной комиссии.

14.1.6. Глава Администрации (Губернатор) области вправе внести предложение о продлении срока работы согласительной комиссии при отклонении областной Думой предложений комиссии.

14.1.7. Деятельность согласительной комиссии прекращается после принятия областной Думой мотивированного решения по всем предложениям комиссии.

14.2. Обеспечение гарантий социальной защиты и трудовых прав населения, координация действий в вопросах социального партнерства осуществляется посредством трехсторонних соглашений Администрации области, областной Федерации профсоюзов и представителей работодателей области, заключаемыми на определенный срок.

14.2.1. Возникающие в процессе реализации трехстороннего соглашения разногласия разрешаются областной трехсторонней комиссией.

14.2.2. Итоги выполнения трехстороннего соглашения подводятся не реже двух раз в год областной трехсторонней комиссией на совещании у заместителя Главы Администрации области, директора департамента гуманитарной сферы и социальной политики. На совещании комиссией вносятся предложения по уточнению отдельных пунктов соглашения.

14.2.3. Текст трехстороннего соглашения и итоги его выполнения публикуются в печати.

14.3. Разрешение коллективных трудовых споров, разногласий, вытекающих из нарушения взаимных обязательств Администрации области, общественных организаций и формирований возлагается на первого заместителя Главы Администрации и директора Департамента по правовым вопросам.

15. Режим работы Администрации области

15.1. Режим работы Администрации области утверждается Главой Администрации (Губернатором) области, контроль за его соблюдением осуществляет Руководитель Аппарата - управляющий делами.

15.2. Рабочее время Администрации области устанавливается продолжительностью 8 часов с 8 до 17 часов местного времени с перерывом на обед с 12 до 13 часов при сохранении ненормированного рабочего дня для работников.

15.3. Работники Администрации области, других областных структур, расположенных в здании Администрации области, имеют право на свободный вход в здание для исполнения служебных обязанностей в рабочие дни с 7 до 20 часов по предъявлению служебного удостоверения установленного образца.

Пропуск в здание Администрации работников Администрации области и других областных структур в выходные и праздничные дни осуществляется специальным подразделением УВД в исключительных случаях по специальному разрешению Руководителя Аппарата - управляющего делами Администрации области.

15.4. Свободный вход граждан в здание Администрации области соблюдается в рабочие дни и только в рабочее время.

В другое время рабочего дня вход граждан производится с разрешения наряда спецподразделения УВД и после личной встречи посетителя с работником Администрации в фойе здания.

15.5. Ключи от кабинетов работники Администрации получают перед началом рабочего времени и сдают при уходе с работы дежурному спецподразделения УВД под роспись в специальной книге регистрации.

В том же порядке осуществляется получение и сдача ключей от кабинетов с установленной охранной сигнализацией. При срабатывании сигнализации сотрудники Администрации вызываются на работу для выяснения причин в любое время суток.

15.6. Использование большого и малого залов Администрации области для проведения заседаний коллегии, совещаний и других мероприятий согласовывается с Руководителем Аппарата - управляющим делами. Ответственность за содержание залов в надлежащем состоянии и постоянной технической готовности возлагается на начальника хозяйственного отдела Администрации.

15.7. Режим работы столовой и буфета устанавливается начальником хозяйственного отдела в удобное для сотрудников Администрации время.

Доступ в столовую и буфет посетителей - свободный, с отдельным входом в столовую с 12 до 13 часов.

15.8. Время работы гардероба устанавливается начальником хозяйственного отдела в зависимости от погодных условий на полный рабочий день без перерыва на обед и ненормируемым рабочим днем в период проведения длительных мероприятий.

15.9. Стоянка личного транспорта работников Администрации области во дворе и на прилегающей к Администрации территории производится с разрешения начальника хозяйственного отдела.

Руководитель Аппарата - управляющий делами

В.М. Достовалова

Руководитель Аппарата управляющий делами

В.М. Достовалова