Раздел II. Характеристика проблемы и обоснование необходимости ее решения программными методами (п.п. 3 - 11)

Раздел II. Характеристика проблемы и обоснование необходимости ее решения программными методами

3. Современное информационное сообщество рассматривает архивы как информационные центры, обеспечивающие общество ретроспективной информацией, необходимой для принятия управленческих решений, для обеспечения законных интересов граждан посредством исполнения запросов социально-правового характера, для изучения историко-культурного наследия Российской Федерации, в том числе города Кургана.

4. Во исполнение Федеральных законов от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в декабре 2005 года создано муниципальное учреждение "Муниципальный архив города Кургана" (сейчас - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Кургана", далее в тексте - муниципальный архив). В 2006 году Администрацией города Кургана вновь созданному учреждению выделены в оперативное управление неприспособленные помещения в аварийном состоянии. В соответствии с заключенными муниципальными контрактами в 2007 году проведен капитальный ремонт помещений, архивохранилище оборудовано передвижными металлическими стеллажами, закуплена мебель и необходимая в тех условиях оргтехника.

5. Муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Кургана" - муниципальный архив, осуществляющий в пределах своей компетенции хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, других ликвидированных организаций на территории муниципального образования города Кургана в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Обеспечение своевременного приема документов на хранение - одна из основных задач муниципального архива, в целях решения которой архив осуществляет организационно-методическое руководство ведомственными архивами учреждений, организаций - источников комплектования, контролирует в них постановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления. По состоянию на 01 ноября 2012 г. источниками комплектования муниципального архива являются 16 организаций, создающих документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия муниципального образования города Кургана.

По состоянию на 01 ноября 2012 г. на хранении в муниципальном казенном учреждении "Муниципальный архив города Кургана" находится 15633 единицы хранения: 2965 ед. хр. - управленческая документация, 12668 - документы по личному составу ликвидированных организаций.

"Состав и объем архивных документов"

"Прием архивных документов на хранение"

7. Другая основная задача муниципального архива - сохранение принятых архивных документов, так как утрата документов, в том числе содержащих информацию социально-правового характера, может лишить граждан возможности получить необходимые сведения об их трудовом стаже, заработной плате, награждениях и т.п.

В целях обеспечения сохранности документов проводится их научная обработка (подшивка, мелкий ремонт, нумерация листов, составление научно-справочного аппарата) и картонирование (помещение документов в специальные архивные короба), которое, защищая дела от пыли и воздействия света, способствует обеспечению долговременной сохранности документов, удобству их размещения в архивохранилищах, поиску и использованию документов.

В 2011 году во исполнение постановления Администрации города Кургана от 13.05.2011 N 3391 "О приеме документов по личному составу городского управления социальной защиты населения - МУ "Центр пенсионного обеспечения города Кургана" на хранение были приняты документы по личному составу, требующие проведения работ по экспертизе ценности и научной обработке. Для проведения указанных работ необходимо приобретение расходных материалов.

8. Третье направление деятельности муниципального архива - обеспечение учета поступивших на хранение архивных документов. С целью ведения и пополнения данных автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации постоянно вносятся сведения в программный комплекс "Архивный фонд". Одновременно в целях развития научно-справочного аппарата и информатизации архивного дела проводится перевод описей к документам в электронный вид.

Однако оснащенность муниципального архива компьютерной техникой осуществляется недостаточными темпами для современного уровня развития информационных технологий. По состоянию на 01 ноября 2012 г. только 78% рабочих мест специалистов оборудованы компьютерной техникой, причем большая часть - это морально устаревшие модели, и только 28% отвечает требованиям, предъявляемым к данного рода оборудованию на современном этапе, а в 2013 году доля современного оборудования сократится до 14%.

Нехватка современного компьютерного оборудования тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, специализированных программных продуктов по архивному делу, сдерживает возможность широкого использования документов в информационном пространстве, снижает оперативность и качество информационного обслуживания органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан.

9. Четвертое направление деятельности муниципального архива - использование архивных документов. В последнее время архивная информация стала особенно востребована, она используется в проведении организационных мероприятий органов управления, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященным политическим и историческим событиям муниципального образования города Кургана (тематические запросы).

В функции муниципального архива также входит такой важный вид оказания услуг населению, как исполнение социально-правовых запросов граждан путем оформления и выдачи архивных справок для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, социальных льгот.

Интенсивность работы по использованию архивных документов с каждым годом повышается.

"Исполнение запросов"

10. По результатам сложившейся ситуации можно сделать вывод о текущем состоянии ситуации в области архивного дела в муниципальном образовании города Кургане:

Сильные стороны	Слабые стороны
- Наличие муниципального архива на территории муниципального образования города Кургана; - наличие свободных площадей для комплектации архивными документами; - оборудование архивохранилища муниципального архива мобильными стеллажами; - оцифровка научно-справочного аппарата к документам.	- Недостаточные темпы оснащения муниципального архива современным компьютерным оборудованием.
Возможности	Угрозы
- обеспечение сохранности и прием документов постоянного хранения организаций-источников комплектования, дифференцированный прием и обеспечение сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий; - расширение доступа граждан к архивным документам.	- снижение оперативности и качества обслуживания организаций и граждан, обращающихся с запросами социально-правового характера; - отсутствие информационных технологий и, как следствие, большая доля ручного труда в поисковой работе.

11. Дальнейшее развитие архивного дела города Кургана невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава Архивного фонда, организации научно-справочного аппарата, обеспечения долговременной сохранности документов, без определения перспектив технического оснащения архива.

Из-за недостаточности бюджетного финансирования многие проблемы в области архивного дела, в том числе и вопрос по обеспечению современной компьютерной техникой и профессиональными кадрами, остаются нерешенными.

Для успешного решения поставленных задач необходимы значительные финансовые вложения в архивную отрасль города Кургана. В этой связи наиболее целесообразным представляется использование программно-целевого метода, позволяющего конкретизировать усилия для комплексного и системного решения приоритетных проблем архивного дела на перспективу, а также обеспечить контроль за эффективностью расходования бюджетных средств и достижением конечных общественно значимых результатов.