Постановление администрации Красноярского края от 29 декабря 1999 г. N 863-П "Об управлении документационного обеспечения администрации края"

Постановление администрации Красноярского края от 29 декабря 1999 г. N 863-П
"Об управлении документационного обеспечения администрации края"

В соответствии со статьей 66 Устава Красноярского края постановляю:

1. Преобразовать общий отдел администрации края в управление документационного обеспечения администрации края со штатной численностью 60 единиц.

2. Утвердить Положение об управлении документационного обеспечения администрации края согласно приложению.

3. Назначить Крюкову Аллу Николаевну начальником управления документационного обеспечения администрации края с должностным окладом 1610 рублей и с сохранением ранее установленных надбавок, освободив ее от должности начальника общего отдела администрации края.

4. Курирование и контроль за деятельностью управления документационного обеспечения администрации края возложить на заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края Филюрского А.Ф., поручив ему в месячный срок провести организационно-штатные мероприятия, связанные с преобразованием общего отдела администрации края, и внести соответствующие изменения в штатное расписание администрации края.

5. Постановление администрации края от 02.04.98 N 186-п "Об утверждении Положения об общем отделе администрации края" считать утратившим силу.

6. Постановление вступает в силу со дня подписания.

Губернатор края

А.И.Лебедь

Положение
об управлении документационного обеспечения администрации края
(утв. Постановлением администрации края
от 29 декабря 1999 г. N 863-П)

1. Общие положения

1.1. Управление документационного обеспечения администрации края (далее - Управление) является структурным подразделением администрации края и входит в состав аппарата администрации края.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Красноярского края, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, администрации края, действующим законодательством и настоящим Положением.

1.3. Работа на государственных должностях в Управлении является государственной службой.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами, структурными подразделениями администрации края, с органами государственного управления, органами местного самоуправления и другими учреждениями и организациями.

1.5. Управление имеет круглую печать с наименованием "Управление документационного обеспечения администрации Красноярского края".

2. Основные задачи

2.1. Основными задачами Управления являются:

формирование нормативно-правовой базы с целью создания единой системы работы с документами, обращениями граждан;

информационно-аналитическое и организационное обеспечение делопроизводства в аппарате администрации края;

обеспечение организационно-методического взаимодействия со структурными подразделениями администрации края, государственными органами управления и органами местного самоуправления по вопросам работы с документами, обращениями граждан;

создание условий для эффективной работы всех структурных подразделений администрации края в области делопроизводства, обеспечивающих сохранение, использование и своевременное прохождение, и исполнение документов;

построение единой унифицированной системы электронных документов, управления документальными процессами и обеспечения защиты информации;

обеспечение аппарата администрации края электронной информацией и организационно-распорядительной документацией на бумажных носителях;

формирование условий, обеспечивающих качественный и оперативный контроль за рассмотрением документов, обращений граждан;

обеспечение поиска документированной информации в оперативных и архивных условиях;

работа с обращениями граждан;

взаимодействие с представительством Красноярского края при Правительстве Российской Федерации в г.Москве, полномочными представителями Губернатора края в Норильском промышленном районе, Таймырском (Долгано-Ненецком) и Эвенкийском автономных округах по документационному обеспечению и контролю за сроками исполнения актов администрации края, законов Красноярского края, служебных писем;

оказание методической, консультационной и иной помощи органам администрации края, органам местного самоуправления городов и районов края в пределах своей компетенции, работникам отделов, управлений, комитетов администрации края;

обеспечение подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров Управления через семинары, совещания в центре подготовки, переподготовки и повышения квалификации государственных и муниципальных служащих управления кадров и государственной службы администрации края.

3. Функции Управления

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

3.1. По вопросам работы с актами администрации края:

организация регистрации постановлений и распоряжений администрации края, подписанных руководством администрации края и поступивших в отдел по работе с актами администрации края;

организация совместно с другими подразделениями администрации края заседаний совета администрации края и других совещаний, проводимых администрацией края;

направление в установленные сроки и согласно инструктивным письмам нормативно-распорядительных актов администрации края на бумажных и магнитных носителях федеральным органам государственной власти, управлениям, комитетам, отделам администрации края (по отдельному списку);

обеспечение протоколирования, стенографирования и печатания стенограмм заседаний совета, совещаний, проводимых администрацией края, в установленные сроки, оформление протоколов заседаний совета администрации края;

участие в подготовке ежемесячного сборника нормативно- распорядительных актов администрации края, организация его отправки органам и структурным подразделениям администрации края;

обеспечение пополнения системы электронных документов актами администрации края и адресностью их направления в информационную систему администрации края;

ведение учета всех документов, обеспечение сохранности документов и государственной тайны при работе с актами администрации края;

формирование текущего архива, подготовка документов постоянного срока хранения для сдачи в государственный архив;

координация выполнения работ по печатанию документов и копировальномножительных работ;

организация уничтожения документов, не подлежащих постоянному хранению, по истечении сроков их хранения;

осуществление контроля за соблюдением порядка использования и хранения печати и штампов отдела по работе с актами администрации края;

представление ежемесячной информации о количестве принятых актов администрации края, о сроках выполнения заданий, данных Губернатором края в актах администрации края, в протоколах и на заседаниях совета администрации края.

3.2. По вопросам работы со служебными документами:

распределение входящей корреспонденции с учетом распределения обязанностей между заместителями Губернатора края и структурными подразделениям администрации края;

организация регистрации входящих и исходящих служебных документов администрации края, подписанных и поступивших в отдел служебных писем; обеспечение их оперативного и целенаправленного прохождения в администрации края;

координирование и регистрация входящей и исходящей информации, поступающей с телетайпа, факса, телекса;

обеспечение оперативного отправления служебных документов, осуществление их переадресации в органы и структурные подразделения администрации края, администрации городов и районов края, другие учреждения и организации;

проверка оформления служебных документов на соответствие государственному стандарту, инструкции по делопроизводству;

осуществление контроля за рассмотрением служебных документов в установленные сроки;

ежегодное составление номенклатуры дел, внесение изменений и дополнений в нее в течение календарного года и представление номенклатуры дел, изменений и дополнений в нее на утверждение заместителю Губернатора края, руководителю аппарата администрации края;

проведение сверки наличия, сохранности документов, организация и ведение текущего архива, подготовка документов постоянного срока хранения для сдачи в государственный архив;

подбор и выдача служебных документов специалистам аппарата администрации края из текущего архива;

ведение учета командировочных удостоверений, подготовка отчетов о количестве и продолжительности командировок;

ведение анализа и представление информации о количестве входящих и исходящих документов, сроках их рассмотрения в администрации края.

3.3. По вопросам работы с обращениями граждан и организации личного приема:

организация регистрации обращений граждан согласно распределению обязанностей между заместителями Губернатора края и структурными подразделениями администрации края;

направление обращений граждан для рассмотрения по подведомственности в органы и структурные подразделения администрации края, администрации городов и районов края, другие учреждения и организации;

обеспечение своевременного и правильного рассмотрения поступающих обращений граждан;

предоставление информации гражданам о порядке и результатах рассмотрения обращений граждан в соответствии с действующим законодательством;

осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан в установленные сроки;

подготовка и представление на утверждение Губернатору края графика приема граждан по личным вопросам заместителями Губернатора края, руководителями органов и структурных подразделений администрации края;

организация и оформление документов на прием граждан по личным вопросам Губернатором края, его заместителями, руководителями органов и структурных подразделений администрации края;

обобщение, анализ и представление информации по вопросам работы с обращениями граждан, о сроках их рассмотрения в администрации края.

3.4. Осуществление других функций в соответствии с настоящим Положением и действующим законодательством.

4. Права Управления

4.1. В соответствии с возложенными задачами при осуществлении своих функций Управление имеет право:

взаимодействовать с другими структурными подразделениями администрации края;

вести переписку с другими организациями и учреждениями;

вносить предложения по вопросам совершенствования своей деятельности;

получать от органов и структурных подразделений администрации края информацию, необходимую для выполнения своих функций;

вносить на рассмотрение руководства администрации края проекты постановлений, распоряжений администрации края, писем и записок по вопросам, относящимся к основным задачам Управления;

согласовывать проекты актов администрации края в пределах своей компетенции.

4.2. Должностные инструкции работников Управления разрабатываются в соответствии с настоящим Положением, положениями о соответствующих отделах.

5. Руководство Управлением

5.1. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Губернатором края в соответствии с действующим законодательством по представлению заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края.

5.2. Начальник Управления на основе единоначалия осуществляет руководство и организует работу Управления, несет персональную ответственность за ее результаты.

5.3. Начальник Управления:

представляет на утверждение заместителю Губернатора края, руководителю аппарата администрации края структуру Управления, определяет основные направления деятельности подразделений Управления, порядок их взаимодействия и расстановку кадров;

утверждает положения об отделах и должностные инструкции специалистов Управления;

вносит предложения заместителю Губернатора края, руководителю аппарата администрации края по совершенствованию деятельности Управления;

в пределах своей компетенции издает приказы по вопросам организационной работы Управления и утверждает инструкции;

назначает, изменяет и отменяет в установленном порядке и в пределах своей компетенции надбавки к должностным окладам за выслугу лет, за сложность, напряженность и особый режим работы, региональные надбавки к должностным окладам специалистов 1 и 2 категории и технических работников Управления;

дает представление заместителю Губернатора края, руководителю аппарата администрации края на прием (перевод) на работу и увольнение, применение мер поощрения и дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством, предоставление отпуска специалистам Управления, замещающим государственные должности государственной службы, кроме специалистов 1 и 2 категории и технических работников;

в пределах своей компетенции принимает на работу и увольняет работников Управления (кроме лиц, назначаемых и освобождаемых от должности заместителем Губернатора края, руководителем аппарата администрации края), применяет к ним меры поощрения и дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;

дает представление заместителю Губернатора края, руководителю аппарата администрации края на установление надбавок к должностному окладу за выслугу лет, сложность, напряженность и особый режим работы, региональных надбавок и других доплат к должностным окладам специалистов Управления, замещающих государственные должности государственной службы, кроме специалистов 1 и 2 категории и технических работников;

осуществляет методическое руководство деятельностью помощников заместителей Губернатора края в части документационного обеспечения;

ведет прием граждан, рассматривает предложения, заявления, ходатайства и жалобы граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает по ним необходимые меры;

обеспечивает пополнение системы электронных документов актами администрации края, регистрационными данными входящих и исходящих служебных документов и адресностью их направления в информационную систему администрации края.

6. Упразднение и преобразование Управления

Упразднение и преобразование Управления осуществляется по решению Губернатора края.