Глава 17. Подготовка документов и дел к передаче в архив Правительства Курганской области (п.п. 274 - 318)

Глава 17. Подготовка документов и дел к передаче в архив Правительства Курганской области

274. Для организации и проведения экспертизы ценности Документов в Правительстве Курганской области создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем Аппарата.

275. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганский области службой делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством архива отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

276. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства Курганской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

277. Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

278. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Образец оформления описи дел постоянного хранения приведен в приложении 34 к настоящей Инструкции.

Образец оформления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведен в приложении 35 к настоящей Инструкции.

Образец оформления описи дел по личному составу приведен в приложении 36 к настоящей Инструкции.

279. В каждом структурном подразделении Аппарата Правительства Курганской области описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

280. По этим описям документы передаются в архив Правительства Курганской области.

281. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

282. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу, на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

283. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Аппарата Правительства Курганской области, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Курганской области, которую готовит архив отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГУ "ГАКО" по истечении срока ведомственного хранения (10 лет).

Описи дел структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области составляются по установленной форме и представляются в архив отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области не ранее чем через год и не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Образец оформления описи дел структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области приведен в приложении 37 к настоящей Инструкции.

284. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение Аппарата Правительства Курганской области в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

285. Описательная статья описи дел структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, чисти) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела,

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

286. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

287. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

288. Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Аппарата Правительства Курганской области со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и других.

289. В конце описи после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

290. Опись дел структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области.

291. Опись дел структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства Курганской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Аппарата Правительства Курганской области.

292. По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

293. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (образец оформления приведен в приложении 38 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять разборчиво, без сокращений.

294. На обложке дела указываются реквизиты: наименование фондообразователя "Правительство Курганской области" и структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

295. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование "Правительство Курганской области". В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Правительство Курганской области было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, записывается его название в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок (наименование) дела, переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и других). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и других), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела, указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами;

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и другие), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

296. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела (образец оформления приведен в приложении 39 к настоящей Инструкции).

297. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

298. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

299. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

300. Наименования Правительства Курганской области и Структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

301. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

302. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

303. Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

304. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другие), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

305. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и другие) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

306. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

307. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и другие) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и другие).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

308. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и другие), составляется внутренняя опись документов дела (образец оформления приведен в приложении 40 к Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

309. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и другое) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

310. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

311. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 0,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

312. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

313. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

314. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

315. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

316. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

317. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

318. Документы Правительства Курганской области являются собственностью Курганской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ "ГАКО" как часть Архивного фонда Курганской области.