Приложение N 1. Регламент администрации города Шадринска

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Шадринска Курганской области от 28 апреля 2009 г. N 114-р в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

Регламент
администрации города Шадринска

С изменениями и дополнениями от:

28 апреля 2009 г.

1. Общие положения.

1.1. Администрация города Шадринска является исполнительно - распорядительным органом местного самоуправления, подотчетным Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска. Правовой статус администрации города, пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами РФ, правовыми актами Президента и Правительства РФ, законами Курганской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Курганской области, Уставом муниципального образования - город Шадринск, решениями Шадринской городской Думы, Положением об администрации города, нормативными правовыми актами администрации города Шадринска.

1.2. Настоящий Регламент определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности администрации города:

- планирование работы администрации города;

- подготовка и проведение заседаний и совещаний;

- подготовка проектов нормативных правовых актов администрации города Шадринска;

- подготовка проектов ненормативных правовых актов администрации города Шадринска;

- организация работы со служебными документами;

- организация работы с письменными и устными обращениями граждан;

- контроль за исполнением документов и поручений;

- выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

- формирование архивных дел и использование архивных документов;

- информирование населения города о деятельности администрации города Шадринска;

- режим работы администрации города Шадринска.

2. Планирование работы.

2.1. Приоритетные направления деятельности администрации города по социально-экономическому развитию города базируются на комплексных и долговременных программах и реализуются в квартальных планах работы.

2.2. План работы на месяц, квартал формируется управляющим делами администрации города Шадринска на основе предложений руководителей структурных подразделений администрации города и включает разделы:

2.2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях городской Думы;

2.2.2. Подготовка нормативных и ненормативных правовых актов администрации города;

2.2.3. Заседания, совещания, проводимые Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска и его заместителями;

2.2.4. Общегородские и представительские мероприятия;

2.2.5. Мероприятия по контролю за исполнением служебных документов.

2.3. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации города представляют управляющему делами администрации города Шадринска свои предложения в план работы администрации города, согласованные с соответствующим заместителем главы администрации города Шадринска, не позднее 20 числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду.

2.4. План работы администрации города утверждается Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, а в его отсутствие - его первым заместителем.

2.5. Контроль за выполнением плана работы администрации города осуществляется заместителями главы администрации города Шадринска в соответствии с должностными обязанностями.

Общий контроль за выполнением плана работы администрации города возлагается на управляющего делами администрации города. Структурные подразделения администрации города представляют управляющему делами отчеты о выполнении плана работы не позднее 5 числа первого месяца следующего квартала.

2.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение, заместитель главы администрации города Шадринска информирует Главу города Шадринска - главу администрации города Шадринска об этом за 7 дней до намеченного срока проведения мероприятия.

Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска рассматривает предложение об изменении или уточнении плана и принимает по нему решение.

3. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний.

3.1. Подготовка и проведение аппаратных совещаний у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

3.1.1. Для координации деятельности всех структурных подразделений администрации города, обсуждения проблем, требующих оперативного решения, проводятся аппаратные совещания у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

3.1.2. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесячные, с рассмотрением запланированных основополагающих и контрольных вопросов социально-экономического развития города, и еженедельные - по вопросам текущего характера.

Аппаратные совещания, как правило, носят открытый характер.

3.1.3. Ежемесячные аппаратные совещания проводятся во второй, четвертый вторники каждого месяца в малом зале администрации города в 8.00.

Еженедельные аппаратные совещания проводятся каждый понедельник в кабинете Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска в 9.00.

3.1.4. Во время отсутствия Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска по его поручению совещания проводит его первый заместитель. При этом совещания проводятся в кабинете первого заместителя главы администрации города Шадринска или малом зале администрации города в утвержденные Регламентом сроки.

3.1.5. На еженедельных аппаратных совещаниях присутствуют заместители главы администрации города Шадринска, управляющий делами, руководитель финансового отдела, руководитель правового отдела, руководители СМИ.

3.1.6. На ежемесячные аппаратные совещания, кроме лиц, указанных в пункте 3.1.5., могут быть приглашены в индивидуальном порядке:

- начальник ОВД по городу Шадринску,

- руководитель Межрайонной ИФНС России N 1 Курганской области,

- Шадринский межрайонный прокурор,

- председатель Шадринского городского суда,

- председатель Шадринской городской Думы;

- заместитель руководителя отраслевого (функционального) органа;

- руководитель структурного подразделения отраслевого (функционального) органа.

3.1.7. В повестку дня ежемесячных аппаратных совещаний вносится не более 3 вопросов.

3.1.8. Не позднее 3 дней до даты проведения ежемесячного аппаратного совещания должностное лицо, ответственное за внесенный в повестку аппаратного совещания вопрос, подтверждает заместителю главы администрации города Шадринска, курирующему данный вопрос, управляющему делами администрации города готовность докладчика и представляет необходимые материалы и список приглашенных.

3.1.9. Предложения о внесении дополнительных вопросов в повестку ежемесячного аппаратного совещания могут быть внесены управляющему делами администрации города, заместителями главы администрации города Шадринска не позднее, чем за 3 дня до даты совещания.

После согласования в этот же день у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска дополнительной повестки, управляющему делами представляются все необходимые материалы и список приглашенных.

3.1.10. Оперативное приглашение всех участников и приглашенных на ежемесячное аппаратное совещание осуществляет контрольно-организационный отдел.

3.1.11. Время для докладов на аппаратных совещаниях устанавливается до 15 минут, для обсуждения вопроса - до 15 минут.

Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Проводящий совещание может продлить время для доклада, выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.

3.1.12. В ходе ежемесячных аппаратных совещаний руководитель контрольно-организационного отдела ведет протокол, который оформляется в двухдневный срок.

3.2. Подготовка и проведение совещаний, представительских мероприятий Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

3.2.1. Проведение совещаний, представительских мероприятий Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска включаются в план работы администрации города.

3.2.2. Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска определяет место проведения, повестку дня, порядок ведения, состав участников и продолжительность совещаний и представительских мероприятий - по предложению заместителей Главы администрации города Шадринска и управляющего делами администрации города.

3.2.3. Участники совещаний и представительских мероприятий приглашаются отраслевыми отделами, при необходимости - контрольно-организационным отделом администрации города.

Пригласительные билеты на представительские мероприятия изготавливаются контрольно-организационным отделом администрации города.

Тиражирование необходимых документов, регистрация участников, а также подготовка помещения в здании администрации города обеспечивается контрольно-организационным отделом администрации города и комендантом.

3.2.4. Расходы по проведению совещаний и представительских мероприятий при использовании бюджетных средств согласовываются с финансовым отделом администрации города.

3.2.5. Организационная работа по подготовке совещаний, представительских мероприятий Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, проводимых вне здания администрации города, возлагается на отраслевые отделы. При необходимости к этой работе может быть привлечен контрольно-организационный отдел администрации города по согласованию с управляющим делами администрации города.

3.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний заместителями главы администрации города Шадринска и руководителями структурных подразделений администрации города.

3.3.1. Проведение оперативных совещаний заместителями главы администрации города Шадринска и руководителями структурных подразделений администрации города носит, как правило, плановый характер.

3.3.2. Повестка дня, состав участников, место и время проведения совещаний заместителями главы администрации города Шадринска и руководителями структурных подразделений устанавливаются, как правило, самостоятельно, исходя из квартального плана работы, указаний и поручений вышестоящего руководителя в связи с производственной необходимостью.

3.3.3. Использование для проведения совещаний и других мероприятий малого и большого залов согласовывается с контрольно-организационным отделом администрации города. Заявка на помещение и выполнение работ, необходимых для проведения совещания, мероприятия, подается в контрольно-организационного отдел не позднее, чем за один день до проведения совещания.

3.3.4. При необходимости регистрации участников, ее проведение обеспечивается силами проводящего мероприятие структурного подразделения.

3.3.5. Тиражирование необходимых материалов для участников совещаний и других мероприятий обеспечивается обычным порядком.

3.3.6. Один комплект подготовленных к совещаниям по наиболее значимым вопросам социально-экономического развития города материалов заблаговременно (не позднее чем за 2 дня) передается ответственным за проведение руководителем в комитет по экономике.

3.3.7. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осуществляется по необходимости и реализуется силами проводящего совещание структурного подразделения.

4. Муниципальные нормативные и ненормативные правовые акты, порядок их подготовки, ведение регистра.

4.1. Нормативные и ненормативные правовые акты администрации города.

4.1.1. Нормативный правовой акт - изданный в установленном порядке акт администрации города Шадринска, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом. Нормативные правовые акты администрации города Шадринска принимаются в виде постановлений.

Ненормативный правовой акт - правовой акт, который рассчитан на однократное применение и (или) относится персонально к определенным лицам, т. е. носит индивидуальный характер. Ненормативные акты не содержат правовых норм, но порождают правовые последствия и принимаются в виде постановлений и распоряжений.

4.1.2. Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством и решениями городской Думы издает постановления и распоряжения, обязательные для исполнения на территории города Шадринска.

4.1.3. В период временного отсутствия Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, либо досрочного прекращения его полномочий, постановления и распоряжения администрации города подписывает первый заместитель главы администрации города.

4.1.4. Руководители самостоятельных структурных подразделений администрации города, в пределах своей компетенции, в соответствии с действующим законодательством, решениями городской Думы и правовыми актами главы администрации города Шадринска издают распоряжения и приказы.

4.1.5. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

4.1.6. Нормативный правовой акт может быть издан совместно с другими органами местного самоуправления, органами государственной власти и органами местного самоуправления других муниципальных образований, выборными органами профессиональных союзов и других общественных организаций либо по согласованию с ними.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными организациями, документ принимается в форме решения.

Совместный нормативный правовой акт должен быть подписан всеми должностными лицами, издавшими его. При этом подписи должностных лиц располагаются на одном уровне. Подлинники правовых актов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), подписавших документ.

4.1.7. Подготовка нормативного правового акта администрации города возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации города с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового документа во исполнение федеральных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Правительства Курганской области, законов Курганской области и решений Шадринской городской Думы, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими должностными лицами или органами, могут создаваться рабочие группы.

4.1.8. В процессе работы над проектом нормативных правовых актов должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Курганской области, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные исследований, если таковые проводились.

4.1.9. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

При подготовке проектов нормативных правовых актов должны строго соблюдаться требования законодательства РФ, Курганской области, Устава муниципального образования - город Шадринск и настоящего Регламента.

Структура нормативного правового акта может состоять из следующих основных элементов: преамбула, раздел, подраздел, глава, параграф, пункт, подпункт, абзац

4.1.9.1. Нормативный правовой акт должен иметь заголовок, кратко отражающий содержание документа и отвечать на вопрос: "О чем?". Текст документа излагается литературным языком. Сложные предложения заменяются простыми, применяются устойчивые словосочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).

4.1.9.2. Текст проекта постановления (распоряжения), как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (в распоряжениях - распорядительной). Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства, мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления (распоряжения), а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается с указанием их наименований, номеров, дат.

4.1.9.3. Разделы, подразделы, главы, параграфы нормативных правовых актов должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

4.1.9.3.1. Разделы, подразделы, главы, параграфы нормативных правовых актов обозначаются соответственно словами "Раздел", "Подраздел", "Глава", символом "§" и, как правило, должны иметь названия без точки, которые выравниваются по центру.

4.1.9.3.2. Пункты нормативных правовых актов должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой и названий не имеют. Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпункта ставится точка. Пункт, подпункт, абзац начинаются с абзацного отступа. Пункт, подпункт включают в себя один или несколько абзацев, не имеющих названия.

4.1.9.3.3. Допускается нумерация подпунктов буквами русского алфавита со скобкой без точки (за исключением букв "е", "й", "ь", "ъ").

4.1.9.3.4. Абзацы могут обозначаться дефисами и заканчиваются точкой с запятой, за исключением последнего абзаца, заканчивающегося точкой. Обозначение абзацев любыми символами, кроме дефисов, не допускается.

4.1.9.3.5. Разделы, подразделы, главы, параграфы, пункты, подпункты правовых актов должны иметь единую сквозную внутри раздела нумерацию.

4.1.9.4. В постановляющей части нормативного правового акта должны быть указаны сроки проведения и должностные лица, ответственные за исполнение содержащихся в тексте поручений, указание на представление информации и должностное лицо, отвечающее за исполнение акта в целом.

Если в нормативном правовом акте содержатся указания о выделении финансовых средств, то должен быть указан источник финансирования.

4.1.10. Изложение нормативного правового акта должно обеспечивать последовательное раскрытие его положений.

4.1.10.1. Нормативный правовой акт Администрации города должен быть лаконичным, его объем, как правило, не превышает трех печатных листов.

4.1.10.2. В нормативные правовые акты могут включаться индивидуальные предписания.

4.1.10.3. В нормативных правовых актах используются полные официальные наименования органов государственной власти и органов местного самоуправления Курганской области, должностей, организаций или дается обобщающее определение соответствующего уполномоченного органа, организации, должностного лица.

4.1.10.4. При ссылке на иные нормативные правовые акты указываются форма соответствующего нормативного правового акта, дата его подписания, номер и его наименование или дается обобщающее определение соответствующих нормативных правовых актов, регулирующих определенную сферу общественных отношений. Ссылки в нормативных правовых актах могут даваться на законодательные акты высшей или равной юридической силы.

При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный правовой акт при первом его упоминании указываются форма соответствующего нормативного правового акта, дата его подписания, номер и его наименование, далее в скобках указывается сокращенный вариант его дальнейшего упоминания - без даты его подписания и номера.

При ссылке на Конституцию Российской Федерации дата ее принятия не указывается.

При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.

При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящего из нескольких частей, номер части кодекса не указывается.

При необходимости дать ссылку не на весь нормативный правовой акт, а только на его структурную единицу, сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).

4.1.10.5. Даты в нормативных правовых актах оформляют арабскими цифрами словесно-цифровым способом в следующей последовательности - день месяца (цифрами, с добавлением нуля), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы с точкой, либо цифровым способом в следующей последовательности - день месяца (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (обозначается двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами) без добавления слова "год" с точкой.

4.1.10.6. В нормативных правовых актах не допускается содержание коррупционных факторов.

4.1.10.7. В случае, если в нормативном правовом акте приводится положение об утверждении соответствующего приложения или ссылка на него, соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

4.1.10.8. Правила, инструкции, методики, положения, перечни, таблицы, графики, схемы, формы, образцы, как правило, оформляются в виде приложений, являющихся неотъемлемой частью нормативного правового акта.

4.1.10.9. Если нормативным правовым актом предусматривается утверждение нескольких приложений, они нумеруются арабскими цифрами с указанием знака "N".

4.1.10.10. Приложения к нормативному правовому акту должны иметь названия, включающие также указание на их форму.

На первом листе приложения к нормативному правовому акту в правом верхнем углу пишут "Приложение N_" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Дата и номер проставляются на приложении при регистрации нормативного правового акта.

4.1.10.11. Приложения к нормативным правовым актам Администрации города подписываются управляющим делами Администрации города.

4.1.11. Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или отмене ранее изданных по этому вопросу актов или их частей, которые включаются в текст нового нормативного правового акта.

4.1.11.1. При подготовке проекта о внесении изменений и дополнений в действующий нормативный акт, к проекту прилагается актуальная редакция текста (полный читаемый объем).

Совместные правовые акты изменяются, дополняются или отменяются по согласованию с теми должностными лицами, органами, совместно с которыми они изданы.

4.1.11.2. Все изменения и дополнения, вносимые в нормативный правовой акт, должны соответствовать его структуре.

4.1.11.3. Если нормативный правовой акт предусматривает существенные изменения и (или) дополнения какого-либо нормативного правового акта, то изменения и (или) дополнения такого акта предусматривают, как правило, его изложение в новой редакции.

При внесении изменений в нормативные правовые акты разделы, подразделы, главы, параграфы, пункты, подпункты, абзацы, предложения, приложения к нормативным правовым актам исключаются, излагаются в новой редакции, отменяются, а слова, символы исключаются или заменяются, нормативный правовой акт дополняется новыми положениями (разделами, подразделами, главами, параграфами, пунктами, подпунктами, абзацами, предложениями, словами).

4.1.11.4. Если подлежащий отмене подпункт или пункт содержат указание на приложение, которое соответственно должно быть отменено, то отменяется только этот подпункт или пункт.

4.1.11.5. Вновь дополняемые разделы, подразделы, главы, параграфы, пункты, подпункты, абзацы, предложения располагаются там, где находятся близкие по содержанию положения нормативного правового акта.

4.1.11.6. Отсчет абзацев ведется с первой красной строки пункта или подпункта нормативного правового акта.

4.1.11.7. Если нормативным правовым актом предусматривается прекращение действия какого-либо нормативного правового акта, то такой нормативный правовой акт "отменяется".

При этом отдельными позициями указывается как сам нормативный правовой акт, так и все нормативные правовые акты, которыми в текст основного нормативного правового акта ранее вносились изменения.

В перечни нормативных правовых актов, подлежащих отмене, не включаются нормативные правовые акты временного характера, срок действия которых истек.

4.1.11.8. Вновь включаемым в текст нормативного правового акта структурным элементам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением к указанным номерам верхним индексом дополнительных порядковых номеров, начиная с первого.

Новым структурным элементам, включаемым в текст нормативного правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего.

4.1.11.9. При исключении из нормативного правового акта разделов, подразделов, глав, параграфов, пунктов и подпунктов, а также при дополнении нормативного правового акта разделами, подразделами, главами, параграфами, пунктами и подпунктами изменение нумерации последующих разделов, подразделов, глав, пунктов и подпунктов не производится, за исключением объединения нескольких пунктов или подпунктов.

4.1.12. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с соответствующим заместителем главы администрации города Шадринска, в структурных подразделениях администрации города, с предприятиями и организациями, являющимися исполнителями поручений, содержащихся в нормативном правовом акте. Проекты нормативных правовых актов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовым отделом. Все нормативные правовые акты администрации города подлежат согласованию с управляющим делами и руководителем правового отдела.

Проекты нормативных правовых актов согласовываются должностными лицами не более, чем в трехдневный срок. Согласование оформляется визами. Автором проекта документа в обязательном порядке прилагается перечень учреждений, организаций, отделов, органов, должностных лиц, в адрес которых должен был направлен документ (рассылка).

4.1.13. Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются непосредственно под текстом проекта нормативного правового акта или на отдельном листе согласования с указанием полного названия визируемого документа. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта излагаются в прилагаемом отдельном заключении, о чем делается отметка рядом с подписью должностного лица.

Если в процессе доработки в проект нормативного правового акта внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

4.1.14. Подготовленный проект нормативного правового акта в течение одного - пяти дней, в зависимости от степени его готовности, сложности и правовой обоснованности, проверяется на соответствие действующему законодательству и визируется правовым отделом.

В случае несоответствия проекта нормам законодательства, руководитель правового отдела вправе вернуть проект автору без визы для устранения замечаний.

После внесения исправлений в проект правовой отдел вновь проводит правовую экспертизу.

4.1.15. Ответственность за несоблюдение установленного порядка подготовки нормативных правовых актов несут руководители структурных подразделений администрации города, которым поручена его подготовка.

4.1.16. Проекты постановлений и распоряжений администрации города с внесенными при согласовании изменениями отдаются руководителем правового отдела управляющему делами администрации города.

Если автор проекта не достиг согласования со всеми исполнителями проекта нормативного правового акта, то создается согласительная комиссия с участием соответствующих заместителей главы администрации города Шадринска.

Если и в этом случае согласование не достигнуто, о управляющему делами вносятся два проекта (в целом либо по его отдельным частям) с указанием автора.

4.1.17. Управляющий делами представленным проектам постановлений администрации города присваивает порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года и направляет для печатания в контрольно-организационный отдел.

Регистрацию распоряжений проводит контрольно-организационный отдел.

Управляющий делами, руководитель и специалисты контрольно-организационного отдела вправе вернуть проекты постановлений и распоряжений на доработку исполнителям.

4.1.18. Подписанные Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска постановления администрации города передаются в контрольно-организационный отдел для рассылки.

4.1.19. В администрации города подлежат регистрации 2 вида распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому виду распоряжения присваивается свой "литер":

- распоряжения по основной деятельности N-р;

- распоряжения по личному составу служащих администрации города ее структурных подразделений N-рк.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы строго запрещено. Контрольно-организационный отдел отвечает за точное соответствие копий подлиннику акта.

4.1.20. Размножение и рассылка подписанных правовых актов производится в трехдневный срок контрольно-организационным отделом администрации города в соответствии со списком, который напечатан по предложению авторов документа на проекте на лицевой стороне или оборотной стороне каждого акта. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью контрольно-организационного отдела. Один экземпляр нормативных правовых актов администрации города Шадринска подлежит отправке в Правительство Курганской области, один - в прокуратуру города, один - в правовой отдел и один экземпляр постановлений, касающихся жизнедеятельности города, - в библиотеку им. Зырянова, остальные - по рассылке.

Передача нормативных правовых актов администрации города для использования в правовых автоматизированных информационных системах осуществляется только по разрешению управляющего делами через правовой отдел.

4.1.21. Нормативные правовые акты администрации города, затрагивающие интересы, права, свободы и обязанности неопределенного круга лиц, публикуются в городской газете "Ваша Выгода". Подготовка акта к публикации производится комитетом по информационно-техническому обеспечению администрации города Шадринска по согласованию с управляющим делами.

4.1.22. Ненормативные правовые акты администрации города Шадринска разрабатываются и принимаются в аналогичном порядке.

4.1.23. Подлинники правовых актов администрации города спустя 5 лет после их выпуска сдаются в государственный архив вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты.

4.1.24. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой дел, сдаваемых в архив, осуществляет контрольно-организационный отдел администрации города и руководители самостоятельных структурных подразделений.

4.1.25. Правовой отдел администрации города Шадринска не позднее 10 дней со дня вступления в силу нормативного правового акта администрации города Шадринска направляет в Правительство Курганской области заверенную контрольно-организационным отделом копию на бумажном и электронном носителях указанием реквизитов и даты опубликования.

4.2. Порядок подготовки и внесения проектов нормативных правовых актов городской Думы.

4.2.1. Нормативные правовые акты городской Думы издаются в виде решений.

4.2.2. Проекты решений городской Думы готовятся на рассмотрение городской Думы, как правило, структурными подразделениями администрации города, Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска.

4.2.3. Инициатива в разработке проекта решения, вносимого на рассмотрение городской Думы от имени администрации города, может исходить от Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, его заместителей, руководителей структурных подразделений, управляющего делами администрации города Шадринска.

Проекты нормативных правовых актов Шадринской городской Думы, предусматривающие установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета, могут быть внесены на рассмотрение только по инициативе Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска или при наличии заключения Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

4.2.4. Поручения Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска по разработке проектов решений городской Думы передаются управляющему делами для включения в квартальный план работы администрации города Шадринска.

4.2.5. Предложения о подготовке и внесении на рассмотрение городской Думы проектов ее решений, по вопросам, не включенным в план работы администрации города, рассматриваются Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска дополнительно.

4.2.6. Перенос даты передачи на рассмотрение проекта решения городской Думы, не подготовленного в установленные сроки, осуществляется Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска на основании служебной записки ответственного за подготовку вопроса.

4.2.7. Должностное лицо администрации города, получившее поручение о подготовке проекта решения городской Думы, организует эту работу самостоятельно либо во взаимодействии с заинтересованными подразделениями администрации города.

После подготовки проекта решения городской Думы разработчик проводит внутренние согласования разрабатываемого документа с руководителями заинтересованных структурных подразделений администрации города. Не согласованные документы на рассмотрение постоянных комиссий городской Думы не выносятся.

4.2.8. В процессе подготовки и согласования проекта решения городской Думы разработчик руководствуется требованиями, предусмотренными настоящим Регламентом для подготовки нормативно-правовых актов администрации города.

4.2.9. При предварительном рассмотрении проектов решений городской Думы в постоянных комиссиях принимают участие должностное лицо администрации города, ответственное за подготовку проекта решения, и по его усмотрению другие заинтересованные лица.

4.2.10. Проекты решений городской Думы вносятся администрацией города не позднее, чем за 10 дней до рассмотрения их на заседании Думы на бумажном и электронном носителе. К проекту прилагаются документы в соответствии с Регламентом Шадринской городской Думы.

5. Организация работы со служебными документами.

5.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию города и исходящей из нее, осуществляется контрольно-организационным отделом.

5.2. Корреспонденция, поступившая в контрольно-организационный отдел администрации города, подлежит регистрации в день ее поступления.

5.2.1. После регистрации, в соответствии с распределением обязанностей, формируется почта Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска, заместителям главы администрации города Шадринска и управляющему делами.

Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Правительство Курганской области, депутатов всех уровней, а также поступившие повторно, готовятся в почту Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

5.2.2. Руководители администрации города, ее структурных подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Не допускается прием писем руководителями администрации города без предварительной регистрации в контрольно-организационном отделе. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.

В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случае выполнения поручения несколькими должностными лицами, обобщение материалов, подготовку итогового документа осуществляет должностное лицо, указанное в реестре исполнителей первым. Все другие исполнители в равной степени отвечают за качественное и своевременное исполнение поручения и обязаны в установленные сроки представить ему необходимые материалы. Документ для исполнения передается поочередно.

5.2.3. После рассмотрения руководителями администрации города почта возвращается в контрольно-организационный отдел для отметки в журнале, после чего направляется исполнителям. Не допускается передача писем руководителями администрации города исполнителям без предварительной отметки в контрольно-организационном отделе, а также переадресация напрямую другим лицам. Передача письма может быть произведена только с разрешения Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска с соответствующей на то резолюцией.

5.2.4. Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

Ответы в Государственную Думу, Совет Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главному Федеральному инспектору по Курганской области, Правительство Курганской области, прокурору подписываются Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, а в его отсутствие - первым заместителем главы администрации города Шадринска.

5.2.5. Сроки исполнения документов.

1) срок исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях администрации города Шадринска, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется в календарных днях с даты подписания;

2) срок исполнения поручений в нормативных правовых актах, поступивших в администрацию города Шадринска из Правительства Курганской области, Курганской областной Думы с указанием срока исполнения - к установленному сроку, без указания срока исполнения - один месяц (с даты поступления в администрацию города);

3) срок исполнения прямых поручений Губернатора области, его заместителей, Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, его заместителей:

а) с указанием "срочно":

- не требующих дополнительного изучения вопросов - 3 дня;

- требующих дополнительного изучения вопросов - 10 дней;

б) с указанием "оперативно" - 10 дней;

в) без указания срока исполнения - один месяц;

4) срок исполнения запросов депутатов всех уровней - 30 календарных дней.

5) по служебным документам, рассчитанным на длительное действие и в которых отсутствуют конкретные сроки выполнения, информация о ходе выполнения представляется по специальному запросу.

5.3. Отправляемому из администрации города документу:

- присваивается исходящий номер; исходящий номер дополняется индексом по номенклатуре;

- на последнем листе исходящего документа на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

- в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

- представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов;

5.4. В случае приема или передачи служебных документов по каналам факсимильной связи действует следующий порядок:

- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненной на писчей бумаге формата А4 (210x297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы;

- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и передаются в контрольно-организационный отдел по общим правилам.

6. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан.

6.1. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан осуществляется контрольно-организационным отделом администрации города в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Все письменные обращения граждан, поступившие в администрацию города, регистрируются не позднее 3 дней с момента поступления. Не допускается прием или возврат руководителями администрации города письменных обращений граждан без регистрации в контрольно-организационном отделе.

6.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Шадринска, направляется контрольно-организационным отделом в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.4. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

6.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6.6. Руководители администрации города и ее структурных подразделений рассматривают почту с обращениями граждан ежедневно. Руководитель знакомится с содержанием обращения и прилагаемыми документами, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.

Не допускается передача обращений граждан должностными лицами администрации города исполнителям, а также переадресация заместителями главы администрации города обращения, направленного им Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, другим заместителям без предварительной отметки в контрольно-организационном отделе.

6.7. После закрытия (оформления "В дело") руководителями администрации города обращения возвращаются в контрольно-организационный отдел, который направляет в тот же день ответ заявителю.

6.8. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в контрольно-организационном отделе

В тех случаях, когда рассматриваемое обращение требует углубленной проверки изложенных в нем доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов или ведомств сроки рассмотрения могут быть в порядке, исключения продлены Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней. О продлении срока исполнитель обязан уведомить заявителя.

6.9. Исполнители письменных обращений граждан представляют в контрольно-организационный отдел проект ответа на обращение, с приобщением всех имеющихся материалов для ознакомления с ними автора резолюции.

В проекте ответа должны быть конкретно и полно, по возможности со ссылкой на законы и нормативные правовые акты, даны разъяснения по существу поставленных в обращении вопросов. Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан доработать его в трехдневный срок.

Ответы на обращения, поступившие исполнителям через Правительство Курганской области, представляются в контрольно-организационный отдел, не позже, чем за 7 дней до окончания срока, указанного в регистрационной карточке Правительства Курганской области.

6.10. Письменные обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в письменной форме.

На каждом обращении после окончательного решения должна быть надпись "В дело" или "На контроль" (если указан срок обещания) и личная подпись должностного лица, принявшего решение.

Ответы с надписью "На контроль", ставятся в контрольно-организационном отделе на дополнительный контроль. При поступлении ответов о выполнении обещания обращение снимается с контроля Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска.

6.11. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6.12. Личный прием граждан ведут Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска, его заместители, руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема граждан по личным вопросам (приложение N 2).

6.13. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.14. Прием граждан Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска ведется по предварительной записи лично.,

Накануне приема в почту Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска представляется список граждан с указанием вопросов, по которым они хотят обратиться на прием, с приложением документов по первичным обращениям заявителя в администрацию города.

6.15. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.16. Переданные на приеме письменные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с действующим законодательством.

6.17. Вопрос о работе с обращениями граждан не реже одного раза в квартал рассматривается на аппаратном совещании администрации.

6.18. Должностные лица администрации города и муниципальные служащие принимают участие в рассмотрении обращений граждан, адресованных Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска через газету "Исеть" и "прямой провод с населением города".

7. Контроль за исполнением документов и поручений.

7.1. Контролю за сроками исполнения подлежит действующее законодательство Российской Федерации, законы и постановления Курганской областной Думы, постановления, распоряжения Правительства Курганской области, распоряжения Губернатора Курганской области, решения Шадринской городской Думы, постановления и распоряжения администрации города Шадринска.

7.2. Организационные основы работы по контролю и проверке исполнения базируются и регламентируются нормативными правовыми документами Правительства Курганской области, Шадринской городской Думы и администрации города Шадринска.

7.3. Система контроля включает в себя обеспечение своевременного исполнения указанных в документах сроков, качественного, полного и точного выполнения поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

Контроль за исполнением документов осуществляется путем проверки состояния дел на местах, заслушивания информации и отчетов на заседаниях постоянных депутатских комиссий городской Думы, аппаратных совещаниях у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, получения справок, других информационных материалов от соответствующих организаций.

7.4. Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска в пределах своей компетенции несет ответственность за исполнение законодательных документов РФ, Президента и Правительства РФ, федеральных органов государственной власти, Курганской областной Думы, Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области.

Заместители главы администрации города Шадринска несут ответственность за выполнение решений Шадринской городской Думы, постановлений, распоряжений администрации города Шадринска и прямых поручений Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, согласно утвержденному распределению обязанностей.

Руководители структурных подразделений администрации города являются по поручению заместителей главы администрации города непосредственными организаторами исполнения документов, контролируют своевременность исполнения служебных документов по соответствующим отраслям хозяйственной деятельности и направлениям работы, назначают из числа подчиненных муниципальных служащих ответственных за работу по контролю за исполнением документов и ведению делопроизводства.

7.5. Контрольно-организационный отдел под руководством управляющего делами администрации города обеспечивает единство системы контроля и исполнения документов в целом по администрации города.

7.6. Контролю подлежит исполнение:

- поручений Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска или его заместителей, данных во исполнение нормативных правовых актов Губернатора, постановлений Правительства Курганской области, законов Курганской области;

- поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях администрации города Шадринска;

- поручений, содержащихся в резолюциях Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска и его заместителей по рассмотренным документам;

- поручений, содержащихся в протоколах аппаратных совещаний у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, встреч с гражданами, коллективами, при проведении "прямого провода".

7.7. Ответственные за исполнение документов и организацию контроля должностные лица, руководители и специалисты подразделений администрации города вправе:

- организовать проверку исполнения документа на местах;

- запрашивать от руководителей и других ответственных работников структурных подразделений администрации города, предприятий, учреждений, организаций документы и материалы о ходе исполнения или исполнении контролируемых документов;

- вносить предложения о включении вопросов контроля в план работы администрации города;

- вносить предложения по совершенствованию системы организации контроля;

- вносить предложения по привлечению к ответственности должностных лиц и муниципальных служащих за нарушение сроков исполнения и невыполнение контролируемых документов.

7.8. Организация контроля и проверки исполнения.

7.8.1. Контрольно-организационный отдел осуществляет постановку на контроль и ведение контроля за исполнением поручений Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска во исполнение нормативных правовых актов Губернатора и Правительства области, областной Думы; за исполнением поручений в зарегистрированных и подлежащих контролю постановлениях и распоряжениях администрации города Шадринска.

При этом контрольно-организационный отдел:

- направляет должностным лицам, на которых возложен контроль за исполнением поручения в документе, карточку о постановке на контроль, напоминание о приближении срока исполнения документа, уведомление о снятии документа с контроля;

- применяет меры оперативного контроля за соблюдением промежуточных и окончательных сроков исполнения поручений посредством получения информации от исполнителей;

- ведет контрольные дела по всем контролируемым документам, в которых должны быть:

- контролируемый правовой акт;

- план организационно-технических мероприятий по выполнению документа;

- отчеты, справки, информации;

- итоговая справка за подписью руководителя структурного подразделения о конкретных результатах работы по выполнению документа с предложением о снятии с контроля, завизированная заместителем главы администрации города Шадринска.

Правовой акт снимает с контроля Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска.

Если правовой акт или его отдельные пункты не могут быть выполнены в установленный срок, руководители структурных подразделений за 7 дней до истечения срока по согласованию с заместителем главы администрации города Шадринска, контролирующим его, обращаются к Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска с обоснованной просьбой о продлении срока.

После снятия с контроля контрольное дело сдается в архив.

7.9. Все участники контроля в администрации города за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Днем фактического исполнения поручения считается день регистрации контрольно-организационным отделом полученной информации об исполнении.

Перед уходом в отпуск или увольнением работник обязан передать неисполненные документы назначенному временно исполнять его обязанности работнику или руководителю подразделения.

Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска вправе принять решение о наложении дисциплинарного взыскания на руководителей и (или) специалистов структурных подразделений за нарушение дисциплины при исполнении документов.

8. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

8.1. Выполнение машинописных работ осуществляется в печатно-множительном бюро контрольно-организационного отдела и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.

8.2. Выполнение машинописных работ для самостоятельных структурных подразделений администрации города осуществляют работники указанных подразделений, используя имеющиеся технические средства.

8.3. Для печати принимаются только служебные материалы.

8.4. Печатание под диктовку не допускается.

8.5. Печатание производится в порядке поступления материалов. В первоочередном порядке печатаются постановления и распоряжения администрации города. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется руководителем контрольно-организационного отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

8.6. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами черного или синего цвета с одной стороны листа. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Рукописи должны иметь реквизиты: подписи исполнителя и руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, наименование бланка документа, указание о требуемом количестве экземпляров.

8.7. Рукопись визируется руководителем контрольно-организационного отдела и сдается в печатно-множительное бюро.

8.8. В конце отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона и наименование файла.

Отпечатанный документ с черновиком возвращается исполнителю.

8.9. Копировально-множительные работы.

8.9.1. Копировально-множительные работы в администрации города осуществляются контрольно-организационным отделом в печатно-множительном бюро, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

Размножению подлежат только служебные документы и материалы. Размножение производится по заказу, подписанному руководителем контрольно-организационного отдела.

8.9.2. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

8.9.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

9. Оперативное хранение документов и дел. Передача дел в архив. Использование архивных документов.

9.1. Обязанности по оперативному хранению документов и формированию архивных дел возлагаются на руководителей структурных подразделений администрации города.

Организацию и методическое обеспечение этой работы в администрации города и ее структурных подразделениях осуществляет контрольно-организационный отдел.

9.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

9.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

9.2.2. В номенклатуру дел включаются дела и документы, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности администрации города.

9.2.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их ранения, номенклатурами дел за прошлые годы.

9.2.4. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласуется с ЭПК государственного архива.

9.2.5. Сводная номенклатура дел администрации города составляется руководителем контрольно-организационного отдела администрации города на основании номенклатур дел подразделений, согласованных с руководителем подразделения, и утверждается управляющим делами администрации города.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.3. Формирование дел в подразделениях администрации города. Оформление документов, законченных делопроизводством.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело, только исполненные документы, оформленные в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

9.3.2. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс технической обработки и проводится сотрудниками в соответствующих подразделениях администрации города.

9.3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

9.3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела.

9.3.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

9.3.7. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи под непосредственным методическим руководством архива г. Шадринска. По этим описям документы сдаются в архив. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.3.8. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации города, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав архивного фонда г. Шадринска и подлежат передаче на государственное хранение.

9.3.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях аппарата администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях. Передача их может осуществляться решением экспертной комиссии.

10. Оттиски печатей на документах.

10.1. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с подписью ответственного должностного лица оттиск печати является дополнительной гарантией подлинности документа.

10.2. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

10.3. В администрации города Шадринска применяется несколько печатей:

- круглая гербовая печать администрации города;

- круглая печать контрольно-организационного отдела администрации города;

- факсимиле Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска и управляющего делами администрации города.

10.4. Оттиски печатей администрации города проставляются:

10.4.1. Круглая гербовая печать администрации города - только на документы с подписью Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска его заместителей и управляющего делами. Эти документы подтверждают права юридических и физических лиц, расходование денежных средств и материальных ценностей, выборные документы, договоры, а также на удостоверениях должностных лиц администрации города, (в том числе командировочные), муниципальных служащих, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.

10.4.2. Круглая печать контрольно-организационного отдела администрации города - на копиях всех нормативных правовых актов города и приложений к ним, на подпись руководителя контрольно-организационного отдела;

10.4.3. Круглая гербовая печать администрации города и факсимиле Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска и управляющего делами хранятся у управляющего делами администрации города, остальные печати и штампы - в соответствующих структурных подразделениях администрации города.

12. Режим работы.

12.1. Режим работы администрации города утверждается Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, контроль за его соблюдением осуществляет управляющий делами администрации города.

12.2. Рабочее время администрации города устанавливается продолжительностью 8 часов с 8.00 до 17.00 местного времени, с перерывом на обед с 12 до 13 часов, при сохранении ненормированного рабочего дня.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час; по согласованию с Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска - на два часа без перерыва для отдыха и питания.

12.3. Пропуск в здание администрации города работников администрации города и области, других областных и городских структур в выходные и праздничные дни осуществляется в исключительных случаях - по специальному разрешению управляющего делами администрации города.

12.4. Свободный вход граждан в здание администрации города разрешается в рабочие дни и только в рабочее время. В другое время свободный вход граждан не допускается.

12.5. Ключи от кабинетов работники администрации города получают перед началом рабочего времени и сдают при уходе с работы дежурному охраны МВД.

Получение и сдача ключей от кабинетов с установленной охранной сигнализацией, а также опечатанных кабинетов производится под роспись в журнале. При срабатывании сигнализации сотрудники этих кабинетов вызываются на работу для выяснения причин в любое время суток.

12.6. Время работы гардероба устанавливается управляющим делами администрации города Шадринска в зависимости от погодных условий на полный рабочий день без перерыва на обед и ненормируемым рабочим днем в период проведения длительных мероприятий.

12.7. Стоянка личного транспорта работников администрации города во дворе администрации города Шадринска производится с разрешения управляющего делами администрации города.

13. Порядок выезда должностных лиц администрации города за пределы города.

13.1. Выезды на служебном транспорте должностных лиц администрации города за пределы города согласуются с Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, после чего об этом извещается управляющий делами администрации города.

13.2. Выезды руководителей структурных подразделений администрации города (включая выходные и праздничные дни) за пределы города согласовываются с соответствующим заместителем главы администрации города, управляющим делами администрации города.

14. Организация дежурства.

14.1. Дежурство в администрации города осуществляется круглосуточно единой дежурной диспетчерской службой и сотрудниками филиала ФГУП "Охрана МВД РФ" по Курганской области.

14.2. Дежурство в нерабочие, предпраздничные и праздничные дни дополнительно осуществляют заместители главы администрации города, руководители и специалисты структурных подразделений администрации города по распоряжению Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

Дежурство организует руководитель контрольно-организационного отдела администрации города.