Раздел II. Основные понятия (п. 17)

Раздел II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

1) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

2) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

4) внутренний документ - документ, созданный в Аппарате Правительства Курганской области, используемый в текущей деятельности Правительства Курганской области;

5) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Курганской области;

6) деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Правительством Курганской области, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

7) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Правительстве Курганской области;

8) документ-официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Курганской области;

9) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

10) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения помещения в дело и (или) отправки;

11) заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

12) запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

13) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинник документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

14) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Правительстве Курганской области, с указанием сроков их хранения;

15) нормативный правовой акт Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме Губернатором Курганской области или Правительством Курганской области в пределах их компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение;

16) обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

17) объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

18) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

19) подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

20) протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях;

21) пустая строка - строка, не содержащая символы, с параметрами шрифта основного текста;

22) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

23) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

24) служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Правительства Курганской области;

25) служебная переписка - различные виды официальных документов (деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение) информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Правительства Курганской области, органов власти, организаций и граждан;

26) телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

27) телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

28) телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

29) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном Порядке на носителе информации;

30) факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

31) формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

32) шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

33) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Курганской области;

34) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

35) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

36) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.