Раздел VII. Особенности работы с электронными документами (п.п. 333 - 347)

Раздел VII. Особенности работы с электронными документами

333. Прием электронных документов из других государственных органов и организаций и отправка электронных документов в Правительстве Курганской области осуществляются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

334. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Правительства Курганской области. Документы, создаваемые в Правительстве Курганской области и поступающие в Правительство Курганской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов,

335. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Правительства Курганской области. Система электронного документооборота Правительства Курганской области предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота в форматах ODT и PDF.

336. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Правительства Курганской области реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, используются для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

337. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

338. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Правительства Курганской области используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии сданными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	В соответствии с номером, присвоенном документу автором
7.	Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс Дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13.	Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14.	Количество приложений	Количество приложений
15.	Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16.	Указания по исполнению документа	Резолюция или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
17.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18.	Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально" "Коммерческая тайна" и другие)

339. В состав дополнительных сведений об электронном документе включаются сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

340. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Правительства Курганской области. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

341. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационной сети, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обра