Статья 4. Порядок размещения сведений в ИСОГД

Статья 4. Порядок размещения сведений в ИСОГД

1. Копии документов, принятых Администрацией города Кургана, сведения о которых подлежат размещению в основных разделах ИСОГД, направляются в Департамент для регистрации и размещения в ИСОГД.

2. Поступившие в Администрацию города Кургана от органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Курганской области копии документов, сведения о которых подлежат размещению в основных разделах ИСОГД и принятые применительно к территории города Кургана направляются в Департамент для регистрации и размещения в ИСОГД не позднее следующего рабочего дня после поступления.

3. Руководитель муниципального предприятия или учреждения, а также юридические и физические лица, заключившие с Администрацией города Кургана договоры об обмене информацией о градостроительной деятельности, принявшие документы, подлежащие размещению в дополнительных разделах ИСОГД, в течение 14 дней передают копии указанных документов с сопроводительным письмом в Департамент.

4. Прием (регистрация) и размещение копий документов в ИСОГД включают в себя следующие процедуры.

4.1. В случае, если поступившая копия является копией нового самостоятельного документа, работниками Департамента осуществляются:

4.1.1. регистрация входящего сопроводительного письма к документам,

подлежащим размещению в ИСОГД, в Книге учета сведений. Запись в Книге учета сведений состоит из следующих элементов:

- порядковый номер записи;

- дата записи в формате ГГГГ. ММ. ДД, соответствующая дате получения документа для размещения в ИСОГД;

- источник сведений (наименование органа, направившего документ для размещения в ИСОГД);

- исходящий номер и дата сопроводительного письма;

- номер документа в пакете (с одним сопроводительным письмом может поступить несколько документов);

- наименование документа;

- количество листов документа;

- тип носителя и количество (если документ представлен в электронном варианте);

- дата размещения документа в ИСОГД;

- регистрационный номер документа в ИСОГД;

- подпись лица, осуществившего размещение документа в ИСОГД;

- примечание.

4.1.2. принятие решения о размещении документа в ИСОГД;

4.1.3. занесение сведений о документе в журнал учета документов ИСОГД с присвоением регистрационного номера, указанием номера книги хранения копии документа;

4.1.4. помещение копии документа в отдельную книгу хранения, которой присваивается номер. Номер книги хранения соответствует регистрационному номеру документа в случае, если документ является новым самостоятельным.

4.1.5. занесение в базу данных ИСОГД наименования и реквизитов документа (регистрационный номер документа, номер книги, в которой будет храниться копия документа и материалов, входящих в его состав, т.п.).

В базу данных заносятся наименование и реквизиты документов общей части раздела (каждому документу в составе документа ИСОГД присваивается отдельный идентификационный номер), в том числе указывается ссылка на соответствующий раздел.

В базу данных заносятся также наименование и реквизиты актуализированных карт (схем) в специальную часть раздела (каждому картографическому документу в составе документа ИСОГД присваивается отдельный идентификационный номер), в том числе указывается ссылка на соответствующий подраздел раздела 9 (хранение электронной версии карты).

Выполнение пространственной привязки документов ИСОГД к объектам градостроительной деятельности производится в соответствии с кадастровым делением Курганского кадастрового района.

4.2. В случае, если поступившая копия документа является дополнением к документу, зарегистрированному ранее в ИСОГД, то он помещается в ту же книгу, где хранится основной документ, соответственно указывается номер книги основного документа. Работником Департамента осуществляются:

а) регистрация входящего сопроводительного письма к документам, подлежащим размещению в ИСОГД;

б) принятие решения о размещении документа в ИСОГД;

в) выполнение процедуры установления связи между ранее зарегистрированным и уже хранящимся в ИСОГД документом и дополнением к нему;

г) присвоение документу (части документа) в журнале учета документов ИСОГД регистрационного номера основного документа, частью которого является поступивший документ;

д) внесение корректировок в индивидуальные сведения об основном документе;

5. Помещение копии документа в книгу с соответствующим номером.

6. Факт размещения документа в ИСОГД отражается в журнале учета документов ИСОГД. Журнал учета документов ИСОГД должен иметь но^ер, который формируется в соответствии со следующими правилами:

6.1. новый журнал заводится с начала года (всегда имеет порядковый номер "1". В течение года, по мере заполнения одного журнала, заводится необходимое количество дополнительных журналов.

6.2. каждому журналу присваивается порядковый номер (1.....п) в текущем году. Полный номер журнала состоит из порядкового номера журнала в текущем году и года.

Формат номера журнала учета документов ИСОГД: КК-ХХХХ, где:

КК - порядковый номер в текущем году, ХХХХ - текущий год.

Запись журнала учета документов ИСОГД состоит из следующих элементов:

- порядковый номер записи в книге;

- вид документа;

- наименование документа;

- дата утверждения;

- орган, утвердивший документ;

- номер правового акта;

- регистрационный номер документа;

- дата регистрации документа;

- Ф.И.О. работника Департамента, ответственного за регистрацию;

- Ф.И.О. исполнителя.

7. Регистрационный номер документу ИСОГД присваивается в момент внесения начальных сведений о нем в журнал учета документов ИСОГД.

Регистрационный номер документа задается в соответствии с форматом:

RR_NNNN_КК

RR - номер раздела,

NNNN - порядковый номер записи в Журнале учета документов ИСОГД,

КК - номер Журнала учета документов ИСОГД.

Номер книги соответствует регистрационному номеру документа.

8. Идентификационный номер присваивается общей и специальной частям документа. Идентификационный номер части документа задается в соответствии с форматом NN_MM_RR, где:

NN - номер части по порядку внутри документа (для частей документа применяется сквозная нумерация)

ММ - часть документа (ОЧ - общая часть, СЧ - специальная часть),

RR - регистрационный номер документа.