Глава 20. Использование документов архива Правительства Курганской области (п.п. 326 - 332)

Глава 20. Использование документов архива Правительства Курганской области

326. Основными формами использования документов архива Правительства Курганской области являются:

исполнение запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Срок исполнения запросов граждан и организаций (далее - пользователь информации) по материалам архива Отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного настоящим пунктом срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Правительства Курганской области, то в течение семи дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

327. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве Правительства Курганской области, на бланке письма Правительства Курганской области.

Архивная справка подписывается руководителем Аппарата либо начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области либо круглой печатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области соответственно.

328. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные справки, копии и выписки из документов выдаются в соответствии с письменным запросом организации или частного лица. Идентичность подлиннику, выданных архивных копий и выписок, заверяется подписью начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области и круглой печатью.

Листы многостраничных копий сшиваются нитками белого цвета (N 10), закрепляются листом треугольной формы, на котором оформляется заверительная надпись, содержащая: слово "Копия", вид правового акта, номер и дата принятия, наличие приложений, количество листов, слово "Верна", подпись и расшифровку подписи начальника отдела документационного обеспечения, дату заверения. На заверительную подпись ставится круглая печать отдела документационного Обеспечения Правительства Курганской области, заверившего копию.

Например:

Копия постановления

Правительства Курганской области

от "___"___________года N_______

с приложением на___листах верна.

____________________И.О. Фамилия

Начальник отдела

документационного обеспечения

Правительства Курганской области

12 февраля 2011 года

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".

329. Архивные выписки изготавливаются на бланке письма Правительства Курганской области с обозначением названия документа: "Архивная выписка".

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным, письмом, подписанным руководителем Аппарата либо начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

330. Дела, находящиеся на хранении в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под расписку в журнале регистрации выдачи дел.

331. На выданное для временного пользования из архива дело заводится карта-заместитель (образец оформления приведен в приложении 42 к настоящей Инструкции), в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта-заместитель изымается.

При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается.

332. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора Курганской области. В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.