Постановление администрации Красноярского края от 18 ноября 1994 г. N 534-П "Об инструкции по делопроизводству в аппарате администрации края"

Постановление администрации Красноярского края от 18 ноября 1994 г. N 534-П
"Об инструкции по делопроизводству в аппарате администрации края"

С изменениями и дополнениями от:

15 февраля 1996 г.

Во исполнение Конституции Российской Федерации, Указа Президента Российской Федерации "О мерах по управлению единой системой исполнительной власти в Российской Федерации", постановления администрации края от 07.12.92 г. N 413-п "О Примерной инструкции по делопроизводству в администрации края, управлениях, комитетах, отделах", учитывая регламент Законодательного Собрания края, и в целях дальнейшего совершенствования делопроизводства постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации края, (прилагается).

2. Рекомендовать начальникам управлений, председателям комитетов и заведующим отделов использовать Инструкцию в работе по организации и ведению делопроизводства.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами - руководителя аппарата администрации Гуторова К.М.

Глава администрации

В.М.Зубов

Инструкция
по делопроизводству в аппарате администрации края
(утв. постановлением администрации от 18 ноября 1994 г. N 534-П)

С изменениями и дополнениями от:

15 февраля 1996 г.

Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации края устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на основе Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), регламентирует организацию, правила, процесс создания, прием документов и порядок работы с ними.

2. Порядок работы с секретными документами, письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется специальными инструкциями.

3. Проекты постановлений, распоряжений администрации края, а также служебные документы на стадии их подготовки в управлениях, комитетах, отделах администрации являются конфиденциальными.

4. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации края.

5. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

6. Ответственность за организацию делопроизводства, порядка работы с документами и соблюдение установленных правил возлагается на управляющего делами - руководителя аппарата администрации края.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на заведующего общим отделом администрации края.

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями.

7. По указанным и другим вопросам документационного обеспечения деятельности общий отдел взаимодействует с комитетом по кадрам, управлению территориями и контролю, комитетом по делам архивов администрации края и другими управлениями, комитетами, отделами администрации края.

8. Выполнение настоящей инструкции обязательно для всех работников аппарата администрации края.

Порядок приема поступающей корреспонденции

9. Корреспонденция, адресованная в администрацию края, кроме конвертов с надписью "лично", вскрывается экспедицией общего отдела. Проверяются правильность доставки, наличие вложенных в конверты документов. Конверты с поступившей корреспонденцией сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

10. Вся поступившая корреспонденция сортируется и передается:

законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Государственной Думы и Совета Федерации - в кодификацию;

письма, заявления, жалобы граждан - в приемную администрации края по работе с письмами, заявлениями, обращениями граждан;

остальные документы - в канцелярию общего отдела;

ошибочно доставленная корреспонденция пересылается канцелярией по принадлежности.

Регистрация поступающей корреспонденции

11. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), создаваемые аппаратом администрации края и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Регистрация производится в канцелярии, кодификации, протокольной части, приемной по работе с письмами, заявлениями, обращениями граждан.

12. На зарегистрированный документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп, и реквизиты документа вводятся в компьютер. Обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (приложение 1), дата поступления, индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа "в дело".

В зависимости от характера документов и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами.

13. Документы регистрируются в администрации края один раз в день поступления, создаваемые аппаратом администрации края - в день утверждения или подписания. Документы регистрируются с помощью средств вычислительной техники; данные о регистрации поступают в автоматизированную поисковую систему.

14. Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам аппарата администрации края, гражданам, государственным органам и общественным организациям.

15. Зарегистрированные документы передаются по назначению в течение рабочего дня.

16. Документы, адресованные администрации края, поступившие, минуя канцелярию, в управление, комитет, отдел, обязательно передаются в канцелярию для регистрации. Прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленным.

17. Документы, поступившие в аппарат администрации края через телетайп, в течение 20 минут должны быть зарегистрированы канцелярией и доставлены руководству по назначению.

18. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то специалисты совместно с канцелярией обязаны подобрать их и передать руководству вместе с вновь поступившим документом или соответствующей справкой.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Красноярского края от 15 февраля 1996 г. N 96-П в пункт 19 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

19. Инспектора приемных ведут учет поступивших документов по реестру, получаемому в канцелярии.

Передача документов из одной приемной в другую или из одного управления, комитета, отдела в другой осуществляется по согласованию руководителей этих подразделений и только через канцелярию общего отдела, которая в обязательном порядке регистрирует документ.

Порядок прохождения, исполнения документов.
Контроль за исполнением документов. Сроки исполнения

20. Контроль осуществляют руководители, ответственные исполнители. Контроль за исполнением организационно-распорядительных документов ведется по поручению руководителей специалистами управлений, комитетов, отделов и комитетом по кадрам, управлению территориями и контролю администрации края.

21. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти и управления (приложение 2). Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются главой администрации края или его заместителями.

22. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные данные, и сроки исполнения сообщаются заявителю.

23. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документального подтверждения исполнения.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

24. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания предыдущих лет - не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

25. Общий отдел учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа каждого месяца, данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям структурных подразделений аппарата администрации края.

26. Руководители структурных подразделений администрации края обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, осуществляют контроль за качественным исполнением документов по существу изложенных вопросов.

Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции (приложение 3). Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа для исполнения.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с указанием руководителя. Срочные документы передаются немедленно. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

27. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись главе администрации, подготовку к пересылке адресату.

На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

28. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию края и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

29. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

Составление и оформление документов

30. При составлении и оформлении документов работники управлений, комитетов и отделов администрации края руководствуются следующими основными требованиями (приложение 4):

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями администрации края бланк может не применяться;

к документам объемом более 2/3 страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание;

содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

отправляемому из администрации края документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса и порядкового регистрационного номера документа. На лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, инициалы печатающего и номер файла. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

в документах - ответах указываются номер и дата документа на который дается ответ;

служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов;

на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая цифровым способом, то есть тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 12.08.94), либо словесно - цифровым (например, 9 октября 1993 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях;

при адресовании документа руководителю структурного подразделения администрации края или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адреса пишутся в дательном падеже), при направлении документа в структурное подразделение или организацию их наименования пишутся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном;

адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается лист рассылки;

если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ... л. (листах), в ... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются;

на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности, подпись, инициалы имени и фамилии лица, утвердившего документ, дата утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН"), название распорядительного документа, его дату и номер.

Порядок подготовки проектов распоряжений,
постановлений администрации края

31. Глава администрации края по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимает постановления и издает распоряжения (приложения 5, 6).

32. По поручению главы администрации первые заместители, заместители главы администрации могут издавать распоряжения в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между ними.

33. Проекты постановлений, распоряжений администрации края разрабатываются и представляются руководителями управлений, комитетов, отделов, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями руководства администрации края и в инициативном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Красноярского края от 15 февраля 1996 г. N 96-П в пункт 34 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

34. Проект распорядительного документа должен достаточно полно и по возможности кратко излагать существо вопроса, содержать конкретные мероприятия, и, как правило, не должен превышать 2-3 (по сложным вопросам 3-4) страниц.

К проекту распорядительного документа прилагаются справки, документы вышестоящих органов, нормативные акты,на которые имеется ссылка в проекте.

К проекту постановления составляется заголовок, соответствующий его содержанию (приложение 5).

Заголовок не должен превышать пять строк; если же строки две, то употребляется абзац.

35. В тех случаях, когда в просьбе распорядительного документа содержится ходатайство перед Правительством Российской Федерации, Президентом Российской Федерации, к нему должен быть приложен текст докладной записки с кратким, но исчерпывающим изложением существа просьбы, предложения.

36. К проекту распорядительного документа прилагается лист согласования (приложение 7).

На листе согласования обязательно должны быть визы руководителя управления, комитета, отдела, который вносит на подпись проект данного документа, заведующего юридическим отделом правового управления, специалиста управления, комитета, отдела, готовившего проект, а также руководителей всех заинтересованных организаций.

Правовую экспертизу подготовленного проекта распорядительного документа осуществляет юридический отдел правового управления администрации края.

При несогласии с проектом или его отдельными пунктами руководитель указывает на это в листе согласования или прилагает к нему справку с обоснованием возражений.

Заголовок к проекту постановления должен соответствовать заголовку на листе согласования.

Все приложения к проекту должны быть подписаны, и проставлена дата руководителем того управления, комитета, отдела, который готовил проект распорядительного документа, а проект документа завизирован заместителем главы администрации, курирующим это подразделение.

37. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций (см. п. 36 инструкции).

38. Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимое согласование, могут быть возвращены управляющим делами - руководителем аппарата администрации края руководителям, внесшим проекты постановлений, распоряжений главе администрации края.

39. Распорядительные документы по вопросам дополнительного финансирования, выплаты премий, загранкомандировок, командировок за пределы края или других расходов, изменений планов подписываются - только главой администрации, а в его отсутствие исполняющим обязанности главы администрации, в случае крайней необходимости - первым заместителем главы администрации, с обязательной визой руководителя финансового управления, главного управления экономики, управляющего делами - руководителя аппарата администрации края.

40. Ответственность за качество проектов постановлений, распоряжений администрации края несут руководители управлений, комитетов, отделов.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Красноярского края от 15 февраля 1996 г. N 96-П в пункт 41 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

41. Подписанные распорядительные документы передаются в протокольную часть, где им присваивается номер и ставится дата. Нумерация распорядительных документов ведется отдельно с начала и до конца года. Датой выпуска документа является дата подписания его руководством администрации, к порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р", а постановления - "п".

Если приложение к акту главы администрации края является его неотъемлемой частью (не может применяться без текста акта), то в правом верхнем углу приложения проставляется: "Приложение к распоряжению (постановлению) администрации края" (дата и номер присваиваются протокольной частью) и в тексте распоряжения (постановления) указывается: "согласно приложению".

Если актом главы администрации края утверждаются документы, являющиеся самостоятельными нормативными актами (например, положения об отделе, управлении, комитете; перечни, программы и т.д.), то в правом верхнем углу приложения проставляется: "Утверждено (утвержден) распоряжением (постановлением) администрации края" (дата и номер присваиваются протокольной частью) и в тексте распоряжения (постановления) указывается в скобках "прилагается".

На каждом приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первой страницы указывается дата и номер.

42. После подписания распорядительного документа администрации края протокольная часть размножает и рассылает копии, заверенные чернильной печатью "Протокольная часть. N 1 (N 2). Администрация Красноярского края", согласно утвержденному листу рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа, комитетам, отделам, управлениям, предприятиям и организациям, а также отдельным исполнителям в трехдневный срок.

43. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые распорядительные документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Замена ранее разосланных распорядительных документов проводится по указанию управляющего делами - руководителя аппарата администрации края.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Красноярского края от 15 февраля 1996 г. N 96-П в пункт 44 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

44. Постановления и распоряжения главы администрации края вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте, а постановления и распоряжения, отражающие интересы населения края, вступают в силу со дня опубликования их в печати.

45. Распорядительные документы, подлежащие опубликованию в печати, направляются в редакцию газеты с сопроводительным письмом на бланке установленной формы за подписью управляющего делами администрации края.

46. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений администрации края осуществляет комитет по кадрам, управлению территориями и контролю администрации края в соответствии с его функциями.

Порядок работы с документами
Законодательного Собрания Красноярского края

47. Вся входящая корреспонденция Законодательного Собрания края регистрируется в канцелярии общего отдела с присвоением регистрационного номера приемной главы администрации края и передается первому заместителю главы администрации, осуществляющему координацию взаимодействия органов и структурных подразделений администрации края с Законодательным Собранием края для подготовки проекта поручений должностным лицам администрации края.

48. Первый заместитель главы администрации края готовит и представляет главе администрации края предложения по исполнению указанных документов, визирует в обязательном порядке резолюции и предложения и в дальнейшем осуществляет контроль за их исполнением.

49. Все направляемые в Законодательное Собрание края законопроекты, письма и иные документы в обязательном порядке визируются первым заместителем главы администрации края, осуществляющим координацию взаимодействия органов и структурных подразделений администрации края, а в его отсутствие - первым заместителем.

50. Работа с документами Законодательного Собрания края проводится в строгом порядке согласно регламенту Законодательного Собрания Красноярского края (некоторые извлечения из Регламента даются в приложении 9).

51. Направляемые проекты Законов края, постановлений Законодательного Собрания в Законодательное Собрание края должны сопровождаться следующими документами:

постановлением главы администрации края о внесении данного проекта, листом согласования к нему;

сопроводительным письмом за подписью главы администрации края на имя председателя Законодательного Собрания;

проектом Закона или постановлением Законодательного Собрания;

обоснованием необходимости принятия, характеристикой целей и задач, решаемых будущим законом, правовой оценкой, если требуются дополнительные или иные затраты, то прилагается и финансово-экономическое обоснование проекта закона.

Оформление телеграмм, отправка исходящих
документов

52. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках установленной формы (приложение 8).

Телеграммы на бланке "правительственная" (приложения 8а) подписываются главой администрации, председателем Законодательного Собрания края, полномочным представителем Президента Российской Федерации по краю, Депутатами Совета Федерации, Государственной Думы.

Все остальные телеграммы оформляются на бланке установленного образца (приложение 8).

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

53. Подлинник телеграммы визируется исполнителем и руководителем управления, комитета, отдела на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Исходящий регистрационный номер телеграммы присваивается телетайпистом и в день отправки, подлинник телеграммы возвращается в канцелярию.

54. Законвертованная корреспонденция вписывается в журнал регистрации отправляемых документов и в зависимости от срочности доставки, определяемой руководителями управлений, комитетов, отделов, отправляется почтой или доставляется нарочно.

Машинописные и копировально-множительные работы.
Стенографирование

55. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

56. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.

57. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

58. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид и номер бланка.

59. На лицевой стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются инициалы имени и фамилии машинистки, наименование файла.

60. Черновики и испорченные экземпляры напечатанного документа уничтожаются.

61. На размножение в копировально-множительном бюро сдаются только служебные документы и материалы. Размножение производится по заказу. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется по журналу. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

62. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

63. Запрещается снятие копий и размножение Постановлений Правительства Российской Федерации, Указов Президента Российской Федерации, документов Государственной Думы и Совета Федерации, Законов, постановлений, распоряжений Законодательного Собрания края.

64. Размножение бланков не разрешается.

65. Стенографические работы осуществляются на основании предварительных заявок руководителей управлений, комитетов, отделов, представляемых в общий отдел.

66. Стенографирование производится в специальных тетрадях учета. Указанные тетради уничтожаются спустя полгода после их заполнения.

При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ.

67. Стенограммы заседаний и совещаний, проводимых главой администрации, печатаются в одном экземпляре с соответствующим грифом, учитываются и хранятся в протокольной части общего отдела и по истечении двух лет сдаются на хранение в краевой архив.

Стенограммы других мероприятий учитываются в соответствующем журнале и передаются ответственным работникам управлений, комитетов, отделов под расписку.

68. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются по истечении месяца после подготовки стенограммы.

Номенклатура дел

69. В целях установления единой системы формирования дел в аппарате администрации края ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, при составлении которой учитывается, что документы постоянного хранения оформляются отдельно от документов временного хранения. Номенклатура дел согласовывается с комитетом по делам архивов администрации края.

Хранение документов

70. Поступившие в администрацию края законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов хранятся в кодификации и выдаются для служебного пользования только во время рабочего дня, вынос из здания администрации края не разрешается.

71. Распорядительные документы хранятся в протокольной части.

72. Письма, заявления, жалобы граждан хранятся в приемной по обращениям граждан.

73. Все остальные документы хранятся в канцелярии общего отдела администрации края.

74. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя управления, комитета, отдела передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

75. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел. На корешках обложек и папок должны быть указаны цифровые обозначения дел.

76. Дела выдаются для служебного пользования работникам администрации края под расписку и возвращаются в этот же день в течение рабочего дня.

77. Порядок отбора документов на государственное хранение и уничтожение определяется правилами и инструкциями Государственной архивной службы России и комитета по делам архивов администрации края.

Зав. общим отделом

А.Н.Крюкова

Утверждена

постановлением администрации

(дата и номер присваиваются

протокольной частью)

                          Комплексная программа

                        повышения плодородия почв

Текст

Начальник управления

сельского хозяйства и

продовольствия

администрации края                                      В.И.Фирсов

Иванова

33-22-39

4 со

ГАРАНТ:

Приложение не приводится