Глава 9. Организация работы с исходящими документами (п.п. 182 - 191)

Глава 9. Организация работы с исходящими документами

182. Отправка исходящих документов из Правительства Курганской области производится после их регистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области.

183. Ответственность за составление и оформление исходящего документа (правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание исходящего документа, листа (указателя) рассылки) в Правительстве Курганской области возлагается на структурное подразделение Аппарата Правительства Курганской области - исполнителя документа.

184. Исходящие документы Правительства Курганской области оформляются на бланках Губернатора Курганской области, бланках письма Правительства Курганской Области.

185. Второй экземпляр исходящего документа должен быть завизирован заместителем Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями, руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, руководителем Органа власти, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

186. При отправке исходящего документа отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области проверяется наличие:

1) адреса с индексом;

2) исходящего номера;

3) фамилий исполнителя с указанием номера его телефона;

4) указанных в тексте приложений;

5) подписи на документе.

187. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров; которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один.

188. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

189. Обработка исходящей документов включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в почтовый реестр, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение почтовой связи.

190. Исходящие документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Заказные письма сдаются в почтовое отделение до 10 экземпляров, а свыше - по почтовому реестру, который составляется в двух экземплярах. В нем указываются номера документов, дата отправки и адрес. Один экземпляр почтового реестра передается в почтовое отделение, второй - в отдел учета и отчетности управления делами Правительства Курганской области. Возвращенный из почтового отделения экземпляр бланка уведомления, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, возвращается в отдел учета и отчетности управления делами Правительства Курганской области.

191. При отправке служебной корреспонденции фельдъегерской службой заполняются реестры в 2-х экземплярах (один - в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - в фельдъегерской службе, заполняется адрес, организация, номер документа).