Раздел VIII. Формирование документов ограниченного распространения в дела, содержащие документы ограниченного распространения (п.п. 45 - 52)

Раздел VIII. Формирование документов ограниченного распространения в дела, содержащие документы ограниченного распространения

45. Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел, содержащих документы ограниченного распространения, в архив Правительства Курганской области осуществляются сектором регистрации и учета служебной корреспонденции.

46. Экспертиза ценности документов ограниченного распространения в Правительстве Курганской области проводится при составлении номенклатуры дел, содержащих документы ограниченного распространения, в процессе формирования дел, содержащих документы ограниченного распространения, и при подготовке дел, содержащих документы ограниченного распространения, к передаче в архив Правительства Курганской области совместно со специалистом службы комплектования и хранения архивного фонда (архив) отдела документационного обеспечения управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области.

47. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия Правительства Курганской области (далее - ЭК Правительства Курганской области).

48. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, формируются в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

49. Документы ограниченного распространения допускается группировать в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования", и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел.

50. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, со дня их формирования до передачи в архив Правительства Курганской области или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области по месту их формирования.

51. Изъятие документов ограниченного распространения из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченного распространения и производится по акту с разрешения заместителя Губернатора Курганской области - руководителя Аппарата Правительства Курганской области с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке.

52. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу передаются в архив Правительства Курганской области не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня их формирования. Передача дел в архив Правительства Курганской области производится на основании описей дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Правительства Курганской области не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.