Приложение N 1. Регламент администрации города Шадринска

Приложение N 1

Регламент
администрации города Шадринска

1. Общие положения.

1.1. Администрация города Шадринска является исполнительно - распорядительным органом местного самоуправления, подотчетным Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска. Правовой статус администрации города, пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами РФ, правовыми актами Президента и Правительства РФ, законами Курганской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Курганской области, Уставом муниципального образования - город Шадринск, решениями Шадринской городской Думы, Положением об администрации города, нормативными правовыми актами администрации города Шадринска.

1.2. Настоящий Регламент определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности администрации города:

- планирование работы администрации города;

- подготовка и проведение заседаний и совещаний;

- подготовка проектов нормативных правовых актов администрации города Шадринска;

- подготовка проектов ненормативных правовых актов администрации города Шадринска;

- организация работы со служебными документами;

- организация работы с письменными и устными обращениями граждан;

- контроль за исполнением документов и поручений;

- выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

- формирование архивных дел и использование архивных документов;

- информирование населения города о деятельности администрации города Шадринска;

- режим работы администрации города Шадринска.

2. Планирование работы.

2.1. Приоритетные направления деятельности администрации города по социально-экономическому развитию города базируются на комплексных и долговременных программах и реализуются в квартальных планах работы.

2.2. План работы на месяц, квартал формируется управляющим делами администрации города Шадринска на основе предложений руководителей структурных подразделений администрации города и включает разделы:

2.2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях городской Думы;

2.2.2. Подготовка нормативных и ненормативных правовых актов администрации города;

2.2.3. Заседания, совещания, проводимые Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска и его заместителями;

2.2.4. Общегородские и представительские мероприятия;

2.2.5. Мероприятия по контролю за исполнением служебных документов.

2.3. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации города представляют управляющему делами администрации города Шадринска свои предложения в план работы администрации города, согласованные с соответствующим заместителем главы администрации города Шадринска, не позднее 20 числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду.

2.4. План работы администрации города утверждается Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, а в его отсутствие - его первым заместителем.

2.5. Контроль за выполнением плана работы администрации города осуществляется заместителями главы администрации города Шадринска в соответствии с должностными обязанностями.

Общий контроль за выполнением плана работы администрации города возлагается на управляющего делами администрации города. Структурные подразделения администрации города представляют управляющему делами отчеты о выполнении плана работы не позднее 5 числа первого месяца следующего квартала.

2.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение, заместитель главы администрации города Шадринска информирует Главу города Шадринска - главу администрации города Шадринска об этом за 7 дней до намеченного срока проведения мероприятия.

Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска рассматривает предложение об изменении или уточнении плана и принимает по нему решение.

3. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний.

3.1. Подготовка и проведение аппаратных совещаний у Главы .города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

3.1.1. Для координации деятельности всех структурных подразделений администрации города, обсуждения проблем, требующих оперативного решения, проводятся аппаратные совещания у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

3.1.2. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесячные, с рассмотрением запланированных основополагающих и контрольных вопросов социально-экономического развития города, и еженедельные - по вопросам текущего характера.

Аппаратные совещания, как правило, носят открытый характер.

3.1.3. Ежемесячные аппаратные совещания проводятся во второй, четвертый вторники каждого месяца в малом зале администрации города в 8.00.

Еженедельные аппаратные совещания проводятся каждый понедельник в кабинете Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска в 9.00.

3.1.4. Во время отсутствия Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска по его поручению совещания проводит его первый заместитель. При этом совещания проводятся в кабинете первого заместителя главы администрации города Шадринска или малом зале администрации города в утвержденные Регламентом сроки.

3.1.5. На еженедельных аппаратных совещаниях присутствуют заместители главы администрации города Шадринска, управляющий делами, руководитель финансового отдела, руководитель правового отдела, руководители СМИ.

3.1.6. На ежемесячные аппаратные совещания, кроме лиц, указанных в пункте 3.1.5., могут быть приглашены в индивидуальном порядке:

- начальник ОВД по городу Шадринску,

- руководитель Межрайонной ИФНС России N 1 Курганской области,

- Шадринский межрайонный прокурор,

- председатель Шадринского городского суда,

- председатель Шадринской городской Думы;

- заместитель руководителя отраслевого (функционального) органа;

- руководитель структурного подразделения отраслевого (функционального)органа.

3.1.7. В повестку дня ежемесячных аппаратных совещаний вносится не более 3 вопросов.

3.1.8. Не позднее 3 дней до даты проведения ежемесячного аппаратного совещания должностное лицо, ответственное за внесенный в повестку аппаратного совещания вопрос, подтверждает заместителю главы администрации города Шадринска, курирующему данный вопрос, управляющему делами администрации города готовность докладчика и представляет необходимые материалы и список приглашенных.

3.1.9. Предложения о внесении дополнительных вопросов в повестку ежемесячного аппаратного совещания могут быть внесены управляющему делами администрации города, заместителями главы администрации города Шадринска не позднее, чем за 3 дня до даты совещания.

После согласования в этот же день у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска дополнительной повестки, управляющему делами представляются все необходимые материалы и список приглашенных.

3.1.10. Оперативное приглашение всех участников и приглашенных на ежемесячное аппаратное совещание осуществляет контрольно-организационный отдел.

3.1.11. Время для докладов на аппаратных совещаниях устанавливается до 15 минут, для обсуждения вопроса - до 15 минут.

Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Проводящий совещание может продлить время для доклада, выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.

3.1.12. В ходе ежемесячных аппаратных совещаний руководитель контрольно-организационного отдела ведет протокол, который оформляется в двухдневный срок.

3.2. Подготовка и проведение совещаний, представительских мероприятий Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

3.2.1. Проведение совещаний, представительских мероприятий Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска включаются в план работы администрации города.

3.2.2. Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска определяет место проведения, повестку дня, порядок ведения, состав участников и продолжительность совещаний и представительских мероприятий - по предложению заместителей Главы администрации города Шадринска и управляющего делами администрации города.

3.2.3. Участники совещаний и представительских мероприятий приглашаются отраслевыми отделами, при необходимости - контрольно-организационным отделом администрации города.

Пригласительные билеты на представительские мероприятия изготавливаются контрольно-организационным отделом администрации города.

Тиражирование необходимых документов, регистрация участников, а также подготовка помещения в здании администрации города обеспечивается контрольно-организационным отделом администрации города и комендантом.

3.2.4. Расходы по проведению совещаний и представительских мероприятий при использовании бюджетных средств согласовываются с финансовым отделом администрации города.

3.2.5. Организационная работа по подготовке совещаний, представительских мероприятий Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, проводимых вне здания администрации города, возлагается на отраслевые отделы. При необходимости к этой работе может быть привлечен контрольно-организационный отдел администрации города по согласованию с управляющим делами администрации города.

3.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний заместителями главы администрации города Шадринска и руководителями структурных подразделений администрации города.

3.3.1. Проведение оперативных совещаний заместителями главы администрации города Шадринска и руководителями структурных подразделений администрации города носит, как правило, плановый характер.

3.3.2. Повестка дня, состав участников, место и время проведения совещаний заместителями главы администрации города Шадринска и руководителями структурных подразделений устанавливаются, как правило, самостоятельно, исходя из квартального плана работы, указаний и поручений вышестоящего руководителя в связи с производственной необходимостью.

3.3.3. Использование для проведения совещаний и других мероприятий малого и большого залов согласовывается с контрольно-организационным отделом администрации города. Заявка на помещение и выполнение работ, необходимых для проведения совещания, мероприятия, подается в контрольно-организационного отдел не позднее, чем за один день до проведения совещания.

3.3.4. При необходимости регистрации участников, ее проведение обеспечивается силами проводящего мероприятие структурного подразделения.

3.3.5. Тиражирование необходимых материалов для участников совещаний и других мероприятий обеспечивается обычным порядком.

3.3.6. Один комплект подготовленных к совещаниям по наиболее значимым вопросам социально-экономического развития города материалов заблаговременно (не позднее чем за 2 дня) передается ответственным за проведение руководителем в комитет по экономике.

3.3.7. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осуществляется по необходимости и реализуется силами проводящего совещание структурного подразделения.

4. Муниципальные нормативные и ненормативные правовые акты, порядок их подготовки, ведение регистра.

4.1. Нормативные и ненормативные правовые акты администрации города.

4.1.1. Нормативный правовой акт - изданный в установленном порядке акт администрации города Шадринска, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом. Нормативные правовые акты администрации города Шадринска принимаются в виде постановлений.

Ненормативный правовой акт - правовой акт, который рассчитан на однократное применение и (или) относится персонально к определенным лицам, т. е. носит индивидуальный характер. Ненормативные акты не содержат правовых норм, но порождают правовые последствия и принимаются в виде постановлений и распоряжений.

4.1.2. Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством и решениями городской Думы издает постановления и распоряжения, обязательные для исполнения на территории города Шадринска.

4.1.3. В период временного отсутствия Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, либо досрочного прекращения его полномочий, постановления и распоряжения администрации города подписывает первый заместитель главы администрации города.

4.1.4. Руководители самостоятельных структурных подразделений администрации города, в пределах своей компетенции, в соответствии с действующим законодательством, решениями городской Думы и правовыми актами главы администрации города Шадринска издают распоряжения и приказы.

4.1.5. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

4.1.6. Нормативный правовой акт может быть издан совместно с другими органами местного самоуправления, органами государственной власти и органами местного самоуправления других муниципальных образований, выборными органами профессиональных союзов и других общественных организаций либо по согласованию с ними.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными организациями, документ принимается в форме решения.

Совместный нормативный правовой акт должен быть подписан всеми должностными лицами, издавшими его. При этом подписи должностных лиц располагаются на одном уровне. Подлинники правовых актов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), подписавших документ.

4.1.7. Подготовка нормативного правового акта администрации города возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации города с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового документа во исполнение федеральных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Правительства Курганской области, законов Курганской области и решений Шадринской городской Думы, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими должностными лицами или органами, могут создаваться рабочие группы.

4.1.8. В процессе работы над проектом нормативных правовых актов должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Курганской области, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные исследований, если таковые проводились.

4.1.9. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

При подготовке проектов нормативных правовых актов должны строго соблюдаться требования законодательства РФ, Курганской области, Устава муниципального образования - город Шадринск и настоящего Регламента.

4.1.9.1. Нормативный правовой акт должен иметь заголовок, кратко отражающий содержание документа и отвечать на вопрос: "О чем?". Текст документа излагается литературным языком. Сложные предложения заменяются простыми, применяются устойчивые словосочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).

4.1.9.2. Текст проекта постановления (распоряжения), как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (в распоряжениях - распорядительной). Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства, мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления (распоряжения), а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается с указанием их наименований, номеров, дат.

4.1.9.3. Нормативные предписания (постановляющая часть) могут делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

4.1.9.4. В постановляющей части нормативного правового акта должны быть указаны сроки проведения и должностные лица, ответственные за исполнение содержащихся в тексте поручений, указание на представление информации и должностное лицо, отвечающее за исполнение акта в целом.

Если в нормативном правовом акте содержатся указания о выделении финансовых средств, то должен быть указан источник финансирования.

4.1.10. Нормативный правовой акт администрации города должен быть лаконичным, его объем не должен превышать трех печатных листов.

Правила, инструкции, положения, таблицы, графики, схемы, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание, а в правом верхнем углу указание на принадлежность к нормативному правовому акту.

Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации города подписываются управляющим делами администрации.

Дата и номер проставляются на приложении при регистрации нормативного правового акта.

4.1.11. Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных по этому вопросу актов или их частей, которые включаются в текст нового нормативного правового акта.

При подготовке проекта о внесении изменений и дополнений в действующий нормативный акт, к проекту прилагается актуальная редакция текста (полный читаемый объем).

Если изменения или дополнения ранее изданного по этому вопросу нормативного правового акта значительного объема или вносятся более трех раз, то в целях их упорядочения разрабатывается и вносится нормативный правовой акт в новой редакции.

Совместные правовые акты изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с теми должностными лицами, органами, совместно с которыми они изданы.

4.1.12. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с соответствующим заместителем главы администрации города Шадринска, в структурных подразделениях администрации города, с предприятиями и организациями, являющимися исполнителями поручений, содержащихся в нормативном правовом акте. Проекты нормативных правовых актов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовым отделом. Все нормативные правовые акты администрации города подлежат согласованию с управляющим делами и руководителем правового отдела.

Проекты нормативных правовых актов согласовываются должностными лицами не более, чем в трехдневный срок. Согласование оформляется визами. Автором проекта документа в обязательном порядке прилагается перечень учреждений, организаций, отделов, органов, должностных лиц, в адрес которых должен был направлен документ (рассылка).

4.1.13. Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются непосредственно под текстом проекта нормативного правового акта или на отдельном листе согласования с указанием полного названия визируемого документа. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта излагаются в прилагаемом отдельном заключении, о чем делается отметка рядом с подписью должностного лица.

Если в процессе доработки в проект нормативного правового акта внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

4.1.14. Подготовленный проект нормативного правового акта в течение одного - пяти дней, в зависимости от степени его готовности, сложности и правовой обоснованности, проверяется на соответствие действующему законодательству и визируется правовым отделом.

В случае несоответствия проекта нормам законодательства, руководитель правового отдела вправе вернуть проект автору без визы для устранения замечаний.

После внесения исправлений в проект правовой отдел вновь проводит правовую экспертизу.

4.1.15. Ответственность за несоблюдение установленного порядка подготовки нормативных правовых актов несут руководители структурных подразделений администрации города, которым поручена его подготовка.

4.1.16. Проекты постановлений и распоряжений администрации города с внесенными при согласовании изменениями отдаются руководителем правового отдела управляющему делами администрации города.

Если автор проекта не достиг согласования со всеми исполнителями проекта нормативного правового акта, то создается согласительная комиссия с участием соответствующих заместителей главы администрации города Шадринска.

Если и в этом случае согласование не достигнуто, о управляющему делами вносятся два проекта (в целом либо по его отдельным частям) с указанием автора.

4.1.17. Управляющий делами представленным проектам постановлений администрации города присваивает порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года и направляет для печатания в контрольно-организационный отдел.

Регистрацию распоряжений проводит контрольно-организационный отдел.

Управляющий делами, руководитель и специалисты контрольно-организационного отдела вправе вернуть проекты постановлений и распоряжений на доработку исполнителям.

4.1.18. Подписанные Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска постановления администрации города передаются в контрольно-организационный отдел для рассылки.

4.1.19. В администрации города подлежат регистрации 2 вида распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому виду распоряжения присваивается свой "литер":

- распоряжения по основной деятельности N-р;

- распоряжения по личному составу служащих администрации города ее структурных подразделений N-рк.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы строго запрещено. Контрольно-организационный отдел отвечает за точное соответствие копий подлиннику акта.

4.1.20. Размножение и рассылка подписанных правовых актов производится в трехдневный срок контрольно-организационным отделом администрации города в соответствии со списком, который напечатан по предложению авторов документа на проекте на лицевой стороне или оборотной стороне каждого акта. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью контрольно-организационного отдела. Один экземпляр нормативных правовых актов администрации города Шадринска подлежит отправке в Правительство Курганской области, один - в прокуратуру города, один - в правовой отдел и один экземпляр постановлений, касающихся жизнедеятельности города, - в библиотеку им. Зырянова, остальные - по рассылке.

Передача нормативных правовых актов администрации города для использования в правовых автоматизированных информационных системах осуществляется только по разрешению управляющего делами через правовой отдел.

4.1.21. Нормативные правовые акты администрации города, затрагивающие интересы, права, свободы и обязанности неопределенного круга лиц, публикуются в городской газете "Исеть". Подготовка акта к публикации производится комитетом по информационно-техническому обеспечению администрации города Шадринска по согласованию с управляющим делами.

4.1.22. Ненормативные правовые акты администрации города Шадринска разрабатываются и принимаются в аналогичном порядке.

4.1.23. Подлинники правовых актов администрации города спустя 5 лет после их выпуска сдаются в государственный архив вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты.

4.1.24. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой дел, сдаваемых в архив, осуществляет контрольно-организационный отдел администрации города и руководители самостоятельных структурных подразделений.

4.1.25. Правовой отдел администрации города Шадринска не позднее 10 дней со дня вступления в силу нормативного правового акта администрации города Шадринска направляет в Правительство Курганской области заверенную контрольно-организационным отделом копию на бумажном и электронном носителях указанием реквизитов и даты опубликования.

4.2. Порядок подготовки и внесения проектов нормативных правовых актов городской Думы.

4.2.1. Нормативные правовые акты городской Думы издаются в виде решений.

4.2.2. Проекты решений городской Думы готовятся на рассмотрение городской Думы, как правило, структурными подразделениями администрации города, Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска.

4.2.3. Инициатива в разработке проекта решения, вносимого на рассмотрение городской Думы от имени администрации города, может исходить от Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, его заместителей, руководителей структурных подразделений, управляющего делами администрации города Шадринска.

Проекты нормативных правовых актов Шадринской городской Думы, предусматривающие установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета, могут быть внесены на рассмотрение только по инициативе Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска или при наличии заключения Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

4.2.4. Поручения Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска по разработке проектов решений городской Думы передаются управляющему делами для включения в квартальный план работы администрации города Шадринска.

4.2.5. Предложения о подготовке и внесении на рассмотрение городской Думы проектов ее решений, по вопросам, не включенным в план работы администрации города, рассматриваются Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска дополнительно.

4.2.6. Перенос даты передачи на рассмотрение проекта решения городской Думы, не подготовленного в установленные сроки, осуществляется Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска на основании служебной записки ответственного за подготовку вопроса.

4.2.7. Должностное лицо администрации города, получившее поручение о подготовке проекта решения городской Думы, организует эту работу самостоятельно либо во взаимодействии с заинтересованными подразделениями администрации города.

После подготовки проекта решения городской Думы разработчик проводит внутренние согласования разрабатываемого документа с руководителями заинтересованных структурных подразделений администрации города. Не согласованные документы на рассмотрение постоянных комиссий городской Думы не выносятся.

4.2.8. В процессе подготовки и согласования проекта решения городской Думы разработчик руководствуется требованиями, предусмотренными настоящим Регламентом для подготовки нормативно-правовых актов администрации города.

4.2.9. При предварительном рассмотрении проектов решений городской Думы в постоянных комиссиях принимают участие должностное лицо администрации города, ответственное за подготовку проекта решения, и по его усмотрению другие заинтересованные лица.

4.2.10. Проекты решений городской Думы вносятся администрацией города не позднее, чем за 10 дней до рассмотрения их на заседании Думы на бумажном и электронном носителе. К проекту прилагаются документы в соответствии с Регламентом Шадринской городской Думы.

5. Организация работы со служебными документами.

5.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию города и исходящей из нее, осуществляется контрольно-организационным отделом.

5.2. Корреспонденция, поступившая в контрольно-организационный отдел администрации города, подлежит регистрации в день ее поступления.

5.2.1. После регистрации, в соответствии с распределением обязанностей, формируется почта Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска, заместителям главы администрации города Шадринска и управляющему делами.

Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Правительство Курганской области, депутатов всех уровней, а также поступившие повторно, готовятся в почту Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска.

5.2.2. Руководители администрации города, ее структурных подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Не допускается прием писем руководителями администрации города без предварительной регистрации в контрольно-организационном отделе. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.

В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случае выполнения поручения несколькими должностными лицами, обобщение материалов, подготовку итогового документа осуществляет должностное лицо, указанное в реестре исполнителей первым. Все другие исполнители в равной степени отвечают за качественное и своевременное исполнение поручения и обязаны в установленные сроки представить ему необходимые материалы. Документ для исполнения передается поочередно.

5.2.3. После рассмотрения руководителями администрации города почта возвращается в контрольно-организационный отдел для отметки в журнале, после чего направляется исполнителям. Не допускается передача писем руководителями администрации города исполнителям без предварительной отметки в контрольно-организационном отделе, а также переадресация напрямую другим лицам. Передача письма может быть произведена только с разрешения Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска с соответствующей на то резолюцией.

5.2.4. Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

Ответы в Государственную Думу, Совет Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главному Федеральному инспектору по Курганской области, Правительство Курганской области, прокурору подписываются Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, а в его отсутствие - первым заместителем главы администрации города Шадринска.

5.2.5. Сроки исполнения документов.

1) срок исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях администрации города Шадринска, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется в календарных днях с даты подписания;

2) срок исполнения поручений в нормативных правовых актах, поступивших в администрацию города Шадринска из Правительства Курганской области, Курганской областной Думы с указанием срока исполнения - к установленному сроку, без указания срока исполнения - один месяц (с даты поступления в администрацию города);

3) срок исполнения прямых поручений Губернатора области, его заместителей, Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, его заместителей:

а) с указанием "срочно":

- не требующих дополнительного изучения вопросов - 3 дня;

- требующих дополнительного изучения вопросов - 10 дней;

б) с указанием "оперативно" - 10 дней;

в) без указания срока исполнения - один месяц;

4) срок исполнения запросов депутатов всех уровней - 30 календарных дней.

5) по служебным документам, рассчитанным на длительное действие и в которых отсутствуют конкретные сроки выполнения, информация о ходе выполнения представляется по специальному запросу.

5.3. Отправляемому из администрации города документу:

- присваивается исходящий номер; исходящий номер дополняется индексом по номенклатуре;

- на последнем листе исходящего документа на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

- в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

- представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов;

5.4. В случае приема или передачи служебных документов по каналам факсимильной связи действует следующий порядок:

- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненной на писчей бумаге формата А4 (210x297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы;

- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и передаются в контрольно-организационный отдел по общим правилам.

6. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан.

6.1. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан осуществляется контрольно-организационным отделом администрации города в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Все письменные обращения граждан, поступившие в администрацию города, регистрируются не позднее 3 дней с момента поступления. Не допускается прием или возврат руководителями администрации города письменных обращений граждан без регистрации в контрольно-организационном отделе.

6.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Шадринска, направляется контрольно-организационным отделом в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.4. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

6.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6.6. Руководители администрации города и ее структурных подразделений рассматривают почту с обращениями граждан ежедневно. Руководитель знакомится с содержанием обращения и прилагаемыми документами, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.

Не допускается передача обращений граждан должностными лицами администрации города исполнителям, а также переадресация заместителями главы администрации города обращения, направленного им Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, другим заместителям без предварительной отметки в контрольно-организационном отделе.

6.7. После закрытия (оформления "В дело") руководителями администрации города обращения возвращаются в контрольно-организационный отдел, который направляет в тот же день ответ заявителю.

6.8. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в контрольно-организационном отделе

В тех случаях, когда рассматриваемое обращение требует углубленной проверки изложенных в нем доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов или ведомств сроки рассмотрения могут быть в порядке, исключения продлены Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска, либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней. О продлении срока исполнитель обязан уведомить заявителя.

6.9. Исполнители письменных обращений граждан представляют в контрольно-организационный отдел проект ответа на обращение, с приобщением всех имеющихся материалов для ознакомления с ними автора резолюции.

В проекте ответа должны быть конкретно и полно, по возможности со ссылкой на законы и нормативные правовые акты, даны разъяснения по существу поставленных в обращении вопросов. Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан доработать его в трехдневный срок.

Ответы на обращения, поступившие исполнителям через Правительство Курганской области, представляются в контрольно-организационный отдел, не позже, чем за 7 дней до окончания срока, указанного в регистрационной карточке Правительства Курганской области.

6.10. Письменные обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в письменной форме.

На каждом обращении после окончательного решения должна быть надпись "В дело" или "На контроль" (если указан срок обещания) и личная подпись должностного лица, принявшего решение.

Ответы с надписью "На контроль", ставятся в контрольно-организационном отделе на дополнительный контроль. При поступлении ответов о выполнении обещания обращение снимается с контроля Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска.

6.11. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6.12. Личный прием граждан ведут Глава города Шадринска - глава администрации города Шадринска, его заместители, руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема граждан по личным вопросам (приложение N 2).

6.13. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.14. Прием граждан Главой города Шадринска - главой администрации города Шадринска ведется по предварительной записи лично.

Накануне приема в почту Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска представляется список граждан с указанием вопросов, по которым они хотят обратиться на прием, с приложением документов по первичным обращениям заявителя в администрацию города.

6.15. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.16. Переданные на приеме письменные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с действующим законодательством.

6.17. Вопрос о работе с обращениями граждан не реже одного раза в квартал рассматривается на аппаратном совещании администрации.

6.18. Должностные лица администрации города и муниципальные служащие принимают участие в рассмотрении обращений граждан, адресованных Главе города Шадринска - главе администрации города Шадринска через газету "Исеть" и "прямой провод с населением города".

7. Контроль за исполнением документов и поручений.

7.1. Контролю за сроками исполнения подлежит действующее законодательство Российской Федерации, законы и постановления Курганской областной Думы, постановления, распоряжения Правительства Курганской области, распоряжения Губернатора Курганской области, решения Шадринской городской Думы, постановления и распоряжения администрации города Шадринска.

7.2. Организационные основы работы по контролю и проверке исполнения базируются и регламентируются нормативными правовыми документами Правительства Курганской области, Шадринской городской Думы и администрации города Шадринска.

7.3. Система контроля включает в себя обеспечение своевременного исполнения указанных в документах сроков, качественного, полного и точного выполнения поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

Контроль за исполнением документов осуществляется путем проверки состояния дел на местах, заслушивания информации и отчетов на заседаниях постоянных депутатских комиссий городской Думы, аппаратных совещаниях у Главы города Шадринска - главы администрации города Шадринска, получения справок, других информационных материалов от соответствующих организаций.