Глава 15. Разработка и ведение номенклатуры дел (п.п. 232 - 248)

Глава 15. Разработка и ведение номенклатуры дел

232. Формирование документального фонда Правительства Курганской области осуществляется службами делопроизводства структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.

233. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Курганской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

234. В Правительстве Курганской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области (образец приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Курганской области.

235. Сводная номенклатура дел Правительства Курганской области используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

236. Сводная номенклатура дел является основой формирования документального фонда Правительства Курганской области. Документальный фонд Правительства Курганской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства Курганской области составляют документы, созданные в Правительстве Курганской области и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

237. Составление сводной номенклатуры дел Правительства Курганской области, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в Государственное учреждение "Государственный архив Курганской области" (далее - ГУ "ГАКО") осуществляет отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

238. При составлении сводной номенклатуры дел отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области руководствуется положением об Аппарате Правительства Курганской области, положениями о структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области, утвержденных распоряжением Губернатора Курганской области от 21 июля 2009 года N 255-р, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Курганской области, их виды, состав и содержание.

239. Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области составляется службой делопроизводства Аппарата Правительства Курганской области, согласовывается с архивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области и представляется в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

Вновь созданное структурное подразделение Аппарата Правительства Курганской области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области и представить ее в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

240. Сводная номенклатура дел составляется лицом, ответственным за архив Правительства Курганской области, на основе номенклатур дел структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области, подписывается начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, согласовывается с экспертной комиссией Правительства Курганской области (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Курганской области (далее - ЭПК) и утверждается руководителем Аппарата.

241. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Аппарата Правительства Курганской области получают выписки из соответствующих ее разделов для формирования и оформления дел, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.

242. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый - как документ постоянного срока хранения помещается в дело отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - используется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области в качестве рабочего экземпляра, третий - применяется в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, четвертый - в ГУ "ГАКО". Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области допускается вести в службе делопроизводства Аппарата Правительства Курганской области в электронном виде.

243. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, согласовывается и утверждается руководителем Аппарата и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

244. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры Правительства Курганской области разрабатывается новая номенклатура дел.

245. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности Аппарата Правительства Курганской области.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Образец оформления сводной номенклатуры дел Правительства Курганской области приведен в приложении 33 к настоящей Инструкции.

246. Графы номенклатуры дел Правительства Курганской области, структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области заполняются в следующем порядке.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Курганской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен точно и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Распоряжения Губернатора Курганской области по основной деятельности.

Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и другие), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (распоряжения, постановления, протоколы, приказы и другие); название "Правительство Курганской области" или структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другие), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке Дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ВНИИД по вопросам научно-методической работы.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций муниципальных районов и городских округов Курганской области по вопросам социальной защиты населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов,

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Сводный годовой бухгалтерский отчет Правительства Курганской области за 2009 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие.

247. Если в течение года в Правительстве Курганской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

248. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).