Постановление Совета администрации Красноярского края от 11 апреля 2002 г. N 117-П "О Положении об управлении документационного обеспечения Совета администрации края"

Постановление Совета администрации Красноярского края от 11 апреля 2002 г. N 117-П
"О Положении об управлении документационного обеспечения
Совета администрации края"

С изменениями и дополнениями от:

7 октября 2004 г.

В соответствии со статьей 68 Устава Красноярского края, постановлением Совета администрации края от 08.01.2002 г. N 1-п "Об аппарате Совета администрации Красноярского края" постановляю:

1. Утвердить Положение об управлении документационного обеспечения Совета администрации края (прилагается).

Информация об изменениях:

Постановлением Совета администрации Красноярского края от 7 октября 2004 г. N 235-П пункт 2 настоящего Постановления изложен в новой редакции, вступающей в силу с 11 апреля 2002 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Считать утратившим силу постановление администрации края от 29.12.99 N 863-п "Об управлении документационного обеспечения администрации края", за исключением пункта 3.

3. Постановление вступает в силу со дня подписания.

Губернатор края -

Председатель Совета

администрации края

А.И.Лебедь

Положение
об управлении документационного обеспечения Совета администрации края
(утв. Постановлением Совета администрации края
от 11 апреля 2002 г. N 117-П)

1. Общие положения

1.1. Управление документационного обеспечения Совета администрации края (далее - Управление) является структурным подразделением аппарата Совета администрации края.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Красноярского края, указами и распоряжениями Губернатора Красноярского края, постановлениями и распоряжениями Совета администрации края и настоящим Положением.

1.3. Работа на государственных должностях в Управлении является государственной службой.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами исполнительной власти края, структурными подразделениями аппарата Совета администрации края, с органами государственного управления, органами местного самоуправления и организациями.

1.5. Управление в своей деятельности может использовать штампы и круглые печати с наименованиями:

"Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения", "Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения. Отдел по работе с актами", "Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения. Отдел служебных писем", "Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения. Для командировочных удостоверений".

2. Основные задачи

Основными задачами Управления являются:

организация и обеспечение функционирования единой системы документирования и управления документацией в процессе реализации полномочий, возложенных на Губернатора края и Совет администрации края;

формирование нормативной правовой базы делопроизводства с целью создания единого порядка документирования, организации работы с документами Губернатора края, Совета администрации края, аппарата Совета администрации края;

создание условий для эффективной работы Губернатора края, Совета администрации края, структурных подразделений аппарата Совета администрации края по обеспечению своевременного приема, учета, направления, сроков исполнения и сохранности поступающих документов и отправки исходящих документов;

обеспечение Губернатора края, Совета администрации края, структурных подразделений аппарата Совета администрации края организационной, распорядительной, справочно-информационной документацией в электронном виде и на бумажных носителях;

обеспечение организационно-методического, консультационного взаимодействия со структурными подразделениями аппарата Совета администрации края, органами исполнительной власти края, органами государственного управления, местного самоуправления по вопросам работы с документами, обращениями граждан.

3. Функции Управления

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

3.1. По вопросам работы с указами, распоряжениями Губернатора края, постановлениями, распоряжениями Совета администрации края:

организация регистрации указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края;

участие в организации подготовки совещаний, проводимых Губернатором края, заседаний Совета администрации края;

обеспечение протоколирования, стенографирования и печатания стенограмм совещаний, проводимых Губернатором края, заседаний Совета администрации края;

направление в установленные сроки указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата Совета администрации края, органам государственного управления, местного самоуправления и заинтересованным организациям;

участие в подготовке ежемесячного сборника указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края, организация его отправки органам исполнительной власти края и структурным подразделениям аппарата Совета администрации края;

обеспечение пополнения базы электронного архива текстами указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края, определение уровня доступа к базе электронного архива;

ведение учета всех документов, обеспечение сохранности документов;

формирование текущего архива, подготовка документов постоянного срока хранения для сдачи в государственный архив;

координация выполнения работ по печатанию и размножению документов;

организация уничтожения документов, не подлежащих постоянному хранению, по истечении сроков их хранения;

осуществление контроля за соблюдением порядка использования и хранения печати отдела по работе с актами "Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения. Отдел по работе с актами";

представление ежемесячной статистической информации о количестве принятых указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края, о сроках выполнения заданий, данных Губернатором края в указах, распоряжениях Губернатора края, постановлениях, распоряжениях Совета администрации края, в протоколах совещаний, проводимых Губернатором края, и заседаний Совета администрации края.

3.2. По вопросам работы со служебными документами:

прием входящей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора края, Совета администрации края, аппарата Совета администрации края;

распределение входящей корреспонденции с учетом полномочий, возложенных на Губернатора края, членов Совета администрации края и функций структурных подразделений аппарата Совета администрации края, определенных положениями о них;

организация регистрации входящих и исходящих служебных документов, подписанных и поступивших в отдел служебных писем; обеспечение их оперативного и целенаправленного прохождения;

регистрация и учет входящей и исходящей информации, поступающей с телетайпа, факса, телекса, по электронной почте;

обеспечение оперативного отправления служебных документов, осуществление их переадресации в органы исполнительной власти края и структурные подразделения аппарата Совета администрации края, органы местного самоуправления и организации;

проверка оформления служебных документов на соответствие инструкции по делопроизводству;

осуществление контроля за рассмотрением служебных документов в установленные сроки;

обеспечение пополнения базы регистрационных данных о входящих и исходящих служебных документах, определение уровня доступа к базе регистрационных данных;

составление номенклатуры дел, внесение изменений и дополнений в нее в течение календарного года и представление номенклатуры дел, изменений и дополнений в нее на утверждение заместителю Губернатора края, руководителю аппарата Совета администрации края;

проведение сверки наличия, сохранности документов, организация и ведение текущего архива, подготовка документов постоянного срока хранения для сдачи в государственный архив;

подбор и выдача служебных документов из текущего архива;

ведение учета командировочных удостоверений, подготовка отчетов о количестве и продолжительности командировок;

осуществление контроля за соблюдением порядка использования и хранения печати отдела служебных писем "Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения. Отдел служебных писем", "Аппарат Совета администрации Красноярского края. Управление документационного обеспечения. Для командировочных удостоверений";

ведение анализа и представление статистической информации о количестве входящих и исходящих документов, сроках их рассмотрения.

3.3. По вопросам работы с обращениями граждан и организации личного приема:

регистрация обращений граждан с учетом полномочий, возложенных на Губернатора края, членов Совета администрации края, и функций структурных подразделений аппарата Совета администрации края, определенных положениями о них;

направление обращений граждан для рассмотрения по подведомственности в органы исполнительной власти края и структурные подразделения аппарата Совета администрации края, органы местного самоуправления и организации;

обеспечение своевременного и правильного рассмотрения поступающих обращений граждан;

осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан в установленные сроки;

обеспечение пополнения базы регистрационных данных обращений граждан, определение уровня доступа к базе регистрационных данных;

подготовка и представление на утверждение Губернатору края графика приема граждан по личным вопросам заместителями Губернатора края, руководителями органов исполнительной власти края и структурных подразделений аппарата Совета администрации края;

оформление документов и организация приема граждан по личным вопросам Губернатором края, заместителями Губернатора края, руководителями органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Совета администрации края и руководителями других учреждений и организаций;

обобщение, анализ и представление информации по вопросам работы с обращениями граждан, о сроках их рассмотрения.

3.4. По вопросам информационно-аналитической работы:

организация работ по созданию системы электронного документооборота и делопроизводства;

организация и осуществление совместимости баз данных системы электронного документооборота и делопроизводства с программными и техническими средствами органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления;

создание системы анализа и прогнозирования процессов принятия управленческих решений;

организация планирования заседаний Совета администрации края и мероприятий администрации края;

систематизация информации, поступающей в Совет администрации края, аппарат Совета администрации и подготовка ее тематического анализа;

создание системы контроля исполнения документов (поручений);

организация электронной защиты информации;

организация архивирования информации.

4. Структура Управления

В структуру Управления входят:

отдел по работе с актами;

отдел служебных писем;

отдел по работе с обращениями граждан;

информационно-аналитический отдел;

специалисты 1 и 2 категории.

5. Права Управления

5.1. В соответствии с возложенными задачами при осуществлении своих функций Управление имеет право:

взаимодействовать и вести переписку с органами исполнительной власти края, структурными подразделениями аппарата Совета администрации края, другими организациями;

запрашивать от органов исполнительной власти края и структурных подразделений аппарата Совета администрации края информацию, необходимую для выполнения возложенных на Управление функций;

вносить на рассмотрение Губернатора края, Совета администрации края проекты указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края, писем и служебных записок по вопросам своей деятельности;

согласовывать проекты указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений Совета администрации края в пределах своей компетенции.

5.2. Должностные инструкции работников Управления разрабатываются в соответствии с настоящим Положением, положениями о соответствующих отделах.

6. Руководство Управлением

6.1. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Губернатором края - Председателем Совета администрации края по представлению заместителя Губернатора края, руководителя аппарата Совета администрации края.

6.2. Начальник Управления на основе единоначалия осуществляет руководство и организует работу Управления, несет персональную ответственность за ее результаты.

6.3. Начальник Управления:

определяет основные направления деятельности подразделений Управления, порядок их взаимодействия;

утверждает положения об отделах и должностные инструкции специалистов Управления;

вносит предложения заместителю Губернатора края, руководителю аппарата Совета администрации края по совершенствованию деятельности Управления;

заверяет копии выдаваемых документов;

издает приказы по вопросам, касающимся деятельности Управления;

ведет прием граждан, рассматривает предложения, заявления, ходатайства и жалобы граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает по ним необходимые меры.

7. Упразднение и реорганизация Управления

Упразднение и реорганизация Управления осуществляется Советом администрации края в установленном порядке.