Типовая инструкция по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц в подразделениях Российского агентства по патентам и товарным знакам и подведомственных организациях

Типовая инструкция
по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц в подразделениях Российского агентства по патентам и товарным знакам и подведомственных организациях
(утв. приказом Роспатента от 21 мая 1999 г. N 106)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Типовая инструкция по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц в подразделениях Российского агентства по патентам и товарным знакам и подведомственных организациях (далее - Типовая инструкция) разработана с целью установления единого порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц в подразделениях Российского агентства по патентам и товарным знакам (далее - Роспатент) и подведомственных организациях и устанавливает единые требования к процедуре рассмотрения, анализа и учета обращений граждан и юридических лиц в подразделениях Роспатента и подведомственных организациях.

Настоящая Типовая инструкция разработана в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 27.04.93 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" и Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в редакции Указа от 04.03.80, утвержденного Законом СССР от 25.06.80, и с дополнениями в редакции Указа от 02.02.88 N 8422-XI, в части, не противоречащей указанному Закону.

1.2. В соответствии с указанными в пункте 1.1 настоящей Типовой инструкции нормативными актами граждане Российской Федерации, иностранные граждане, а также лица без гражданства вправе лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке, обращаться в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к их должностным лицам, государственным служащим, к руководителям предприятий, учреждений и общественных объединений, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращениях вопросов. Личную ответственность за организацию приема и рассмотрение обращений граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях несут их руководители, в том числе руководители подразделений, которым поручено рассмотрение обращений.

В работе с обращениями и при приеме посетителей должна соблюдаться высокая культура обращения с гражданами, уважительное отношение к их запросам и мнениям.

Особое внимание следует уделять обращениям, поступившим от инвалидов и участников Великой Отечественной войны, при этом необходимо исключить случаи их формального рассмотрения.

1.3. В Роспатенте и подведомственных организациях осуществляется рассмотрение обращений, подаваемых на имя руководителей Роспатента и/или руководителей подведомственных организаций или передаваемых для рассмотрения в Роспатент из органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений.

Процедура и сроки рассмотрения обращений членов Совета Федерации Федерального собрания, депутатов Государственной Думы Федерального собрания регламентированы Порядком, введенным в действие приказом Роспатента от 22.04.97 N 36.

Обращения, поступившие в Роспатент или в одну из подведомственных организаций из судебных органов, органов прокуратуры и органов внутренних дел, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

1.4. Под обращением в настоящей Типовой инструкции следует понимать изложенные в устной или в письменной форме предложения, заявления или жалобы граждан и юридических лиц, адресованные руководителям Роспатента или подведомственных организаций.

Предложение - это обращение лица, содержащее указание на недостатки в работе государственного органа или организации, не связанные с нарушением прав и законных интересов лица, подавшего обращение, а также на конкретные пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление - это обращение лица по поводу реализации принадлежащих ему прав или законных интересов, не связанное с их нарушением.

Жалоба - это обращение лица по поводу восстановления нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, несогласия с решением государственного органа или организации, затрагивающим права и охраняемые законом интересы граждан, в котором выражено недовольство действиями (бездействием) должностных лиц, государственных служащих, работников организаций либо содержится указание на неправомерность действий перечисленных лиц.

2. Учет и регистрация обращений

Все поступающие в Роспатент и подведомственные организации обращения должны быть зарегистрированы в канцеляриях в день их поступления.

Обращения, принятые руководителями Роспатента или подведомственных организаций на личном приеме, подлежат регистрации и дальнейшему рассмотрению в том же порядке, что и поступившие по почте.

Зарегистрированные обращения в установленном порядке передаются руководителям Роспатента или подведомственных организаций для предварительного рассмотрения.

По результатам предварительного рассмотрения обращений руководителями даются поручения об их рассмотрении - накладывается резолюция, содержащая указание об исполнителе (исполнителях), проставляется дата резолюции и подпись.

Все обращения ставятся на контроль исполнения с простановкой грифа "контроль и анализ обращения" и рассматриваются в сроки, оговоренные в пункте 3.1 настоящей Инструкции.

3. Рассмотрение письменных обращений

Все поступающие письменные обращения должны быть рассмотрены и по результатам рассмотрения каждого обращения исполнителем должен быть направлен ответ.

По решению Генерального директора Роспатента или его заместителей, либо по решению руководителя подведомственной организации или его заместителя могут не рассматриваться следующие обращения:

- обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись, признанные анонимными;

- обращения, не поддающиеся прочтению (в случае отказа обращения возвращаются подавшим их лицам с указанием мотивов);

- обращения, рассмотрение которых не входит в компетенцию Роспатента и/или подведомственных организаций (не позднее чем в пятидневный срок, направляются по принадлежности с извещением об этом лица, его подавшего, или возвращается ему с извещением об адресате обращения или разъяснениями по поводу права обратиться в соответствующий орган).

Рассмотрение жалоб лицами, правомерность действий которых поставлена под сомнение, не допускается. В случае рассмотрения в подразделении обращения, касающегося деятельности работника этого подразделения, персональную ответственность за рассмотрение обращения несет руководитель этого подразделения.

3.1. Сроки рассмотрения письменных обращений

Обращения рассматриваются в месячный срок от даты поступления, а не требующие дополнительного изучения или проверки безотлагательно, не позднее 15 дней, если для данного вида обращения не определен более короткий срок.

В каждом отдельном случае руководитель, ответственный за рассмотрение обращения, может установить для подчиненных более короткий срок исполнения.

Срок рассмотрения обращения в порядке исключения может быть продлен на один месяц, если для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер.

О продлении срока рассмотрения обращения обратившееся лицо извещается.

Соответствующее извещение направляется не позднее истечения месяца от даты поступления обращения.

Если обращение передано для рассмотрения из Роспатента в подведомственную организацию, то срок его рассмотрения исчисляется от даты поступления обращения в Роспатент.

В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день.

Если окончание срока приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, срок истекает в последний день этого месяца.

3.2. Анализ обращений

Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения, определяет, каков предмет и мотивы обращения, связаны ли они с нарушением и ущемлением законных прав лица, подавшего обращение, выражено ли в обращении недовольство действиями работников, содержит ли обращение сведения, связанные с недостатками деятельности Роспатента и подведомственных организаций и предложения по совершенствованию их деятельности.

По результатам этого анализа вне зависимости от правомерности или неправомерности приведенных в обращении тезисов поступившее обращение необходимо отнести к одному из трех видов: предложение, заявление, жалоба.

3.2.1. Анализ предложений

При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, следует определить, какие конкретные предложения содержатся в обращении.

В отношении каждого предложения необходимо оценить возможность его принятия или непринятия.

При проведении этой оценки целесообразно учитывать следующие обстоятельства:

- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Роспатента или подведомственных организаций;

- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

Результаты анализа предложения используются руководителем, которым дано поручение о рассмотрении предложения, для решения вопроса о принятии или непринятии предложения.

Принятые предложения учитываются в ходе проводимых в установленном порядке работ по совершенствованию регулирования вопросов, затронутых предложением.

По результатам рассмотрения предложения заявителю подготавливается уведомление. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.

3.2.2. Анализ заявлений

При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, следует выделить действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает.

Проверяется наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения.

Если установлено, что имеются достаточные основания для совершения испрашиваемого действия, принимаются меры для удовлетворения заявления. Результаты проведенного анализа докладываются руководителю, которым дано поручение о рассмотрении заявления; руководителем даются соответствующие поручения по совершению испрашиваемого действия.

В направляемом по результатам рассмотрения заявления ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления; о совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, в ответе приводятся соответствующие аргументы.

3.2.3. Анализ жалоб

При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, следует проанализировать обоснованность каждого из мотивов, приведенных в жалобе, то есть проверить, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника(ов) положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативных и других документов Роспатента и, если обжалуются действия подведомственной организации, нормативных и других документов подведомственной организации.

Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в жалобе факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, жалоба признается обоснованной.

По результатам рассмотрения жалобы подготавливается проект ответа, который представляется на подпись (согласование) руководителю, по поручению которого рассматривается жалоба.

Если жалоба признана обоснованной, приносятся соответствующие извинения и принимаются необходимые меры для восстановления нарушенного права гражданина или юридического лица.

Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий, а также, в случае необходимости, возможный порядок обжалования принятого по жалобе решения.

3.3. Обязанности ответственных исполнителей при рассмотрении обращений

3.3.1. При поступлении обращения осуществляется его рассмотрение и анализ в соответствии с предписаниями Типовой инструкции и действующим порядком по контролю исполнения.

Делать какие-либо надписи и отметки на письменных обращениях, за исключением предусмотренных технологией обработки документов, не допускается.

3.3.2. По результатам рассмотрения каждого обращения осуществляется заполнение регистрационной карточки обращения утвержденной формы. Лицу, подавшему обращение, направляется ответ, и обращение снимается с контроля исполнения уполномоченным для его осуществления подразделением.

Если размеров полей регистрационной карточки недостаточно для внесения всей необходимой информации, оформляется приложение к карточке.

3.3.3. Вопрос о том, за чьей подписью направляется ответ, решается с учетом резолюции руководителя, содержащей поручение о рассмотрении обращения.

Резолюция "Для подготовки ответа" означает, что ответ должен быть направлен за подписью лица, написавшего резолюцию.

Резолюция "Для ответа" означает, что ответ должен быть направлен за подписью руководителя, которому адресована резолюция.

Если резолюция имеет иное содержание, вопрос, за чьей подписью направляется ответ, решается по согласованию с руководителем, давшим поручение о рассмотрении обращения.

Если в соответствии с поручением руководителя Роспатента ответ направляется за подписью руководителя подведомственной организации или ее подразделения, то в ответе указывается на факт передачи обращения по указанию руководителя Роспатента для рассмотрения в организацию или подразделение, руководителем которого ответ подписывается.

Если рассмотрение обращения поручено двум или более подразделениям, то ответственным исполнителем по его рассмотрению является подразделение, указанное первым.

Во исполнение Поручения Президента Российской Федерации от 17.03.97 Пр-61, результаты рассмотрения обоснованных жалоб в обязательном порядке докладываются Генеральному директору Роспатента.

В случае признания жалобы обоснованной, поручение о рассмотрении которой зафиксировано в резолюции "Для подготовки ответа", "Для предложений", результаты рассмотрения и предложения по устранению причин допущенных нарушений докладываются руководителем, которому дано поручение о рассмотрении жалобы, Генеральному директору Роспатента.

В случае признания жалобы обоснованной, поручение о рассмотрении которой зафиксировано в резолюции "Для ответа", результаты рассмотрения и предложения по устранению причин допущенных нарушений указываются руководителем, которому дано поручение о рассмотрении жалобы, в регистрационной карточке, и доводятся до сведения Генерального директора Роспатента подразделением, осуществляющим анализ и обобщение результатов рассмотрения обращений в Роспатенте и подведомственных организациях в соответствии с пунктом 5 Типовой инструкции.

Руководитель, доложивший Генеральному директору Роспатента результаты рассмотрения обоснованной жалобы, должен сделать отметку "Доложено" на регистрационной карточке и завизировать эту отметку.

В случае продления срока направления ответа обратившемуся лицу направляется соответствующее извещение.

Отправка и регистрация ответа осуществляются в соответствии с установленным порядком контроля исполнения документов.

3.3.4. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если истек установленный срок рассмотрения предыдущего обращения или автор обращения не удовлетворен данным ему ответом.

Повторные обращения, на которые даны исчерпывающие ответы, не рассматриваются, а автору обращения направляется письмо со ссылкой на предыдущий ответ. В направленном письме может быть сообщено о прекращении проверок по указываемым в повторных обращениях фактам.

На повторные обращения заполняется регистрационная карточка с отметкой "Повторно".

Причины поступления повторных обращений должны быть выявлены в ходе проведения их анализа.

Обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу до истечения срока рассмотрения предыдущего обращения, считается первичным и рассматривается совместно с поступившим ранее в установленные для него сроки.

4. Организация личного приема граждан

4.1. Проведение приема граждан руководителями Роспатента или подведомственной организации осуществляется в связи с устным обращением гражданина к руководителю. По результатам приема каждого гражданина проводится анализ, предусмотренный настоящей Типовой инструкцией для обращений граждан и юридических лиц.

Не следует квалифицировать как устное обращение решение руководителем вопроса с работником, касающегося непосредственного выполнения этим работником возложенных на него обязанностей.

4.2. Прием граждан руководителями Роспатента и подведомственных организаций осуществляется в установленное для посетителей время по предварительной записи (или по прибытии при условии договоренности с руководителем) по вопросам, относящимся к компетенции Роспатента или подведомственных организаций.

Предварительная запись на прием осуществляется секретарем руководителя или иным уполномоченным лицом в журнале приема граждан (далее - Журнал) по установленной форме по телефону или непосредственно.

Если поступила письменная просьба о приеме, адресованная руководителю Роспатента или подведомственной организации, руководитель подразделения, которому поручена подготовка ответа на корреспонденцию, содержащую такую просьбу, обязан согласовать целесообразность проведения приема с лицом, о встрече с которым высказана просьба. Если руководителем принято решение о проведении приема, дата приема фиксируется в Журнале, а лицо, обратившееся с просьбой, заблаговременно уведомляется о назначенной дате и времени приема, о проезде и о порядке прохода в соответствующее здание.

4.3. Прием предусматривает проведение переговоров (совещания) по вопросам, затронутым гражданином, а также ознакомление с документами, которые могут быть представлены гражданином непосредственно на приеме.

При приеме граждан должны соблюдаться доброжелательность и уважительное отношение к посетителям, обеспечиваться полное и компетентное рассмотрение их просьб.

В случае необходимости подробного ознакомления с представленными или упомянутыми во время приема документами, проведение приема может быть перенесено.

Новая дата приема регистрируется в Журнале.

В случае необходимости участия в приеме руководителем Роспатента или подведомственной организации, осуществляющим прием, других сотрудников, они привлекаются им к участию в приеме.

Результаты проведения личного приема фиксируются в регистрационной карточке обращения утвержденной формы руководителем, проводившим прием, либо уполномоченным им лицом.

При невозможности разрешения вопроса на приеме руководитель, осуществляющий прием, принимает от гражданина письменное обращение, которое регистрируется, ставится на контроль исполнения и рассматривается в установленном для письменного обращения порядке, либо разъясняет гражданину его право обратиться в соответствующие органы.

5. Анализ и обобщение результатов рассмотрения обращений

Структурные подразделения центрального аппарата Роспатента, подведомственные Роспатенту организации, уполномоченные подразделения или лица подведомственных организаций по результатам рассмотрения каждого обращения, а также работники, выполняющие обязанности секретарей или другие работники, ответственные за документационное обеспечение Генерального директора Роспатента, его заместителей, начальников Управлений и ведущих отделов, руководителей подведомственных организаций и их заместителей, по результатам проведения указанными руководителями личного приема граждан направляют оформленную регистрационную карточку обращения установленной формы в ФИПС (ОКАДИ).

Регистрационные карточки обращений, рассмотренных в течение месяца, должны быть представлены в ФИПС не позднее 5 числе # месяца, следующего за истекшим.

ФИПС (ОКАДИ) вправе направить предложения о предоставлении дополнительных сведений во всех случаях рассмотрения обращения или проведения личного приема.

ФИПС (ОКАДИ) по итогам первого полугодия каждого года, а также по итогам года осуществляет системный анализ всех рассмотренных в Роспатенте и подведомственных организациях обращений, готовит справку о результатах их рассмотрения с указанием адресатов обращений, категории обращавшихся лиц, мотивов обращений, содержания заявлений, предложений, жалоб, причин поступления повторных жалоб, обоснованных жалоб, а также принятых мер по их устранению. До истечения месяца, следующего за отчетным полугодием или годом, справка представляется Генеральному директору Роспатента.

ФИПС (ОКАДИ) ежеквартально осуществляет системный анализ всех рассмотренных обращений, признанных жалобами, готовит справку о результатах их рассмотрения и принятых мерах по устранению причин поступления обоснованных жалоб или других нарушений. Справка представляется Генеральному директору Роспатента до истечения месяца, следующего за отчетным кварталом.