Приложение. Положение о порядке хранения и использования архивов органов технической инвентаризации (отменено)

Приложение

к постановлению Администрации

Курганской области

от 22 апреля 1997 г. N 274

Положение
о порядке хранения и использования архивов органов технической инвентаризации.

ГАРАНТ:

Отменено Постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 18 декабря 2001 г. N 554

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение определяет порядок хранения и использования архивов бюро технической инвентаризации.

1.2. Архив Курганского государственного предприятия технической инвентаризации "Инвентаризация" (далее КГПТИ "Инвентаризация") предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты недвижимого имущества в жилищной, социально-культурной, коммунально-бытовой сферах, а также другие объекты недвижимости, в целях государственного учета (на основе регистрации и технической инвентаризации) и в интересах пользователей.

Целью деятельности архива является обеспечение собственников организаций, государственных органов, органов местного самоуправления и владельцев основных фондов информацией о местоположении, техническом состоянии, стоимости и принадлежности строений, помещений и сооружений, выдаваемой на основе хранящейся в архиве инвентаризационно-технической документации.

Основными задачами архива являются приемка, учет и хранение инвентаризационно-технической документации, формирование инвентарных дел, выдача документов специалистами БТИ в производство, контроль их использованными возвратом списание инвентарных дел, а также выдача собственникам и владельцам основных Фондов, органам местного самоуправления и государственным органам сведений, содержащихся в инвентаризационно-технической документации.

1.3. Хранящаяся в архиве инвентаризационно-техническая документация на объекты недвижимости является собственностью Курганской области.

Использование архивных документов не должно нарушать прав собственников и владельцев основных фондов.

Копии подлинных документов, относящихся к конкретному инвентарному объекту, могут выдаваться третьим лицам только с разрешения собственника объекта.

1.4. В целях обеспечения сохранности первоисточников, доступ к ним ограничивается путем разделения документов на материалы основного хранения и материалы оперативного справочного доступа (оперативный фонд).

Круг лиц, имеющих доступ к материалам основного хранения, устанавливается приказом руководителя КГПТИ "Инвентаризация". Другие должностные лица могут допускаться в помещение основного архивохранилища с разрешения руководителя предприятия в сопровождении лиц, имеющих постоянный допуск.

2. Требования к помещению и оборудованию.

2.1. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива и его оборудованию определяются в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР, утвержденных приказом Главного архивного управления от 7 декабря 1983 года N 352.

3. Материалы, подлежащие хранению.

Основные документы

3.1. К материалам основного хранения относятся следующие единицы:

- инвентарное дело на объект технического учета, включающее одно или несколько строений основного назначения, расположенных на отдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указанием почтового адреса; при квартальной застройке - на каждое основное строение;

- инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения;

- всякий сброшюрованный или переплетенный комплект или отдельный чертежный лист, если он не брошюруется с другими материалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартиры и иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях.

3.2. Перечень материалов основного хранения может дополняться приказом руководителя предприятия.

3.3. Поступающие в основное хранилище единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и другие) должны иметь четкое наименование, позволяющее их отнесение к тому или иному виду основных фондов.

Прочие документы:

- инвентарные книги;

- реестровые книги;

- алфавитная картотека владельцев строений:

- статистические карточки на строения и отчеты о жилом фонде;

- книга учета уничтоженных дел на строения.

4. Порядок приемки, учета и хранения документации.

4.1. К основному хранению в архив принимаются материалы на бумажных носителях, оформленные в установленном порядке, т.е. заключенные в твердые папки, сшиты, прошнурованы, пронумерованы и оценены. Скрепление листов дела металлическими предметами не допускается. Планы больших форматов сброшюровываются, нумеруются инвентарным номером дела, к которому относятся и хранятся отдельно.

4.2. Стоимость сдаваемых в архив инвентарных дел определяется по расчету, составленному исполнителем, проверенному главным бухгалтером и утвержденному руководителем предприятия.

Стоимость инвентарного дела определяется исходя из затрат БТИ на его разработку.

Первоначальная стоимость инвентарного дела указывается в левом верхнем углу на обороте обложки. Последующие затраты, связанные с внесением по результатам текущей инвентаризации, плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость дописывается под первоначальной нарастающим итогом.

Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки определяется инвентаризационной комиссией, создаваемой приказом КГПТИ "Инвентаризация", при проведении инвентаризации архива.

4.3. Инвентарное дело на объект недвижимости разделяется на 3 отдельно сброшюрованные группы документов.

В первую группу включаются материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположенные в следующей последовательности:

- технический паспорт;

- план земельного участка;

- поэтажные планы основных строений;

- экспликации к поэтажным планам.

Скрепление материалов первой группы должно позволять извлечение их из дела для снятия копий и выдачи исполнителям в производство.

При утрате документов первой группы их восстановление должно производиться с выходом на место и использованием материалов второй и третьей групп, брошюровка которых не должна позволять их извлечения из дела.

Во вторую группу включаются все копии правоустанавливающих документов, сброшюрованные в хронологическом порядке. Каждый лист материалов, подшиваемых в данную группу, должен нумероваться нарастающим итогом. Заголовки документов и номера листов дела должны вноситься в опись данной группы документов. Извлечение документов данной группы из дела запрещается.

В третью группу включаются долевые материалы (абриса, расчеты площадей и объемов, акты технического обследования, материалы предшествующих инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности и подшиваемые в хронологическом порядке. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку ""Погашено. Дата. Подпись".

Извлечение документов третьей группы из дела, а также внесение каких-либо исправлений и поправок в документы после их подшивки не допускается.

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе. Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечаний к описи листов, хранящихся в деле.

4.4. Учет поступающих в основное хранилище инвентарных дел производится путем их регистрации в инвентарных книгах.

Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Обязательным требованием к регистрационной записи является указание даты регистрации, регистрационно (инвентарного) номера и наименование дела.

4.5. Инвентарная книга на домовой фонд (жилые здания и здания гражданского назначения) заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (др. населенному пункту) независимо от принадлежности.

Инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления.

Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнем углу заглавной обложки дела.

Инвентарный номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

Номера дел, хранящихся с разграничением по кварталам, проставляются в виде дроби. В числителе дроби указывается порядковый номер (регистрационный номер) по инвентарной книге, а знаменателе - условный (присвоенный) номер города (района, поселка), номер кварталами номер папки.

Условные номера населенных пунктов принимаются в соответствии с почтовой индексацией.

Детальный порядок нумерации (присвоение регистрационных номеров) инвентарных дел устанавливается приказом начальника БТИ.

4.6. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в специальной инвентарной книге.

4.7. Поиск дел в архиве производится по инвентарному номеру, который указывается в алфавитной и статистической карточках на строение основного назначения, а на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по. инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (приложение N 4).

4.8. Инвентарные дела, погашенные по различным основаниям, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, четко объясняющая причину погашения дела.

4.9. В случае раздела одного объекта (домовладения) на два или несколько самостоятельных с обособленными земельными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы, относящиеся к общему первоначальному объекту (домовладений), погашаются и оставляются в деле, которому сохранен инвентарный номер.

5. Выдача инвентарных дел из основного хранилища.

5.1. Выдача инвентарных дел из основного хранилища производится в исключительных случаях по письменному разрешению руководителя БТИ или уполномоченных им лиц. В разрешении должны быть указаны цель (причины или основания) выдачи, срок возврата и лицо, кому разрешено получить дело.

Выдача определенных документов первой группы из инвентарных дел должна производиться в порядке, установленном начальником БТИ.

5.2. Для учета выдачи и возврата материалов на каждое инвентарное дело заводится карточка учета, которая хранится в этом деле, а при выдаче его оставляется на месте хранения дела (по домовому фонду) или в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (на объекты благоустройства и инженерные сети - приложение N 6).

5.3. Контроль выдачи и возврата дел ведется по записям в журнале учета выдачи и возврата инвентарных дел (приложение N 7) и осуществляется назначенным приказом по предприятию (БТИ) работником архива.

5.4. Изъятие из архивохранилища документации на определенный срок для использования его соответствующими организациями (судебно-следственными и другими органами) возможно только с ведома начальника БТИ и на основе надлежаще оформленного требования (запроса). При выдаче обязательна, опись всех документов и роспись лица, получающего их, с указанием Ф.И.О. (полностью) и должности.

5.5. Если в отдельных конкретных случаях выдача инвентарных материалов и сведений нарушает права собственника, то начальник БТИ вправе приостановить выдачу и потребовать возврат выданных материалов.

Выдача названных материалов может быть возобновлена по согласию собственника или по решению (определению) суда.

В случае неправомерной или ошибочной выдачи материалов руководитель предприятия должен письменно известить заинтересованных лиц об отзыве документов. После извещения об отзыве документов, ссылки заявителей и пользователей на ошибочно или неправомерно выданные сведения рассмотрение не подлежат.

БТИ обязано возместить пользователям их затраты на получение ошибочно или неправомерно выданной документации.

5.6. При хранении информации на магнитных носителях, производится резервное копирование на дополнительные дискеты для исключения утраты информационной базы.

6. Сроки хранения, порядок списания дел и ревизия архива.

6.1. Бессрочному (постоянному) хранению в архивах БТИ подлежат:

- схематические и инвентарные планы городов, поселков, населенных пунктов и кварталов;

- инвентарные дела на здания и сооружения, принятые или стоявшие ранее на государственной охране.

Списки зданий и сооружений, являющихся памятниками истории и архитектуры, а также принятых, принимаемых на государственную охрану или имеющих историко-архитектурную ценность, представляются в БТИ управлением культуры администрации области. Названные дела, утратившие практическое значение, по результатам отбора или экспертизы могут быть переданы на хранение в государственные архивы.

Результаты отбора и экспертизы дел и документов БТИ представляются на рассмотрение областной экспертной комиссии, созданной постановлением администрации области N 436 от 16.10.95 г. "О совершенствовании отбора и передачи в госархивы научно-технической документации".

Бессрочному хранению подлежат обветшавшие реестровые книги, книги учета уничтоженных дел на строения, а также статистические отчеты о домов фонде.

При ликвидации архива документы бессрочного хранения должны передаваться правопреемнику или в государственные архивы на основании экспертизы ценности документов определяемом комитетом по управлению архивами администрации области.

6.2. Постоянному срочному хранению в архиве подлежат: инвентарные дела (с правоустанавливающими документами или без них) на существующие инвентарные объекты. После уничтожения инвентарного объекта по причине сноса, пожара, стихийного бедствия, или по иным причинам, погашенные инвентарные дела хранятся в архиве 3 года, в случаях, когда земельный участок не изымается у домовладельца, инвентаризационно-техническая документация подлежит дальнейшему хранению.

Материалы технического учета на ликвидационные (списанные в установленном порядке) объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся в архиве бюро также 3 года, а затем уничтожаются. инвентарные обветшавшие книги. Срок хранения их устанавливается решением начальника КГПТИ "Инвентаризация" на период справочной потребности в них, но не менее 3-х лет.

Инвентарные дела на уничтоженные инвентарные объекты, находящиеся под арестом, или по) которым не закончено судебное дело - до завершения судебного дела, но не менее 3-х лет.

6.3. По истечении срока хранения документов, указанных в п.6.2 основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (приложение N 8). При этом в книге указывается время, когда впервые была проведена инвентаризация, а также даты последних обследований.

Собственники и владельцы строений (помещений), зарегистрированные в БТИ к моменту уничтожения объекта собственности, записываются в книги без сокращений в их наименовании. При ссылке на документ, подтверждающий право собственности, полностью указывается наименование органа, выдавшего документ, номер и дату оформления.

По объектам, принадлежащим нескольким лицам, указывается вид собственности, а при долевой собственности"- долевое участие.

Технико-экономические показатели (материал стен, физический износ, площадь и т.п.), даются только по основному строению по последнему обследованию, а восстановительная и действительная стоимости (указать в ценах какого года) - с учетом всех построек и сооружений, имеющихся на земельном участке.

6.4. Списание дел к уничтожению производится на основании акта, составленного комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия.

Реквизиты акта (номер приказа о создании комиссии, дата составления акта) указывается в ст.19 книги уничтоженных дел.

Акты на списание и уничтожение инвентарных дел сдаются на хранение в бухгалтерию предприятия.

6.5. В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности инвентарных дел основного хранения, не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению руководства БТИ производится инвентаризация материалов основного хранения.

Инвентаризация производится в соответствии с "Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов", утвержденными письмом Минфина СССР от 30.12.82 г. N 179, в результате которой:

- выявляется наличие и полнота дел:

- учитываются пришедшие в ветхость документы;

- намечаются сроки их обновления, как путем обследования объекта, так и камерально.

При проведении инвентаризации инвентарная опись не составляется, а проверка наличия ведется по инвентарным книгам, где количество и стоимость инвентарных дел основного хранения на дату инвентаризации указывается после последней регистрационной записи, с подписью техника архива или уполномоченного лица.

7. Оперативный фонд.

7.1. Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений к материалам основного хранения и позволяет быстрый поиск требуемой информация: без обращения к материалам основного хранения.

7.2. При недостатке информации и необходимости Обращения к материалам основного хранения, оперативный фонд должен позволять поиск требуемых инвентарных дел.

Для достижения указанных целей руководители и специалисты БТИ формируют любые другие материалы оперативного фонда, а также внедряют новые способы хранения, поиска и выдачи информации, в том числе справочно-информационную базу данных на магнитных носителях, картотеку аэрофотоснимков и др.

Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.

7.3. Реестровые книги предназначены для регистрации инвентарных объектов.

Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в части существования объекта на момент регистрации. Форма реестровой книги предусматривает также регистрацию документов о принадлежности объекта. Регистрация правоустанавливающего документа имеет юридическое значение для установления собственника объекта на дату регистрации и исчисления сроков.

Реестровые книги ведутся по следующим объектам недвижимости:

- зданиям гражданского назначения;

- квартирам;

- сооружениям коммунально-бытового назначения;

- передаточным устройствам.

Реестровые книги по зданиям гражданского назначения ведутся в соответствии с требованиями Инструкции о порядке регистрации жилищного фонда, утвержденной приказом ЦСУ СССР от 15 июля 1985 года N 380.

Регистрация квартир и правоустанавливающих документов на них проводится в реестровой книге (приложение N 1).

Порядок регистрации сооружений и передаточных устройств излагается в соответствующих инструкциях по инвентаризации основных фондов, утвержденных приказами МЖКХ РСФСР N 156 от 11 апреля 1975 года и N 378 от 9 сентября 1975 года по форме (приложение N 5).

Реестровые книги ведутся специалистом, назначенным приказом руководителя предприятия.

7.4. Алфавитная картотека владельцев строений предназначается для получения информации о принадлежности инвентарных объектов и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта заранее не известно. Алфавитная карточка (приложение N 9) по обслуживаемым городам и другим населенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца. Группировку алфавитных карточек, целесообразно делать по принципу построения энциклопедических словарей. В алфавитных карточках указывают паспортные данные собственника, год рождения, а по юридическим лицам - данные свидетельства о государственной регистрации.

В небольших населенных пунктах допускается ведение вместо картотеки алфавитной книги с соблюдением установленных правил.

7.5. Статистические карточки являются главным источником инвентаризационно-технической информации, позволяющим снизить число обращений к материалам основного хранения. Статистические карточки составляются по результатам текущей инвентаризации. Карточки хранятся в ящиках, по видам основных фондов, в порядке, аналогичном алфавитной картотеке владельцев.

Детальный порядок ведения статистической картотеки, в том числе разграничение основных фондов по категориям принадлежности, устанавливается руководством БТИ.

Если статкарточки не заводятся, то уполномоченное должностное лицо вносит статистическую информацию в специальные журналы, заведенные по каждому населенному пункту с группировкой их по фондам принадлежности.

Статкарточки на снесенные объекты погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся не менее 3-х лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке наименований улиц.

7.6. Книга учета самовольного строительства (приложение N 10) ведется в хронологическом порядке выявления эксплуатируемых строительных объектов, не принятых государственной комиссией.

Самовольное возведение строений, не являющихся самостоятельными инвентарными объектами (пристроек, гаражей и других принадлежностей главной вещи), а также перепланировки помещений, в данной книге не фиксируется. Книга учета бесхозных объектов ведется по форме приложения N 10, аналогично книге учета самовольного строительства.

7.7. При наличии достаточной информационной базы данных на машинных носителях, ведение алфавитных и статистических картотек не требуется, если сохранность носителей дублируется одной копией.

8. Порядок выдачи и контроль информации, выдаваемой собственникам.

8.1. Архив БТИ вправе выдавать копии инвентаризационно-технических документов и справки по формам, установленным отраслевыми нормативными документами или утвержденными администрацией области.

Истребование от граждан или выдача гражданам справок произвольной Формы запрещена.

8.2. Снятие и выдача копий с копий документов запрещается.

8.3. Выдаваемые документы и копии не должны повлечь возникновение споров между собственниками. С этой целью контролирующие выдачу документов лица, вправе внести в любой выдаваемый документ или копию запись о цели выдачи или ограничить область назначения документа.

8.4. Работники БТИ, подготавливающие и контролирующие выдаваемые документы, должны обращать внимание на соответствие документов результатам последней инвентаризации. Все возникающие изменения должны быть обоснованы документально.

Если при этом в ранее выданных материалах и в материалах предыдущих инвентаризаций будет обнаружена ошибка, то контролирующее лицо обязано внести запись об этом в примечаниях к выдаваемым материалам. Исправление материалов предыдущих инвентаризаций запрещается.

Особое внимание должно уделяться обоснованию границ землепользований и классификаций помещений. Выдаваемые документы по вопросам решения споров должны содержать ссылки на обосновывающие документы. Если в инвентаризационных документах таких ссылок нет, то руководитель БТИ имеет право внести их на основании других документов (Заключений комиссий и других).

При отсутствии границы землепользований (оград, граничных столбов) или документа, устанавливающего границы землепользования, контролирующее лицо обязано сделать запись "границы показаны условно".

При неоднозначности классификаций помещений, контролирующее лицо обязано сделать запись о том, что классификация дана условно, в учетно-статистических целях (а не в доказательных) и указать в выдаваемом документе порядок решения споров о классификации помещений. Выдача справок о физическом износе части инвентарного объекта неправомерна.

8.5. Правила внутреннего распорядка в архиве устанавливаются начальником КГПТИ "Инвентаризация".