Глава 7. Регистрация и рассмотрение поступивших документов (п.п. 158 - 171)

Глава 7. Регистрация и рассмотрение поступивших документов

158. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и другие.

159. Регистрация поступивших документов осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

160. В случае поступления документов Губернатору Курганской области, заместителям Губернатора Курганской области без регистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области документы передаются специалистом службы обеспечения деятельности Губернатора Курганской области и его заместителей отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области в сектор регистрации и учета служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию.

161. Поступившие документы регистрируются в день поступления. Документы, поступившие в Правительство Курганской области, за исключением письменных обращений граждан, после 16.30 часов, регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в Правительство Курганской области в вечернее и нерабочее время, передаются специалистом службы обеспечения деятельности Губернатора Курганской области и его заместителей отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области в первый рабочий день в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию.

162. Поступившие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям Аппарата Правительства Курганской области регистрируются в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области.

163. Порядковый регистрационный номер поступившего документа и дата регистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области проставляются в автоматическом режиме в системе электронного документооборота "Служебная корреспонденция".

164. Поступивший документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в левой нижней части оборотной стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование "Правительство Курганской области", дату и регистрационный номер, наличие приложений.

165. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в управление инвестиций, внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.

166. При регистрации Документа на иностранном языке в РКФ делается отметка о языке оригинала. Текст перевода прикрепляется к подлиннику (оригиналу) документа.

167. Отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области направляет после регистрации поступившие документы Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителю Аппарата для вынесения резолюции по исполнению документа.

168. Поступившие документы, имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно", передаются незамедлительно на рассмотрение Губернатору Курганской области или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.

169. После вынесения резолюции в соответствии с пунктом 167 настоящей Инструкции документы возвращаются в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в РКФ.

170. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области - основному исполнителю в соответствии с резолюцией, соисполнителям направляются копии документов.

171. Документы в соответствии с резолюцией выдаются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области под расписку службам делопроизводства Аппарата Правительства Курганской области в журнале выдачи корреспонденции. Образец оформления журнала выдачи корреспонденции приведен в приложении 28 к настоящей Инструкции.