Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Указ Губернатора Курганской области от 5 марта 2011 г. N 72 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Курганской области" (с изменениями и дополнениями)
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Курганской области
- Раздел III. Создание документов в Правительстве Курганской области (п.п. 18 - 149)
- Глава 5. Подготовка и оформление отдельных видов документов в Правительстве Курганской области (п.п. 66 - 149)
Глава 5. Подготовка и оформление отдельных видов документов в Правительстве Курганской области (п.п. 66 - 149)
Глава 5. Подготовка и оформление отдельных видов документов в Правительстве Курганской области
§6. Приказ
66. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов управления делами Правительства Курганской области по личному составу, основной деятельности Правительства Курганской области, их согласование с согласующими органами и контроль за правильностью их оформления возлагается на управление государственной службы и кадров Правительства Курганской области, управление делами Правительства Курганской области соответственно.
67. Для приказов управления делами Правительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:
1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;
2) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Правительство Курганской области";
3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Управление делами";
4) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Приказ";
5) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;
6) ниже по центру относительно предыдущего реквизита указывается место составления (издания) документа "г. Курган";
7) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12-14;
8) ниже через три пустые строки указывается подпись, которая состоит из слив "Управляющий делами Правительства Курганской области" и инициалов имени, отчества и фамилии управляющего делами Правительства Курганской области. Слова "Управляющий делами" и "Правительства Курганской области" печатаются в две строки от границы левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;
9) ниже слева указываются фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;
10) ниже слева указывается номер телефона исполнителя размером шрифта N 10.
68. Согласование проектов приказов управления делами Правительства Курганской области оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи (И.О. Фамилия), дату визирования. Визы проставляются на отдельном листе бумаги формата А4, который обозначается "Лист согласования к приказу "Наименование".
69. Текст приказа управления делами Правительства Курганской области может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение". Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов управления делами Правительства Курганской области завершается словом "приказываю", которое печатается прописными буквами,
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Аппарата Правительства Курганской области или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ управления делами Правительства Курганской области изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка.
В текст приказа не включается пункт "Приказ довести до сведения...".
70. Приказы управления делами Правительства Курганской области по личному составу печатаются и подписываются в Двух экземплярах, первый после подписания передается в управление государственной службы и кадров Правительства Курганской области, второй - в отдел учета и отчетности управления делами Правительства Курганской области.
Формирование кадровых распорядительных документов в дела проводится раздельно: приказы по приему, переводу на другую работу, увольнению (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно от приказов на отпуска, командировки (срок хранения - 5 лет).
71. Приказам управления делами Правительства Курганской области по личному составу присваивается буквенное обозначение "л/с".
Образец оформления проекта приказа управления делами Правительства Курганской области по личному составу приведен в приложении 17 к настоящей Инструкции.
Образец оформления проекта приказа управления делами Правительства Курганской области по основной деятельности приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции.
§7. Протокол заседания (совещания)
72. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
73. В Правительстве Курганской области протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме, при которой фиксируется только принятое по вопросу решение.
74. Текст полного протокола заседания (совещания) состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители органов государственной власти местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заседания (совещания) заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
Основная часть протокола заседания (совещания) состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
слушали:
выступили:
постановили: (или решили:).
В разделе протокола заседания (совещания) "слушали" приводятся: фамилия и инициалы докладчика должность, наименование темы, содержание доклада, информации, отчета. Фамилия и инициалы докладчика пишутся в именительном падеже. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку "Текст доклада прилагается".
В разделе "выступили" указываются: фамилии, инициалы и должности лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.
В разделе "постановили (или решили)" записывается принятое решение, которое вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось -...".
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола заседания (совещания) или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
75. Текст краткого протокола заседания (совещания) состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц,
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Заместитель директора Департамента имущественных
и земельных отношений - И.О. Фамилия
Заместители начальника Главного управления
образования Курганской области - И.О. Фамилия
- И.О. Фамилия
В основной части протокола заседания (совещания) указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 12-13 и выравнивается от границы левого поля.
Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
76. Протокол заседания (совещания) подписывается председательствующим после заседания и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
77. Протоколам заседания (совещания) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
78. Копии протоколов заседания (совещания) при необходимости рассылаются заинтересованным органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, Органа власти, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заседаний (совещаний) заверяются печатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.
79. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний (совещаний), которые заверяются печатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.
80. Протоколы заседания (совещания) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
вид документа - протокол (слово "протокол" печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 13 и выравнивается по центру);
вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, печатается через две пустые строки после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола заседания (совещания) - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через пустую строку ниже предыдущего реквизита; номер обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
81. Основная часть протокола заседания (совещания) печатается через один межстрочный интервал.
82. Подпись председательствующего отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего двумя пустыми строками и включает наименование должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).
Образец оформления полного протокола заседания (совещания) приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции.
Образец оформления краткого протокола заседания (совещания) приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Параграф изменен с 23 октября 2017 г. - Указ Губернатора Курганской области от 23 октября 2017 г. N 257
§8. Порядок оформления поручений Губернатора Курганской области, поручений Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента
83. Поручения Губернатора Курганской области оформляются на бланке поручения Губернатора Курганской области управлением информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области в соответствии с Регламентом Правительства Курганской области.
84. Для бланка поручения Губернатора Курганской области устанавливается следующий состав реквизитов:
1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;
2) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Губернатор Курганской области", которые выделяются полужирным шрифтом N 20;
3) ниже по центру отдельной строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганской области, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;
4) ниже по центру отдельной строкой указываются слово "Поручение" и регистрационный номер, которые выделяются полужирным шрифтом N 18;
5) ниже по центру отдельной строкой указываются место, дата оформления поручения, которые печатаются размером шрифта N 12;
6) ниже отдельной строкой указываются слова "Основной исполнитель" (печатаются размером шрифта N 12) и фамилия, инициалы имени, отчества основного исполнителя (печатаются полужирным шрифтом N 18);
7) ниже отдельной строкой указываются слово "Соисполнители" (печатается размером шрифта N 12) и - фамилия, инициалы имени, отчества соисполнителя (печатаются полужирным шрифтом N 18);
8) ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 16;
9) ниже указываются слова "Срок представления доклада об исполнении:" (печатаются размером шрифта N 12) и дата представления доклада об исполнении (печатается полужирным шрифтом N 14);
10) ниже указываются слова "Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области представить в отдел планирования и контроля за исполнением поручений управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области", которые печатаются с абзацного отступа (1,25 см) по ширине страницы размером шрифта N 11;
11) ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области, которые печатаются полужирным шрифтом N 14.
85. Если поручение Губернатора Курганской области дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является основным исполнителем и несет ответственность за сроки и качество его исполнения, организует работу по исполнению поручения Губернатора Курганской области и подготовке доклада об исполнении поручения Губернатора Курганской области.
86. Губернатору Курганской области направляется доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области, который подписывается основным исполнителем и согласовывается со всеми соисполнителями. Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области согласовывается с соисполнителями в течение рабочего дня. Согласование оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы соисполнителей проставляются в докладе об исполнении поручения Губернатора Курганской области ниже визы основного исполнителя.
87. При оформлении поручения Губернатора Курганской области указываются конкретные сроки исполнения (календарная дата), устанавливаемые с учетом возможности реализации поручения Губернатора Курганской области в указанные сроки и в полном объеме.
88. Поручениям Губернатора Курганской области присваивается регистрационный номер в системе электронного документооборота и управления административными процессами Правительства Курганской области с добавлением букв ПГ, например, N ПГ-01-70/17.
89. Подписанные Губернатором Курганской области поручения Губернатора Курганской области в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.
Образец оформления поручения Губернатора Курганской области приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции.
90. Поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента оформляются управлением информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области в соответствии с Регламентом Правительства Курганской области.
90.1. Для бланка поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента устанавливается следующий состав реквизитов:
1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;
2) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Поручение", которое выделяется полужирным шрифтом N 20;
3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Губернатор Курганской области", которые выделяются полужирным шрифтом N 20;
4) ниже по центру отдельной строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганской области, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;
5) ниже по центру отдельной строкой указывается дата оформления поручения, регистрационный номер, которые выделяются полужирным шрифтом N 18;
6) ниже отдельной строкой указываются слова "(по исполнению Перечня поручений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации, указаний Президента Российской Федерации от N )" (печатаются полужирным шрифтом размером N 18);
7) ниже с абзацного отступа (1,25 см) указываются должности, фамилии и инициалы имени, отчества исполнителей (печатаются размером шрифта N 14);
8) ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 14;
9) ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) указываются сроки представления информации по исполнению поручения основным исполнителем;
10) ниже указываются слова "Информацию для Губернатора Курганской области представить в отдел планирования и контроля за исполнением поручений управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области с ссылкой на номер поручения Губернатора Курганской области", которые печатаются с абзацного отступа (1,25 см) по ширине страницы размером шрифта N 11;
11) ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области, которые печатаются полужирным шрифтом N 14.
90.2. Подписанные Губернатором Курганской области поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.
Образец оформления поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента приведен в приложении 48 к настоящей Инструкции.
§9. Порядок оформления служебных писем
91. Служебные письма Правительства Курганской области готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады о выполнении поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области;
как доклады Органов власти на поручения курирующих заместителей Губернатора Курганской области;
как исполнение поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Органов власти;
как сопроводительные письма к проектам областных законов, проектам правовых актов;
как ответы на запросы различных организаций, предприятии и граждан;
как инициативные письма.
92. Различают следующие служебные письма:
1) письмо-просьба - письмо, которое выражает просьбу о выполнении какого-либо действия, например: "В связи с ... просим подтвердить...", "Прошу сообщить...";
2) письмо-запрос - письмо, которое выражает просьбу о предоставлении информации;
3) письмо-ответ - письмо, которое содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, например: "Сообщаем Вам, что...", "Подтверждаем получение...", "К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена...". Каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (на N____от 00.00.0000 г.). При подготовке письма-ответа необходимо предоставить ответ по каждому пункту письма-запроса;
4) инициативное письмо - письмо, создающееся по инициативе Губернатора Курганской области и его заместителей;
5) сопроводительное письмо - письмо, которое подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей с указанием цели их направления, Например: "Направляем Вам...", "Высылаем запрошенные Вами...". Указанный вид письма обязательно имеет отметку о наличии приложения;
6) письмо-извещение - письмо, которое содержит какое-либо сообщение, например: "Сообщаем Вам о...", "Извещаем Вас, что...", "Ставим Вас в известность...";
7) письмо-напоминание - письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату, например: "Напоминаем Вам, что...", "Вторично сообщаем...". В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
8) письмо-подтверждение - письмо, которое подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора, например: "Подтверждаем получение...". Письма-подтверждения заканчиваются словами благодарности, просьбой, замечаниями или предложениями;
9) циркулярные письма - письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в нижестоящие, например: "В целях..."; "В соответствии с...", "Во исполнение...".
93. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией Губернатора Курганской области, его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
94. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Губернатора Курганской области, его заместителей.
95. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором Курганской области, его заместителями.
96. Проекты служебных писем Правительства Курганской области и Губернатора Курганской области подготавливаются структурными подразделениями Аппарата Правительства Курганской области, руководителями Органов власти по поручению Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата и оформляются на бланке писем Правительства Курганской области.
97. Проекты служебных писем подготавливаются в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. По запросу копия зарегистрированного письма передается исполнителю.
98. На бланках писем Правительства Курганской области применяется угловое расположение реквизитов:
1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;
2) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Правительство";
3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Курганской области";
4) ниже по центру отдельной строкой указывается почтовый адрес;
5) ниже по центру отдельной строкой указываются номера телефона, телефона-факса;
6) ниже по центру отдельной строкой указывается номер телетайпа;
7) ниже по центру отдельной строкой указывается сайт;
8) ниже по центру отдельной строкой указывается адрес электронной почты;
9) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;
10) ниже слева указываются отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
99. Служебные письма адресуют органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
100. Адресат печатается от верхнего поля страницы на уровне герба Курганской области. Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через одну пустую строку, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования одной-двумя пустыми строками. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.
При адресовании документа в Орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Главное управление образования
Курганской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы имени, отчества и фамилия печатаются после наименования должности через пустую строку, например:
Начальнику Управления
культуры Курганской области
И.О. Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Начальнику отдела
А.И. Петрову
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).
Например:
Начальнику штаба в/ч 4532
Генерал-майору
К.Н. Серову
или
Директору института
твердых металлов
доктору технических наук
М.Т. Семенову
Если документ отправляют в несколько однородных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрациям районов
и городских округов
или
Главам районов
и городов Кургана и Шадринска
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Органы власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Курганской области, постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на конверте.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
"Государственный архив
Курганской области"
ул. Свердлова, 11
г. Курган, 640000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Степанову В.А.
ул. Октябрьская, д. 45
с. Митино
Кетовский район
Курганская область
641615
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса также не проставляются на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае применяются списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (например: кв. 57а).
Требования к употреблению сокращений слов и наименований приведены в приложении 22 к настоящей Инструкции.
101. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма. Наименование документа располагается под реквизитами бланка через две пустые строки и выравнивается по левому краю с длиной строки не более 30 знаков.
102. Тексты писем-ответов должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
103. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа ("Правительство Курганской области считает"); от первого лица множественного числа ("просим выделить...", "направляем на рассмотрение..."); если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу", "направляю"). При оформлении текст служебного письма отделяется от заголовка тремя пустыми строками, располагается по ширине страницы и начинается с абзацного отступа (1,25 см).
Текст служебного письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.
Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, рекомендации.
Если содержание служебного письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть.
Заключительная часть служебного письма может заканчиваться формой вежливости ("С уважением,...").
104. Отметка о наличии приложения печатается через одну-две пустые строки от текста. Если приложение названо в тексте служебного письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.,
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
105. Право подписи служебных писем в Правительстве Курганской области предоставляется:
Губернатору Курганской области;
заместителям Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями, утвержденным распоряжением Губернатора Курганской области от 6 февраля 2008 года N 44-р (далее - распределение обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями);
начальникам управлений Правительства Курганской области;
начальникам отделов Правительства Курганской области, не входящих в структуру управления.
106. Подготовленный проект служебного письма передается на подпись.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения на расстоянии трех пустых строк.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).
Например:
Губернатор
Курганской области (Личная подпись) И.О. Фамилия
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия - у правой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.
При подписании служебного письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой. Например:
Начальник управления (Личная подпись) И.О. Фамилия
Главный бухгалтер (Личная подпись) И.О. Фамилия
107. Письма финансового характера подписываются управляющим делами Правительства Курганской области и начальником отдела учета и отчетности - главным бухгалтером управления делами Правительства Курганской области.
108. Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования. Например:
Начальник Управления культуры
Курганской области Подпись И.О. Фамилия
Дата
До представления на подпись Губернатору Курганской области проекты служебных писем, направляемые в федеральные органы государственной власти, в обязательном порядке проходят лингвистическую экспертизу и визируются заместителями Губернатора Курганской области, сферу деятельности которых затрагивает проект служебного письма.
109. Служебные письма, приложения к ним и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
110. На оборотной стороне последней страницы служебного письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию, инициалы имени, отчества исполнителя и номер его служебного телефона. На втором экземпляре служебного письма отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне последнего листа. Например:
Иванов И.И.
(3522) 53-44-56
111. Подписанные Губернатором Курганской области или его заместителями служебные письма передаются в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию и отправку.
112. Служебные письма со сроками исполнения до 5 дней, а так же с отметками о срочности доставки "Срочно" обрабатываются незамедлительно.
113. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр на отправку почты Правительством Курганской области и отправляется фельдъегерской службой или почтовой связью.
114. Документы, направленные физическим лицам, отправляются только через почтовое отделение связи.
115. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении 23 к настоящей Инструкции.
§10. Особенности подготовки и оформления служебных писем, направляемых зарубежным корреспондентам
116. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках писем Правительства Курганской области и подписываются Губернатором Курганской области, заместителями Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.
Письма по вопросам обеспечения деятельности Губернатора Курганской области (уточнение сроков визита, оформление приглашений и другие) оформляются на бланках писем Правительства Курганской области и подписываются заместителем Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям.
117. При оформлении служебного письма Президенту, Премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где находится адресат. Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.
Например:
Его Превосходительству
господину М. Андерсу
Чрезвычайному и Полномочному
Послу Франции в России
г. Москва
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название страны, почтовый индекс. Почтовый адрес пишется прописными буквами.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например:
American National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. A.Widmar, Chairman,
D. Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется физическому лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pi.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
При написании иностранных имен и фамилий, состоящих из нескольких слов, сокращение не допускается.
При написании страны употребляется только официальные названия государств как полные, так и краткие.
Например: "Соединенные Штаты Америки" или "США", "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ".
118. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
119. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
120. Заголовок к тексту в письмах зарубежным корреспондентам не является обязательным реквизитом.
121. Отметка о наличии приложения печатается через одну-две пустые строки от текста.
122. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.
123. Подпись располагается ниже на три пустые строки от текста письма и отметки о наличии приложения.
124. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.
125. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона указываются на втором экземпляре письма, остающемся в деле.
126. Проекты писем зарубежным Корреспондентам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).
Письма зарубежным корреспондентам визируются начальником управления инвестиций, внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.
До представления на подпись Губернатору Курганской области проекты писем зарубежным корреспондентам должны быть завизированы заместителем Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.
127. Конверты для документов, отправляемых зарубежным корреспондентам должны быть размером 229 х 324 мм.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части,
В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
128. После подписания служебного письма, направляемого зарубежным корреспондентам, Губернатором Курганской области или заместителем Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям при необходимости составляется перевод текста служебного письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста готовит управление инвестиций, внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.
129. Регистрация и отправление служебных писем, направляемых зарубежным корреспондентам за подписью Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.
130. При отправлении служебных писем, направляемых зарубежным корреспондентам, факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города. Например:
Министерство юстиции земли
Нижняя Саксония ФРГ
господину Паустиану
факс (8-1049)511-120-5170
Образец оформления служебного письма, направляемого зарубежным корреспондентам, приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции.
§11. Записка (служебная, докладная, объяснительная)
131. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, поручения, направляемая одним должностным лицом другому Должностному лицу.
132. Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
133. Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
134. Для служебной (докладной, объяснительной) записки устанавливается следующий состав реквизитов:
1) в правом верхнем углу документа указывают адресат (должностное лицо) с и выравнивают по левому краю;
2) ниже на расстоянии не менее трех пустых строк указывают слова "Служебная (докладная, объяснительная) записка", которые выравнивают по центру и выделяют полужирным шрифтом;
3) ниже через две пустые строки располагают заголовок к тексту (если текст более 4-5 строк), который выравнивают по левому краю;
4) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст размером шрифта N 12-14;
5) ниже через три пустые строки указывается должность составителя, подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия) и дата составления.
135. Служебная (докладная, объяснительная) записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Служебная (докладная, объяснительная) записка подписывается заместителями Губернатора Курганской области, руководителями или специалистами структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области.
Образец оформления служебной (докладной, объяснительной) записки приведен в приложении 25 к настоящей Инструкции.
§12. Порядок подготовки и оформления телеграммы
136. Телеграмма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - приобщается к делу в структурном подразделении Аппарата Правительства Курганской области.
137. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
138. В правом верхнем углу указывается слова "Телеграмма".
139. Перед текстом телеграммы под словом "Телеграмма" указывается адрес получателя телеграммы (город, улица, дом, наименование организации должность, фамилия, имя и отчество получателя; почтовый индекс указывается в случае, если адрес получателя - почтовый ящик, абонентский ящик или воинская часть).
В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово - "улица" указывается полностью или сокращенно: "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и другие, указываются полностью.
Номера домов, строений, корпусов, квартир, наименования номерных улиц и номерных организаций указываются цифрами.
В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" кавычки не используются.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается: "по списку".
Примеры оформления реквизита "Адресат":
АЛЬМЕНЕВО
АЛЬМЕНЕВСКИЙ РАЙОН
КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ
УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВАРТИРА 25
641130
ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ ИВАНОВУ
МОСКВА
УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1
109012
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МИНИСТРУ
ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ ЛЕВИТИНУ
Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами.
Текст телеграммы начинается с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.
Далее следует сплошная черта, под которой в левой части текста телеграммы указываются: полный почтовый адрес Правительства Курганской области, дата (печатается словесно-цифровым способом).
Далее располагается виза руководителя структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, ответственного за подготовку телеграммы и отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу листа и состоит из фамилии, инициалов имени, отчества исполнителя и номера его телефона.
Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и утвержденный список адресатов.
Входящие телеграммы, адресованные Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителю Аппарата регистрируются в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области.
Образец оформления телеграммы приведен в приложении 26 к настоящей Инструкции.
§13. Порядок подготовки и оформления телефонограммы
140. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
141. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
142. Исходящая телефонограмма оформляется на листе бумаги формата А4. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области.
143. В левом верхнем углу листа печатаются наименование "Правительство Курганской области", наименование вида документа "Телефонограмма" (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).
144. В правом верхнем углу печатается адрес получателя.
145. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".
146. Текст телефонограммы начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине страницы. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
147. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.
148. Отметка о приеме телефонограммы оформляется от границы левого поля и состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.
149. Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области.
Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 27 к настоящей Инструкции.