Глава 10. Прием и отправка документов посредством электрической связи (п.п. 192 - 204)

Глава 10. Прием и отправка документов посредством электрической связи

192. С помощью средств электрической связи осуществляется прием и передача документов в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

193. В структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области, в которых установлены средства факсимильной связи, руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области определяется лицо, ответственное за прием и передачу документов посредством факсимильной связи (далее - факсограмма).

194. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале передачи, приема факсограмм с проставлением даты и времени передачи (приема) факсограммы, наименования корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номера его факса.

195. Ответственность за содержание факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области.

196. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается прием и передача документов в виде электронных сообщений.

197. В Правительстве Курганской области отправка электронных сообщений с электронного адреса kurgan@kurganobl.ru осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области в течение рабочего дня.

С указанного адреса электронные сообщения направляются за подписью Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителя Аппарата.

198. Электронные сообщения в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области направляются за подписью руководителей указанных структурных подразделений.

199. Электронное сообщение содержит электронный адрес, тему электронного сообщения, текст электронного сообщения с указанием исполнителя, вложение (при наличии).

200. Получатель электронного сообщения должен быть проинформирован о направлении в его адрес электронного сообщения, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

201. Электронное сообщение оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки.

202. Ответственность за ненадлежащую подготовку электронного сообщения несет исполнитель.

203. Передаваемые в виде электронного сообщения официальные документы должны иметь подлинник (оригинал) документа на бумажном носителе.

204. Отправитель электронного сообщения с помощью информационной системы для работы с электронной почтой создает электронное сообщение, прикладывает при необходимости файл вложения, отправляет сообщение и фиксирует дату и время отправки в бумажном документе или в журнале отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с листом (указателем) рассылки.