Глава 16. Формирование дел и их текущее хранение (п.п. 249 - 273)

Глава 16. Формирование дел и их текущее хранение

249. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

250. Дела формируются в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области и отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области в пределах своей компетенции в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области и положением об Аппарате Правительства Курганской области.

251. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в службу делопроизводства структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области для формирования их в дела.

252. Контроль за правильным формированием дел в Правительстве Курганской области осуществляется архивом Отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

253. При формировании дел необходимо:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы;

помещать в дело документ оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может быть более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений, например: "Том N 1", "Том N 2".

254. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

255. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; актов Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Курганской области.

256. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на указанный акт дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

257. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

258. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов,

259. Приказы управления делами Правительства Курганской области по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании Приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения

Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам, например командировкам.

260. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

261. Документы в личных делах работников Правительства Курганской области располагаются по мере их поступления.

262. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Правительства Курганской области, структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

263. Лицевые счета работников Правительства Курганской области по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

264. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года,

265. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

266. Дела со дня их заведения до передачи в архив Правительства Курганской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

267. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

268. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

269. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

270. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Правительства Курганской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Правительства Курганской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

271. Выдача дел из архива Правительства Курганской области структурным подразделениям Аппарата Правительства Курганской области производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по согласованию с руководителем Аппарата по актам.

272. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении Аппарата Правительства Курганской области, временно требуются работнику Правительства Курганской области, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

273. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководителя Аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (оригинала).