Глава 18. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения (п.п. 319 - 322)

Глава 18. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

319. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период времени, сроки хранения которых истекли, оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (образец оформления приведен в приложении 41 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

320. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Правительства Курганской области (при этом дела каждого структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

321. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

322. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем Аппарата после утверждения ЭПК описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения руководителем Аппарата актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуру. После уничтожения Дел в сводной номенклатуре дел Правительства Курганской области проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.